АРМ менеджера по закупкам и продажам

Работа менеджера по закупкам и  продажам представляет собой совокупность бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Учет – одна из наиболее трудоемких функций управления. Отличительной чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей. Как правило, итоговые показатели формируются путем многократной группировки по различным признакам исходных первичных данных без применения сложных расчетов.

Управление  торговыми процессами в ООО “Радуга” основывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику поступления, продажи и запасов товаров. Движение информации между ООО “Радуга” и внешней средой (поставщиками, покупателями) осуществляется в форме потоков информации. По отношению к оптовому предприятию различают входные, внутренние и выходные потоки информации (входную, внутреннюю и выходную информацию). От рациональной организации потоков информации оптового предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.

Автоматизация работы менеджера по закупкам и продажам позволит:

· наиболее эффективным образом модифицировать технологию создания и движения документов внутри компании;

· снизить трудовые затраты;

· сократить время обработки информации;

· повысить скорость работы с документами;

· устранить многократное дублирование информации;

· максимально сократить количество бумажных документов;

· облегчить получение различных  аналитических отчетов.

1.3 Обоснование необходимости и  цели использования ВТ для  решения задачи.

На данный момент на предприятии уже существует комплекс вычислительной техники, который предназначен для обработки прихода и расхода товаров, оформления документов и прочей информации. Существующая база данных дает информацию для принятия решений, но она не полная или не сгруппированная. Что приводит в свою очередь к определенным трудностям в принятии стратегических решений.

Исходной  первичной информацией в данном случае будут являться документы, предоставляющие  количественно-стоимостную информацию (счета, расходные накладные, договора на поставку товара) и денежную информацию (платежное требование, счета, счета фактуры).

Менеджер  в своей работе использует программные  продукты Microsoft Office. Для оформления договоров, приказов Microsoft Word, для работы с базой данных, складом Microsoft Excel.

В таблицы Microsoft Excel внесено: количество ингредиентов на складе, количество готовой  продукции, цены на товары, поставщики, покупатели, расчеты с ними и другая информация.

Использование этих программных средств не отвечает требованиям:

- Отсутствие единой базы приводит к необходимости уточнения наличия того или иного товара на складе.

- Остатки по складам приходилось  хранить в различных файлах.

- Ручной ввод всех данных приводил  к тому, что малейшая ошибка  приводила к неверным расчетам, и ее приходится искать просматривая огромное количество материала.

- Сложность поиска товара. При  заполнении расходных, приходных  накладных и других документов, приходится искать в огромном  списке товар, который есть  на складе.

- Повторный ввод информации.

Все эти недостатки приводят к необоснованным затратам времени и ресурсов.

Учет  реализации товаров в оптовой  торговле осуществляется по мере отгрузки товаров и предъявления покупателям  расчетных документов.

Продажа товара происходит по следующей схеме:

Рисунок 2. Схема информационных потоков  предприятия

Рассмотрим информационные потоки предприятия. Заказчик (юридическое  лицо) делает заявку у менеджера (сбрасывает по факсу или договаривается по телефону) на нужную ему продукцию.

Менеджер выставляет счет на оплату и отсылает заказчику. При наличии  товара на складе резервируется необходимое  количество. Если товара нет, то оформляется  заявка на поставку, где указывается  дата составления заявки, фамилия ответственного менеджера, наименование продукции и крайние сроки доставки товаров.

Оформленная заявка поступает в  отдел снабжения, где все заявки сортируются в зависимости от товара, от сроков поставки и т.д. и  определяется примерная дата поступления товара на склад.

Менеджер, имея эти данные, уточняет сроки доставки товара с клиентом.

Снабженцы выставляют заявки на товар  поставщикам, оплачивают выставленные счета и привозят товар, который  поступает на склад фирмы.

После того, как заказчик проплатил выставленный ему счет и проплата прошла по банку, он может приехать за заказанной продукцией. Работающий с ним менеджер оформляет необходимые документы и отпускает товар.

Разрабатываемая программа предназначена  для решения автоматизации повседневной работы менеджера по закупкам и продажам. Основной единицей информации в системе является документ. Существует несколько видов документов: накладная, счет. Вся остальная информация (например, состояние склада на текущий момент, состояние расчетных счетов, баланс с контрагентами) может быть вычислена на основе этих основных файлов базы данных, изменить ее можно только путем ввода или редактирования необходимого документа.

Основные операции в системе  подразделяются на две группы: товарные и расчетно-денежные операции.

При выполнении товарных операций, как  правило, изменяется количество товаров  на складах. К ним относится продажа  товаров, закупка товаров, перемещение  товаров.

Рассмотрим информационные потоки предприятия.

При поступлении товаров от поставщиков заводится приходная накладная.

После того, как клиент оплатил  счет, выставленный ему менеджером, он имеет право приехать за своей  продукцией. В течение трех дней после оплаты товар резервируется  на складе кладовщиком.

На основании счета выписывается расходная накладная на склад. По этой накладной клиент может получить со склада продукцию, оплаченную им. На складе товар взвешивается или измеряется и в накладной указывается точное количество продукции и заверяется подписью кладовщика. С учетом сделанных пометок выписываются товарная накладная и счет-фактура, на которых потом ставятся подпись и печать.

