Анализ системы управления ОАО "НМТП"

Изменение внешних условий  деятельности предъявляют новые  требования к организации деятельности порта: необходимо упразднить ненужные должности и ввести новые, перераспределить обязанности и установить новую  схему подчиненности должностных  лиц и структурных подразделений  в системе управления (по принципу однородности выполняемых функций).

      3. Отсутствуют   четко  обозначенные  функциональные  связи   и связи подчинения  в системе управления вследствие  продолжительного отсутствия    контроля   за   структурой   и    функционированием    аппарата управления, отсутствия мероприятий по его адаптации к складывающимся потребностям порта.

      4. Подчиненность     ряда     структурных     подразделений     не соответствует  их функциональному назначению.

      Отдел материально-технического  снабжения, автобаза, подчиняются  главному инженеру, что не соответствует  выполняемым им в настоящее  время функциональным обязанностям.

      Маркетинговый  центр и отдел договоров находятся  под управлением вице-президента  по экономике, что также не  соответствует его прямым функциональным  обязанностям.

      Деятельность  по связям с общественностью  из-за низкой загруженности может  быть основана на базе дирекции  по социальным вопросам, а обязанности  членов дирекции могут быть  возложены на специалиста по  социальным вопросам.

      В связи  с изменением масштабов деятельности  порта, а также с учетом выявленных  недостатков действующей системы  предлагается провести следующие  мероприятия по изменению организационной  структуры ОАО «НМТП»

      1. Эксплуатационная  деятельность

      Реорганизовать      деятельность      службы       вице-президента      по

эксплуатации. Вывести из подчинения заместителя директора по эксплуатации все структурные подразделения, не связанные непосредственно с обеспечением нормального функционирования порта, в частности, коммерческую дирекцию порта, оставив в его подчинении вспомогательные службы: диспетчерскую, дирекцию по флоту, дирекцию по связи порта.

      2. Коммерческая  деятельность

Все  структурные  единицы,   функционирование  которых  связано   с

коммерческой деятельностью, подчинить одному руководителю - вице-президенту по коммерческой работе.

      Для этого  целесообразно выделить следующие  структурные подразделения:

      -    коммерческую дирекцию порта;

      -    отдел договоров.

      Указанные  службы выполняют разные функции.

      Для эффективной  организации и координации работ  по снабжению и сбыту отдел  договоров должен быть непосредственно  подчинен тому же руководителю, что и ОМТС. Подчинение их разным  руководителям может привести  к увеличению числа согласующих  действий, увеличению управленческого цикла снабженческо-сбытовых работ и в конечном итоге - к снижению оперативности работы снабженческо-сбытовых структурных подразделений и серьезным материальным потерям.

      3. Экономическая  служба

      Все структурные  подразделения аппарата управления, выполняющие функции    экономического    руководства,    сосредоточить    в    подчинении отдельного  руководителя в ранге вице-президента  по экономике, что должно облегчить  организацию, координацию и контроль  в области экономики и организации  финансово-экономической деятельности.

      Наиболее  важной функцией управления в  настоящее время является планирование  деятельности предприятия. Вместе  с тем, как правило, вторым  лицом на предприятии является  главный бухгалтер. Поэтому целесообразно  сосредоточить у директора по  планированию и экономике - функции  планирования и анализа, а у  директора по финансам - функции  учета и финансового контроля.

      4. Техническое  обслуживание

В соответствии с традицией  и логикой развития системы обслуживания производства сосредоточить в подчинении у вице-президента по технологии и  механизации структурные единицы, которые занимаются управлением  и обслуживанием оборудования ОАО  «НМТП»:

      -   дирекцию   по  технологии   и   механизации,   для   осуществления контроля за подразделениями и службами механизации;

      - службу  механизации, сосредоточив в ней  работы по обслуживанию и эксплуатации  автотранспорта и перегрузочного  оборудования;

      - ремонтно-эксплуатационный  участок, объединив в нем хозяйственный  цех, ремонтно-эксплуатационный  участок и электроучасток (по принципу однородности выполняемых функций) и сосредоточив в нем обслуживание и текущий ремонт всех объектов порта за исключением автотранспорта и перегрузочного оборудования.

