Отчет по практике в Хозяйственном суде Витебской области

Методическое  руководство и контроль за соблюдением  в структурных подразделениях правил, установленных Инструкцией, осуществляется бюро (канцеляриями) хозяйственных  судов.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка  работы с документами в структурных  подразделениях хозяйственных судов  возлагается на руководителей этих подразделений, а в судебных коллегиях  Высшего Хозяйственного Суда - на помощников заместителей Председателя Высшего  Хозяйственного Суда.

Передача  документов из одного структурного подразделения  в другое структурное подразделение  осуществляется через бюро (канцелярию) суда под расписку лица, принимающего документ по указанию руководителя, ранее  установившего исполнителя.

Переписка между  структурными подразделениями хозяйственного суда, как правило, не осуществляется.

Правила работы с секретными документами, а также  с документами с грифом «Для служебного пользования» регламентируются соответствующими инструкциями.

Передача  служебных документов или их копий  в средства массовой информации (СМИ) для использования содержащихся в них сведений производится в  следующем порядке.

Судебное  постановление, вступившее в законную силу, выдается представителям СМИ по просьбе руководства редакции или агентства, интересы которых они представляют. В исключительных случаях, с согласия лиц, участвующих в деле, и при наличии ходатайства руководства редакции или агентства, журналист может ознакомиться с иными материалами дела. Просьба СМИ о предоставлении материалов нерассмотренных судебных дел удовлетворению не подлежит.

Поступающая в хозяйственный суд корреспонденция  принимается и регистрируется работниками  бюро (канцелярии) в журнале регистрации  входящих документов.

При приеме корреспонденции проверяется целостность  конвертов или упаковки, правильность адресования. Документы, принятые руководством или сотрудниками хозяйственного суда во время приема граждан, передаются на регистрацию в канцелярию.

При обнаружении  недостачи или повреждения документов составляется акт в трех экземплярах, который подписывается сотрудниками бюро (канцелярии). Один экземпляр акта остается в бюро (канцелярии), другой приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю.Корреспонденция  с пометкой «Лично» передается адресатам  без вскрытия.Содержимое такой корреспонденции  не является официальным документом до момента ее регистрации в установленном  порядке. Пересылаемые дела должны быть сброшюрованы в папках, документы подшиты в порядке, указанном в описи, страницы пронумерованы и зафиксированы в описи, из дел исключаются дублирующие материалы.

Поступившие документы сортируются на подлежащие и не подлежащие регистрации. Подлежащая регистрации корреспонденция подбирается (сортируется) по категориям: исковые заявления; заявления в порядке приказного производства; заявления об экономической несостоятельности (банкротстве); апелляционные жалобы (протесты); кассационные жалобы (протесты); жалобы и протесты в порядке надзора; заявления о пересмотре вступивших в законную силу судебных постановлений по вновь открывшимся обстоятельствам; жалобы на действия судебных исполнителей; нормативные правовые акты и служебные документы и т.п.

Документы, поступившие в хозяйственный  суд, регистрируются и передаются на рассмотрение руководству суда в  день их поступления, но не позднее  следующего дня. Документы с пометкой «Срочно» доставляются в течение  часа.

Нормативные правовые акты после регистрации  в бюро (канцелярии) направляются Председателю Высшего Хозяйственного Суда.

В приемной, структурном подразделении хозяйственного суда ведутся журналы приема –  передачи телефонограмм, документов (сообщений) по факсимильной связи. Листы журнала  должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.

Регистрация процессуальных документов ведется  отдельно от других видов документов в специальных журналах.

Входящий  номер включает в себя обязательные реквизиты:

-  порядковый номер заявления  (жалобы), присваиваемый в пределах  одного календарного года;

- индекс производств или судебных  инстанций, в которые направляется  заявление (жалоба);

- дата поступления заявления  (жалобы).

При возбуждении  дела ему присваивается номер, состоящий  из порядкового номера по журналу  судьи и индекса судебного  состава (судьи). Например: 10-5/2010, где 10 – порядковый номер дела по журналу судьи; 5 – индекс судьи; 2005 – календарный год.

Документы, поступившие в Высший Хозяйственный  Суд в порядке надзора (жалоба, протест, представление и ходатайство  судьи), регистрируются работником бюро (канцелярии) в соответствующих журналах (электронной базе АИС – хозяйственного суда) и передаются Председателю Высшего Хозяйственного Суда для рассмотрения и назначения исполнителя. Работником бюро (канцелярии) вносится в регистрационный журнал (электронную базу АИС – хозяйственного суда) информация об исполнителе и документ передается ему под роспись в журнале.

При регистрации документов в журнале (базе данных компьютера) работниками  канцелярии вносятся: входящий регистрационный  номер и дата регистрации; исходящий  номер и дата документа; наименование организации – истца; наименование организации – ответчика; краткое  содержание документа (заявленные исковые  требования) и другие реквизиты, предусмотренные  электронной карточкой регистрации  документов.

Зарегистрированные  документы передаются ответственному за делопроизводство в судебных коллегиях  под роспись в журнале.

Сроки хранения документов и материалов к ним  определяются перечнем документов хозяйственных  судов Республики Беларусь и номенклатурой  дел.

Делопроизводство  по документам, поступающим от Президента Республики Беларусь, республиканских  органов государственной власти и управления ведется отдельно от других документов в порядке, определяемом организационно-распорядительными  документами. Данные документы подлежат обязательному контролю и проведению систематического анализа состояния  исполнительской дисциплины при  работе с ними.

Оформленные и зарегистрированные в установленном  порядке документы отправляются по почте в день подписания и регистрации, при необходимости – срочным, но не позднее следующего дня.

