Исследование системы управления адаптацией персонала в ОАО «Росгосстрах»

      Ориентация  – практическое знакомство нового  работника с организацией, с обязанностями  и ответственностью;

      Моральная  поддержка и мотивация нового  сотрудника на преодоление трудностей  вхождения в компанию;

      Ликвидация  причин возникающих конфликтов  или неудовлетворительного решения  проблем адаптантов и обобщение  материалов о ходе адаптации;

      Сбор и  оценка показателей уровня и  длительности адаптации.

      4. На практике существует три метода получения информации для целей анализа состояния адаптации персонала в банке:

    • документальный  метод;

    • интервью;

    • анкетирование.

      Документальный  метод предполагает изучение используемых в организации следующих документов:

      1. Положение  о подразделении, отвечающем в  банке за адаптацию персонала: 

а) Положение о службе по работе с персоналом; 

б) Положение об отделе кадров;

      2. Должностные  инструкции специалистов и менеджеров, отвечающих за адаптацию персонала  в банке:

а) Должностная инструкция менеджера по персоналу, начальника отдела;

б) Должностная инструкция менеджера по персоналу;

      3.Рабочие  инструкции по адаптации персонала:

Перечни задач по ориентации новых сотрудников;

      4. Документы,  содержащие описание процедуры  адаптации персонала. Эти документы  могут иметь разные названия ("положение", "регламент", "описание" "типовой  план" и др.):

а) Индивидуальный план развития на испытательный срок;

б) Инструкция по введению в  должность новых сотрудников;

в) Инструкция по оценке деятельности работника в период адаптации;

г) План вводного адаптационного курса;

д) Положение об адаптации  сотрудников компании;

е) Положение об адаптации  вновь принятых сотрудников;

ж) Положение об адаптации  персонала;

з) Программа адаптации;

и) Технология введения в  должность;

к) Положение о наставничестве;

л) Бюджет вакансии.

      Интервью является простым и эффективным способом сбора информации для анализа. Для использования этого метода необходимо подготовить перечень вопросов для собеседования с работниками организации, формы аналитических таблиц, бланков экспертных оценок и т.п.

      Анкетирование целесообразно использовать, если есть возможность получить информацию от нескольких работников организации.

      Выбор методов  получения информации зависит  от уровня управления персоналом  в организации, от доступности  информации.

      5. К техническим  средствам управления системой  адаптации относятся:

    • инструмент  видео-конференц-связи

    • интернет

    • электронные  кейсы с анкетами, опросниками

      6. Кадры  управления, занятые в системе  управления адаптацией:

    • HR-служба;

    • Центр обучения;

    • Руководители  подразделений;

    • Отдел автоматизированных систем управления;

    • Сотрудники  компании.

      7. Технология  процесса адаптации

      На первом  этапе, при приеме кандидата  на работу, отделом управления  персоналом составляется карта личностных и профессиональных характеристик, которая сопоставляется с профессиограммами. Таким образом выявляется не только психологическая совместимость работника данной специальности, но и его профессиональная пригодность.

      Дальнейший  анализ полученных результатов  позволяет разработать комплекс  рекомендаций для нового сотрудника. В карте характеристик учитываются:

    • способы и  возможности освоения человеком  новых объемов работ;

    • реакция на  неизбежный стресс, который является  следствием перехода на новое  место работы;

    • способы установления  сотрудником контактов и связей  в новом коллективе;

    • ожидания  оценки результатов труда.

      Следующей  ступенью процесса адаптации  является введение в должность, представляющее собой совокупность процедур, имеющих цель ускорить освоение новичком работы и помогающих установить контакты с окружающими. Эти процедуры позволяют человеку почувствовать, что его ждали, к его приходу готовились, и избежать многих ошибок, вызванных слабым знанием на первых порах организации, ее особенностей, уменьшить психологическую боязнь провала и тем самым снизить вероятность разочарования и ухода. Введение в должность происходит с помощью специального курса ориентации, ответственность за который лежит на отделе управления персоналом. На первом этапе работнику рассказывают:

    • об истории  предприятия;

    • об организационной  структуре;

    • о философии  фирмы;

    • о правилах  делового поведения;

    • о правилах  внутреннего распорядка.

