Административный
отдел осуществляет свою деятельность
на основании планов, контроль за исполнением
планов работы ведет начальник управления
делами. Специалисты административного
отдела в своей деятельности руководствуются
также должностными инструкциями и правилами
внутреннего распорядка Администрации
муниципального района. Сотрудники отдела
являются муниципальными служащими.
Прохождение муниципальной
службы регулируется Уставом Черниговского
муниципального района) , Трудовым кодексом
РФ, федеральным Законом от 02.03.2007 № 25-ФЗ
«О муниципальной службе в Российской
Федерации» (с изменениями от 23.07; 27.10.2008)
и Законом Приморского края от 04.06.2007 №
82-КЗ «О муниципальной службе в Приморском
крае».
Административный отдел обеспечивает
подготовку годовых, квартальных планов
Администрации Черниговского района на
основе предложений структурных подразделений
Администрации Черниговского района,
контроль за их выполнением; подготовку
ежеквартальных, ежемесячных планов мероприятий
с участием Главы Черниговского района,
ежемесячных планов мероприятий с заместителями
Главы Черниговского района, основных
мероприятий администрации Черниговского
района; обеспечивает подготовку ежемесячных
календарных памятных дат, праздников,
событий; проведение организационную
и методическую работу с организаторами
публичных мероприятий, проводимых на
территории района, подготовку, организацию,
проведение праздничных мероприятий,
собраний, митингов, демонстраций, шествий
на территории района. Принимает, регистрирует
и передаёт по назначению входящую корреспонденцию,
а также внутреннюю документацию администрации,
отправляет исходящую корреспонденцию;
составление номенклатуру дел Администрации
района, формирование документов в дела,
подготовку и сдачу их в архив; формирование,
регистрация постановления и распоряжения
Главы района, Главы Администрации района,
распоряжения Главы по личному составу;
ведение кадровой работы (приём, увольнение,
оформление на пенсию, процентные надбавки
за выслугу лет муниципальным служащим,
составление графика отпусков и написание
распоряжений на отпуск).
Некоторые функции Административного
отдела:
1. Ведение реестра муниципальных
служащих.
Реестр - сводный перечень сведений
о муниципальных служащих, замещающих
муниципальные должности муниципальной
службы. В Реестр включаются также сведения
включенных в резерв на замещение руководящих
должностей муниципальной службы.
Цель ведения Реестра - организация
учета прохождения муниципальной службы,
совершенствование работы по подбору
и расстановке кадров, использование кадрового
потенциала муниципальной службы.
Основанием для включения в
Реестр является назначение на должность
муниципальной службы, избрание (назначение)
на выборную муниципальную.
При увольнении муниципального
служащего в связи с сокращением штатов;
окончанием срочного трудового договора
и, в случае непредставления служащему
работы в соответствии с его профессией
и квалификацией, сведения о служащем
в течение года остаются в Реестре с указанием
«В резерве».[36]
2. Работа с письменными
и устными обращениями граждан
Порядок работы с письменными
и устными обращениями граждан в Администрации
Черниговского района разработан в соответствии
с Конституцией Российской Федерации,
федеральными конституционными законами, Федеральным
законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения
обращений граждан Российской Федерации», иными федеральными законами,
законами и иными нормативными правовыми
актами Приморского края, Уставом Черниговского
района (Рисунок 1).
3. Подготовка Главе Администрации
оперативной и аналитической
информации об обращениях поступающих
от граждан.
4. Формирование дел в
соответствии с номенклатурой
и передача их в архив.
Номенклатура дел представляет
собой систематизированный перечень заголовков
(наименований) дел структурных подразделений
Администрации Черниговского района с
указанием сроков их хранения по установленной
форме.
Номенклатура дел оформляется
в виде таблицы, названиями разделов которой
являются официальные наименования структурных
подразделений Администрации. Последовательность
разделов определяется в соответствии
с утвержденной структурой Администрации.
5. Прием, первичная обработка,
регистрация и распределение
поступающей в администрацию
района корреспонденции, регистрация
и отправление исходящей корреспонденции.
