Организация как функция менеджмента

Цели можно ранжировать  по таким основаниям, как вклад  в реализацию миссии; возможность  их достижения в заданный срок в  условиях ограниченности ресурсов; величина получаемой в результате выгоды; число попутно решаемых проблем или, наоборот, возникаюших неблагоприятных последствий.

Цели обретают свою конкретизацию  в задачах, выполняемых заранее установленным способом в оговоренные сроки.

В отличие от целей задачи содержат и ограничения, т. е. перечисление действий,

от которых необходимо воздерживаться, например от нарушения антимонопольного законодательства.

Кроме того, по сравнению  с целями задачи являются более индивидуализированными и персонифицированными, включают привлекательные для исполнителей элементы.

Если миссия и цели формируются  руководителями и консультантами, то задачи на их основе — плановиками.

2.1.2.Управление  по целям 

Наряду с официальными целями, или целями-заданиями, содержащимися 

в планах организации, в современном  управлении все более широкое распространение получают неофициальные цели.

Они формулируются самими исполнителями в дополнение к  официальным 

с учетом конкретных должностных  обязанностей и своих личных качеств (это служит дополнительной гарантией их реалистичности). Достижение таких целей стимулируется в первую очередь.

Для того чтобы цели реально  повышали трудовую активность персонала, они должны соответствовать основным принципам и методам работы, принятым в организации; интересам персонала; быть достаточно трудными и увлекательными; пробуждать в людях азарт и стремление проявить себя.

Управление процессом  их постановки и оценки реализации получило название management by objectives (МВО), или в русском варианте управление по целям (УПЦ).

Целевое управление начинается с того, что руководитель доводит до сведения подчиненных касающиеся их позиции официального плана, помогает составить список индивидуальных или групповых целей, оптимизирующих конечный результат деятельности. Собственные цели он определяет совместно со своим непосредственным руководством.

Следующим шагом является создание декларации — документа, отражающего  личные цели каждого работника, связанные  с реализацией официальных целей.

Позиции декларации при необходимости  выносятся на общее обсуждение и согласование. Поэтому они не являются уже чисто формальными, навязанными исполнителям сверху. Это уже во многом их цели, а поэтому обычно реализуются с гораздо большей заинтересованностью.

Затем составляется конкретный план действий под каждую личную цель (с указанием сроков, ресурсов и проч.), уточняются должностные инструкции, критерии оценки, определяется сфера ответственности.

Контроль может осуществляться, например, с помощью плана-графика, где отражается фактическое выполнение работ, а также в процессе регулярных оценочных бесед, которые могут проводиться ежеквартально.

Подведение итогов производится также во время собеседования путем сопоставления достигнутых результатов с положениями декларации и целями организации.

Итоговое собеседование  служит основой для нового цикла  планирования. Оно предполагает определение  целевых показателей, ресурсов, критериев, на основе которых будет оцениваться  деятельность работника в следующем периоде, и разработку комплекса мероприятий, направленных на их достижение (индивидуальных планов работы, планов развития личности).

 

2.2. Системный характер  управления

2.2.1. Системы и их свойства

В переводе с греческого слово «система» означает «соединение, целое, составленное из частей». Эти части (элементы) образуют единство, в рамках которого они определенным образом упорядочены (в противоположность системе совокупность предполагает соединение частей безотносительно формы и порядка).

Единство элементов системы  возникает в результате того, что  между ними устанавливаются связи, т. е. реальные взаимодействия, которые  характеризуются:

• типом (бывают последовательными, сходящимися, расходящимися);

• силой;

• характером (могут быть подчиненными, равноправными, безразличными);

• характером (односторонние  или взаимные);

• степенью постоянства (эпизодические, регулярные и проч.).

Система характеризуется  радом основных признаков.

Во-первых, она представляет собой набор относительно самостоятельных элементов (отдельных частей), которые играют роль подсистем.

Свойства элементов определяют их место в системе и реализуются в соответствующих функциях.

