Анализ систем отбора и найма персонала в Иркутском отделении ЗАО “МОБИКОМ-ХАБАРОВСК”

VII. Кандидат проходит медицинский осмотр по направлению отдела персонала и собирает все необходимые документы.

VIII. Определяется дата приема на работу - первый рабочий день. В этот день работник приходит к 9⁰⁰ в административный офис в отдел персонала. Пишет заявление о приеме на работу, предоставляет документы - фотографии 3*4 в 2 экземплярах, копия паспорта, ИНН и страхового свидетельства, военного билета, копия документов об образовании, свидетельства о заключении брака и рождения детей, оригинал трудовой книжки, справка о прохождении медицинского осмотра.

IX. Ознакомление с нормативными документа ...........

ти их назначения. В результате, «1С:Зарплата и Кадры» рассматривает внутреннюю структуру рабочего персонала компании, от элементарного анкетирования и учёта личных данных до процентного начисления заработной платы.

SAP/HR - SAP Human Resources Management System.

Модуль управления персоналом содержит следующие основные компоненты:

администрирование персонала и расчет зарплаты - основные данные, управление данными кандидатов, расчет заработной платы и окладов, командировочные расходы; планирование и профессиональный рост персонала - описание рабочего времени и штатного расписания, предварительный отбор кандидатов, квалификационные требования, планирование расходов на содержание персонала, планирование рабочего времени. Система управления персоналом SAP HR предназначена для применения на средних и крупных предприятиях. В SAP HR реализованы единые система отчетов и дружественный графический интерфейс пользователя. Кроме того, в SAP HR возможна связь с общими организационно-экономическими функциями (например, результаты расчета зарплаты сразу же передаются в бухгалтерию). Достоинством системы SAP HR является возможность ее интеграции с различными приложениями для настольных ПК (MS Word, MS Excel и др.).

Помимо этого, в SAP HR реализованы  такие современные технологии, как: Интернет/интранет с функциями самообслуживания сотрудников; управление потоками бизнес-операций, поддерживающее целенаправленную поэтапную передачу информации в интегрированной среде без многократного ввода данных, анализ и отслеживание статуса обработки информации, объединение отдельных функций в единые процессы позволяет сократить временные затраты на выполнение операций; архивирование данных по персоналу на оптических носителях; связь с платежными системами расчета по кредитным картам (например, в рамках управления данными по командировкам)[20].

Эти две программы очень  похожи между собой. Но “SAP/HR”- это  более современный программный  продукт.

Вся документация оформляется, в основном, в “SAP/HR”, затем приказы  и личная информация работников выгружается  в “1C”. Данные проверяются в Иркутске и Хабаровске. В ближайшем будущем  планируется полностью перейти  на “SAP/HR”.

Больше 60% рабочего времени  занимает работа с документами - оформление командировок, приказов, отпусков, распоряжений по личному составу.

В случае изменения условий  трудового договора составляется дополнительное соглашение в 3 экземплярах, как и  трудовые договора, - один остается в  отделе персонала, второй выдается работнику, а третий отправляется в Хабаровск  в бухгалтерию.

3. Система отбора  и набора персонала на предприятии

Процедура отбора и набора персонала проходит следующие этапы:

I. В отдел персонала поступает заявка от начальника отдела о подборе персонала в устной или письменной форме (Приложение 2). Составляется список требований к кандидату.

II. Менеджеры по персоналу начинают поиск кандидатов:

А) внутренний поиск. Рассматриваются кандидатуры работников компании. Уже работающие сотрудники являются более предпочтительными претендентами на вакантную должность.

Б) внешний поиск. Он включает в себя размещение объявлений в газетах “Из рук в руки” и “Все объявления Иркутска”, по бегущей строке, на бесплатных тематических сайтах в Интернете. Менеджер также расклеивает объявления в университетах (Приложение 3). Процентное соотношение различных источников найма, использованных работающими сотрудниками Иркутского отделения ЗАО «Мобиком-Хабаровск» показано на рисунке 2.

III. Все звонки от кандидатов поступают специалисту по персоналу, также есть возможность отправить резюме по e-mail и факсу. Формирует единая база резюме на данную вакантную должность.

IV. Следующий этап - конкурс резюме. Специалист просматривает все резюме и сравнивает их с должностными требованиями. При отборе обращается внимание на образование, стаж работы, возраст. На этом этапе отказ кандидату не сообщается, он сам должен позвонить и узнать результат.

V. Специалист по персоналу договаривается с отобранными кандидатами о времени проведения собеседования. Кандидат заполняет анкету в отделе кадров. Собеседование проводит менеджер по персоналу. На нем может присутствовать начальник отдела. Если вакантная должность ключевая (например, главный бухгалтер), то кандидат проходит собеседование и с директором Иркутского отделения, также может проводиться on-line собеседование с соответствующим Департаментом в Хабаровске.

