Лекции по "Педагогике"

Мові  дипломатії властива емоційно-експресивна  забарвленість. Це зближує дипломатичний  підстиль з публіцистикою.

Спосіб  викладу в дипломатичних документах найчастіше – розповідний, можливі  описи, роздуми. Директивний спосіб викладу властивий міжнародним  документам лише в екстрених ситуаціях  – розірвання дипломатичних відносин, ультиматум, нота.

Дипломатичний підстиль найбільш «відкритий» із усіх підстилів офіційно-ділового стилю.

Велику  роль в дипломатичних документах відіграє графіка (наприклад, написання  деяких слів з великої літери – Високі Сторони, Високий Гість).

◊ Адміністративно-канцелярський – використовується у професійно-виробничій сфері, правових взаєминах і діловодстві. Адміністративно-канцелярський підстиль має дві функції: інформаційно-змістова (оголошення), і організаційно-регулююча (розпорядження, наказ).

Для адміністративно-канцелярського підстилю характерне широке використання канцеляризмів (у справі, з метою), серед яких зустрічаються й архаїзми (глава держави). Такого роду канцеляризми складають специфіку адміністративно-канцелярського підстилю.

Адміністративно-канцелярська лексика  характеризується меншою кількістю  термінів, ніж юридична і законодавча, що пояснюється призначенням цього  підстилю.

Іншомовна лексика рідко вживається в цьому  підстилі, виняток – це слова-інтернаціоналізми (аванс, кредит, телефон, банк та ін.).

Лексиці адміністративно-канцелярського підстилю властива однозначність. На відміну  від законодавчого підстилю, тут  мало антонімів (не потрібне позначення полярних понять).

Широко  використовуються абревіатури і  складноскорочені слова (назви закладів, установ, марок машин): МАЗ, КамАЗ, ЗАЗ, ЗНУ.

У канцелярських  документах вживаються особові форми  дієслова й особові займенники (автобіографія, наказ).

Як і  законодавчий, канцелярський підстиль нейтральний з точки зору емоційно-експресивного  забарвлення – тому тут мало вигуків, модальних слів, іменників, прикметників із суфіксами суб’єктивної оцінки (за винятком, наприклад, привітань, наказів (приурочених до свят), почесних грамот та ін.).

Спосіб  викладу в канцелярських текстах  в основному описовий (у звіті, акті, характеристиці) і розповідний (наприклад, в автобіографії); менш поширене міркування (вживається, головним чином, у службовому листі, де потрібно що-небудь обґрунтувати, довести). У канцелярських документах розповідь, опис і міркування дуже часто поєднуються між собою. Директивний стиль викладу в цих документах зустрічається рідко (в основному у наказах, розпорядженнях).

Велику роль у канцелярському підстилі відіграє графіка, правопис і розміщення реквізитів.

Існують й інші класифікації підстилів офіційно-ділового стилю (наприклад, Зубков М. – С.29; Грозовська Н. – С.11-12). Окрім названих, виділяють  і юридичний підстиль. Він використовується в юриспруденції (судочинство, дізнання, розслідування). Цей підстиль обслуговує й регламентує правові та конфліктні відносини:

• між державою та підприємствами й організаціями всіх форм власності;
• між підприємствами, організаціями та установами;
• між державою та приватними особами;
• між підприємствами, організаціями й установами всіх форм власності та приватними особами;
• між приватними особами.

Реалізується  в актах, позовних заявах, протоколах, постановах, повідомленнях та ін.

На наш погляд, оскільки функції, лексика, морфологія і синтаксис  у юридичному підстилі тотожні з  адміністративно-канцелярським, тому виділяти його в окремий підстиль немає потреби. Адміністративно-канцелярський підстиль включає в себе різні жанри. До них належать так звані підзаконні (тобто, видані на підставі закону і для їх виконання) документи, що підготовлені виконавчо-розпорядчими органами (накази, розпорядження, постанови, адміністративні акти), договірні документи, а також різна канцелярська документація (заява, характеристика, автобіографія, доручення, розписка).