На основании имеющихся данных можно сформировать ряд отчетов.

Отчет по остаткам на складах. Он может  быть сформирован на конкретную дату и по конкретной продукции.

Также можно сформировать отчет  по приходным, расходным документам и банковским выпискам за определенный период времени, который показывает общую сумму по этим документам за какой-то период времени.

Любой оформленный ранее документ можно вызвать из базы данных и распечатать, отредактировать или удалить.

На практике я исследовала работу менеджера по закупкам и продажам и определила свои цели и задачи.

Моей задачей является упростить  работу менеджера и тем самым  ускорить документооборот, сократить ручные операции и время которое на это все затрачивается. Цель моего будущего проекта заключается в устранении недостатков, которые были отмечены ранее. Достижение ее обеспечит решение следующих задач:

· Повышение оперативности в  работе;

· Обеспечение простоты и удобства расчетов;

· Уменьшение ошибок при учете материалов на складе и подсчете финансовых результатов;

· Повышение степени достоверности  информации;

· Уменьшение трудовых затрат на обработку  информации;

При помощи ЭВМ на предприятии ООО "Радуга" автоматизированы система ведения заявок и контроль их выполнения, учет поступления и продажи товаров. На основе полученных данных автоматически формируются различные отчеты.

В памяти ЭВМ хранится информация о клиентах, поставщиках, о наличии  товаров на складе.

Выходная информация классифицируется на следующим образом:

- информация, связанная с приемом  товаров на склад;

- информация, связанная с отгрузкой  товаров со склада;

- информация, отражающая состояние  на складе;

Данная информация фиксируется  на материальных носителях, необходимы действия человека и работа технических средств по восприятию, сбору

информации, ее записи, передаче, преобразованию, обработке, хранению, поиску и выдаче. Эти действия обеспечивают нормальное протекание информационного процесса и входят в технологию управления. Они реализуются технологическими процессами обработки данных с использованием ЭВМ и других вычислительных средств.

Автоматизация в общем виде представляет собой комплекс действий и мероприятий  технического, организационного и экономического характера, который позволяет снизить степень участия или полностью исключить непосредственное участие человека в осуществлении той или иной функции производственного процесса, процесса управления.

1.4 Постановка задачи.

1.4.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи.

Назначением реализации проекта “  АРМ менеджера по закупкам - продажам”  является решение следующих задач:

· Хранить и оперативно отслеживать  информацию о материалах поступающих  на склад и выходящих от туда;

· Формирования остатка на складе;

· Расчет нормативного запаса и планирование потребностей в материалах на определенный период;

Цель разработанной системы  заключается в устранении недостатков, которые были отмечены ранее. Достижение этой цели обеспечит решение следующих задач:

· Повышение оперативности в  работе;

· Обеспечение простоты и удобства расчетов;

· Уменьшение ошибок при учете материалов на складе и подсчете финансовых результатов;

· Повышение степени достоверности  информации;

· Уменьшение трудовых затрат на обработку информации;

1.4.2 Общая характеристика организации  решения задачи на ЭВМ.

Использование ЭВМ для организации  решения задачи позволит решить следующие  задачи:

· изменения в функциях подразделения связанных с работой с входной и выходной информации. Возможность заполнения справочников товаров из внешних источников (Microsoft Excel),а так же стандартный ручной ввод. Обработка информации будет упрощена, учитывая практику работы с другими программными продуктами (возможность работы с жесткими и гибкими заказами, автоматическое формирование расходных накладных по отгруженным товарам, резервирование товара для клиента).

· источники поступления информации, основой для получения будут данные сформированные из второй части проекта, а так же внешние источники, как в бумажном, так и в электронном виде. Периодичность поступления информации для менеджера будет зависеть от пользователя.

· порядок ввода первичной информации организован следующим образом. Сначала идет заполнения справочников контрагентов, товаров, складов (возможность их заполнения в процессе создания результативных документов).

· краткая характеристика результатов, в процессе деятельности организации формируются следующие документы: расходная накладная, приходная накладная, накладная перемещения, отчет по остаткам товара на складе, отчет о продажах.

· периодичность решения задачи зависит от ее типа. Задачи формирования некоторых документов происходит автоматически.

В проектируемом приложении каждая из представленных функций реализована соответствующим программным модулем, каждый из которых будет иметь возможность выполнения ряда операций, таких как корректировка информации, поиск данных, формирование отчетов. Реализация проекта на ЭВМ позволило ограничить пользователя от ошибки ввода, снабдив весь путь создания или получения документа контекстными подсказками.

Результатом будет программа с  минимальным набором процедур для  обслуживания АРМ менеджера по продажам.

Разработка пользовательского  интерфейса состоит из проектирования панелей и диалога. Панель приложения разделена на три части: меню действий, тело панели и область функциональных клавиш.

1.5. Анализ существующих разработок  и обоснование выбора технологии  проектирования.

В настоящее практически нет  такого предприятия, система обработки данных которого существовала бы без компьютерных технологий. Использование в работе ВТ дает широкие возможности для автоматизации учета и обработки первичной информации.

Компьютерная технология характеризуется  рядом особенностей, которые следует  учитывать при оценке условий и процедур обработки данных. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

· Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях;

· Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относиться система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме;