АРМ менеджера по закупкам и продажам

Переоценка товаров - под переоценкой  товаров в данном контексте понимается как реальная переоценка товара, т.е. изменение учетной стоимости  товара, так и разбивка или укрупнение партий, изменение отпускных цен  на товары.

Учет договоров

Подсистема позволяет осуществлять учет, планирование и контроль исполнения договорных обязательств и обеспечивает:

· Ведение всех возможных типов  договоров - в процессе создания все  финансовые и отгрузочные документы  регистрируются по договорам;

· Регистрацию договоров с контрагентами;

· Отслеживание задолженности покупателей  и ведение реестра должников  в разрезе договоров;

· Ведение базы данных покупателей  и поставщиков.

Различные анализы позволяют отслеживать  договора по срокам исполнения, видам  договоров, оплате и др.

Модуль предоставляет возможность  формировать отчеты:

Реестр договоров по дате , по номеру, по организации, по видам расчета, отражающий количество договоров, суммы, состояние (в разрезе подразделений, видов  выполненных работ, по контрагентам и т.д.

Реестр дебиторов и кредиторов в разрезе договоров, сроков возникновения  задолженности и дат возникновения  задолженности.

ОЛНИКС: “Складской учет”

Подсистема “Складской учет” представляет собой универсальное автоматизированное рабочее место кладовщика, бухгалтера по учету ТМЦ, сотрудника отдела маркетинга и сбыта. Система позволяет вести учет наличия и движения товарно-материальных ценностей по местам хранения, материальноответственным лицам и в целом по организации.

Решаемые задачи:

· Обработка документов по приходу (приходный ордер, товарно-транспортная накладная);

· Ведение карточек складского учета;

· Формирование и печать счетов на оплату;

· Формирование и печать накладных  на отпуск;

· Ввод документов по внутренним перемещениям;

· Формирование накладной на отпуск из счетов на оплату;

· Ведение базы данных по планируемым  поставкам и счетам-заказам;

· Формирование счетов на оплату из счетов-заказов;

· Бронирование товара на складе;

· Получение остатков товарно-материальных ценностей с учетом брони и планируемых поставок;

· Гибкая настройка налоговых ставок по различным группам товаров;

· Учет специфических особенностей расфасовки готовой продукции;

· Расчет учетных цен методами FIFO, LIFO, средневзвешенной цены;

· Получение оборотной ведомости по месту хранения, материальноответственному лицу и в целом по организации;

· Формирование и печать материального  отчета;

· Получение справок по приходу  и расходу;

· Отнесение затрат и издержек обращения  на объекты и шифры аналитического учета;

· Получение информации по остаткам товаров на складах на каждый день;

· Получение выходных форм отчетности по субсчетам и группам товарно-материальных ценностей;

· Получение выходных форм отчетности за отчетный месяц и заданный период.

· Печать прайс-листа;

· Формирование счетов на оплату и накладных на отпуск за другую организацию;

· Разделение прав доступа пользователей  к функциональным разделам системы;

· Предупреждение несанкционированного доступа к закрытому отчетному  периоду.

Исходя из вышеизложенных фактов можно сказать, что существующие программные продукты, либо недоступны для использования, либо малофункциональны, либо затраты на их приобретение окупятся через пару лет, что не очень эффективно для конкретной фирмы. И решение создать новую программу собственными силами, которая бы отвечала всем запросам организации, будет наилучшим вариантом для решения поставленных задач.

1.6 Обоснование проектных решений

1.6.1 По техническому обеспечению  (ТО)

Техническое обеспечение представляет комплекс технических средств, предназначенных для обработки данных в ЭИС. В состав комплекса входят ЭВМ, осуществляющие обработку экономической информации, средства подготовки данных на машинных носителях, средства сбора и регистрации информации, средства передачи данных по каналам связи, средства накопления и хранения данных и выдачи результатной информации, вспомогательное оборудование и организационная техника.

При выборе технических средств  таких как, тип ЭВМ и подручных  периферийных средств не возникла проблема капитального вложения, так как существующая компьютерная техника отвечала всем требованиям и для реализации на них дипломного проекта соответствовала своими параметрами.

Парк компьютерной техники был  представлен IBM совместимыми компьютерами различной конфигурации и мощности, а так же устройств вывода на бумажных носителях – принтеров. Объединение их в локальную сеть и доступ к Интернет облегчил задачу реализации проекта.

Минимальные требования к компьютерной технике представлены в таблице 1:

Таблица 1.

Минимальные требования к компьютерной технике.

Вид	Наименование
Процессор	Intel Pentium 300
Оперативная память	32 Мбайт
Видеокарта	С объемом памяти не менее 1Мбайт
Жесткий диск	Общий объем не менее 500 Мбайт
Монитор	VGA-совместимый дисплей с разрешением  800х600
Манипуляторы	Клавиатура
Сетевая карта	Не менее 10Мбит
Модем	Скорость передачи не менее 56Кбит

Дополнительные устройства:

Вид	Наименование
Внешние устройства записи	Дисковод 3,5” для магнитных дискет FDD (Floppy Disk Driver) или устройство для  чтения компакт дисков CD-ROM.
Устройство для вывода документов на бумажные носители	Принтер любого формата.

Для оптимальной работы системы  рекомендуется использовать компьютер  с процессором пятого поколения  и не менее 32 МВ оперативной памяти – практика показала, что такая конфигурация обеспечивает приемлемую производительность для комфортной работы. Также рекомендуется использовать видеоадаптер и монитор, поддерживающие разрешения 800х600 и выше. Это обусловлено аспектом удобством работы, т.к. в меньших разрешениях на экране могут не поместится все элементы интерфейса – кнопки, меню и т.п.

Так же необязательными дополнительными, но желательными для работы будут  являться, устройство вывода документов на бумажные носители – принтер  и внешние устройства записи для  создания архивных копий.

1.6.2 по информационному обеспечению  (ИО)

Информационное обеспечение (ИО) –  совокупность единой системы классификации  и кодирования информации, унифицированных  систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, методология построения баз данных. Данная подсистема предназначена для своевременного представления информации, принятия управленческих решений.

ИО отдела Выписка представляет собой информационную модель данного  объекта.

ИО автоматизированных информационных систем состоит из внемашинного (информация, которая воспринимается человеком без каких-либо технических средств) – это классификаторы технико-экономической информации и документы; и внутримашинного ИО (совокупность всех данных, записанных на машинных носителях, сгруппированных по определенным признакам) – это макеты / экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или ввода результатной информации.

Постоянная информация хранится в  виде таблиц и реализуется с помощью  специальных справочников. Эти данные практически не изменяются, в основном добавляются новые или редактируются старые, а при необходимости удаляются. В данной системе такими справочниками являются: Спрвочник_Товары, Справочник_Контрагенты. В первом справочнике содержится информация об основных товарах фирмы, единицах измерения и ценах на них. В Справочнике Контрагенты хранится информация о названиях фирм клиентов, поставщиков и их адресе. Для расчета итоговой информации будут применятся отчеты. Отчеты будут формироваться в зависимости от заданных параметров.

Основными отчетами будут отчет  по приходным и расходным документам, отчет по остаткам товаров и т.д.

Отчет по приходным и расходным  накладным будет группировать эти  документы в соответствии с заданным периодом.

Отчет по товарам на складах будет показывать текущее состояние склада, то есть то количество товара, которое есть на данное время (время создания отчета).

При организации БД учета товаров  целесообразно использовать следующие  типы баз данных.

Основная база – это БД, в  которой каждая запись хранит информацию, не имеющую никакой связи с другими записями этой же базы данных. Основные БД не могут иметь связи друг с другом посредством своих полей. Они могут соотноситься только путем разделения дополнительной базы, которая называется базой связи. Записи из основных БД могут быть удалены, модифицированы, запакованы или упорядочены. К основным базам данных в системе относятся базы, заполняемая при поступлении первичных приходных документов и база, содержащая информацию первичных расходных документов.

Подчиненная база – это БД, которая  позволяет хранить данные, относящиеся  к какой-либо записи основной базы. Записи из этой базы могут модифицироваться и удаляться. Подчиненной базой  в системе является база данных платежных  документов.

Справочник – это БД, которая содержит общие данные, разделяемые другими компонентами. Такие базы служат для хранения информации, изменение которой в одном месте, должно немедленно отразиться на всех других, где она используется. Достигается это путем ссылок на справочник. Такая гибкость при внесении изменений не допускает действий с изменением порядка следования записей в справочнике, а также удаление из него записей. К справочникам в системе относятся следующие базы данных: справочник номенклатуры, справочник клиентов, справочник поставщиков и справочник фирм.

Организация связей между базами данных требует определенных правил обращения  с записями:

· При удалении записи из некоторой  базы или подчиненной базы должны быть удалены все записи из подчиненных  баз нижнего уровня, которые относятся к удаляемой записи.

· Если все-таки требуется удалить  запись, из справочника нужно удалить  все ссылки на эту запись во всех базах, связанных со справочником.

· При дополнении структуры какой-либо базы подчиненную базу следует использовать там, где нельзя точно сказать, сколько однотипной информации будет храниться.

· Справочник эффективен для быстрого ввода логически связанной группы информации. Кроме того, он является единственным средством для классификации  объектов. Поэтому справочник обязательно следует использовать там, где предполагается группировка данных по какому-либо признаку.

1.6.3 по программному обеспечению  (ПО)

Разработанный программный продукт  является Windows – приложением, значит основой его будет является правильная операционная система. В настоящий момент существует огромное количество операционных систем семейства Windows. Самые актуальные Windows XP, Windows 2000. Эти операционные системы являются наиболее надежным и производительными на данный момент и выпускаются в разных редакциях, как для домашнего использования, так и для сетевых решений. Можно использовать и более младшие версии Windows 95 и Windows 98, лучшие продукты в свое время, но сейчас снятые с программной поддержки фирмой Microsoft, но не потерявшие актуальность и нас сегодняшний день. В принципе выбор операционной системы зависит от мощности компьютера, хотя рекомендуется установить на свой рабочий компьютер Windows 2000, как зарекомендовавший себя как более устойчивая система.

Как было сказано выше, для написания была выбрана система объектно-визульного проектирования Delphi от фирмы Borland версии шесть. Delphi – мощная система позволяющая решать множество задач, в частности:

· Создавать законченные приложения для Windows самой различной направленности: от чисто вычислительных и логических до графических и мультимедиа.

· Быстро создавать (даже начинающим программистам) профессионально выглядящий оконный  интерфейс для любых приложений, написанных на любом языке: интерфейс  удовлетворяет всем требованиям Windows и автоматически настраивается на ту систему, которая установлена на компьютере пользователя, поскольку использует многие функции, процедуры, библиотеки Windows.

· Создавать свои динамически присоединяемые библиотеки (DLL) компонентов, форм, функций, которые затем можно использовать из других языков программирования.

· Создавать мощные системы работы с локальными и удаленными базами данных любых типов; при этом имеются  средства автономной отладки приложений с последующим выходом в сеть.

· Формировать и печатать сложные  отчеты, включающие таблицы, графики  и т.п.

· Создавать справочные системы (файлы .hlp), как для своих приложений, так и для любых других, с  которыми, можно работать не только из приложений, но и просто через Windows.

· Создавать профессиональные программы  установки для приложений Windows.

Так же желательно наличие пакета Microsoft Office (именно приложения Excel) для  создания некоторых результативных документов.

Чтобы проектируемая АРМ была эффективной необходимо соблюдение следующих принципов создания системы:

· Системность

· Гибкость

· Устойчивость

· Эффективность

Согласно принципу системности, АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.