Основна відмінність між цими двома  підстилями лише у формах реалізації. Якщо юридичний реалізується в актах, позовних заявах, протоколах, запитах, повідомленнях та ін., то адміністративно-канцелярський – у договорах, контрактах, автобіографіях, розписках, дорученнях та ін.

2) Документ – основний вид офіційно-ділового стилю. Поняття про документ.

Поняття про документ

Офіційно-діловий стиль сучасної української літературної мови обслуговує сферу ділових стосунків та відносин на офіційному рівні. Основним видом ділового мовлення є документ, який на сьогодні став об’єктом вивчення багатьох наукових дисциплін. Це стало причиною виникнення різних значень поняття «документ», оскільки його тлумачення залежить від того, у якій галузі науки чи сфері діяльності й для чого він використовується.

В іншомовному  словнику за редакцією Л.О.Пустовіт зазначено, що  «документ» це:

1. Письмовий  акт, що посвідчує факт, який  має юридичне значення або  підтверджує право на будь-що (наприклад, заповіт, договір, диплом про освіту).

2. Офіційне  посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо).

3. Історично-достовірне  письмове джерело.

У тлумачному словнику  (укладачі В.В.Яременко, О.М.Сліпушко) подаються такі значення цього терміна:

1. Діловий  папір, що посвідчує певний  юридичний факт, підтверджує право  на що-небудь, служить доказом  чого-небудь (акт, протокол).

2. Письмове  свідоцтво, що офіційно підтверджує  особу.

3. Письмовий  твір, грамота, рисунок і т.  ін. як свідчення про щось історичне,  важливе.

Словники  констатують значення терміна «документ» майже однаково, але, зазначимо, що не кожен матеріальний об’єкт, у якому  міститься та чи інша інформація може бути документом. Отже, документ – це закріплена на папері чи спеціальному матеріалі інформація про факти, події, явища дійсності, діяльність людини за визначеним стандартом чи відповідною формою з дотриманням всіх норм чинного законодавства. Тільки у такому випадку закріплена  інформація набуває статусу документа.

Найголовніші  функції, які виділяють документ у потоці інформації полягають у  тому, що він: 

- має  правове й господарське значення, зокрема, може служити писемним  доказом, а також бути джерелом  різноманітних відомостей довідкового  характеру (правова функція);

- дає  можливість відтворювати факти  діяльності установи, організації  чи підприємства (управлінська функція);

- дає  можливість відтворити  інформацію  з архівних справ, що має  значення для поточної роботи  і для історії (історична функція);

- дає  право ідентифікації особи серед  інших осіб (ідентифікаційна функція).

Будь-який документ – це, насамперед, носій  інформації, і це найважливіша його властивість.

Кожен документ має конкретну схему побудови, виконує тільки йому властиву функцію. Однак, усі документи укладаються  відповідно до офіційно закріплених  чи узаконених правил, традицій. У зв’язку  з цим, до якого б із підстилів офіційно-ділового стилю вони не належали, ділові папери повинні відповідати таким конкретним вимогам:

1. Документ  повинен видаватись  уповноваженим  органом або особою відповідно  до їхньої компетенції.

2. Документ  не повинен суперечити чинному  законодавству і директивним  вказівкам керівних органів.

3. Документ  повинен бути достовірним, базуватися  на фактах і містити конкретні  пропозиції або вказівки.

4. Документ  повинен відповідати своєму призначенню  й укладатися за встановленою  формою.

5. Документ  має бути бездоганно відредагований  і оформлений.

Крім  названих вимог, під час укладання  документів необхідно дотримуватися  основних принципів стилю і мови ділових паперів:

- дотримання  норм літературної мови взагалі  і норм стилю зокрема;

- уніфікація  ділової мови;

- стислість  текстів через використання простих  речень, введення мовних кліше,  зворотів, абревіатур і т. ін.

