АРМ менеджера по закупкам и продажам

На основании первичных данных можно распечатать приходные  накладные, товарные накладные, счет-фактуры  и акт списания товара.

Данная входная информация позволяет  формировать итоговые таблицы «Остатки»  и «Журнал», а также, с использованием запросов, итоговые отчеты.

Помимо входных данных, в проектируемой  системе есть и постоянные данные, которые хранятся и заносятся  в справочники системы.

Ведение данных постоянной информации позволяет исключить условно-постоянную информацию из первичных документов, что влияет на снижение трудоёмкости их заполнения, а также позволяет автоматизировать отчётный процесс.

К постоянной информации относится  информация, хранящаяся в следующих  справочниках:

1. Справочник товаров.

2. Справочник поставщиков.

3. Справочник клиентов.

Основными функциями Справочников являются:

· обеспечение проверки кодированных значений признаков при вводе  данных;

· декодирование значений признаков  при выводе данных на экран дисплея;

· хранение постоянной информации, связанной  с определёнными значениями признаков;

· оформление пояснительным текстом  таблиц, получаемых в результате решения  комплекса задач.

Как правило, работа с любой задачей  начинается с заполнения справочников. В дальнейшем по мере работы с программой справочники также пополняются и изменяются.

Справочник товаров.

Экранная форма данного справочника  представлена на рисунке 5.

Рисунок 5. Справочник товаров.

В данном справочнике хранится:

— Наименование товара;

— Единица измерения;

— Цена последней закупки.

При нажатии кнопки “Добавить” в  справочник добавляется новый товар. Кнопка “Удалить запись” удаляет  из справочника уже ненужную или  неправильно введенную запись.

Добавление нового товара.

Рисунок 6. Добавление нового товара.

Заполнив поля и нажав кнопки “ОК” мы внесем новый товар в  справочник товаров.

Справочник клиентов.

Рисунок 7. Справочник клиентов.

Назначение управляющих элементов  на экранной форме «Клиенты»:

Переход в начало списка

Переход в конец списка

Переход к предыдущей строке

Переход к следующей строке

Добавление новой записи

Изменения, внесенные в текущую  запись, записываются в файл данных

Отменить внесенные изменения

Записывает внесенные в файл изменения.

Добавление новой организации.

Рисунок 8. Добавление новой организации.

При удалении записи появляется диалоговое окно с подтверждением:

Рисунок 9. Подтверждение.

Поступление нового товара.

Рисунок 10. Поступление товара.

Реализация товара.

Рисунок 11. Реализация товара.

Форма заполнения Счет – фактуры.

Рисунок 12. Заполнение Счет-фактуры.

Кнопка   открывает соответствующие справочники.

Кнопка “Печать” распечатывает  документы.

2.1.4 Характеристика результатной информации

Результатная информация является важнейшей информацией, так как  ради нее и создаются системы подобного класса. В данном случае результативной информацией будут являться отчеты по разным хозяйственным операциям, а так же документы, отражающие перемещения товаров.

Существующий складской модуль позволяет формировать три типа основных документов:

· Расходная накладная предназначена  для оформления операций, связанных  с отпуском товаров со склада при  оформлении торговой деятельности, связанной  с продажей товаров.

· Приходная накладная предназначена  для оформления операций, связанных  с фактом прихода товаров в порядке обычной торговой деятельности предприятия, связанной с продажей товара.

Заполнение накладной:

В главной форме (рисунок 13) нажимаем кнопку “Добавить”

Рисунок 13. Главная форма.

В открывшемся окне заполняем поля накладной:

Рисунок 14. Заполнение накладной.

При нажатии кнопки ”Печать” документ распечатывается.

· Модуль «Отчеты» предназначен для  лиц управляющих деятельностью  предприятий (директора, его заместителей), включает в себя отчеты помогающие реализовать стратегию предприятия  на конкретном рынке товаров и  услуг.

Выбор вида отчета.

В главной форме (рисунок 13) нажимаем кнопку “Печать”

Открывается диалоговое окно в котором  можно выбрать вид отчета:

Рисунок 15. Выбор отчета.

Отчет о приходных материалах.

Форма «Отчет о приходных материалах»  предназначена для контроля и  поддержки ассортимента товаров  на складах предприятия.

Рисунок 16. Отчет о приходных  материалах.

Отчет о готовой продукции.

«Отчет о готовой продукции» - предоставляет пользователю информацию по продажам.

Рисунок 17. Отчет о готовой продукции.

2.2 Программное обеспечение задачи

2.2.1 Общие положения

С точки зрения системного анализа  концептуальное моделирование является структуризацией предметной области, для которой разрабатывается  система. Ее цель - выявление перечня  и иерархии предметов, объектов, факторов и явлений, полный набор которых позволяет реализовать поставленные перед системой цели и задачи.

Системный анализ проекта предполагает на первом этапе рассмотрение и физическое моделирование предметной области. На данном этапе проводится выделение предметной области, объектов системы на ряд подобластей или подсистем (уровней), характеризуемых целостностью их восприятия и однородностью выполняемых функций системы. При этом требуемый критерий целостности восприятия дает право продолжать расчленение до элементарного, неделимого уровня.

Критерий однородности функций  управления и обработки данных, которые  призвана автоматизировать разработанная  система, дает возможность использовать концептуальную модель для корректировки  разработанного дерева функций (рисунок 18):

Рисунок 18. Дерево функций.

Результаты концептуального моделирования  являются базисными для реализации этапов информационного моделирования  и затем разработки моделей состояний (жизненных циклов системы) - моделей, определяющих функционирование разрабатываемой системы.

Методы концептуального моделирования  используют широкий диапазон математических средств и методов представления  знаний. Широко используются как древовидные, так и сетевые конструкции, в которых различаются как вершины, так и ребра. Одним из видов являются графы связей, позволяющие разбивать структуру на узкие классы объектов системы. Очень часто графы связей отображаются таблицами в виде логических матриц отношений. Построение графов связей или таблиц один из распространённых методов формализации проектных задач. В данной работе выбрана древовидная структура как более удобная и наглядная в конкретном случае.

Древовидная или иерархическая структура – эта структура, в которой каждый компонент системы, исключая первый непосредственно подчиняется только одному (вышестоящему) компоненту структуры.

Выявление состава функций системы (см. рисунок 18.) позволяет разработать  структуру сценария диалога.

2.2.2 Сценарий диалога.

Сценарий диалога очень прост  и схож с интерфейсом множества  программных продуктов, с которыми пользователь уже возможно имел дело. Использование структурированного меню и дочерних форм позволит конечному  потребителю приложения наиболее быстро добраться до необходимой ему задачи.

При заполнении справочников, проблем  с заполнением возникнуть не должно, так как интерфейс сделан интуитивно понятным. Заполнение складских документов тоже очень прост: в процессе их заполнения возможно исправление и дополнение справочников, если это необходимо. Работа с отчетами необходимыми для принятия решений вызываются соответствующими пунктами меню, и их использование тоже очень просто.

Интерфейс всех экранных форм унифицирован, и работа с одной экранной формой схожа с работой других экранных форм, что обеспечивает комфортную работу пользователя.

Структура диалога не очень сложная  и представлена в виде таблицы 11:

Таблица 11

Структура диалога.

№	Наименование экранной формы	Структура диалога
1	2	3
Заполнение справочников:
1	«Товары»	Нажав соответствующий пункт меню, открывается форма заполнения справочника (рисунок 6). Можно добавить новый  товар или удалить ненужный.
2	«Клиенты»	Заполнение аналогично справочнику  «Товары»
4	«Поставшики»	Аналогично.
Оформление складских документов:
5	Приход	Здесь заполнение необходимых реквизитов осуществляется по нажатию на кнопки «…», в результате открываются, необходимы справочники, где мы можем выбрать  нужную нам запись по нажатию на кнопку с зеленой галочкой. В результате необходимый реквизит изменится или вставится. Аналогично заполняются и товары, входящие в приходную накладную.
6	Расход	Заполняется аналогично.
Работа с отчетами:
14	Отчет о наличии ингредиентов на складе	В главной форме (рисунок 13) нажимаем кнопку “Печать” Появляется форма с выбором  вида отчета (рисунок 16). Возможна печать на бумажный носитель по кнопке «Печать» остатков по складу.
15	Отчет о готовой продукции	Работа с данной экранной формой аналогична (рисунок 18).

 

2.2.3 Структурная схема пакета.

Главное меню представлено структурной  схемой на рисунке 18:

Рисунок 19. Структурная схема главного меню.

Взаимодействие пользователя с  системой осуществляется в диалоговом режиме. Основным связующим элементом разрабатываемой АИС является система меню, состоящего из главного меню и подменю (рис. 19). Разработанная система является меню - ориентированной.

При выборе меню Документы по приходу  пользователь попадает в подменю, в котором определены:

- Приходные накладные;

- Поиск документов;

- Назад.

Пункт меню Приходные накладные  предназначен для занесения прихода  и просмотра приходных накладных. Удобный интерфейс позволяет  выбрать нужного поставщика из предложенного списка, выбрать нужную позицию номенклатуры из списка, а также единицу измерения. В строке суммы автоматически считается сумма по данной позиции, равная произведению количества на цену. Из этого пункта накладная проводится, то есть регистрируется факт прихода и печатается счет-фактура и накладная. Выйти из меню “Приходные накладные” можно нажав кнопку “Закрыть”.

Выбрав пункт меню “Поиск документов”  пользователь попадает в форму, где  он может найти нужный документ.

При выборе пункта меню “Назад”  пользователь возвращается к главной кнопочной форме.

При выборе меню Документы по расходу  пользователь попадает в подменю, в  котором определены:

- Товарные накладные;

- Поиск документов;

- Назад.

При выборе пункта меню Товарные накладные  пользователь попадает в форму, где можно создать новую расходную накладную или просмотреть уже выписанные документы. Также как в приходных накладных при выборе клиента предлагается выбрать нужного клиента из поля со списком имеющихся клиентов. Номенклатура и единицы измерения товаров также выбираются из предложенного поля со списком. После того, как все позиции документа занесены, нужно нажать кнопку “ОК”, чтобы операция расхода зафиксировалась во всех необходимых таблицах. Полученный документ можно распечатать, а также распечатать Счет-фактуру, созданную автоматически при создании документа. После завершения работы с документом его можно закрыть, нажав кнопку “Закрыть”.

Пункт меню “Поиск документов” имеет  те же параметры что и “Поиск документов” в меню “Приходные документы”.

При выборе пункта меню “Назад” пользователь возвращается к главной кнопочной  форме.

По мере ввода с первичных  документов данные сохраняются в  соответствующих БД, что обеспечивает решение задачи по учету информации.

При выборе меню Справочники пользователь попадает в подменю, в котором определены:

- Клиенты;

- Товары;

- Назад.

Пункт меню “Клиенты” позволяет  войти в форму, с помощью которой  можно завести нового клиента  или изменить данные уже занесенных клиентов. Необходимо ввести наименование клиента, его адрес, ИНН.

При выборе пункта меню “Товары” пользователь попадает в форму, в которой он может завести новый вид товара или внести изменения в уже  занесенные товары. При этом необходимо забить наименование товара, единицу  измерения, цену. Поле “Единица измерения” имеет список из которого нужно только выбрать подходящую позицию. Чтобы выйти из меню “Справочники” и вернуться к главной кнопочной форме нужно выбрать пункт меню “Назад”.

Пункт меню “Отчеты” предназначен для  формирования на экране или в виде распечатки на принтере отчетов установленной формы.

При выборе меню “Отчеты” пользователь попадает в подменю, в котором  определены:

- Отчет о готовой продукции;

- Отчет о пориходных материалах;

- Назад.

При выборе отчета о готовой продукции  формируется и распечатывается отчет о имеющейся на складе готовой и проданной продукции.

Отчет о приходных материалах выдает информацию о наличии ингридиентов на складе.

В пункте меню О программе содержится краткая информация о данной программе.

Пункт меню Выход из программы позволяет пользователю закончить работу с программой и выйти из приложения.

2.3 Технологическое обеспечение  задачи (комплекса задач, АРМ)

2.3.1 Организация технологии сбора,  передачи, обработки и выдачи  информации

Технологический процесс состоит  из двух основных этапов – сбор и учет данных складских операций, поступления и реализации продукции,

ведение информационной базы и формирование отчетов по соответствующим запросам к базам данных.

Они могут выполняться в любой  календарный момент времени и  включают операции ввода, вывода реализации запросов и др. Операции имеют программное выполнение, подчиненное единой алгоритмической схеме. Программа по решению задач учета складских операций и реализации продукции реализована в среде MS Access.

Работа с программой начинается с вывода информационного окна и активизации системы меню.

Работа программы осуществляется по диалоговому и событийному  режиму, при этом по диалогом понимается предоставление пользователю нескольких альтернатив и обработка его  выбора. В диалоговую систему входят главное меню с соответствующими всплывающими подменю а также диалоговые окна. Под событиями понимаются процессы активизируемые пользователем (например – нажатие функциональных клавиш), а также программные события – получение определенным полем фокуса редактирование или потеря фокуса ввода. На основании данных событий активизируются процедуры контроля допустимости данных.