Деятельность нотариата и проблемы нотариальной деятельности

Необходимо также отметить, что законодательства республик  в составе Российской Федерации  могут предусматривать дополнительные полномочия нотариальной палаты.

Высшим органом нотариальной палаты является собрание ее членов. В  период между собраниями нотариальной палатой руководят правление и президент нотариальной палаты, избранные на собрании членов данной палаты. При этом уставом регламентируются полномочия собрания членов палаты, ее правления и президента.

Когда на собрании членов нотариальной палаты проводится голосование, то правом решающего голоса обладают те члены палаты, которые являются частнопрактикующими нотариусами, а помощники и стажеры нотариусов имеют право совещательного голоса.

Собрание членов нотариальной палаты принимает решение о размере членских взносов и других платежей членов нотариальной палаты. Данные денежные средства предназначаются для выполнения нотариальной палатой ее функций.

Нотариальная палата вправе требовать от нотариуса (лица, замещающего временно отсутствующего нотариуса) предоставления сведений о совершенных нотариальных действиях, иных документов, касающихся его финансово-хозяйственной деятельности, а в необходимых случаях - личных объяснений в нотариальной палате, в том числе когда речь идет о несоблюдении требований профессиональной этики. За нотариальной палатой сохраняется право передавать полученную информацию учреждениям, осуществляющим страхование деятельности нотариуса.

При этом должностным  лицам нотариальной палаты следует  помнить, что они обязаны сохранить тайну совершенных нотариальных действий. За разглашение тайны и причинение частнопрактикующему нотариусу ущерба виновные несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Федеральная нотариальная палата представляет собой профессиональное объединение нотариальных палат республик в составе Российской Федерации, автономной области, автономных округов, краев, областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга. Данное объединение основано на обязательном членстве в нем нотариальных палат субъектов федерации и является организацией некоммерческой. Однако Федеральная нотариальная палата вправе осуществлять определенную предпринимательскую деятельность постольку, поскольку это необходимо для выполнения ее уставных задач. Имущество, собственником которого является Федеральная нотариальная палата, не облагается налогом на имущество предприятий.

Федеральная нотариальная палата организует свою деятельность на принципах самоуправления в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, кроме того, она является юридическим лицом со своим уставом, печатью, расчетным счетом и т. д.

Устав Федеральной нотариальной палаты принимается на собрании представителей нотариальных палат и регистрируется в порядке, который установлен для регистрации уставов общественных объединений.

Полномочия Федеральной  нотариальной палаты определяются действующим законодательством, а также ее уставом. Согласно ст. 30 Основ законодательства о нотариате Федеральная нотариальная палата:

- осуществляет координацию деятельности нотариальных палат;

- представляет интересы нотариальных палат в органах государственной власти и управления, предприятиях, учреждениях, организациях;

- обеспечивает защиту социальных и профессиональных прав нотариусов, занимающихся частной практикой;

- участвует в проведении экспертиз проектов законов Российской Федерации по вопросам, связанным с нотариальной деятельностью;

- обеспечивает повышение квалификации нотариусов, стажеров и помощников нотариусов;

- организует страхование нотариальной деятельности;

- представляет интересы нотариальных палат в международных организациях.³⁰

Высшим органом Федеральной  нотариальной палаты является собрание представителей нотариальных палат. На период между собраниями руководство Федеральной нотариальной палатой возлагается на правление и президента³¹, которые избираются тайным голосованием на собрании представителей нотариальных палат. Полномочия собрания представителей нотариальных палат, правления и президента Федеральной нотариальной палаты регламентируется уставом Федеральной нотариальной палаты.

Все участники данного объединения  обязаны регулярно вносить членские взносы, размер которых, а также других платежей, необходимых для выполнения функций Федеральной нотариальной палаты, определяет общее собрание представителей нотариальных палат.