      Второй этап состоит в непосредственном представлении работника коллегам, осмотре подразделения, рабочего места.

      На этом  этапе на каждого нового сотрудника  заводится бланк адаптации, который  хранится в его личном деле  в отделе кадров. При заполнении  бланка адаптации принятый сотрудник  составляет план работы, в котором  указывает мероприятия, контактные  лица, необходимые документы, сроки  выполнения намеченных мероприятий.  Первоначальный план согласуется  с непосредственным руководителем.  В течение двух недель новый  работник каждые два дня встречается  с руководителем и обсуждает  результаты работы по плану,  также он может получить ответы  на волнующие его вопросы.

      Третий этап – организация контроля процесса адаптации, который призван решать проблемы, возникающие у новых работников, и устранять факторы, мешающие закреплению новичка в коллективе.

      По окончании  адаптационного периода непосредственный  руководитель пишет краткую характеристику  на работника и передает бланк  адаптации в отдел кадров.

      8. Методы  организации, применяемые в управления  адаптацией:

    • семинары,

    • курсы и  т.п. по различным направлениям  адаптации;

    • проведение  индивидуальных бесед руководителя, наставника с новым сотрудником;

    • интенсивные  краткосрочные курсы для руководителей,  впервые вступающих в эту должность;

    • проведение  организационно-подготовительной работы  при введении новшеств;

    • специальные  курсы подготовки наставников;

    • использование  метода постепенного усложнения  задании, выполняемых новым работником;

    • выполнение  разовых общественных поручений  для установления контактов нового  работника с коллективом;

    • выполнение  разовых поручений по организации  работы органа управления (производственного  совещания, совета директоров  и т.п.);

    • подготовка  замены кадров при их ротации;

    • проведение  в коллективе подразделения специальных  ролевых игр по сплочению сотрудников  и развитию групповой динамики.

      9. Решения,  принимаемые в системе управления  адаптацией

   1. структурное закрепление  функций управления адаптацией  в системе управления организацией

    • выделение  соответствующего подразделения  (группы, отдела) в оргструктуре системы  управления персоналом.

    • распределение  специалистов, занимающихся управлением  адаптацией, по подразделениям.

    • развитие наставничества.

    • развитие  структурных взаимосвязей системы  управления персоналом со службой  организации управления.

   2. организации технологии  процесса адаптации;

    • организация  семинаров, курсов и т.п. по  различным аспектам адаптации;

    • проведение  индивидуальных бесед руководителя, наставника с новым сотрудником;

    • специальные  курсы подготовки наставников;

    • использование  метода постепенного усложнения  заданий, выполняемых новым работником.

    • проведение  в коллективе подразделения специальных  ролевых игр по сплочению сотрудников  и развитию групповой динамики.

   3. организации информационного  обеспечения процесса адаптации.

 

   5.Разработка предложений  по совершенствованию системы  управления адаптацией персонала  в ОАО «Росгосстрах»

      Анализ системы  управления персоналом показал,  что имеются значительные упущения  в области социальной адаптации.  Для повышения эффективности  системы адаптации, в первую  очередь необходимо разработать  программу социальной адаптации  персонала, а затем формализовать  ряд нормативных документов, регламентирующих  этот процесс.

      Программа  социальной адаптации должна  охватывать все 4 основных этапа  процесса адаптации.

      Первый этап заключается в оценке уровня подготовленности новичка. Этот процесс происходит во время принятия нового человека на работу. Сотрудник Управления персонала на основании результатов собеседования и заполненной сотрудником анкеты с основными биографическими данными делает выводы об уровне подготовленности нового сотрудника и учитывает эти факторы при разработке Плана адаптационных мероприятий.