      - автобазу  для упрощения управления процессами  механизации на предприятии.

      5. Служба  главного инженера

      Для обеспечения  эффективного функционирования  порта  необходимо сконцентрировать  управление службами внутреннего  обеспечения в службе главного  инженера, под управлением вице-президента  главного инженера, избавив ее  от выполнения снабженческих  и технологических функций.

      6. Административная  деятельность

      При   наличии   вице-президента  по   административной  деятельности  подчинить ему все службы охраны  для упрощения системы контроля за безопасностью на предприятии.

 

      7. Деятельность  по социальным вопросам

      Служба  вице-президента по социальным  вопросам в настоящий момент  наиболее эффективно из всех  служб порта выполняет поставленные  перед ней задачи, и соответственно, в реорганизации не нуждается,  кроме принятия на себя функций  дирекции по связям с общественностью.

      8. Новая  организационная структура

      В   соответствии   с   перераспределением   обязанностей   в   системе управления   предлагается   ввести       новую    номенклатуру    заместителей директора.

      1. Вице-президент  главный инженер.

      2.Вице-президент  по экономике.

      З.Вице-президентпо эксплуатации.

      4. Вице-президент  по технологии и механизации.

      5. Вице-президент  коммерческий директор.

      6. Вице-президент  по социальным вопросам.

      7. Вице-президент  административной дирекции.

      На основании  изложенного выше предлагается  следующая организационная структура  управления (приложение В).

      Существовавшая  до предлагаемой реорганизации  система управления не учитывала  полностью специфику рыночных  отношений и была неадаптивной  к происходящим изменениям в  данной отрасли.

      Выделение      звена      управления      коммерческой      деятельностью  предприятия позволит оперативно  решать такие стратегические  задачи, как

исследование рынка, прогнозирование  спроса,- выявление изменений предложения  на данный вид услуг, чтобы с учетом имеющихся сведений вести правильно  выбранную и обоснованную ценовую  политику на всех этапах осуществления  стратегического плана предприятия.

      Вновь введенный  вице-президент коммерческий директор  осуществляет общее руководство  материально-техническим снабжением, сбытом, изучением конъюнктуры рынка.

      Основными  функциональными обязанностями  вице-президента по коммерческой  работе являются следующие:

      - общее  и оперативное руководство деятельностью  подчиненных ему структурных  подразделений - для организации  стратегического контроля;

контроль за проведением маркетинговых исследований совместно с экономической службой и работниками маркетингового центра - для организации, в основном, контроля за изменениями в состоянии внешней среды;

      - организация  работы с постоянной клиентурой - для организации сбытовой деятельности, выбора ценовой политики для  работы с постоянными клиентами;

      - подготовка  и заключение договоров с клиентурой, подготавливаемых сотрудниками  отдела договоров - для выполнения  представительских функций;

контроль выполнения действующих  договоров - для организации оперативного контроля.

      Должности, предлагаемые к сокращению искусственно увеличивают ФОТ, не улучшая при этом организационный эффект, а функции, выполняемые данными работниками практически обеспечиваются персоналом независимых компаний ассоциации порта. Таким образом, организация в целом не испытывает необходимости в данных сотрудниках вследствие равномерного распределения их обязанностей среди собственного персонала.

   2.2.Разработка системы  стимулирования деятельности персонала,  направленной на снижение производственных  издержек

      Эффективное  функционирование порта предполагает  повышение заинтересованности всех  структурных подразделений и  отдельных работников в выполнении  плановых заданий. Этим определяется  роль системы стимулирования  труда, которая является внутренним  стержнем всей системы управления  и планирования. В системе стимулирования  основным звеном является материальная  заинтересованность подразделений  и отдельных работников порта  в результатах собственного труда  и конечных результатах деятельности  своего подразделения и порта  в целом.

