Совершенствование деятельности кадровой службы организации на примере ООО «Автотема»

Качества, из которых складывается профессиональный уровень  компетенции следующие:

а) знание сферы деятельности организации;

б) определенный уровень знаний и навыков в  области управления кадрами;

в) умение определять направление развития организации  и эффективно преодолевать сопротивление переменам;

г) способность  к обучению и развитию.

Менеджмент  организации охватывает весь процесс  решения вопросов от приема до увольнения кадров. Основой правильного подбора кадров является наличие объективной информации о работнике и формальных требований к вакантной должности с тем, чтобы обосновано произвести их соединение. Подбор и оценка работников составляют важный раздел системы работы с кадрами.

Всесторонняя  комплексная оценка кадров может  быть произведена на основе исследования различных аспектов личности, объективных кадровых данных, деловых и нравственных качеств, мотивов, установок, направленности личности, амбиций, жизненного опыта, профессиональных знаний и умений, здоровья и работоспособности, служебной карьеры и других аспектов.

Существующая  схема организационной структуры  отвечает в целом современным  требованиям управления предприятием, но в ее составе нет даже одного специалиста по кадрам, не говоря уже об отделе.

В связи  с подготовкой предприятия к  осуществлению последующей глубокой модернизации и развитию требуется  усиление кадровой политики. Поиск и отбор кадров, является одним из ключевых элементов кадровой политики.

 Мы  предлагаем ввести в  систему  управления ООО «Автотема» следующие элементы:

1. Кадровое планирование. Определение количественной и качественной   потребности организации в кадрах с учетом внутренних и внешних условий.

2. Поиск и отбор кадров. Поиск, привлечение и отбор новых работников, в соответствии с установленными требованиями для удовлетворения количественной и качественной потребности организации в кадрах.

3. Адаптация новых работников. Реализация программ, направленных на создание условий для обеспечения мягкого вхождения новых работников в организацию и максимально быстрого достижения требуемых рабочих показателей.

4. Анализ работы и нормирование труда. Определение требований к должности  и функциональных обязанностей  работников в рамках конкретных должностей. Установление нормативов, определяющих требования к производительности и качеству труда различных категорий кадров.

5. Система  стимулирования труда. Реализуемый руководством широкий набор средств воздействия на мотивацию работников, от денежных стимулов до расширения и обогащения труда, с целью улучшения   отношения   кадров   к   выполняемой   работе   и   к организации, а также повышения заинтересованности в достижении высоких рабочих результатов.

6. Обучение и  развитие кадров. Подготовка и реализация программ, направленных на повышение уровня профессиональных знаний и развитие навыков  работников, с целью повышения их потенциала и увеличения вклада в достижение целей организации.

7. Оценка работы кадров. Определение уровня рабочих достижений  персонала. Сравнение результатов работы  с имеющимися стандартами или целями, установленными для конкретных должностных позиций.

8. Внутриорганизационные назначения работников. Административные решения относительно повышений, понижений в должности или переводов внутри организации, отражающие ценность работников в глазах руководства и стремление к наиболее полному использованию их потенциала.

9. Формирование и поддержание организационной культуры. Работа, направленная на создание, укрепление и развитие традиций, порядков, норм, правил, стандартов поведения и ценностей, обеспечивающих эффективное функционирование организации.

Все эти  функции необходимо возложить на отдел управления кадрами. Соответственно, мы предлагаем ввести в состав ООО «Автотема» с 01 марта 2010 года отдел управления кадрами, в который на первоначальном этапе войдут два сотрудника:

1. Начальник  отдела управления кадрами;

2. Менеджер  по кадрам.

Нами  составлено Положение об отделе управления кадрами (Приложение Е), в котором  представлены основные цели, задачи и  специфика будущей деятельности данного подразделения.

Также возникает  объективная необходимость составления  следующих должностных инструкций:

1. Должностная  инструкция начальника  отдела управления кадрами;

2. Должностная  инструкция менеджера по кадрам.