Выделяются две разновидности  элементов: рабочие (основная функция  состоит в преобразовании исходных факторов в определенный результат) и защитные.

В каждой системе есть основной системообразующий элемент (качество,

отношение), который в той или иной степени обеспечивает единство всех

остальных. Если он определяется природой системы, то называется внутренним, в противном случае — внешним. В социальных системах этот элемент может быть как явным, так и неявным.

В результате воздействия  системообразующего элемента у остальных  элементов формируются общесистемные  качества, т. е. признаки, свойственные каждому из них в отдельности и системе в целом.

Во-вторых, в каждой системе  существует механизм, посредством которого элементы взаимодействуют между собой (граничат, порождают друг друга, воздействуют), а также с ней самой (для сохранения ее целостности такое взаимодействие должно быть гармоничным). В результате этого возникает влияние одних элементов системы на другие или внешние объекты (например, через подражание, заимствование опыта и проч.). Те, в свою очередь, такое влияние воспринимают, преобразовывают и изменяются в соответствии с ним. В частности, более развитые элементы, воздействуя на менее развитые, способствуют ускорению их развития, что делает излишними его отдельные ступени.

В-третьих, каждая система  имеет структуру, т. е. определенное строение, взаимное расположение элементов и существующих между ними связей, способ организации целого, составленного из частей. Связи, как и системообразующий элемент, обеспечивают целостность системы, ее единство.

Структура определяется целями и функциями системы, но в ее характеристике отсутствует момент взаимодействия.

В широком понимании структуру  можно рассматривать как совокупность правил и предписаний, регламентирующих деятельность системы.

Структуру системы  можно классифицировать по следующим  основаниям:

• по числу уровней иерархии (одноуровневые и многоуровневые);

• по принципам подчиненности (централизация — децентрализация);

• по целевому назначению;

• по выполняемым функциям;

• по принципам разбивки элементов на подсистемы (таковыми могут быть

функциональный и объектный).

В целом структуру системы  описывают две основные группы характеристик:

• связанные с иерархичностью (число подсистем, уровней, связей; принципы разбивки на подсистемы; степень централизации);

• отражающие эффективность  функционирования (надежность, живучесть,

быстродействие, пропускная способность, гибкость, изменчивость и  т. д.).

Структура придает системе  целостность и внутреннюю организацию, в рамках которой взаимодействие элементов подчиняется определенным законам. Если такая организация минимальна, системы называются неупорядоченными, например толпа на улице.

Поскольку элементы и связи  неоднородны в рамках одного и того же структурного их набора, система будет иметь модификации. Например, коллективы двух организаций, имеющих одинаковое штатное расписание, будут абсолютно различны, поскольку сами люди и их личные взаимоотношения являются иными.

В-четвертых, система имеет  границы, отделяющие ее от внешней среды. Они могут быть «прозрачными», допускающими проникновение в нее внешних импульсов, и «непрозрачными», наглухо отделяющими ее от остального мира.

В-пятых, системе присуща  эмерджентность, т. е. появление качественно  новых свойств, отсутствующих или  нехарактерных для ее элементов. В то же время объединенные в систему элементы могут терять свойства, присущие им вне системы. Таким образом, свойства целого не равны сумме свойств частей, хотя и зависят от них.

В-шестых, система обладает обратной связью, под которой понимается определенная реакция ее в целом (отдельных элементов) на импульсы друг друга и внешние воздействия. Обратная связь обеспечивает их информацией о реальной ситуации, компенсирует влияние помех. Например, в системе взаимоотношений «руководитель — подчиненный» формой обратной связи может быть заявление об уходе.

В-седьмых, система характеризуется  адаптивностью, т. е. способностью сохранять  качественную определенность в изменяющихся условиях. Адаптивность обеспечивается простотой структуры, гибкостью, избыточностью ресурсов.

В-восьмых, системе свойственна редукция, проявляющаяся в том, что при определенных условиях она ведет себя проще, чем ее отдельные элементы.

В-девятых, система со временем может разрушаться под воздействием как внешней среды, так и внутренних процессов.

В-десятых, системой можно  управлять с целью обеспечения следования ею заданной траектории развития и функционирования. Для этого существуют следующие способы:

1) регулирование и корректировка  в случае непредсказуемых воздействий,  вызывающих отклонения;

2) изменение параметров  системы на основе прогнозирования, применяемое в случае невозможности задать опорную траекторию развития на весь период или значительных отклонений, не позволяющих на нее вернуться;

3) коренная структурная  перестройка, если цели недостижимы в принципе и нужен поиск новой системы, при которой это удается сделать.

2.2.2.Виды систем 

По направленности связей между элементами системы делятся на централизованные (все связи осуществляются через один центральный элемент) и децентрализованные (преобладают прямые контакты между элементами). Примером централизованной системы являются министерство и его органы на местах; децентрализованной — ассоциация.

Системы, где связь элементов  идет только по одной линии, получили название частичных, а по многим —  полных. Система, где каждый элемент  связан по одной линии только с предыдущим и последующим, называется цепной. Ее примером является конвейер.

Системы, характеризующиеся  преобладанием внутренних связей по сравнению с внешними, где центростремительность больше центробежности, а отдельным элементам присущи общие характеристики, получили название целостных.

Система, сохраняющаяся в  целом при изменении или исчезновении одного или нескольких элементов, называется устойчивой, например любой биологический организм. Если при этом возможно восстановление утраченных элементов, то она является регенеративной .

Системы могут быть изменяющимися (динамичными) и неизменными (статичными). К первым относятся живые организмы, ко вторым — большинство технических устройств. Динамичные системы подразделяются на первичные, исходные, и вторичные, уже претерпевшие определенные изменения.

Если изменения осуществляются линейно, однонаправленно, будет наблюдаться рост системы. Нелинейные, разнонаправленные изменения, происходящие с неодинаковой интенсивностью, в результате которых меняются связи, соотношение элементов, характеризуют процесс ее развития.

Если система не может  развиваться дальше, без того чтобы не превратиться в качественно иную, она считается завершенной; если же развитие возможно — незавершенной.

Незавершенность бывает субстратной (преобразования происходят в самих 

элементах) и структурной (изменяется их состав и соотношение). Если система сохраняет характеристики при изменении субстрата, она называется стационарной.

Системы делятся на механистические  и органические. Механистические обладают постоянным набором неизменных элементов, четкими границами, однозначными связями, не способны изменяться и развиваться, функционируют под воздействием внешних импульсов.

В механистической системе  связи между элементами носят внешний характер, не затрагивают внутренней сути каждого из них. Поэтому элементы менее зависимы от системы и вне ее сохраняют самостоятельное бытие. Но потеря такой системой хотя бы одного элемента ведет к нарушению всего механизма функционирования.

Органические системы  характеризуются противоположными качествами. В них увеличивается зависимость части от целого, а целого отчасти, наоборот, уменьшается. Например, человек при потере многих органов может продолжать свою жизнедеятельность. Чем глубже связь элементов органической системы, тем больше роль целого по отношению к ним. Таким системам присущи свойства, которых нет у механистических, например способность к самоорганизации и самовоспроизведению.

Специфической формой органической системы является социальная (общество, фирма, коллектив и проч.).

2.2.3.Система управления  и ее элементы 

Социальные системы являются упорядоченными, целостными; функционально и технологически неоднородными; иерархичными по структуре; динамичными с точки зрения состава и количества элементов.

Обычно они постоянно  развиваются, эволюционируя в направлении усложнения (хотя иногда могут временно стабилизироваться или даже дефадировать). Это развитие протекает под влиянием противоречивого взаимодействия внешних и внутренних факторов. Поэтому оно неравномерно (может быть прерывистым, скачкообразным) и не всегда предсказуемо.