VI. По анкете и резюме кандидата составляется лист внутреннего согласования. Его подписывают менеджер по персоналу, начальник соответствующего подразделения, ведущий юрисконсульт и директор Иркутского отделения. Затем документы отправляются в Хабаровск для подписания “внешнего” листа согласования. В течение 1,5 - 2 недель из Хабаровска приходит решение о найме с подписью генерального директора ЗАО «Мобиком-Хабаровск». Это решение, положительное или отрицательное, специалист по персоналу сообщает кандидату на вакантную должность. В случае отрицательного ответа поиск необходимого сотрудника начинается заново.

VII. Кандидат проходит медицинский осмотр по направлению отдела персонала и собирает все необходимые документы.

VIII. Определяется дата приема на работу - первый рабочий день. В этот день работник приходит к 9⁰⁰ в административный офис в отдел персонала. Пишет заявление о приеме на работу, предоставляет документы - фотографии 3*4 в 2 экземплярах, копия паспорта, ИНН и страхового свидетельства, военного билета, копия документов об образовании, свидетельства о заключении брака и рождения детей, оригинал трудовой книжки, справка о прохождении медицинского осмотра.

IX. Ознакомление с нормативными документами - правила внутреннего трудового распорядка, положение о коммерческой тайне, положение о спецодежде, правила делового этикета, положение о пользовании корпоративной сетью. Подписывается лист ознакомления для каждого документа.

X. Заполняется личная карточка (форма Т-2), подписывается заявление о неразглашении коммерческой тайны, должностная инструкция в 2 экземплярах. При необходимости заключаются договор об индивидуальной материальной ответственности (кассиры, водители), пишется распоряжение о стажировке.

XI. Заключается трудовой договор по приказу о приеме на работу.

XII. Специалист по персоналу проводит беседу о компании, традициях, существующих в коллективе, рассказывает о dress-code, сайте компании, корпоративных мероприятиях, полисе ОМС и ДМС. Кандидата знакомят с основными кабинетами и отделом, в котором будет работать человек. Вся процедура оформления документов занимает в среднем 3 часа - с 9⁰⁰ до 12⁰⁰.

XIII. Инженером по охране труда проводится вводный инструктаж.

XIV. Работник приступает непосредственно к выполнению собственных обязанностей. Чаще всего, весь день происходит ознакомление с работой непосредственно на рабочем месте.

XV. Данные нового сотрудника заносятся на внутренний сайт компании, осуществляется рассылка о новом работнике. Оформляется пропуск для сотрудника.

XVI. Специалист по персоналу вносит все данные трудовой книжки в SAP.

ПРОБЛЕМЫ ОТБОРА И НАЙМА ПЕРСОНАЛА В ИРКУТСКОМ  ОТДЕЛЕНИИ ЗАО “МОБИКОМ-ХАБАРОВСК  ”

1. Недостатки системы  отбора и найма персонала на  предприятии

В результате анализа системы  отбора и найма персонала на предприятии  были выявлены следующие недостатки:

ь В компании на начальном этапе подбора персонала подается только заявка на подбор специалиста. Менеджер по персоналу, или руководитель подразделения, не составляет ни карту компетенции, ни квалификационную карту. Тем самым усложняется работа специалиста по персоналу при отборе резюме - в заявке пишутся только общие требования к кандидату, и в результате этого отсутствует более тщательный первичный отбор.

ь Отдел по управлению персоналом использует только бесплатные варианты внешнего поиска. Объявления в газетах  и по бегущей строке часто приводят к огромному наплыву кандидатов, большинство из которых не обладают требуемыми характеристиками. Разбор заявлений и первичный отбор  превращается в длительное и трудоемкое мероприятие для специалиста  по персоналу. Обладая только поверхностной  информацией о качествах требуемого сотрудника, специалист по персоналу  пропускает на следующий этап резюме кандидатов, которые были бы отсеяны  составленными заранее картами  компетенции или квалификационными  картами.

ь Работа с высшими учебными заведениями заключается в размещении объявлений на студенческих стендах. Компания не выезжает в учебные заведения, не проводит презентации компании. Также отсутствует сотрудничество с будущими выпускниками, заинтересовавшимися  организацией.

ь Компания не работает с  частными агентствами по подбору  персонала или с государственными агентствами занятости. Не смотря на то, что, частные агентства обеспечивают достаточно высокое качество кандидатов, их соответствие требованиям клиента  и, тем самым, значительно облегчают  дальнейший процесс отбора, политикой  компании не предусматривается использование  платных услуг по подбору персоналу.