Это необходимо для эффективной работы указанных  сотрудников, достижения целей отдела управления кадрами, выполнения возложенных  на него задач. Однако, прежде всего инструкции помогут генеральному директору ООО «Автотема» составить представление о качествах и квалификации кандидатов-соискателей на данные должности.

Разработанная нами должностная инструкция  начальника отдела управления кадрами представлена в Приложении Ж, а должностная инструкция менеджера по кадрам в Приложении И.

Естественным  образом возникает необходимость  изменения существующей схемы  структуры  управления предприятием. Предлагаю  с 01 марта 2010 года ввести новую схему  структуры управления предприятием (рисунок 11).

 

ОТДЕЛ УПРАВЛЕНИЯ КАДРАМИ

 

Отдел развития

 

Отдел контент

 

Директор

                                     1

 

Гл. редактор

                                           1

 

Отдел продаж рекламы

 

Рисунок 11. Предлагаемая структура управления предприятием

Как видно  из рисунка 11 отдел управления кадрами  должен занять ключевое место в системе  управления изучаемой организацией. Данный отдел станет тем необходимым  средним звеном в организационной  структуре управления, которое будет  обеспечивать принцип системности  и плановости в деятельности организации.

 

3.2 Формирование системы набора и отбора кадров

в ООО «Автотема»

 

  Эффективная  система поиска и подбора новых  сотрудников, должна с высокой  степенью вероятности предсказывать  профессиональную успешность кандидатов, давая возможность отбирать наиболее перспективных работников.

Найм кадров должен осуществляться в несколько этапов:

1. Прогнозирование качественной и количественной потребности организации в кадрах. Для этого необходимо составить заявку на подбор сотрудников. Предлагаем:

   а)  составить характеристику рабочего  места;

   б)  описать вакансию;

   в) конкретизировать стратегические и тактические цели и задачи организации;                       

   г)  определить необходимость в расширении штата сотрудников;

   д)  определить конкретные сроки открытия вакантных должностей, которые понадобятся при решении поставленных задач.

При этом реальная ситуация в организации (что  есть на данный момент?) соотносится  с желаемой (чего хочется достичь?), при учете имеющихся ресурсов (что можно вложить?). Все это реализуется в планировании конкретных мероприятий и последовательности определенных действий.

Затем руководители подразделений предоставляют информацию и утверждают план, а менеджер по кадрам обобщает и систематизирует предоставленную информацию.

2. Анализ  работы, составление должностных  инструкций, личностных спецификаций, условий найма. На данном этапе решаются следующие задачи:

а) составление  личностных спецификаций  должностных  инструкций и условий найма;

б) определение, насколько необходимо будет проводить  предварительное обучение соискателей, а в последующем и стажеров.

Эта задача решается путем создания, корректировки  и анализа личностных спецификаций и должностных инструкций, определения  условий найма.

Возложить ответственность на менеджера по кадрам, который будет сопоставлять существующие личностные спецификации, должностные инструкции и условия найма с ситуацией в организации, ее ресурсами и положением на рынке труда.

3. Определить  способ найма (внешний или внутренний) исходя из ресурсов организации. На данном этапе:

а) анализируются  возможности использования внутренних трудовых ресурсов организации и  внешних источников заполнения вакантной  должности;

б) определяется, какими ресурсами обладает организация  для проведения эффективного поиска кандидатов во внешней и внутренней среде.

В итоге  должно быть сделано заключение о  предпочтении того или иного способа  найма.

Ответственный: менеджер по кадрам – соотносит  полученные результаты на предыдущем этапе с трудовыми ресурсами организации и ресурсами, которые может предоставить внешняя среда, обобщает и систематизирует полученную информацию.

4. Разработать план информирования целевой аудитории об открытии вакансии. На данном этапе решаются следующие задачи:

а) выбор  наиболее эффективных и экономичных  по времени и затратам способов информирования целевой аудитории, носителя информации;

б) формирование информации, которую необходимо донести  до целевой аудитории, содержания и формы объявления;

в) выявление  портрета потенциального кандидата: профессиональные, личностные, мотивационные характеристики, установки, ожидания и т.п.

