Совершенствование деятельности кадровой службы организации на примере ООО «Автотема»

 

Руководитель  организации

Производство

Сбыт

Администрирование

 

Планирование

 

Финансы

     Организация     управления

Служба управления кадрами

НИОКР

Рисунок 3. Первый вариант местоположения кадровой службы в системе управления  организацией

 

Вариант 2: служба управления кадрами в качестве штабного отдела структурно подчинена общему руководству организации (рисунок 4).

 

Руководитель  организации

  Финансовый директор

   Технический директор

   Директор по производству

    Коммерческий директор

Служба управления кадрами

Рисунок 4. Второй вариант местоположения кадровой службы в системе управления  организацией

 

Преимуществом второго варианта является близость ко всем сферам руководства организации. Наиболее целесообразна такая структура  для небольших организаций на начальных этапах их развития, когда  руководство еще четко не определило статус кадровой службы. Однако, следует исключить при таком варианте опасность множественной подчиненности противоречивым указаниям.

Вариант 3: кадровая служба в качестве штабного органа структурно подчинена высшему руководству (рисунок 5). Данный вариант наиболее приемлем на начальных этапах развития организации, когда первый руководитель пытается таким образом поднять статус и роль кадровой службы.

 

    Руководитель организации

  Финансовый директор

   Технический директор

   Директор по производству

    Коммерческий директор

Служба управления кадрами

Рисунок 5. Третий вариант местоположения кадровой службы в системе управления  организацией

 

Вариант 4: служба управления кадрами организационно включена в руководство организацией (рисунок 6). Данный вариант можно рассматривать как наиболее типичный для достаточно развитых фирм с выделением сферы управления кадрами в качестве равнозначной подсистемы управления в ряду остальных подсистем управления[15, с.117].

Руководитель  организации

Финансовый

директор

  Технич.  

   директор

   Директор по производству

   Коммерческий директор

Директор  по кадрам

Рисунок 6. Четвертый вариант местоположения кадровой службы в системе управления организацией

Формирование оргструктуры системы управления кадрами включает в себя следующие этапы:    

1. структуризация целей системы управления кадрами;
2. определение состава функций управления;               
3. формирование состава подсистем оргструктуры;
4. установление связей между подсистемами оргструктуры;
5. определение прав и ответственности подсистем;
6. расчет трудоемкости функций и численности подсистем;
7. построение конфигурации оргструктуры.

Важным  этапом построения оргструктуры управления является предварительное формирование состава ее подсистем. Под подсистемой оргструктуры можно понимать ряд подразделений или должностное лицо, реализующие определенную цель посредством выполнения функций управления.

Особенности той или иной организации (главным  образом ее размер) определяют видоизменение  оргструктуры системы управления кадрами. Варианты видоизменения оргструктуры могут зависеть от возможностей организации (в первую очередь финансовых) сформировать то или иное подразделение. Кроме того, важную роль играет достигнутый методический, кадровый потенциал, который влияет на степень участия внешних консультативных фирм в реализации той или иной целевой задачи [15, с. 145].         

Как показывает изучение опыта управления организациями  и соответствующей литературы, возможны некоторые варианты изменений оргструктуры службы управления кадрами. При немногочисленном составе кадров и соответственно незначительной суммарной трудоемкости функций системы управления кадрами выполнение отдельных задач может быть поручено конкретному специалисту, а не подразделению. В любом случае, вне зависимости от особенностей организаций, состав функций системы управления кадрами остается постоянным. Меняется только трудоемкость их выполнения.

Ряд функций  может быть передан другим подразделениям, не входящим структурно в службу управления кадрами. Отдельные функции могут  выполнять подразделения технического развития. Некоторые функции (например, информационного обеспечения системы  управления кадрами) могут быть переданы в компетенцию подразделения  по организации управления[19, с.145].     

Определение состава функций подсистем оргструктуры системы управления кадрами производится на основании структуризации целей, а также формулировки критериев достижения целей и определения формы представления результатов деятельности. По сути дела, на данном этапе построения оргструктуры для каждой подсистемы следует ответить на вопросы: что нужно делать для реализации целей? каким образом представить результаты деятельности для их дальнейшего использования?

Важным  этапом в процессе построения оргструктуры является формирование связей между ее подсистемами. При этом должны четко фиксироваться: вид связи, ее содержание, периодичность.

Можно выделить четыре вида структурной связи:

1. линейное – непосредственное  административное подчинение;
2. функциональное руководство – методическое обеспечение, консультирование смежного подразделения;
3. соисполнительство – совместное выполнение работ;
4. функциональное обслуживание – подготовка информации или иная работа смежного подразделения по обеспечению процесса принятия решения.

Этап  определения прав и ответственности  в процессе реализации целей тесно  связан с предыдущим этапом. Здесь  первая по важности задача заключается  в том, чтобы составить четкий баланс соотношения прав и ответственности, как для каждого руководителя любого уровня, так и для каждого  специалиста, который наделяется в  процессе выполнения функций определённой ответственностью за достижение результатов. При этом, как показывает мировая  практика управления, следует шире использовать принцип, который можно  назвать рациональным делегированием полномочий.

В общем  случае для реализации данного принципа необходимо всю процедуру решения  какой-либо задачи разбить на несколько  частей таким образом, чтобы результат  каждого частного решения являлся  промежуточным результатом решения  общей задачи. За промежуточный результат  несет ответственность кто-либо из исполнителей.

На следующем  этапе построения оргструктуры определяется трудоемкость каждой функции с учетом требуемой квалификации при ее выполнении и на этой основе рассчитывается численность подразделений. После проведенного расчета формируется окончательная конфигурация оргструктуры, в которой могут предусматриваться дополнительные уровни. Это связано с необходимостью учета норм управляемости для руководителей и специализацией их заместителей по конкретным направлениям деятельности.