ь Конкурс резюме проводит специалист по персоналу, основываясь  на должностной инструкции и заявке на подбор специалиста. Таким образом, он располагает минимальной информацией. Эффективность и качество работы специалиста по персоналу с собранной  базой резюме зависит от того, насколько  он осведомлен о специфики предлагаемой работы. На предприятии сложился очень  субъективный процесс отбора персонала: не имея разработанного портрета идеального работника, специалист по кадрам ориентируется  на свое представление о будущем  работнике.

ь В компании отсутствует четко сформированная система проведения собеседования. С претендентами на должности, которые не являются ключевыми, чаще всего работает только отдел кадров, то есть начальник отдела не присутствует на собеседовании, полностью полагаясь на профессионализм менеджера по персоналу. Вопросы, задаваемые на собеседовании, неподготовлены заранее, весь процесс интервью проходит спонтанно. Противоположная ситуация сложилась с отбором кандидатов на руководящие должности: претенденты проходят собеседование с менеджером по персоналу, с начальником подразделения, руководителем Иркутского отделения и on-line собеседование с соответствующим Департаментом в Хабаровске.

ь Тестирование на профессиональную пригодность проходят только претенденты  на должности в технический отдел  и отдел бухгалтерии. Отсутствует  диагностика различных качеств  и характеристик личности (темперамента, аналитических способностей).

ь Административный офис в  Хабаровске принимает окончательное  решение о приеме кандидата на работу, хотя и не располагает всей информацией о ситуации в Иркутском  отделении в связи с отдаленным географическим расположением. Также  головной офис может задерживать  принятие решение на неопределенный срок, чем затрудняет работу Иркутского филиала. Из-за разницы во времени  существует необходимость согласования действий Иркутского отделения и  офиса в Хабаровске в отношении  работы с документами.

ь При приеме на работу значительная часть времени тратится на оформление различных бумаг, так как все документы заполняются в трех экземплярах. Поэтому процесс оформления человека в должности превращается в бумажную волокиту.

ь В связи с тем, что работа отдела управления персоналом связана с 2 программами - “1С: Зарплата и Кадры” и “SAP/HR”, которые, по сути, дублируют друг друга, специалист по персоналу тратит весь день на занесение информации о новом сотрудники в базу данных. Работа усложняется тем, что после занесения данных в “SAP/HR” необходимо проследить за выгрузкой информации в программу “1С: Зарплата и Кадры” и удостовериться, что Департамент в Хабаровске получил всю электронную информацию. В случае сбоя одной из программ всю работу необходимо начинать заново. Так как неполадки с данными программами устраняют инженеры IT отдела в Хабаровске, специалист по персоналу Иркутского отделения тратит много времени, чтобы связаться с ними и устранить неполадку.

Выявленные недостатки указывают  на то, что компания не уделяет достаточного внимания системе отбора и найма  персонала, существующей на предприятии.

2. Предложения  по совершенствованию системы  отбора и найма персонала на  предприятии

Отдел по работе с персоналом должен оптимизировать процедуры принятия решения по отбору персонала, чтобы  гарантировать успех выбора с  первой попытки.

1. Прежде чем реформировать  систему отбора персонала, существующую  в Иркутском отделении ЗАО  «Мобиком-Хабаровск», необходимо проанализировать работу отдела кадров Иркутского отделения. Ведь именно этот отдел играет главную роль в формировании кадрового состава компании. По общепринятым нормативам на 1 работника отдела кадров должно приходиться 60 сотрудников. Учитывая специфику предприятия (технический отдел часто ездит в командировки в связи с установкой и проверкой базовых станций) и норматив, можно сделать вывод, что существует необходимость второго специалиста по персоналу. Это позволит отделу по управлению персоналом более тщательно выполнять работу в целом и больше времени уделять подбору кадров в частности.

2. Необходимо разрабатывать  карту компетенции (профессиональный  портрет, портрет идеального сотрудника) для каждой вакантной должности.  В этом процессе должны участвовать  менеджер по персоналу и руководитель  соответствующего отдела. Именно  портрет идеального сотрудника, а не квалификационная карта,  значительно облегчит процесс  отбора кандидатов на ключевую  должность для специалиста по  персоналу. При разработке карты можно все требования к претендентам объединять в три группы: профессионализм (образование, опыт работы, профессиональные навыки), социальная компетенция (семейное положение, способность работать в команде, система ценностей), соответствие требованиям корпоративной культуры (предполагает наличие у потенциального сотрудника тех специфических качеств, которые необходимы для эффективной деятельности конкретного подразделения). По сравнению с другими требованиями профессионализм ставится во главу угла, поскольку считается, что, если человек профессионал, то его личностные недостатки меньше влияют на эффективность труда и на отношения с коллективом. Профессиональный портрет необходимо создать на основе не только полной информации о должности, об основных и дополнительных обязанностях, но и людях, с которыми специалист будет взаимодействовать[6:108].