Рисунок 1- Блок-схема рассмотрения обращения
гражданина
Организация документов в делопроизводстве
административного отдела Администрации
района представляет собой совокупность
видов работ, обеспечивающих сохранность,
учет, систематизацию документов, формирование
и оформление дел в делопроизводстве и
их передачу в архив Администрации Черниговского
района в соответствии с требованиями,
установленными государственными стандартами
на документы, нормативно-методическими
документами Федеральной архивной службы
России, а также соответствующими нормативно-методическими
документами по архивному делу и делопроизводству
федеральных органов исполнительной власти.
Вся поступившая в отдел учета,
распределения документации корреспонденция,
распределяется на:
- входящую служебную;
- обращения граждан.
Регистрации подлежат все документы,
требующие учета, исполнения и использования
в справочных целях. Входящая служебная
корреспонденция распределяется на регистрируемую
и нерегистрируемую. Регистрации подлежат
как письменные документы, так и создаваемые
средствами электронной техники. Входящая
корреспонденция, определяемая перечнем,
передается адресатам без регистрации.
Регистрируются все документы,
поступающие из других организаций и от
физических лиц, а также создаваемые -
внутренние (справки, служебные и докладные
записки) и отправляемые.
Эффективный документооборот
является обязательной составляющей эффективного
управления в Администрации Черниговского
района, а следовательно для эффективной
деятельности административного отдела.[37]
6. Кадровая работа, ведение
личных дел
Кадровая служба является важным
звеном в осуществлении процедур прохождения
муниципальной службы в муниципальных
образованиях.
При приеме на муниципальную
службу на каждого работника заводится
личное дело. Личные дела работников
ведутся кадровой службой на основании
Положении о порядке ведения личных дел,
утвержденного Постановлением главы Администрации
муниципального образования.
Положением о порядке ведения
личных дел работников определяется
порядок получения, обработки, хранения,
передачи и любого другого использования
персональных данных, а также порядок
ведения личных дел муниципальных служащих,
работников, осуществляющих техническое
обеспечение деятельности Администрации
района, директоров муниципальных предприятий
и учреждений. [38]
Личное дело работника - это
совокупность документов, содержащих
персональные данные работника, сведения
о его служебной, трудовой деятельности.
Персональные данные и сведения, внесенные
в личное дело работника, относятся к сведениям
конфиденциального характера (за исключение
сведений, которые в установленных федеральными
законами случаях могут быть опубликованы
в средствах массовой информации).
Личные дела работников, назначаемых
на должность, принимаемых на работу ведутся
кадровой службой и оформляются после
издания распоряжения о назначении на
должность, приеме на работу.
Личное дело муниципального
служащего хранится в течение 10 лет. При
увольнении муниципального служащего
с муниципальной службы его личное дело
хранится в архиве органа местного самоуправления,
избирательной комиссии муниципального
образования по последнему месту муниципальной
службы.
В муниципальном образовании
кадровой службой ведется реестр муниципальных
служащих. Муниципальный служащий,
уволенный с муниципальной службы, исключается
из реестра муниципальных служащих в день
увольнения. В случае смерти (гибели)
муниципального служащего либо признания
муниципального служащего безвестно отсутствующим
или объявления его умершим решением суда,
вступившим в законную силу, муниципальный
служащий исключается из реестра муниципальных
служащих в день, следующий за днем смерти
(гибели) или днем вступления в законную
силу решения суда. Порядок ведения
реестра муниципальных служащих утверждается
муниципальным правовым актом.[39]
7. Подбор и расстановка кадров.
Чтобы раскрыть потенциал роста
работников административных структур,
необходимо шире использовать проектное
управление, причем не как разовый способ
решения задачи, а как технологию в полном
смысле этого слова. Проектное управление,
частично уже реализуемое в Администрации
района, предполагает создание рабочих
групп из представителей различных структурных
подразделений, занимающих различные
должности - как руководителей, так и специалистов.
Результаты целенаправленного
наблюдения фиксируются и затем учитываются
при кадровых изменениях в структуре административного
органа.
8. Обеспечение проведения конкурсов
на замещение вакантных должностей, подготовка
и проведение аттестаций муниципальных
служащих.
Законодательство Российской
Федерации предусматривает две основные
формы поступления на муниципальную службу:
в порядке назначения и на основании конкурса.