      Второй этап заключается в ориентации сотрудника на новом месте. Стандарт адаптации и План адаптационных мероприятий описывают все действия окружающих в отношении нового сотрудника.

      Третий этап – это действенная адаптация, то есть приспособление новичка к своему статусу и включение в межличностные отношения. Для реализации этого этапа утвержден институт наставничества во главе с регламентирующим его Положением о наставничестве.

 

      И, наконец, четвертый этап – функционирование – является результатом пройденной программы адаптации.

      Управление  программой социальной адаптации  включает в себя три организационных  элемента:

    • структурное  закрепление функции управления  социальной адаптацией;

    • технология  процесса управления социальной  адаптацией;

    • информационное  обеспечение этого процесса.

      Для усовершенствования  системы управления персоналом  в области социальной адаптации  следует разработать программу  социальной адаптации, которая  была формализована в виде  следующих документов:

   1. Стандарт адаптации  персонала

   2. План адаптационных  мероприятий

   3. Положение о наставничестве

   4. Должностная инструкция  сотрудника Управления персоналом.

   5. Памятка нового  сотрудника

      Разработка  Стандарта адаптации персонала  в ОАО «Росгосстрах»

      Стандарт  адаптации персонала – это  основной документ, регламентирующий  мероприятия по адаптации новых  сотрудников.

      Процедура  адаптации работников направлена  на:

    • обеспечение  более быстрого вхождения в  должность нового работника;

    • уменьшение  количества возможных ошибок, связанных  с включением в работу;

    • снижение  дискомфорта первых дней работы;

    • объективную  оценку уровня квалификации и  потенциала работника.

      Продолжительность  адаптационного периода – 3 месяца, по времени совпадает со сроком  испытания.

      Отдел по  подбору персонала Управления  персоналом занимается непосредственным  подбором и приемом сотрудника  на работу, затем все сопутствующие  документы (анкета, результаты собеседования)  передаются в Отдел обучения  и развития персонала Управления  персонала.

      Сотрудник  Отдела обучения и развития  персонала является основным  лицом, составляющим план адаптационных  мероприятий для нового сотрудника. Новый работник в течение назначенного  времени (обычно 1-2 дня) при непосредственном  участии сотрудника Отдела обучения  и развития персонала проходит  программу Курсов профессиональной  подготовки новых сотрудников.  Курс прививает основы корпоративной  культуры, предоставляет общую информацию  о банке и в основном соответствует  поставленным задачам. Дорабатывать  его какими-либо элементами социальной  адаптации нерационально, поскольку  группы слушателей состоят из  разных категорий сотрудников  и вся выходящая за рамки  Курса информация будет касаться  непосредственно особенностей рабочего  места каждого человека и втиснуть  ее в общие рамки будет проблематично.  Помимо прослушивания курса, новый  сотрудник имеет возможность  ознакомиться с правилами внутреннего  распорядка и коллективным договором.  В это же время ему изготавливается  электронный пропуск и предоставляются  для ознакомления и подписи  документы, регламентирующие пропускной  и внутриобъектовый режим и  инструкция по пользованию электронным  пропуском.

      На основании  анкетных данных и собственных  наблюдений во время проведения  Курса сотрудник Отдела обучения  и развития персонала составляет  План дальнейших адаптационных  мероприятий непосредственно на  рабочем месте. В конце курса  сотрудник Управления персоналом  объясняет новичку во сколько  ему быть на месте его дальнейшей  работы, какие иметь при себе  документы, и желает ему успехов.  Затем по электронной почте  пересылает Служебную записку  на имя непосредственного руководителя  нового сотрудника. Эта служебная  записка содержит информацию, что  такого-то числа в распоряжение  руководителя поступает новый  сотрудник, который прослушал  Курс профессиональной подготовки.