Организация труда менеджера и совершенствование методов его личной работы

3.2 Разработка рекомендаций по внедрению электронного документооборота и прогнозирование их эффективности

 

Эффективность деятельности компании напрямую зависит от стабильно  работающей системы управления документами в масштабе предприятия (Enterprise Content Management, ECM). Корпоративная система управления документами позволяет решить следующие задачи:

- управление документами и бизнес-процессами (в том числе через корпоративный портал);

- управление документами в задачах финансово-хозяйственного учета и взаимодействия с клиентами;

- управление документацией по обеспечению качества и безопасности продукции, процессов и методов производства и эксплуатации;

- управление коллективной работой;

- управление архивным хранением электронных документов и неэлектронных документов на любых носителях в соответствии с требованиями государственного регулирования в области архивного дела;

- массовый ввод документов в хранилище данных;

- управление содержанием веб-сайтов;

- управление медиаданными.

Руководство ООО «Бурси» для себя этот вопрос уже решило положительно. И сейчас рассматривает предложения по внедрению на предприятии электронного документооборота. Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.

Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, система электронного документооборота (СЭД) обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются. Система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства.

По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, СЭД напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников в конечном итоге на производительность труда.

 

Таблица 3.1 Оценка стоимости проекта и ожидаемого эффекта

Наименование	Ожидаемый эффект	Цена реализации проекта, млн. руб.	Ответственные
1	2	3	4
Организация электронного документооборота	Экономия рабочего времени  на 7,5%	31	Зам. директора по коммерческим вопросам

 

Обозначенный рост производительности труда основывается на статистической информации, представленной поставщиком программы СЭД. Решение руководства ООО «Бурси» о построении автоматизированной системы документооборота на базе СЭД «ДЕЛО» имело несколько предпосылок, в числе которых:

- растущие объемы работы бумажного документооборота;

- соответствие системы «ДЕЛО» всем нормативным требованиям делопроизводства в Беларуси;

- успешный опыт использования системы «ДЕЛО».

Руководство ООО «Бурси» ожидает, что внедрение системы электронного документооборота «ДЕЛО» позволит:

- перейти к единой схеме работы с документами;

- обеспечить автоматическую регистрацию документов;

- значительно повысить производительность труда делопроизводственного персонала;

- обеспечить надлежащий контроль и повысить качество исполнения управленческих решений.

Для оценки эффективности  внедрения СЭД рассмотрим динамику затрат труда на обработку документов. Обработкой документов (анализ, учет, передача информации между отделами, техническая  обработка, контроль исполнения) в 2010 году были заняты 39 работников (таблица 3.2). По данным фотографии рабочего дня, проведенной в декабре 2010 года, руководители в среднем тратят на обработку документов 34% рабочего времени, специалисты – 67%. Рассчитаем затраты времени на обработку документов в год (плановое количество рабочих часов в год - 2060).

8*2060*0,34+31*2060*0,67=48389 часов  в год

Таблица 3.2 Анализ динамики трудовых ресурсов (административно-управленческий аппарат) за 2008-2010 годы

Группы работников	2008	2009	2010	Отклонение
				2009 от 2008	2010 от 2009
1	2	3	4	5	6
руководители	7	7	8	0	1
специалисты	19	24	31	5	7

 

С учетом данного факта  рассчитаем плановую экономию фонда  рабочего времени на обработку документов. Отметим, что среднечасовая заработная плата по итогам 2010 года составила:

1420*12/2060=8,27 тыс. руб.

 

Таблица 3.3 Расчет суммы экономии фонда оплаты труда на 2011 год от внедрения СЭД

Наименование	Значение	Расчет
1	2	3
Расходы времени на обработку документов в год, часов	48389
Плановая экономия времени (7,5%), часов	3629	48389*7,5/100
Среднечасовая заработная плата, тыс. руб.	8,27
Сумма экономии ФОТ, млн. руб.	30,011	8,27*3629/1000
Сумма экономии ФОТ с учетом отчислений в ФСЗН, млн. руб.	40,216	30,011*1,34

 

Экономия рабочего времени  в 3629 часов в год равносильна занятости 1,8 штатных единиц.

Снижение себестоимости  в размере 40,216 млн. руб. обеспечит прирост прибыли в размере:

40,216-40,216*24/100=30,564 млн. руб.

Произведенные в таблице 3.3 расчеты позволяют говорить об окупаемости проекта в течение чуть более, чем 1 года реализации (при цене реализации 31 млн. руб. прирост прибыли составит 30,564 млн. руб.).

31/30,564=1,01

С приобретением лицензий дополнительного компонента СЭД «ДЕЛО» - подсистемы «ДЕЛО-WEB» предприятием будут реализованы следующие задачи:

- автоматизированы основные процессы документооборота;

- реализована единая схема работы с документами;

- сокращены сроки регистрации и прохождения документов;

- обеспечен непрерывный контроль исполнения документов.

Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими и белорусскими компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества (СМК) – это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования СЭД при постановке СМК:

- обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;

- поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;

- предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.

Учитывая то, что внедрение  системы менеджмента качества также  значится в числе приоритетных задач  развития предприятия, альтернативы внедрению  системы электронного документооборота для ООО «Бурси» не существует.

Таким образом, данный шаг  принесет следующие дивиденды.

1. Благодаря системе оповещения, построенной на базе системы СЭД можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации (положений, инструкций и т.п.).

2. Процесс внедрения электронного документооборота налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

3. Внедрение СЭД напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных «незаменимых» сотрудников.

4. В настоящее время комплексная автоматизация предприятий строится путем интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определенный круг задач. Поэтому очень важно правильно определить, что именно должно реализовываться в рамках каждой системы. СЭД в первую очередь ориентирована на работу с неструктурированной информацией в процессе работы большинства сотрудников предприятия, поэтому попытки решения в ней некоторых задач будут малоэффективны.

Выбор и приобретение системы электронного документооборота - это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем система заработает и  реально начнет приносить эффект, предстоит процесс внедрения. Анализ программных продуктов в данной сфере позволяет в качестве системы электронного документооборота рекомендовать к внедрению в ООО «Бурси» известный на белорусском рынке программный продукт «Дело». Продукты компании используют более тысячи организаций, в числе которых - крупнейшие государственные и коммерческие структуры России и Беларуси (например, фонд социальной защиты населения Республики Беларусь), а общее количество установленных рабочих мест превысило 100 000.

В заключение третьей главы курсовой работы подведем итоги:

- система непрерывного оперативно-производственного планирования является наиболее прогрессивной и предусматривает ежедневно осуществляемое планирование.

- организация в ООО «Бурси» диспетчерской службы позволит освободить начальников цехов, мастеров участков от решения вопросов, не входящих в их функциональные обязанности, что даст им возможность уделять больше внимания контролю качества изготовляемой продукции, улучшению организации труда и т.д.; максимально сосредоточить усилия инженерно-технических работников на решении перспективных задач управления производством; оперативно из одного центра решать возникающие производственные вопросы; осуществлять непрерывный контроль за ходом производства.

- учитывая то, что внедрение системы менеджмента качества также значится в числе приоритетных задач развития предприятия, альтернативы внедрению системы электронного документооборота для ООО «Бурси» не существует. Произведенные расчеты позволяют говорить об окупаемости проекта в течение чуть более, чем 1 года реализации.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Менеджер представляет собой тип профессионального работника, способного управлять фирмой на строго научной основе. Он придает деятельности предприятия упорядоченность, согласованность и урегулированность, которые соответствуют природе современного индустриального и постиндустриального производства.

Особенностью управленческого труда является то, что его результаты трудно поддаются количественной оценке. Результаты труда руководителей определяются, как правило, по показателям производственной деятельности возглавляемых ими коллективов.

Для общей оценки качества управления применяются такие критерии, как оперативность, оптимальность и эффективность.

Продукция предприятия соответствует всем необходимым техническим характеристикам и имеет сертификаты качества и гигиенические удостоверения РБ. Высокие качественные характеристики товара обусловлены жестким контролем качества на предприятии.

Выручка от реализации в 2009 году в сравнении с 2008 годом снизилась на 30 млн. руб. или на 0,34 %. При этом себестоимость реализованной продукции выросла на 240 млн. руб. (на 3,47%). Это привело к уменьшению показателя прибыли от реализации на 222 млн. руб.

В 2010 году темпы роста  выручки о реализации составили 107,43%. В итоге предприятием была обеспечена положительная динамика прибыли от реализации в размере 33 млн. руб. Однако отрицательная динамика чистой прибыли предприятии, которая уменьшилась с 316 млн. руб. до 8 млн. руб. за 2008-2010 годы, ставит под сомнение возможность дальнейшего расширения производственных мощностей.

На 01.01.2011 года предприятие  имело определенные трудности с  погашение текущих долгов - коэффициент обеспеченности собственными оборотными средствами находился на уровне ниже минимально предусмотренного нормативами (имел отрицательное значение). Общую обеспеченность организации собственными оборотными средствами для ведения хозяйственной деятельности и своевременного погашения срочных обязательств характеризует коэффициент текущей ликвидности. Его значение превышало норматив на протяжении всего периода.

Ежегодно предприятием проводиться аттестация рабочих мест по условиям труда. В 2010 году проведена аттестация рабочих мест по условиям труда на 210 рабочих местах. По итогам аттестации рабочих мест были составлены «Планы мероприятий по улучшению и оздоровлению условий труда в организации».