      Большое  место в материальном поощрении  занимают различные премии. Коллектив  ОАО «НМТП» имеет право на  выплату премий при условии  выполнения следующих основных  показателей выполнение плана  по доходам; прибыли; производительности  труда в натуральном выражении.

      С целью  активного использования экономических  рычагов и стимула для усиления  материальной заинтересованности  работников в получении прибыли  порта, внедрение эффективных  управленческих решений и предоставлении  самостоятельности подразделениям  в распределении ими заработанных  средств в порту формируется дополнительный фонд оплаты труда. Дополнительный фонд оплаты труда формируется по каждому подразделению и зависит от конечных результатов деятельности подразделений. Общий размер дополнительного фонда оплаты труда определяется дирекцией по планированию и экономике по нормативу нарастающим итогом с начала года.

По подразделениям, не имеющим  доходов расчёт дополнительного ФОТ осуществляется по среднему проценту, сложившемуся по порту.

      Распределение  премии между работниками производится  руководителем подразделения. Часть  дополнительного ФОТ руководитель  подразделения может направлять  на поощрение отдельных работников  за выполнение особо важного  задания, другие достижения в  работе, за выполнение обязанностей  временно отсутствующего работника,  а также на удовлетворение  социальных нужд членов коллектива. Оставшаяся часть дополнительного  ФОТ направляется на дополнительное  поощрение работников подразделения.  Руководитель подразделения может  зарезервировать размер дополнительного  ФОТ для последующих выплат  при недостаточном поступлении  средств на счёт порта.

      Приведённый  выше механизм используется для  определения фактической суммы  премирования по хозяйствам порта.  Для стимулирования различных  сторон трудовой деятельности  отдельных работников, руководитель  каждого подразделения устанавливает  дополнительные показатели премирования.

      Показатели  и условия премирования руководителей,  специалистов и технических исполнителей, дирекции Восточного порта устанавливает руководство порта при согласовании с профкомом порта.

      Дополнительными  показателями премирования руководителей,  специалистов дирекции порта  являются:

      1.Выполнение  плановых объёмов капитальных  вложений независимо от источников  финансирования - 10%

      2. Соблюдение  нормативных сроков и качеств строительства объектов - 10%

      Ещё одной  формой материального стимулирования  труда является вознаграждение  работников по итогам работы  за год. Выплата вознаграждения  производится за счёт и в  пределах части ФОТ, выделенной  на эти цели.

      Дополнительный  ФОТ для вознаграждения по  итогам работы за год рассчитывается  также по нормативу.

      При выплате  вознаграждения учитывается непрерывный  стаж работы.

Следует подчеркнуть, что  применяемый сейчас метод стимулирования труда в ОАО «НМТП» с применением  коэффициента трудового участия, различными дополнительными  ФОТ,  премиями  за  выполнение  объемов работ  не позволяет в полной мере реализовать  принципы оплаты по конечному результату. Главным недостатком существующей системы является то, что механизм начисления работнику премии связан с косвенными показателями (стаж работы, заработок, отсутствие по болезни) и  никак не связан с производственными  показателями (прибыль, экономия материальных ресурсов и т.д.).

      Главной  задачей совершенствования материального стимулирования труда любой группы работников является усиление их заинтересованности в достижении высоких производственных показателей, сокращении сроков выполнения поручаемых им заданий. Отсюда следует, что для получения высокого стимулирующего эффекта необходимо обеспечить возможно точное и полное отражение в оплате труда достижений и недостатков в деятельности работников. Не являются исключением из этого правила и руководящие работники, специалисты и технические исполнители.

      Важное  место в создании действенной  системы стимулирования занимает  правильное сочетание поощрительных  систем и материальных санкций.

      Отсутствие  в системе стимулирования в  ОАО «НМТП» материальных санкций  является ещё одним недостатком  в системе.