После принятия искового заявления к производству формируется судебное дело, и исковые  материалы скрепляются в папке. В дело вкладывается внутренняя опись, которая содержит наименование всех документов в порядке их поступления. Объем одного тома дела не должен превышать 250 листов.

Судебные  постановления (решения, определения, постановления), принимаемые судом  первой, апелляционной, кассационной, надзорной инстанции и по исполнительным производствам, оформляются на бланках  установленной формы.

Оформление  дел на возврат и подготовку соответствующих  документов ведут ответственные  лица за делопроизводство в суде (судебных коллегиях). Информация об исходящих  делах и документах (исходящий  номер, дата, фамилия и инициалы исполнителя) вводится в базу данных компьютера.

Ответственное лицо за делопроизводство один раз  в неделю докладывает руководителю судебной коллегии о ходе работы с  делами и документами.

Делопроизводство, связанное с  учетом, хранением, распоряжением вещественными  доказательствами ведется в порядке, определяемом организационно-распорядительными  документами.

Подготовка исходящих писем  и организационно-распорядительных документов (приказов) осуществляется на бланках хозяйственного суда и  включает работы по составлению проекта  документа, согласованию, подписанию (утверждению), размножению и отправке.

Проекты документов (кроме судебных постановлений и банковских документов), а также сметы расходов, представляемые на подпись Председателю Высшего Хозяйственного Суда, визируются исполнителем, руководителем соответствующего структурного подразделения, заместителем Председателя Высшего Хозяйственного Суда, который курирует данный вопрос и первым заместителем Председателя Высшего Хозяйственного Суда.

Проекты приказов разрабатываются  структурными подразделениями по вопросам, входящим в их компетенцию, как по поручению руководства суда, так  и по собственной инициативе.

Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий.

Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ».

Протокол – документ, в котором  фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных  органов.

Текст протокола  состоит из двух частей: вводной  и основной.

Каждый вид  документа должен иметь реквизиты, обязательные для данного вида документов: наименование организации-автора, название вида документа (включая заголовок), заголовок по тексту, дата, номер, текст, визы, подпись.

Тексты документов, сложных по содержанию и больших  по объему (обзоры, отчеты, справки и  т.д.), должны делиться на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые оформляются  в соответствии с СТБ 6.38-2004.

Документы должны оформляться на бланках, иметь установленный  комплекс реквизитов и стабильный порядок  их расположения.

Документы оформляются  на общих бланках и бланках  для писем с изображением герба.

На каждом документе, за исключением  письма, должно указываться наименование его вида (название документа).

Датой принятия документа является дата его подписания; для документа, принятого коллегиальным  органом - дата принятия решения; для  документа, подлежащего утверждению - дата утверждения. Дата документа  проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Для документа, составленного совместно несколькими  организациями, датой его принятия является дата его подписания последней  организацией.

Бюро (канцелярия) хозяйственного суда обеспечивает:

- регулярную отправку документов по электронной почте (в течение часа после копирования документа в электронную папку исходящих документов на компьютер бюро (канцелярии);

- ежедневную проверку почтового ящика бюро (канцелярии) в 10:00, 14:00 и 17:00 для приема новой электронной почты;

- своевременную распечатку, регистрацию и передачу руководителю хозяйственного суда почтовой корреспонденции.

Бюро (канцелярия) хозяйственного суда, которое направляет документы в  другой суд по электронной почте, обеспечивает контроль за получением документов адресатом, направляя электронную  почту в режиме «Подтверждение получения (прочтения)», а в случаях необходимости  направляет документы повторно либо принимает иные меры для своевременной  отправки и получения адресатом  документа.

Делопроизводство  по обращениям граждан (субъектов хозяйствования) в хозяйственных судах ведется  отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется уполномоченными  лицами.

Регистрация обращений граждан  в хозяйственных судах осуществляется с использованием одной из следующих  форм: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках), журнальной с графами, аналогичными реквизитам примерной формы регистрационно-контрольной карточки обращений граждан.

Обращения должны быть рассмотрены не позднее одного месяца со дня их регистрации, а обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки - не позднее пятнадцати дней, если иной срок не установлен законодательными актами Республики Беларусь. При необходимости  проведения проверки, запроса необходимой  информации указанный срок может  быть продлен, но не более чем на один месяц с одновременным уведомлением об этом граждан.

Письменное  обращение должно содержать:

- наименование и (или) адрес государственного органа (должность, фамилию, имя, отчество должностного лица), в которое направляется обращение;

- фамилию, имя, отчество гражданина, данные о его месте жительства и (или) работы (учебы);

- изложение сути обращения (предложения, заявления, жалобы);

- личную подпись гражданина.

Анонимные обращения  рассмотрению не подлежат.

Прием граждан  по вопросам, входящим в компетенцию  хозяйственных судов, осуществляется председателем суда, его заместителями  и судьями в соответствии с  графиком приема граждан. График приема граждан утверждается председателем суда и вывешивается в здании суда в доступном месте. Канцелярия осуществляет контроль за соблюдением сроков разрешения письменных обращений граждан.

Все исполненные  документы оформляются для хранения и дальнейшего использования  в соответствии с номенклатурой  дел.

Инспекторы (машинистки) бюро машинописи и ксерокопирования, судьи и специалисты при печатании  документов обязаны соблюдать правила  орфографии и пунктуации. При расположении реквизитов документа учитывать  требования Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ 6.38-2004) «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Печатание и оформление документов осуществляется по установленным в  компьютерах шаблонам со следующими параметрами настройки в редакторе Microsoft Word: