Совершенствование деятельности кадровой службы организации на примере ООО «Автотема»

Общей и главной задачей  службы управления кадрами является обеспечение соответствия качественных и количественных характеристик  кадров целям организации.  

Под качественными характеристиками кадров следует понимать:

1. способности – уровень  образования, объем знаний, профессиональные навыки, опыт работы в определенной сфере и т.п.;
2. мотивации – круг  профессиональных и личных интересов, стремление сделать карьеру и т.п.;
3. свойства – личностные  качества, влияющие на выполнение определенной профессиональной роли.

Ниже в таблице 1 показаны в краткой форме важнейшие  этапы процесса управления кадрами.

Таблица 1 - Этапы процесса управления кадрами

Служба управления кадрами  может выполнять свои задачи следующими способами:                                

1. через затребованную линейными руководителями консультативную помощь;
2. через совместную с линейными руководителями разработку решений и мероприятий по их реализации;
3. через собственные управленческие полномочия по выполнению соответствующих мероприятий (главным образом в области маркетинга кадров).

При определении круга  задач по управлению кадрами зарубежные специалисты условно выделяют так  называемые основные и дополнительные задачи. К основным относятся практически все перечисленные в таблице 1. К дополнительным следует отнести задачи, которые могут выполняться совместно с основными, но, как правило, управленческое распорядительство по ним осуществляют внешние (по отношение к службе кадров) подразделения. К такого рода задачам относятся: охрана труда и техника безопасности; расчет и выплата заработной платы; оказание различного рода услуг и т.п.

По данным зарубежной литературы и оценкам специалистов, общая  численность сотрудников службы управления кадрами составляет примерно 1,0–1,2% общей численности коллектива [15, с. 135].

Следует подчеркнуть, что  роль и организационный статус службы управления кадрами в западных фирмах во многом определяются уровнем организационного, финансового развития потенциала организации  и позицией ее руководства.

1.3 Методы построения  кадровых служб организации

Наука и практика выработали инструментарии изучения состояния  действующей системы управления кадрами организации, построения, обоснования и реализации новой системы – методы построения системы управления кадрами [15, с. 110].

 Раскроем сущность  основных из этих методов: 1.Системный анализ служит методическим средством системного подхода к решению проблем совершенствования системы управления кадрами. Системный подход ориентирует исследователя на раскрытие системы управления кадрами в целом и составляющих ее компонентов: целей, функций, организационной структуры, кадров, технических средств управления, информации, методов управления людьми, технологии управления, управленческих решений; на выявление многообразных типов связей этих компонентов между собой и внешней средой и сведение их в единую целостную картину. Внешней средой для управления кадрами являются не только другие подсистемы системы управления данной организации (например, подсистема управления внешними хозяйственными связями и т.п.), но и внешние организации (поставщики и потребители, вышестоящие организации и т.п.).

2.Экономический  анализ заключается в изучении и сопоставлении затрат на производство продукции или оказание услуг с результатами, полученными при реализации продукции или оказании услуг.

3.Метод декомпозиции позволяет расчленить сложные явления на более простые. Чем проще элементы, тем полнее проникновение вглубь явления и определение его сущности. Например, систему управления кадрами можно расчленить на подсистемы, подсистемы – на функции, функции – на процедуры, процедуры – на операции. После расчленения необходимо воссоздать систему управления кадрами как единое целое, т. е. синтезировать. При этом применяется метод моделирования, где модели могут быть логическими, графическими и цифровыми.

4.Метод последовательной  подстановки позволяет изучить влияние на формирование системы управления кадрами каждого фактора в отдельности, исключая действия других факторов. Факторы ранжируются и отбираются наиболее существенные.

5.Метод сравнений позволяет сравнить существующую систему управления кадрами с подобной системой передовой организации, с нормативным состоянием или состоянием в прошлом периоде. Следует учитывать, что сравнение дает положительный результат при условии сопоставимости систем, их однородности. Расширить границы сопоставимости можно путем исключения факторов несопоставимости.

6.Динамический  метод предусматривает расположение данных в динамическом ряду и исключение из него случайных отклонений. Тогда ряд отражает устойчивые тенденции. Этот метод используется при исследовании количественных показателей, характеризующих систему управления кадрами.

7.Метод структуризации  целей предусматривает количественное и качественное обоснование целей организации в целом и целей системы управления кадрами с точки зрения их соответствия целям организации. Анализ целей, развертывание их в иерархическую систему, установление ответственности подразделений за конечные результаты работы, определение их места в системе производства и управления, устранение дублирования в их работе являются важной предпосылкой построения рациональной системы управления кадрами. При структуризации должны быть обеспечены взаимодополняемость, полнота, сопоставимость целей разных уровней управления кадрами.

8.Экспертно-аналитический  метод совершенствования управления кадрами основывается на привлечении высококвалифицированных специалистов по управлению кадрами, управленческих кадров предприятия к процессу совершенствования. При использовании этого метода очень важна проработка форм систематизации, записи и ясного представления мнений и заключений экспертов. С помощью этого метода выявляются основные направления совершенствования управления кадрами, оценки результатов анализа и причины недостатков. Однако он не всегда обладает высокой точностью и объективностью в связи с тем, что у экспертов отсутствуют единые критерии оценок.

9.Нормативный метод – предусматривает  применение системы нормативов, которые определяют состав и содержание функций по управлению кадрами. Например, численность работников по функциям, тип организационной структуры, критерии построения структуры аппарата управления организации в целом и системы управления кадрами (норма управляемости, степень централизации функций, количество ступеней управления, звеньев, размеры подразделений, порядок подчиненности и взаимосвязи подразделений), разделение и кооперацию труда руководителей и специалистов управления кадрами организации.

10.Параметрический метод. Задача этого метода – установление функциональных зависимостей между параметрами элементов производственной системы и системы управления кадрами для выявления степени их соответствия.

11.Метод функционально-стоимостного анализа. Этот метод позволяет выбрать такой вариант построения системы управления кадрами или выполнения той или иной функции управления кадрами, который требует наименьших затрат и является наиболее эффективным с точки зрения конечных результатов. Он позволяет выявить лишние или дублирующие функции управления, функции, которые по тем или иным причинам не выполняются, определить степень централизации и децентрализации функций управления кадрами и т.п.

12.Метод главных  компонент позволяет отразить в одном показателе (компоненте) свойства десятков показателей. Это дает возможность сравнивать не множество показателей одной системы управления кадрами с множеством показателей другой подобной системы, а только один (например, 1, 2 и 3-ю компоненту).

13.Балансовый метод позволяет произвести балансовые сопоставления, увязки. Например, сравниваются результаты обработки фотографий рабочего дня и технологических карт выполнения управленческих операций и процедур с действительным фондом рабочего времени их выполнения.

14.Корреляционный  регрессионный анализ (КРА) – установление линейной зависимости и тесноты связи между параметрами (например, численностью кадров и влияющими на нее факторами).

15.Опытный метод базируется на опыте предшествующего периода данной системы управления кадрами и опыте другой аналогичной системы.

16.Метод аналогий. Он заключается в применении организационных форм, которые оправдали себя в функционирующих системах управления кадрами со сходными экономико-организационными характеристиками по отношению к рассматриваемой системе. Сущность метода аналогий заключается в разработке типовых решений (например, типовой организационной структуры управления кадрами) и определении границ и условий их применения [15, с. 114].

17.Блочный метод типизации подсистем линейно-функциональных и программно-целевых структур. Типовые блочные решения увязываются вместе с оригинальными организационными решениями в единой организационной системе управления кадрами. Блочный метод ускоряет процесс формирования новой системы управления кадрами и повышает эффективность функционирования системы с наименьшими затратами.

18.Метод творческих  совещаний предполагает коллективное обсуждение направлений развития системы управления кадрами группой специалистов и руководителей. Эффективность метода состоит в том, что идея, высказанная одним человеком, вызывает у других участников совещания новые идеи, в результате чего возникает поток идей. Цель творческого совещания — выявить возможно больше вариантов путей совершенствования системы управления кадрами [15, с. 110].

19.Метод коллективного  блокнота («банк» идей) позволяет сочетать независимое выдвижение идей каждым экспертом с последующей их коллективной оценкой на совещании по поиску путей совершенствования системы управления кадрами.

20. Метод контрольных  вопросов заключается в активизации творческого поиска решения задачи  и совершенствования системы управления кадрами с помощью заранее подготовленного списка наводящих вопросов. Форма вопросов должна быть такой, чтобы в них имелась «подсказка» о том, что и как следует сделать для решения задачи.

1.4 Организационная структура  кадровых служб организации

Организационная структура кадровых служб организации – совокупность взаимосвязанных подразделений системы управления кадрами и должностных лиц.

Подразделения – носители функций управления кадрами  могут рассматриваться в широком смысле как служба управления кадрами. Конкретное место и роль указанной службы в общей системе управления организацией определяются местом и ролью каждого специализированного подразделения по управлению кадрами и организационным статусом его непосредственного руководителя.

Этот  организационный статус подтверждается набором полномочий и ответственности. Их объем и иерархический ранг во многом определяются позицией первого  руководителя организации по отношению  к кадровой службе. Они также формируются  по мере организационного развития управления, накопления финансового, кадрового, интеллектуального  потенциала[10, с.241].

 Авторитет  кадровой службы зависит не  только от ее полномочий распорядительства,  но и от уровня специальных  знаний сотрудников, полезности  службы по степени ее воздействия  на кадровые процессы. Поэтому  в зарубежной практике наблюдается  следующая закономерность: службы  управления кадрами начинают  свою деятельность как штабные  звенья с чисто консультативными  функциями, а затем, по мере  развития кадрового потенциала и все более очевидного его влияния на результаты работы, служба кадров наделяется управленческими полномочиями и начинает непосредственным образом участвовать в руководстве организацией.

В зарубежной практике выделяются несколько таких  вариантов. Структурное местоположение кадровой службы зависит от степени развития и особенностей организации [15, с.140].

Вариант 1: кадровая служба структурно подчинена руководителю по администрированию (рисунок 3). Основная посылка этого варианта состоит в сосредоточении всех центральных координирующих служб в одной функциональной подсистеме. Выполнение задач службой кадров рассматривается в рамках его роли как штабного подразделения.