Конкурс проводится при наличии
в муниципальных органах вакантных должностей
муниципальной службы и осуществляется
среди граждан, подавших заявление об
участии в нем. Он проводится конкурсной
комиссией, созданной в порядке, установленном
нормативными правовыми актами органов
государственной власти и местного самоуправления.
Решение конкурсной комиссии является
основанием для издания акта о замещении
лицом, победившим в конкурсе, соответствующей
должности муниципальной службы.
Практика показывает, что конкурсное
замещение вакантных должностей муниципальной
службы, является наиболее эффективным
способом формирования кадрового состава
органов управления. Однако, несмотря
на это, конкурсная система отбора кандидатов
в аппарат и органы Администрации Черниговского
района, практикуется пока мало.
Аттестация имеет важнейшее
значение в практической деятельности
служащих, она необходима для регулярного
определения уровня профессиональной
подготовки служащего и степени ее соответствия
квалификационным требованиям, предъявляемым
к муниципальным должностям муниципальной
службы, а также для присвоения квалификационного
разряда. Совершенствование и упорядочение
прохождения муниципальной службы невозможно
без периодической аттестации служащих.
Аттестация проводится с целью
проверки и оценки профессиональных, деловых
и личных качеств служащего, установления
его служебно-должностного соответствия
предъявляемым требованиям к службе.
Целью проведения аттестации
является рациональная расстановка кадров
и их эффективное использование. Аттестация
направлена на улучшение качественного
состава персонала. Она имеет целью изыскание
резервов роста повышения производительности
труда и заинтересованности работника
в результатах своего труда и всей организации,
наиболее оптимальное использование экономических
стимулов и социальных гарантий, а также
создание условий для более динамичного
и всестороннего развития личности. [40]
9. Контроль за соблюдением работниками
структурных подразделений Администрации
правил внутреннего трудового распорядка,
трудовой дисциплины,[41] Кодекса этического
поведения муниципальных служащих органов
местного самоуправления Черниговского
района.
Гражданин, поступающий на муниципальную
службу в органы местного самоуправления
Черниговского района, знакомится с положениями
настоящего Кодекса и соблюдает их в процессе
своей служебной деятельности.
Целью настоящего Кодекса является
установление этических норм, правил профессионального
поведения муниципальных служащих органов
местного самоуправления для достойного
выполнения ими своего служебного
долга.[42]
10. Оформление наградных документов,
Почетных грамот, Благодарственных писем
администрации района, памятных адресов,
поздравительных открыток, удостоверений
Почетная грамота Главы Черниговского
муниципального района учреждена для
поощрения граждан, организаций, предприятий,
товариществ, обществ и иных организационно-хозяйственных
структур всех форм собственности за выдающиеся
достижения в профессиональной и общественной
деятельности, направленные на решение
социально значимых для населения района
задач.
Почетной грамотой могут быть
награждены граждане Российской Федерации,
проживающие на территории Черниговского
муниципального района, а также организации,
предприятия, товарищества, общества и
иные организационно-хозяйственные структуры
всех форм собственности, зарегистрированные
на территории Черниговского муниципального
района.
Основаниями для награждения
Почетной грамотой Главы Черниговского
муниципального района являются: добросовестный,
многолетний и производительный труд;
достижение положительных экономических
и финансовых результатов деятельности;
внедрение передовых форм хозяйствования,
совершенных технологий и повышение рентабельности
производства; стабилизация социально-экономической
и общественно-политической ситуации,
достижение положительных результатов
в миротворческих акциях; воинская служба
на благо Отечества; личное мужество в
критических ситуациях; развитие науки,
культуры, искусства и спорта; достижения
в области медицины и здравоохранения;
достижения в области строительства, жилищно-коммунального
хозяйства, транспорта, торговли и бытового
обслуживания населения
Благодарственное письмо Главы
Черниговского муниципального района
является формой поощрения граждан, организаций,
предприятий, товариществ, обществ и иных
организационно-хозяйственных структур
всех форм собственности за выдающиеся
достижения в профессиональной и общественной
деятельности, направленные на решение
социально значимых для населения района
задач.