Лекции по "Теоретические и методологические основы менеджмента"

Обслуживающий аппарат. К ним относятся отдел кадров, персонал связи с общественностью, маркетинговые исследования, финансирование, планирования, юридическая служба. Таким образом, если специалисты не только консультируют, но и реализуют определенные услуги, то это – обслуживающий аппарат. Они обеспечивают руководство информацией, необходимой для принятия эффективных решений.

Личный аппарат – это разновидность обслуживающего аппарата (секретарь,  референт). В его обязанности входит исполнение того, что требует руководитель. Личные секретари руководителей высшего ранга часто в стоянии достичь такой власти, которая превышает их формальные полномочия.

В разных организациях по-разному  организованы взаимоотношения полномочий штабного и линейного аппарата. Когда  полномочия штабного аппарата носят  рекомендательный характер, то линейный руководитель может по своему усмотрению учесть или не учесть эти рекомендации, ответственность несет, он. Это приводит к конфликтам между штабными и  линейными аппаратами. В других организациях вводится обязательное согласование  с штабным аппаратом каких-либо действий. Иногда высшее руководство может устанавливать параллельные полномочия штабному аппарату, которые дают ему право отклонять решения линейного руководства. Это делается для обеспечения предотвращения грубых ошибок линейных руководителей и уравновешивания власти.

3.                Эффективная организация распределения полномочий

Неэффективное делегирование  задач и полномочий порождает  проблемы в организации. Необходимо определить какая деятельность относится  к линейной, а какая к штабной. Традиционное к линейной деятельности относится производственная, сбытовая, финансовая функции предприятия. При этом надо основываться на определении того, насколько фундаментальным и непосредственным будет вклад этого вида деятельности в достижении общих целей.

Линейная  деятельность – это такая деятельность, которая непосредственно связана с созданием, финансированием и сбытом товаров и услуг, производственных организаций. Аппарат помогает выполнению основных функций. Определение того, какие виды деятельности относятся к аппаратно-штабным или линейным зависит от миссии, целей, стратегии. Например, юридическая служба в большинстве организаций относится к аппаратной деятельности, а в юридической фирме – юристы это хребет организации, следовательно - к линейным службам. Следовательно, ключевые виды деятельности – это линейное руководство, а обслуживающие их - к аппаратно-штабному.

Линейные  полномочия и координация. Делегирование линейных полномочий и возникающая в результате цепь команд играют ключевую роль в процессе координации деятельности организации. Получатель полномочий принимает на себя личную ответственность за задачи и отвечает перед делегирующими за их выполнение. Если у него возникают проблемы, он точно знает, что надо обратиться к вышестоящему начальнику и т.д. Тут четкая координация. Всегда должен быть человек, который скажет, что надо делать для решения возникших проблем. Чтобы лучше понять координацию и линейные полномочия нужно рассмотреть понятия «единоначалие» и «ограниченные нормы управления», «соответствие полномочий и ответственности». Еще в древности люди понимали, что наилучший способ обеспечить четкость команд, это сделать так, чтобы подчиненный отвечал только перед одним начальником и получал приказы от одного начальника. Это принцип единоначалия уменьшает возможность конфликта и повышает чувство личной ответственности за результаты. Поэтому все формальные коммуникации в организациях должны идти по цепи команд. Конечно, благодаря власти и неформальным отношениям людям удается обойти цепь команд. Но практика показывает, что принцип единоначалия это ценное качество координирующего механизма. Поэтому Анри Файоль включил его в свои 14 управленческих принципов.

Норма управляемости – это количество работников, которые непосредственно подчиняются данному руководителю. Неумение удержать норму управляемости не достаточно малом уровне делает координацию почти невозможной, порождает проблемы. Какая должна быть норма управляемости? Этим вопросом особенно занималась «административная школа управления». Предлагалось от 7 до 10 подчиненных. Однако тут много факторов, определяющих норму. Некоторые руководители стараются сделать все сами, игнорируя норму, по следующим причинам:

·                   я это сделаю лучше,

·                   отсутствие способности руководить,

·                   отсутствие доверия к подчиненным,

·                   боязнь риска и т.д.

Подчиненные избегают ответственности  и блокируют процесс делегирования  полномочий по следующим причинам:

·                   удобнее спросить начальника, что делать, чем самому решать,

·                   боится критики за ошибку,

·                   отсутствие информации, ресурсов,

·                   работы больше, чем он может сделать,

·                   отсутствует уверенность в себе,

·нет стимулов дополнительной ответственности.

Для того чтобы делегирование  было действенным, необходимо соответствие между полномочиями и ответственностью. Это, известно как принцип соответствие. Например, управляющий по маркетингу получил задание увеличить сбыт обуви, то он сможет выполнить  задание , если получит средства на дополнительную рекламу ,использовать мотивационные ситуации по отношению к торговым агентам. Большая ответственность - это больше работы, больше риска для лица, принимающего ее. Если дополнительная работа, связанная с расширением ответственности не подкреплена системой стимулирования, то даже разумное  распределение полномочий  не будет эффективным. Оно будет заблокировано со стороны подчиненного. Вознаграждения могут быть различными: дополнительная   оплата, повышение по службе, в звании, благодарность, особый статус, более комфортабельные условия работы и т. п. Можно ввести систему стимулирования руководителей за успешное делегирование дополнительных полномочий в соответствии с целями организаций. Таким образом, руководители должны передавать сотрудникам свои права и обязанности, т.е. организовать работу. Смысл этой концепции состоит в делегировании прав и обязанностей для разделения труда по горизонтали и вертикали.

Интеграционные  процессы в менеджменте

Лекция  №10 «Информационное  обеспечение менеджмента»

1.                 Информация как предмет управленческой деятельности

2.                 Основные причины, задачи и функции внутри фирменной системы информации

3.                 Информационные системы 

1.                 Информация как предмет управленческой деятельности

"Информация (от латинского  informatio - разъяснение, изложение), первоначально - сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, и т.д.); с середины 20 века общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом ...".

Наиболее примечательное свойство информации - способность  вызывать изменения. Когда люди узнают что-то новое, они начинают жить по-другому, меняются и их потребности в информационных услугах. Непременным условием выживания  в условиях рынка и сохранения конкурентоспособности является адаптация  к изменяющимся потребностям. Практически  ценность информации прямо пропорциональна  той роли, которую она играет в  принятии решений, и тому, что поставлено на карту этим решением. Ценность информации определяется тем, как вы распорядитесь  ею. Сама по себе она стоит немного.

Информация, призванная обеспечить принятие решений, вносит существенный вклад в решение. Она становится фактором производства и подобно  труду, материалам и капиталу создает  богатства. В этой своей функции  информация является элементом конкурентоспособности, равным по значению умелости менеджмента.

Информация состоит из всех объективных фактов и всех предположений, которые влияют на восприятие человеком, принимающим решение, сущности и  степени неопределенностей, связанных  с данной проблемой или возможностью. Все, что потенциально позволит снизить  степень неопределенности, будь то факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи  или слухи, должно считаться информацией.

Существует многообразие типов информации, используемых менеджерами: факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи, слухи.

Факт: событие или условие, которое наблюдается напрямую (простейший вид информации).

Оценки: отличаются от фактов тем, что базируются скорее на умозаключениях и (или) статистических приемах, чем  на прямом наблюдении и подсчете. Такая  оценка может отличатся от действительного факта по двум направлениям. Так как она базируется на выборке, на нее влияет ошибка выборки; кроме того на нее воздействует также ошибка измерения, ибо она основана не на непосредственном наблюдении. Последствия обеих ошибок могут быть сведены к минимуму: первая - путем увеличения размера выборки, вторая - при помощи более точных методов измерения.

Оценки связаны с прошлым  и настоящим, тогда как прогнозы - с будущим. Частично они основаны на экстраполяции тенденций, частично на аналогии и частично на здравом  смысле.

На практике часто используют обобщенные связи как основу для  оценки и прогноза. Например, они  устанавливаются между объемом  продаж и такими факторами как  национальный доход, доверие потребителя, план расходов корпоративного капитала и т.д.

Слух отличается от факта  только тем, что источник информации менее надежен. Но слух может быть единственным доступным источником отдельных видов информации, например, планов конкурентов. Таким образом, слухи занимают определенное место  в информационной системе любой  компании.

2.                Основные причины, задачи и функции внутри фирменной системы информации

Современное общество живет  в период, одну из характерных черт которого составляет информатизация. Под информатизацией общества понимается повсеместная реализация мер, обеспечивающих возможность своевременного получения и использования полной и достоверной информации во всех областях знаний и видах человеческой деятельности. Предполагается, что информатизация общества повысит обоснованность и эффективность принимаемых на всех уровнях управления решений, а следовательно, и уровень развития науки и экономики и, в конечном счете, качество жизни людей.

Управление, которое трактуется кибернетикой как воздействие на систему, ведущее к достижению поставленной цели, — это процесс информационный, поскольку взаимосвязь двух основных подсистем любой системы управления (управляющей и управляемой) осуществляется при помощи информации. Поэтому в  современных организациях крайне важным условием успешного управления стало  информационное обеспечение.

Информационное  обеспечение менеджмента заключается в создании эффективной системы сбора, обработки, хранения и передачи информации, необходимой для принятия обоснованных решений.

Сегодня к известным видам  ресурсов любой организации —  материальным, трудовым, энергетическим, финансовым — прибавился новый, ранее  не учитываемый — информационный.

Небывалый рост объемов информационных потоков и развитие современной  микропроцессорной техники, интегрированных  сетей связи, новых информационных технологий привели к бурному подъему индустрии переработки информации и появлению новой науки — информатики. Информатика — это научно-практическое направление исследований, занимающееся анализом информационных процессов. Информатика охватывает как теоретический аспект проблемы — методологию информационной деятельности в условиях массовой компьютеризации, так и прикладной — технологию эффективного применения компьютерной техники для решения конкретных задач. Предметом информатики как науки является информационная технология.

Информационная  технология — это система методов и средств получения, передачи, обработки, хранения и распространения информации. По сути под информационной технологией на практике понимается технологическое применение компьютеров и других технических средств обработки и передачи информации. Как и всякая технология, информационная технология включает в свой состав определенные комплексы материальных средств (носители информации, технические средства ее измерения, передачи, обработки и т. п.), способы их взаимодействия, а также определенные методы организации работы с информацией.

Современная компьютерная технология обработки информации требует ее определенной формализации. Информация, представленная в формализованном  виде, получила название «данные». Как  уже отмечалось выше, информация может  размещаться на различных физических носителях (бумажных, магнитных) и находиться в статическом или динамическом состоянии.

Статическое состояние  информации связано с ее более или менее длительным организованным хранением и накоплением в базах данных. Под базой данных понимается вся необходимая для решения определенного класса задач информация, записанная на машинных носителях и организованная по определенным правилам, обеспечивающим удобство хранения, поиска и преобразования данных.

Динамическое  состояние информации — это ее движение в процессах коммуникации по каналам связи в виде информационных потоков.

В деятельности крупных организаций, особенно имеющих региональную структуру, передача оперативной и достоверной  информации становится первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. Поэтому для современного менеджмента характерно применение высокоэффективной внутрифирменной  системы информации, основанной на новейшей компьютерной технике, объединенной с помощью системы связи в  единую внутрифирменную сеть.

3. Информационные  системы

Управленческая  внутрифирменная информационная система (ВИС) представляет собой совокупность информационных потоков, удовлетворяющих потребности в информации различных центров принятия управленческих решений. Она состоит из трех основных элементов:

•технические средства обработки  информации (компьютеры);

•внутренние и внешние  каналы передачи информации (каналы связи);

•собственно информация, зафиксированная  на соответствующих носителях.

Принципы ВИС. Создание ВИС базируется на следующих основных принципах:

•унификация и многократность использования информации, что позволяет  существенно сократить дублирование и ограничить количество используемых показателей, уменьшить объем информационных потоков и повысить степень использования информации;