Отчет по практике в Хозяйственном суде Витебской области

- формат А4 (210 x 297 мм) - для протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем - формат А4 и формат А5 (148 x 210 мм);

- поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого - до 8 мм (когда текст не вмещается);

- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пунктов (далее - пт.). В таблицах допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);

- межстрочный интервал: для формата А4 – «одинарный»; в адресах, заголовках и подписях, а также для формата А5 – «точно» 14 пт, в таблицах допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);

- первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;

- выравнивание текста по ширине и, как правило, без переносов слов (в таблицах выравнивание по необходимости, с переносом слов);

- номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).

Реквизиты документа (за исключением  текста), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом «точно» 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения»  отделяют друг от друга одним интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным интервалом.

В первую очередь в машинописном бюро печатаются материалы, адресованные в Национальное собрание Республики Беларусь, Администрацию Президента Республики Беларусь, Совет Министров  Республики Беларусь, материалы Пленума  Высшего Хозяйственного Суда, приказы  и поручения председателя, материалы  за подписью руководства хозяйственного суда.

Размножению подлежат документы, относящиеся  к служебной деятельности хозяйственных  судов.

Материалы для ксерокопирования представляются с четким, ярким текстом со специальным  бланком заказа, который подписывает  начальник структурного подразделения. Размножение документов большого объема (свыше 10 страниц) производится на основании  заявки судей и начальников структурных  подразделений, подписанной заместителем председателя хозяйственного суда.

Обязательному учету подлежат все  виды печатей и штампов хозяйственных  судов, бланки с угловыми и продольными  штампами, удостоверения личности, командировочные и отпускные  удостоверения, трудовые книжки и все  виды пропусков.

Заказы на изготовление печатей, штампов  и снабжение структурных подразделений  хозяйственного суда всеми видами бланков  осуществляется общим отделом, отделами организационно-кадровой работы и хозяйственного обеспечения.

Порядок организации контроля и  проверки исполнения документов определяется Инструкцией по контролю за исполнением  документов и поручений в хозяйственных  судах Республики Беларусь, другими  организационно - распорядительными  документами хозяйственных судов.

Общий контроль за прохождением и  исполнением документов, поручений  осуществляется бюро (канцелярией) хозяйственного суда.

Сроки исполнения документов исчисляются  в календарных днях с даты их подписания (утверждения), а поступающих из других организаций – с даты их поступления  в хозяйственный суд.

Сроки исполнения документов могут  быть типовыми и индивидуальными. Индивидуальные сроки устанавливаются в резолюции  руководства или указываются  в самом документе.

Документы должны рассматриваться  в следующие сроки, если иные сроки  не указаны в тексте документа  или резолюции руководства хозяйственного суда:

-   документы с отметкой «Срочно» – 3 дня;

- документы, несложные по исполнению и не требующие получения заключений, проведения проверок либо запроса дополнительных материалов – 15 дней;

-   остальные документы – 30 дней.

Срок исполнения поручения может  быть изменен лицом, установившим его, как правило, по письменной просьбе  ответственного исполнителя, представленной в виде служебной записки, не позднее 5-7 дней до истечения срока исполнения.

Бюро (канцелярия) хозяйственного суда периодически (не реже одного раза в  год) осуществляет проверку состояния  делопроизводства в структурных  подразделениях.

Для проверки состояния делопроизводства приказом по хозяйственному суду создается  комиссия, в состав которой, наряду с работниками бюро (канцелярии) включаются другие специалисты суда.

Итоги проверки отражаются в справке  или акте, который представляется на утверждение руководству.

Для осуществления оперативного контроля учет отдельных видов документов в структурных подразделениях может  вестись в журналах.

Номенклатура дел - систематизированный  перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в хозяйственных судах, с указанием сроков их хранения и  оформленный в установленном  порядке. Номенклатура дел хозяйственного суда на предстоящий календарный  год составляется бюро (канцелярией) на основании предложений структурных подразделений. Сводная номенклатура дел хозяйственного суда согласовывается с архивным органом (не реже одного раза в 5 лет) и утверждается председателем хозяйственного суда не позднее декабря предшествующего года, вводится в действие с 1 января следующего календарного года. После утверждения номенклатуры дел хозяйственного суда бюро (канцелярия) представляет в структурные подразделения копии номенклатуры для использования в работе.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующем порядке:

- наименование вида дел (переписка, документы к заседаниям коллегий и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название организации или структурного подразделения;

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

- название территории, с которой связано содержание документов дела;

- даты (хронологические рамки, к которым относятся документы дела);

- указание на подлинность и копийность документов дела.

Формирование дел – группировка  исполненных документов в деле в  соответствии с номенклатурой дел.

Дела в хозяйственных судах  формируются как в бюро (канцелярии), так и в структурных подразделениях.

Контроль за правильным формированием  дел осуществляется работниками  бюро (канцелярии).