Нотариус будет прав, отказав в совершении нотариального  действия, если:

• совершение такого действия противоречит закону; « действие подлежит совершению другим нотариусом;

• с просьбой о совершении нотариального действия обратился недееспособный гражданин либо представитель, не имеющий необходимых полномочий;

• сделка, совершаемая от имени юридического лица, противоречит целям, указанным в его уставе или положении;

• сделка не соответствует требованиям закона;

• документы, представленные для совершения нотариального действия, не соответствуют требованиям законодательства.

Отказ нотариуса последует  и в том случае, когда действие не подлежит совершению нотариальным органом.

Важно помнить об одном  ограничении. Нотариус не имеет права  совершать нотариальные действия на свое имя и от своего имени, на имя  и от имени своих супругов, их и своих родственников (родителей, детей, внуков).

Таким образом, в одних  случаях у заинтересованных лиц вообще отсутствует право на обращение в органы нотариата, в других - причиной отказа служат отступления от условий, необходимых для совершения нотариального действия. После устранения обстоятельств, препятствующих совершению нотариального действия, заинтересованные лица вправе вновь обратиться с той же просьбой в нотариальный орган. Отказ же в совершении нотариального действия по основаниям, свидетельствующим об отсутствии права на обращение в нотариальные органы, лишает заинтересованных лиц возможности и в будущем обращаться с такого рода просьбой в органы нотариата, если судом отказ нотариуса не будет признан ошибочным.

От организации делопроизводства в большей степени зависит  эффективность работы нотариусов, правильность оформления документов. В соответствии со ст. 9 Основ законодательства РФ о нотариате нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами согласно правилам, утвержденным Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой.

В государственных нотариальных конторах за правильную организацию и ведение делопроизводства отвечает старший нотариус, в обязанности которого входит внедрение прогрессивных методов работы с документами.

Согласно ст. 39 Основ законодательства РФ о нотариате порядок совершения нотариальных действий нотариусами устанавливается законодательными актами Российской Федерации и республик в ее составе. Порядок совершения нотариальных действий должностными лицами консульских учреждений устанавливается законодательными актами Российской Федерации. Порядок совершения нотариальных действий должностными лицами органов исполнительной власти в населенных пунктах, где нет нотариусов, устанавливается Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий (утверждена Министерством юстиции Российской Федерации 19 марта 1996 года).

Министерством юстиции  Российской Федерации утверждаются также единые формы нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах. При этом в подтверждение права наследования, права собственности, удостоверения фактов нахождения гражданина в живых и в определенном месте, тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографической карточке, принятия на хранение документов выдаются соответствующие свидетельства. При удостоверении сделок, свидетельствовании верности копий документов и выписок из них, подлинности подписи на документах, верности перевода документов с одного языка на другой, при удостоверении времени предъявления документов на соответствующих документах совершаются удостоверительные надписи.

Тексты свидетельств и удостоверительных надписей могут  быть отпечатаны или ясно написаны от руки, подчистки в них не допускаются, приписки и другие исправления следует оговорить в установленном порядке.

Что касается текста удостоверяемой сделки, то относящиеся к содержанию документа числа и сроки необходимо хотя бы один раз написать словами, а наименования юридических лиц - без сокращений и указать адреса их органов. Фамилии, имена и отчества граждан, адрес их места жительства необходимо привести полностью.

Для изготовления свидетельств используют типографские бланки, а  для удостоверительных надписей могут быть применены штампы с  текстом соответствующей надписи.

Незаполненные места, незаконченные  строки должны быть прочеркнуты. Если удостоверительная надпись не умещается на соответствующем документе, она может быть продолжена или изложена полностью на прикрепленном к документу листе бумаги (кроме надписи на копии документа или дубликата документа). В этом случае листы, на которых изложены текст документа и удостоверительная надпись, прошнуровываются и пронумеровываются, количество листов заверяется подписью нотариуса с приложением гербовой печати нотариальной конторы.

Для изложения удостоверительной  надписи или ее продолжения допускается также подклейка листа бумаги с приложением гербовой печати, часть оттиска которой должна находиться на подклеенном листе. Прикрепление и подклейка листов бумаги для надписи о свидетельствовании верности копии документа не допускаются.