Усе назване  робить документ зручним в обробці, дає можливість швидше і продуктивніше  використовувати інформацію з найменшими затратами часу.

У практичній діяльності установ, організацій і  підприємств найчастіше використовуються текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським  способом. Оформляються документи на папері, фотоплівці, на магнітній та перфострічці, дискеті, компакт-диску, перфокарті (картка з цупкого картону для записування (кодування) інформації пробиванням отворів або вирізуванням ділянок за певною системою).

Діяльність  зі створення документів та організація  роботи з ними у процесі управлінських  дій називається діловодством (справочинством).

 

3)

Критерії класифікації документів

Ділові папери розрізняються між  собою за структурою, призначенням. Тому існує потреба класифікувати  їх. Класифікація документів – це розподіл усіх документів за певними ознаками на справи. Практичне діловодство користується такими ознаками групування документів у справи:

1. За найменуванням (назвою) розрізняють: заява, автобіографія, довідка, скарга і т.д. Однак, не завжди доцільно виділяти документи за цією ознакою, оскільки є документи з однаковою назвою, але різні за змістом.

2. За змістом і призначенням: організаційні (інструкція, положення, статут, правила), розпорядчі (вказівка, наказ, постанова, розпорядження), інформаційні (анотація, відгук, рецензія, довідка, звіт, протокол, оголошення), кадрові або щодо особового складу (автобіографія, заява, скарга, характеристика), обліково-фінансові (акт, доручення, розписка, список), господарсько-договірні документи (договір, трудова угода).

3. За походженням документи поділяються на службові (офіційні) й особисті (приватні). Службові створюються організацією чи службовою особою; особисті – засвідчують особу або її права, обов’язки, службовий або соціальний стан (скарга, посвідчення, трудова книжка, оголошення).

4. За напрямом документи поділяються на вхідні (що надійшли для розгляду й виконання) і вихідні (що надсилаються в інші установи, організації).

5. За способом виготовлення документи бувають типові, трафаретні й індивідуальні. Типові – це документи, які мають однакову форму і заповнюються у певній послідовності й за суворо обов’язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Трафаретні – частина тексту надрукована на бланку, інша частина заповнюється у процесі складання документа. Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви, доповідні записки).

6. За терміном (строком) виконання: звичайні (безстрокові) – документи, термін розгляду яких визначено чинним законодавством, адміністрацією; термінові – виконуються терміново або у строк, спеціально визначений законом, керівником; до них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма); дуже термінові – документи, які мають позначення «дуже терміново».

7. За ступенем гласності документи поділяються на звичайні (несекретні), для службового користування (ДСК), секретні (таємні), цілком секретні (цілком таємні). Секретні документи мають позначку «Секретно» або ДСК. Розголошення змісту таких документів або їх втрата призводять до кримінальної відповідальності.

8. За стадіями створення розрізняють оригінали, копії (витяг (виписка), відпуск, дублікат). Оригінал – це основний вид документа, перший, належним чином оформлений примірник документа. Копія – це точне відтворення оригіналу. Копія й оригінал мають однакову юридичну силу. Обов’язкова помітка «Копія» (праворуч). Різновиди копій: відпуск – повна копія відправленого оригіналу; витяг – копія, що відтворює частину документа; дублікат – другий примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу. Обов’язкова помітка «Дублікат». Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.

9. За ступенем складності документи поділяються на прості (викладено одне питання) і складні (два і більше питань).

10. За терміном (строком) зберігання документи бувають постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років) зберігання.

11. За структурними ознаками (за формою): стандартні (документи, у яких може бути передбачено не лише формуляр, а навіть слова, словосполучення й речення, за винятком цілком конкретних відомостей) і нестандартні (документи, у яких можна заздалегідь передбачити й сформулювати окремі найзагальніші відомості, а спосіб викладу залежить від конкретного змісту, ситуації та обставин ділового спілкування).