Роль  и организационный статус службы управления кадрами в западных фирмах во многом определяются уровнем организационного и финансового состояния, возможностями  потенциального развития организации, а также позицией ее руководства  по отношению к кадровой службе. При этом организационная форма  оказывает меньшее воздействие  на статус системы управления кадрами, чем остальные перечисленные  выше факторы. Это замечание справедливо  и для отечественных организаций. Однако организационная форма влияет на особенности построения системы  управления кадрами [15, с.145].

В данном случае под организационной формой понимается сочетание двух важных понятий: организационно-правовой формы организации  и параметров организационной структуры (тип структуры, мощность отдельных  подразделений, особенности конфигурации структуры и т.п.).

 

 

 

2 Анализ управления кадрами  в организации ООО «Автотема»

 

 

 

2.1 Общая характеристика ООО «Автотема»

 

ООО «Автотема» является учредителем журнала «Autotema».                          Редакция журнала «Autotema» была создана в целях организации работы по производству и выпуску в свет журнала «Autotema». Производство и выпуск журнала осуществляется в соответствии с тематикой, заявленной Учредителем при регистрации журнала.

 Тематика  данного издания - автомобильный  информационно-развлекательный журнал. Журнал многосторонне освещает  автомобильные новости нашего региона.

Издание рассчитано на образованного, интересующегося  автомобильными событиями читателя. Аудитория журнала – это люди, уже имеющие свой транспорт или собирающиеся его приобрести. Многие из них являются героями статей журнала, участниками проектов, а также непосредственно рекламодателями.

Журнал  отвечает многим требованиям, предъявляемым временем к современному автомобильному журналу и содержит следующие рубрики:

- новые  тенденции рынка автомобилей;

- помощь  автомобилисту в выборе автомобиля;

- получение  кредитов;

- автомобильный лизинг;

- гаражный  и профессиональный тюнинг;

- жизнь  автоклубов;

- автобайки, автоанекдоты и т.п.

Преимущества  по сравнению с конкурентами:

1. Удобный формат А5 (легко помещается в бардачке);
2. Глянцевая бумага, полноцветная печать;
3. Бесплатное распространение (тираж 5000 экземпляров, периодичность – раз в месяц):

- через  сеть автомоек компании  «Gartex» (около 2000 клиентов в месяц). Администратор вручает свежий номер журнала клиентам. Факт выдачи фиксирует видеокамера.  

- в публичных местах, где у автомобилиста есть 15-20 минут свободного времени (автосалоны, станции технического обслуживания, салоны красоты, стоматологии, автомойки, шиномонтажи и так далее)

- среди  организаторов и членов автомобильных  клубов города;

- адресное  размещение (выкладка на стойках)  автосалоны, автомойки, автосервисы,  автомобильные клубы города, фитнес-клубы,  торговые центры, кафе, рестораны;

- целевые  акции на мероприятиях городского  и областного уровня.

Аудитория:

- Возрастная  категория 25-45 лет;

- Доля  читателей – мужчин 72%, женщин 28%;

- Среднее  количество читателей одного  экземпляра журнала - 5 человек.

Журнал  «Autotema» распространяется на территории города Ярославля, выход на областной уровень пока не планируется. В Приложении А показан дизайн-макет обложки журнала.

Целью деятельности журнала является информирование читателей  об интересных событиях в городе и  за его пределами, широкое освещение  автомобильной тематики и размещение рекламы. Сотрудники журнала часто  посещают специализированные выставки. В Приложении Б  представлен фоторепортаж с выставки в г. Москва. В Приложении В представлен фоторепортаж с выставки «Мотор-шоу».

В данной организации выпускается сувенирная продукция для создания положительного имиджа журнала. Оригинал-макет такой  продукции представлен в Приложении Г.

Вот такая  информация о журнале размещена  на его официальном сайте: «Ярославский автомобильный журнал «Autotema» создал широкую площадку для общения.  Здесь читатель может найти интересные и полезные материалы на свой вкус. Отбирая лучшее,  «Autotema» рассказывает читателю о необычных людях и ярких событиях. Раскрывает характер героев через их мечту и увлечение – автомобиль. Рекламодателям «Autotema» дает возможность максимально эффективно донести свою информацию до потенциальных клиентов». В Приложении Д представлен текст статьи о журнале, предназначенной для публикации в газетах.

Характер  производственной деятельности специфический, потому что производится информационный продукт. Таким образом, поскольку  в основном производится информация (статьи, реклама, репортажи, фотографии, интервью и т.д.), отпадает необходимость  в специальном оборудовании, главным фактором тут являются человеческие  интеллектуальные ресурсы. Все информационные материалы производят журналисты и фотографы, а рекламные материалы могут быть предоставлены рекламодателем или же разработаны дизайнером.

Организация не имеет своей типографии, поэтому  ежемесячно делает заказ на печать номера в ООО «Принтхаус». Для осуществления целей работы требуется только офисные помещения, компьютеры, офисная техника, телефонная и Интернет связь, программное обеспечение.

Система сбыта и распространения включает в себя 2 способа доведения продукции  до конечного потребителя:

1. розничная продажа журнала в киосках «Роспечать» (80 точек по городу). Стоимость журнала – 30 руб.
2. адресное размещение журнала, которое представляет собой выкладку на стойках. Журнал «Autotema» бесплатно распространяется в 11 банках, 9 страховых кампаниях, 19 автосалонах, на автосервисах и автомойках рекламодателей, 23 местах отдыха и развлечений города Ярославля.