При формировании дел необходимо соблюдать  следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно  оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре и лишь относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать документы  одного календарного года, за исключением  переходящих дел; раздельно группировать документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не подшиваются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов.

В сформированное личное дело документы  включаются в хронологической последовательности.

Лицевые счета сотрудников хозяйственного суда группируются в самостоятельные  дела и располагаются в алфавитном порядке.

Экспертиза ценности документов –  определение ценности документов с  целью отбора их на государственное  хранение и установление сроков хранения.

Экспертиза ценности документов хозяйственных  судов проводится в три этапа: в делопроизводстве, по окончании  делопроизводственного года и в  ведомственном архиве, а затем  – в государственном архиве.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в хозяйственных  судах создаются: в Высшем Хозяйственном  Суде – центральная экспертная комиссия (ЦЭК), а в хозяйственных судах  – экспертные комиссии (ЭК).

Судебные дела подлежат оформлению по завершении их рассмотрения, остальные  дела – по истечении года.

 

 

1.3  Процедура принятия  и содержания локальных  правовых  актов,

действующих в учреждении

 

Прием на работу может осуществляться на имеющиеся в штатном расписании вакантные должности.

Штатное расписание как локальный  нормативный акт является организационно-распорядительным документом, содержащим структурированный  в определенной последовательности перечень структурных подразделений  организации, должностей служащих и  профессий рабочих с указанием  количества штатных единиц по каждому  их наименованию, квалификационных категорий, разрядов (классов), размеров должностных  окладов (ставок), надбавок, доплат.

Как правило, штатное расписание составляется на календарный год и утверждается начальником управления юстиции  и согласовывается с председателем профсоюзного комитета. Вносимые в течение года изменения к нему утверждаются в таком же порядке.

График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков – сводный график. При его составлении учитываются положения действующего законодательства Республики Беларусь, специфика деятельности организации и пожелания работников. График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Подготовка  организационно-распорядительных документов (приказов) включает работы по составлению  проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), размножению и отправке.  Проекты  документов, а также сметы  расходов, представляются на подпись  председателю Хозяйственного суда Витебской области, визируются исполнителем, руководителем соответствующего структурного подразделения.

Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями  по вопросам, входящим в их компетенцию, как по поручению руководства  Хозяйственного суда Витебской области, так и по собственной инициативе.

Проекты   приказов   (распоряжений)   печатаются   на стандартных   бланках установленной  формы  и  докладываются  для подписи  при  необходимости  со  справкой, которая должна содержать краткое  изложение  сути  приказа, обоснование  его необходимости, а  также  сведения о том, на основании чего подготовлен  проект и с кем согласован. Датой  приказа является дата его подписания.

Проекты  приказов  (распоряжений),  подготовленных  совместно с другими  органами  или  организациями,  печатаются  на  стандартных листах  бумаги без бланка, с указанием названий органа исполнительной власти и других органов или организаций.

Приказы    нумеруются    порядковой   нумерацией   в   пределах календарного   года;   приказы   по   основной   деятельности,   по командировкам,   по   личному  составу  и  распоряжения  нумеруются  отдельно. Копии  приказов  (распоряжений)  или  их  размноженные экземпляры   заверяют   печатью.

Приказ (распоряжение) имеют следующие реквизиты:

- Наименование органа исполнительной  власти.

- Наименование вида документа – приказ.

- Дата  и  номер  – указанные реквизиты печатаются центрованным способом.     

Текст приказа  состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. В  констатирующей  части кратко излагаются цели и задачи, факты и  события,  послужившие  основанием для издания приказа. Она может начинаться  словами  "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д.  Если  приказ  издается  на  основании другого документа, то в констатирующей  части  указывается  наименование  этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула  в проектах приказов завершается  словом "приказываю", которое печатается вразрядку.

Распорядительная  часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ».

Распорядительная    часть    должна    содержать   перечисление предписываемых  действий с указанием исполнителя каждого  действия и сроков  исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и   подпункты,   которые  нумеруются  арабскими  цифрами.  Действия однородного  характера  могут  быть  перечислены  в одном пункте. В качестве  исполнителей  указываются  структурные  подразделения или конкретные   должностные  лица.  Последний  пункт  распорядительной части  может  содержать  сведения  о  подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если  приказ  изменяет,  отменяет  или дополняет  ранее изданный документ   или   какие-то   его   положения,  то  один  из  пунктов распорядительной   части   текста   должен   содержать   ссылку  на отменяемый  документ (пункт документа) с указанием  его даты, номера и  заголовка.  Текст  пункта  должен  начинаться  словами "Признать утратившим силу...".

Проект приказа  во исполнение распорядительного документа  правительственного органа должен быть подготовлен в течение 10 дней, если руководством хозяйственного суда не установлен иной срок.

Положение, правила, инструкция: