Совершенствование деятельности кадровой службы организации на примере ООО «Автотема»

Планирование и прогнозирование  потребности в кадрах.

Оценка  потребности организации в кадрах может носить количественный и качественный характер. Количественная оценка потребности  в кадрах планируется посредством  определения его расчетной численности  и её сравнения с фактической  обеспеченностью на определенный плановый период.

 Качественная потребность, т. е. потребность по категориям, профессиям, специальностям, уровню квалификационных требований к кадрам, рассчитывается исходя из общей организационной структуры, а также организационных структур подразделений; профессионально-квалификационного деления работ; требований к должностям и рабочим местам, закрепленным в должностных инструкциях или описаниях рабочих мест; штатного расписания организации и её подразделений, где фиксируется состав должностей.

Перед руководителем  организации всегда одной из первоочередных задач является формирование профессионального  коллектива. Эта задача решается путем  отбора и соответствующей подготовки, принятых на работу работников. Рассмотрим отдельно два этих этапа. На стадии отбора решаются два основных вопроса: отсев заведомо непригодных работников и оценка личных и профессиональных качеств, принятых на работу.

Как известно, цель набора кадров состоит в создании резерва кандидатов на все рабочие  места с учетом, в том числе  и будущих организационных и  кадровых изменений, увольнений, перемещений, уходов на пенсию, изменений направлений  и характера производственной деятельности.

Профессиональный  состав, квалификационный и образовательный  уровень кадров (по категориям).

Численность кадров, работающих в ООО «Автотема»,  насчитывает 24 человека.

1.Возрастная  характеристика кадров (рисунок  8).

Рисунок 8. Возрастная структура кадров ООО «Автотема»

Было  выявлено, что на предприятии преобладают  работники, возраст которых составляет от 18 до 25 лет (50%). Работники в возрасте от 25 до 40 лет составляют 20% от общей  численности кадров, а работники  в возрасте от 40 до 60 лет - 30%.

2. Профессиональный  состав работников

   При изучении уровня образования  весь кадры можно подразделить  на 3 группы: с высшим, средне-специальным  и средним образованием (Рисунок  9).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 9. Структура кадров ООО «Автотема» по уровню образования

Из представленной диаграммы выяснилось, что:

- 54% работников  с высшим образованием;

- 36% работников  со средне - специальным образованием;

- 10% работников  со средним образованием.

Процесс подбора кадров.

Набор кадров состоит из следующих этапов (рисунок 10).

Подписание контракта

Отбор кандидатов

Кандидаты на работу

 

 

Рисунок 10. Процесс набора кадров в ООО «Автотема»

Кандидаты на работу набираются через кадровые агентства или по объявлению в журнале и сайте. С кандидатом на работу проводится собеседование, по результатам которого определяется подходит кандидат на данную должность или нет.

В этом на наш взгляд и заложен ряд проблем, которые впоследствии отражаются на работе всего предприятия. Например, кадровое агентство не заинтересовано в том, закрепится ли предоставленный  им кандидат в рассматриваемой  нами организации.

Введение  работника в должность результат  той работы, которая была проделана  в период изучения, оценки и подбора  кандидатов. Вместе с этим введению работника в должность предшествует соответствующее документальное сопровождение  юридического факта. Последнее обусловлено  требованиями законности и обоснованности формирования трудовых отношений, равно  как направлено на защиту прав и  законных интересов обеих сторон (работника и работодателя).

С принятым на работу сотрудником заключают  трудовой договор.

Согласно  правилам трудового законодательства (ст.68 ТК РФ) прием на работу оформляется  приказом (распоряжением) работодателя, который издается на основании заключенного трудового контракта.

По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа, чтобы  обеспечить работнику реальную возможность  контроля за оформлением его приёма на работу.

При оформлении приказа о приеме на работу в нем  указываются следующие сведения:

1. Наименование организации (строго в соответствии с уставом);
2. Код предприятия по ОКПО;
3. Код формы документа по ОКУД;
4. Срок трудового контракта (дата начала, а для срочного трудового договора- дата окончания работы);
5. ФИО работника;
6. Наименование структурного подразделения, профессия  в соответствии со штатным расписанием предприятия, структурной и штатной численностью
7. Испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу.

Материальное и моральное стимулирование кадров.

Материальное  стимулирование:

1. оплата транспортных расходов сотрудников;
2. оплата телефонных разговоров;
3. заработная плата состоит из двух частей: оклад  +  % от продаж;
4. возможность получить дополнительное вознаграждение при достижении

установленного плана.

Моральное стимулирование:

1. предоставление льгот и гарантий;
2. социальное и медицинское страхование сотрудников;
3. проведение корпоративных мероприятий;
4. высказывание благодарности работнику за хорошо проделанную работу;
5. возможность карьерного роста.

Руководители  организации объясняют это особой ролью менеджеров по продажам, т.к. от их успехов напрямую зависит успех  организации.

Обучение кадров.

Обучение  кадров – основной путь получения  профессионального образования. Многие организации применяют обучение как первый и важный этап адаптации  кадров к особенностям именно данной организации. В такое обучение могут  входить основы психологии, маркетинга, понятие о корпоративной этике, дисциплине и даже краткие курсы  компьютерной грамотности.

После того, как работник принят на работу, прежде чем перейти к своим обязанностям,  он проходит специализированное обучение в течение двух недель. Оно имеет отношение непосредственно к соответствующему рабочему месту. Профессиональное обучение вне рабочего места предназначено, прежде всего, для получения теоретических знаний и для обучения умению вести себя в соответствии с требованиями производственной обстановки.

Повышение профессионального мастерства положительно отражается на гарантии сохранения рабочего места, возможностях повышения в  должности, расширении внешнего рынка  труда, на величине доходов организации, на чувстве собственного достоинства  и возможностях самореализации.

К кадрам мы относим всех работников, выполняющих  производственные или управленческие операции и занятых переработкой предметов труда с использованием средств труда. Численность кадров предприятия составляет на конец 2009 года 24 человека (таблица 2).

Таблица 2 - Данные по динамике трудовых ресурсов

ПОКАЗАТЕЛИ	2007	2008	2009
Списочная численность кадров	23	25	24
В т.ч. численность управляющих	3	3	3
За год принято	12	11	10
За год уволено	10	12	10
В т.ч. по собственному желанию	10	12	10

Из таблицы  видно, что в данной организации  довольна высокая текучесть кадров: в 2007 году на 12 принятых 10 уволенных, в 2008 году на 11 принятых 12 уволенных, в 2009 году состояние не поменялось существенно  и на 1о принятых пришлось 10 уволенных. Подавляющее большинство уволенных составляют уволившиеся по собственному желанию. Очевидно, что кадры не устраивают какие-то факторы (условия работы или низкая заработная плата и отсутствие карьерного роста). Наибольший процент увольняющихся составляют должности менеджеров по рекламе и агентов по рекламе. Исключение составляют управляющие (Директор, Главный редактор, Начальник отдела продаж), которые бессменно занимают свои должности на протяжении трех последних лет.

Из проведенного анализа видно, что на предприятии  существуют и нарушения трудовой дисциплины, ведущие к увольнению работников по статье. Из опроса руководителей  организации становится ясно, что  уволенные являлись менеджерами  по рекламе и были замечены в нарушении  финансовой дисциплины, несвоевременном  предоставлении отчетности и денежных средств от рекламы в кассу  организации. Это помимо предыдущих негативных факторов снова обозначает актуальную необходимость в создании специального отдела для набора, подбора  и управления кадрами.

Службы  по управлению кадрами на предприятии  нет. Анализ текучести кадров и причин, ее вызвавших никто не проводит. Обязанности по отбору и набору кадров возложены на генерального директора  и главного редактора.

Эффективное управление кадрами невозможно без  адекватной своевременной информации. Поэтому необходимо регулярно собирать данные, характеризующие различные аспекты состояния кадрового потенциала организации и проводить их детальный анализ по динамике трудовых ресурсов и их развитию.

На предприятии  постоянно ощущается нехватка кадров. Поэтому для укомплектования  штата постоянно приходится держать  резерв из 5-7 человек, так называемых «фрилансеров». Связано это с текучестью кадров и отсутствием системной организации управления кадрами.

Мотивация труда кадров – это побуждение работников к результативной деятельности в организации. Повышение оплаты труда и социальные гарантии - это  основные движущие силы качественного  выполнения работы.

Все приведённые  выше сведения дают картину относительно качественного и количественного состава организации. Наличие подобных сведений необходимо для осознания положения предприятия в плане управления кадрами, а также повышения эффективности управления кадрами.

Основная  задача деятельности по управлению кадрами - это обеспечение организации кадрами, их эффективное использование, профессиональное и социальное развитие, особенно кадрами, способными качественно решать задачи организации в рыночных условиях. Для успешной реализации данной работы необходимо наличие эффективной службы по кадровой работе.

Умение  работать достигается подбором, обучением  и перемещением кадров, желание - посредством мотивации кадров и, наконец, корпоративное сознание формируется в процессе развития организации, создания у кадров единой ценностной ориентации.

Процедуры оценки кадров являются базовыми для  многих конкретных аспектов кадровой работы.

При отборе кандидатов важно иметь в виду, что повышение эффективности  и надежности оценки связывается с последовательным проведением проверки деловых и личностных качеств кандидата, основанной на взаимодополняющих методах их выявления и источниках информации.

Оценочные (тестирующие) методики и программы  используются в первую очередь для  отбора кадров, расстановки, обучения и развития, продвижения или исследования карьеры. Использование подобных методик  и программ действительно может  дать средства для нахождения оптимального баланса между работниками и  работодателями, для увеличения адекватности информации о кадрах, для улучшения  процесса использования полученной информации при принятии решений. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Совершенствование деятельности кадровой службы организации на примере ООО «Автотема»

 

 

3.1 Предложения по внедрению в ООО «Автотема»

отдела управления кадрами

 

На предприятии  явно существуют проблемы, связанные  с набором и управлением кадрами. Как показано в главе 2, в состав организационной структуры управления ООО «Автотема» не входит отдел кадров или аналогичное подразделение.

Мы считаем, что для осуществления системного подхода к управлению фирмой необходимо в первую очередь организовать отдел  управления кадрами. Целями данного  отдела будут:

1. структуризация целей системы управления кадрами;
2. организация и мотивация сотрудников;               
3. формирование состава подразделений в организационной структуре;
4. установление связей между подразделениями организационной структуры;
5. определение прав и ответственности сотрудников;
6. расчет трудоемкости функций и численности сотрудников;
7. построение конфигурации организационной структуры;
8. социальная защита сотрудников;
9. формирование положительного социально-психологического климата.

В организации  должна действовать система подготовки, переподготовки и повышения квалификации специалистов и руководителей. Все направления деятельности в основном должны быть укомплектованы квалифицированными кадрами с соответствующим уровнем подготовки.

При этом главная цель системы управления кадрами будет состоять в следующем: обеспечение квалифицированными кадрами; организация их эффективного использования, а также профессионального и перспективного развития.

Эффективность функционирования отделов кадров или  систем управления кадрами в современных  организациях зависит, прежде всего, от двух факторов: профессиональной компетенции  их сотрудников и успешного их взаимодействия с руководителями всех уровней.