Все совершаемые нотариусом действия обязательно регистрируются. Для этого нотариус ведет реестровые книги.

Нотариус обязан выдавать выписки из реестра по письменному  заявлению организаций и лиц: от имени или по поручению которых  совершены данные действия, по требованию суда, прокуратуры; органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами; по требованию арбитражного суда в связи с находящимися в его разрешении спорами; по требованию нотариальной палаты.

Реестровые книги прошнуровываются, листы их пронумеровываются. Количество листов заверяется подписью работника соответствующего органа юстиции и скрепляется печатью.

В нотариальных конторах, где большой объем работы, могут  вестись несколько реестровых книг для регистрации нотариальных действий, В таких случаях каждому реестру присваивается самостоятельный индекс, который сохраняется без изменений в течение года. Номера на документах обозначаются следующим образом: ¹ 1-1, ¹ 1-2, ¹ 2-1 и т. д., где первая цифра означает номер индекса, вторая - порядковый номер записи. Можно также завести самостоятельные реестры для записи определенных видов нотариальных действий. Например, две реестровые книги для записи свидетельствования верности копий документов и одну - для записи исполнительных надписей. Тогда к индексу каждого реестра прибавляется буква, соответствующая наименованию нотариального действия: № 1К, № 2К, ЗИ. Следовательно, номера на документах будут выглядеть так: № 1К-1, № 1К-2 и т. д.; № 2К-1, № 2К-2 и т. д.; № ЗИ-1, № ЗИ-2 и т. д.

Каждому нотариальному  действию присваивается отдельный  порядковый номер. Номер, под которым  нотариальное действие зарегистрировано в реестровой книге, указывается в выдаваемых нотариусом документах и в удостоверительных надписях.

В реестровой книге указываются: порядковый номер, дата совершения нотариального действия; граждане или юридические лица, для которых совершено нотариальное действие; документ, предъявляемый в подтверждение личности обратившегося за совершением нотариального действия; сумма взысканной государственной пошлины, роспись в получении документа.

Записи следует делать аккуратно и разборчиво, незаполненные  строки прочеркивать. Исправления должны быть оговорены в конце записи, в которую внесена поправка, за подписью нотариуса. А подчистки вообще недопустимы.

Некоторые нотариальные действия подлежат последующей регистрации  в дополнительных книгах. Например, завещания, кроме регистрации в  реестровой книге для регистрации нотариальных действий, регистрируются в алфавитной книге учета завещаний, которая составляется по фамилиям завещателей.

Экземпляры большинства  нотариально оформленных документов подшиваются в дела (наряды). На обложке каждого наряда указывается заголовок: "Доверенности", "Нотариально удостоверенные завещания и завещания, удостоверенные должностными лицами", "Договоры об отчуждении и залоге жилых домов и документы, на основании которых они были выданы" и т. д.

Заявления о принятии наследства или об отказе от наследства, распоряжения об оплате расходов за счет наследственного имущества, претензии кредиторов, а также заявления о принятии мер к охране наследственного имущества, по которым приняты эти меры, регистрируются в книге учета наследственных дел. На всех заявлениях указываются время их поступления и номер наследственного дела. На основании зарегистрированных заявлений заводится дело на имя умершего, которое в свою очередь регистрируется в алфавитной книге учета наследственных дел. В данное дело, кроме того, подшиваются: последующие заявления (дополнительные, от других наследников и кредиторов), которые также регистрируются в книге учета наследственных дел; документы, истребованные от наследников, иных лиц и учреждений; переписка между нотариусом и наследником; экземпляр выданного свидетельства о праве на наследство.

Изъятие и выдача каких-либо документов из дел (нарядов) не разрешаются. В исключительных случаях (по требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными и гражданскими делами) такое изъятие допустимо с разрешения старшего нотариуса. При этом необходимо обязательно оставить заверенную копию изъятого документа.