Указанные задачи решаются путем сопоставления  ресурсов организации (временных, денежных, человеческих и пр.) с условиями, предъявляемыми внешней средой (широта целевой аудитории, ее доступность и пр.). В итоге необходимо разработать алгоритм действий и мероприятий, которые должны быть предприняты для скорейшего и наиболее полного информирования целевой аудитории.

Ответственные: менеджер по кадрам – на  основе проведенного анализа принимает решение о том, через какие каналы будет доведена информация до потенциальных кандидатов.

5. Оперативно  информировать целевую аудиторию об открытии вакансии.

На данном этапе решаются следующие задачи:

а) осуществление  и контроль проведения мероприятий, направленных на передачу информации целевой аудитории;

б) подготовка к получению и обработке обратной информации, анализ эффективности.

Подготовленная  ранее информация передается для  целевой аудитории по каналам, которые  были выбраны как самые эффективные и экономичные. В зависимости от того, какая должность является вакантной, каналами распространения информации могут служить СМИ, кадровые агентства (платные и бесплатные), сотрудники центров занятости, собственные базы данных, представители вузов, колледжей и т.д.

Ответственный: менеджер по кадрам – отслеживает  поступающую информацию, обобщает ее и систематизирует.

6. Получить необходимую и достаточную информацию о кандидате и принять решение о приглашении его на собеседование или отказе от него.

  Путем  проведения телефонных переговоров  на данном этапе решаются следующие задачи:

а) выявление  соответствия соискателей самым  общим критериям (возраст, образование, адекватность реагирования на вопросы и т. д.);

б) формирование и организация группы соискателей (назначение времени собеседования, передача и прием первичной информации).

  При  этом учитываются результаты  работы на предыдущих этапах  (критерии подбора, условия подбора, личностная спецификация и пр.). Полученные данные заносятся в лист телефонного интервью. На их основе складывается первоначальное представление о соискателе и принимается решение о приглашении его на собеседование.

Ответственный: менеджер по кадрам – выявляет  соответствие кандидата тем критериям подбора, которые были разработаны на предыдущих этапах.

7. Создать первичное представление о степени соответствия соискателя критериям подбора на существующую вакансию.

 На данном этапе решаются следующие задачи:

а) выявление  соответствия соискателя критериям  личностной спецификации, профессиональной и мотивационной пригодности на данную вакансию;

б) формирование группы соискателей, которые будут  приглашены на деловую игру;

в) заполнения соискателем внутрифирменной анкеты;

г) проведения структурированного интервью и наблюдения –диагностируются  мотивационные характеристики, эрудиция, внешние данные, уверенность, коммуникабельность, адекватность реакций, личностные качества представления о будущей работе и сотрудниках, ожидания, необходимые навыки и т. п.;

д) определения  соискателей, наиболее подходящих под  разработанные на предыдущих этапах критерии.

8. Сделать окончательный выбор среди оставшихся соискателей и подготовить стажеров к полноценной работе:

а) обеспечить стажеров теоретическими знаниями всех аспектов работы;

б) создать  окончательный список будущих стажеров;

в) сформировать позитивное отношение к организации и её сотрудникам;

г) проинструктировать стажеров по технике безопасности.

На каждом этапе необходимо отслеживать эффективность  выбранных методов и форм работы и в случае необходимости вносятся дополнения и коррективы с целью создания максимально эффективной системы найма.

Оптимизация системы найма позволит существенно  сократить затраты на эту работу, сделать найм своевременным, результативным, надежным экономичным, простым и удобным. Система должна быть выстроена на принципах взаимосвязанности найма с другими функциями кадровой политики и всех его этапов между собой, подчиненности процесса найма кадрыа достижению общих целей организации.

 

3.3 Расчет эффективности предложенных мероприятий

 

Качество предложенных мероприятий — это степень их соответствия внутренним требованиям (стандартам) организации. При подготовке и реализации предложенных мероприятий руководитель должен уделять внимание каждому этапу этого процесса. Качество измеряется в относительных единицах от 0 до 1. Низшее качество предложенных мероприятий — 0, а высшее — 1.