Менеджмент рекламного агентства

Предприятие организует сбор информации о внешней среде, который построен на неформальной и индивидуальной основе. Источники информации – поставщики и посредники, покупатели и сами специалисты и работники предприятия. Руководители отделов вместе с менеджерами составляют отчеты о конкурентной активности, касающиеся нововведений  в отраслях поставщиков. Эти отчеты обобщаются и передаются высшему руководству для использования  в процессе принятия стратегических решений.

На предприятии введена упрощенная система заработной платы, в основе которой лежит стабильная ежемесячная сумма, не зависящая от коэффициента накрутки на себестоимость рекламной продукции, что  уменьшает текучесть кадров, которая зачастую отрицательно воздействует на имидж компании, а в душе заказчика закрадываются сомнения в надежности и стабильности.

Рекламное агентство «Новый стиль. Реклама», как и любое другое предприятие, продает свою продукцию или услуги. Клиентов оно приобретает по рекомендации, посредством рекламы, по запросам – предложения, либо благодаря репутации. Заказчики агентства – производители, считающие необходимым продвижение своего товара на российском рынке.

 

2.2. Организация управления  рекламным агентством

 

Рекламное агентство «Новый стиль. Реклама» имеет централизованную форму управления. Высшим органом, принимающим важные производственные решения, а также устанавливающим стратегию развития агентства, является - управление организации в лице генерального директора, исполнительного директора  и главного бухгалтера. Управление организации осуществляет рассмотрение финансовых, материальных и людских ресурсов, организационных систем, технологических возможностей. Главной задачей управления является финансовое обеспечение  реализации корпоративной стратегии, т.е. в процессе финансового анализа отделом осуществляется изучение структуры и динамики активов и пассивов предприятия (ведется подсчет прибыли и осуществляется планирование ее распределения в будущем).

В структуру организации входят следующие подразделения: управление организации, отдел по работе с клиентами, отдел размещения рекламы, творческий отдел, финансовый отдел, курьерская служба и водители. Общая численность работающих - 55 человек.

1. Управление организации осуществляет  рассмотрение финансовых, материальных  и людских ресурсов, организационных систем, технологических возможностей.

2. Отдел по работе с клиентами – поиск потенциальных клиентов, обзор рынка, организация сотрудничества с рекламодателями. В дальнейшем они представляют интересы заказчиков в своем агентстве, отслеживают выполнение заказа от начала создания до его реализации.

3. Отдел размещения рекламы – связи со средствами распространения рекламы и размещение заказов.

4. Творческий отдел агентства  состоит из художников, дизайнеров, авторов. Основная работа состоит в формировании идеи обращения.

5. Финансовый отдел – ведение финансового учета и составление достоверной финансовой отчетности.

Организационная схема управления рекламным агентством представлена на рис. 5:

 

 

            Рис. 5. Организационная схема управления рекламным агентством

 

 

 

1. Генеральный директор занимается  кадрами, заключает договоры с  рекламодателями и производственными  рекламными агентствами, которые  поставляют нам сувенирную, печатную и другую рекламную продукцию, посещает выставки и конференции по обмену опытом.

2. Главный бухгалтер во главе  финансового отдела ведет всю  финансовую деятельность фирмы: начисление и уплата налогов, распределение прибыли, расчет и выдача заработной платы, выписка основных документов. Внедрение методов собственного учета, осуществление контроля за сохранностью, рациональным и экономным использованием денежных средств.

3.Исполнительный директор – координирует, направляет и контролирует деятельность менеджеров. Проводит ежедневную ревизию  проделанной работы каждым менеджером (количество новых заказов, клиентов и т. д.). Утверждает все внутренние документы, а также сметы расходов, которые менеджер выставляет заказчику. Параллельно исполнительный директор ведет своих клиентов как и обычный менеджер.

 

4.Отдел по работе с клиентами  состоит из 4 менеджеров, которые является движущей силой работы всего агентства в целом. В обязанности каждого менеджера входят: поиск потенциальных клиентов, обзор рынка, организация сотрудничества с рекламодателями. Менеджер ведет клиентскую базу в электронном виде, принимает заказы, разрабатывает  рекламные предложения и рекламные кампании,  заключает договор с клиентом на рекламное обслуживание, выписывает внутренние технические задания за подписью исполнительного директора и выставляет смету расходов за подписью последнего. Совместно с дизайнером разрабатывает оригинал – макеты, утверждает их у заказчика. Подготавливает пакет необходимых бухгалтерских документов. Ведет заказ от его принятия до сдачи готовой продукции и перевода денег в кассу (на расчетный счет).  В дальнейшем они представляют интересы заказчиков в своем агентстве, отслеживают выполнение заказа от начала создания до его реализации. От выполнения заказа или невыполнения зависит схема начисления заработной платы и процентов со сделок

5.Отдел размещения рекламы –  связи со средствами распространения  рекламы и размещение заказов. Менеджеры отдела связываются  с издательствами и с производственными рекламными агентствами, промоутерами, администрацией заведения, где проводятся презентации.

6. Творческий отдел агентства  состоит из художников, дизайнеров, авторов. Основная работа состоит в формировании идеи обращения. Они выполняют работу в нескольких вариантах в четко установленные сроки и предоставляет ее заказчику через менеджера. Клиент выбирает наиболее понравившийся вариант, производит корректировку, после чего окончательный вариант дизайна выводится на печать в 2х экземплярах, на которых ставятся 2 подписи: ответственного в лице заказчика и менеджера рекламного агентства.

7. Курьерская служба и водители  – подчиняются в основном руководителю отдела размещения рекламы. В их обязанности входит отвозить заявки на рекламу в издательства или в агентства – производителей полиграфии, сувенирной и другой рекламной продукции. Также они возят к заказчику необходимые документы. Помимо этого, в их обязанности входит закупка и доставка оргтехники, в случае необходимости – поиски каналов для ее ремонта,  закупка расходным материалов – писчей бумаги, канцелярских принадлежностей, смена картриджей принтера. Водители также ответственны за транспортное обеспечение проекта.

Методы управления, применяемые в организации:

• приказы, инструкции,
• финансовый контроль,
• краткосрочное планирование,
• составление бюджетов текущих расходов и капитальных вложений,
• выбор стратегических позиций.

Функции управления:

• Координация деятельности сотрудников,
• Организация работы,
• Учет и систематизация получаемых и выполняемых заказов,
• Расчет финансовых показателей фирмы,
• Контроль за формированием рабочего графика,
• Контроль за выполненем работ.
• Обеспечение сотрудников необходимыми материальными ресурсами.

Целью информационного обеспечения фирмы является своевременное предоставление достаточной информации для работников, эффективного выполнения работы, и передача информации о нуждах сотрудников  и возникших у них производственных проблем для принятия управленческих решений.

• телефонная связь,
• Интернет,
• работа с клиентами,

• информационное обеспечение Московской Ассоциацией рекламистов.

Законодательное обеспечение включает в себя:

а) соблюдение, исполнение и применение мер действующего законодательства,

б) разработку и внедрение локальных нормативных актов,

в) подготовка предложений об изменении действующих или отмене устаревших нормативных актов,

г) применение к исполнителям и контрагентам действующих норм по привлечению их к служебной, административной или иной ответственности;

Обеспечивается:

• Закон о предпринимательской деятельности ГК РФ
• Закон о рекламе ГК РФ
• Закон о защите прав потребителей ГК РФ.

 

 

 

             2.3. Организация управления рекламной деятельностью агентства

 

Организация рекламной деятельности раскрывает основные этапы организации рекламной кампании, контроль за проведением рекламной кампании, что в конечном итоге позволит максимально эффективно и с минимальными затратами спланировать рекламную кампанию, отвечающим целям и финансовым возможностям заказчиков.

В процессе разработки программы рекламной кампании необходимо принять пять принципиально важных решений. Они перечислены в схеме на рис. 6:

 

                         Рис. 6. Основные решения в рекламной деятельности.

 

 

 

1. Постановка задач.

Начало работы в планировании рекламной кампании связано с подготовкой задания, которое в рекламной практике называют «бриф» (brief) — краткое изложение, задание в сжатой, сконцентрированной форме. Бриф - то, с чего начинается работа рекламного агентства, и от того, насколько точно и профессионально сформулировано задание, напрямую зависит, насколько работа, выполненная агентством, будет соответствовать ожиданиям клиента. Есть бриф клиентский - задание, которое дает клиент агентству, и брифы, которые затем появляются внутри агентства. Среди них выделяют бриф креативный (творческий) и бриф медийный — задание на работы в области планирования размещения рекламы.

Можно выделить следующие разделы творческого брифа, используемых в деятельности анализируемого рекламного агентства:

1).Начальный раздел. Бриф начинается с описания рекламируемого товара или услуги, текущей рыночной ситуации, в которой находится рекламируемый продукт, или указания других причин, по которым необходимо создать рекламу.

2).Описание целевой аудитории, т. е. тех, на кого должна быть направлена реклама. Целевая аудитория описывается путем сегментирования с учетом географических, демографических, психографических и поведенческих признаков. Хорошую рекламу нельзя делать для всех сразу.

3).Разработка целей и задач. Важным шагом в процессе разработки рекламного задания является постановка целей и задач рекламы, которые могут вытекать из ранее принятых решений о выборе целевого рынка, маркетинговом позиционировании и комплексе маркетинга.

На практике агентский творческий бриф иногда утверждается клиентом, так как именно соответствие предлагаемых креативных решений брифу и должно служить критерием оценки творческой работы, выполненной агентством.

 

2. Решения о разработке  бюджета.

Реализация практически всех функций управления рекламой тесно связана с проблемой финансирования, разработкой и исполнением рекламного бюджета. Формирование бюджета способствует более четкому определению целей рекламной деятельности и разработке программ по их достижению.

Определение рекламного бюджета в рекламном агентстве «Новый стиль. Реклама» предполагает принятие решений в двух направлениях:

• определение величины рекламного бюджета;
• распределение рекламного бюджета.

Факторы, влияющие на размер рекламного бюджета:

• объем и размеры рынка;
• роль рекламы в комплексе маркетинга (стратегии продвижения);
• этап жизненного цикла товара;
• дифференциация товара (явные уникальные преимущества товара перед товаром конкурентов);
• размер прибыли и объем сбыта;
• затраты конкурентов;
• финансовые ресурсы.

Для расчета бюджета рекламных мероприятий в рекламном агентсве «Новый стиль. Реклама» обычно применяют следующие методы:

1.Метод исчисления от наличных  средств.

Рекламодатель выделяет в бюджет на рекламные мероприятия определенную сумму, которую он, по собственному мнению, может себе позволить истратить. Подобный метод определения размеров бюджета целиком и полностью игнорирует влияние рекламных мероприятий на объем сбыта. В результате планировать объем сбыта становится невозможным. Кроме того, величина бюджета из года в год остается неопределенной, что затрудняет перспективное планирование рыночной деятельности.