Управление малым предприятием, анализ и пути совершенстования

Осуществить эти процедуры можно  либо документально, что довольно трудоемко, либо более эффективно с помощью  средств вычислительной техники.

В современных условиях расширяющейся  и углубляющейся автоматизации  процесса управления производством  второй подход является более предпочтительным. Использование новых форм информационных технологий обеспечивает достаточную  полноту, качество и своевременность  поступления информации для подготовки и выработки управленческих решений, чтобы в реальном времени осуществить  регулирование хода производства и  не допустить критических отклонений от запланированной траектории ведения  процесса.

Выполнение принятых управленческих решений требует соответствующего организационного обеспечения, которое  сопровождается регламентацией работы подразделений, созданием нормативной  базы планирования, инструктажам исполнителей, организацией взаимодействия (координацией работы) звеньев и ступеней управления производством. Действия управленческого  персонала должны предусматривать  определенную меру ответственности  руководителей подразделений и  их функциональных органов за возможный  срыв выполнения производственных программ и заданий.

В связи с этим возникает необходимость  соблюдения каждым участником производственного  процесса строгой дисциплины по своевременному выполнению работ, а также постоянному  контролю и регулированию хода производства.

…"процесс управления производством  можно представить как совокупность последовательных действии управленческого  персонала по определению целей  для объектов управления и их фактического состояния на основе регистрации и обработки соответствующей информации, формирование и утверждение (принятие решений) экономически обоснованных производственных программ и оперативных заданий "¹³.

Процедуры доведения принятых решений  до исполнителей, организация и координация  работ всех участвующих в производственном процессе подразделений и при  необходимости регулирование хода производства являются заключительной стадией процесса управления.

Многие специалисты в области  управления выделяют 5 основных задач  управления: организация, собственно управление, координация, планирование и контроль.

Зачастую владельцы (управляющие) мелких предприятий недооценивают  значение таких функций, как контроль и планирование, сводя их к минимуму. Повысить эффективность системы  планирования и контроля за выполнением плана можно с помощью методов постановки задач.

В соответствии с этим сначала задаются долгосрочные цели, определяющие объем  продаж и размер прибыли, положение  фирмы на рынке, профессиональный рост ее служащих, а также характер взаимоотношений  с поставщиками и потребителями. Затем ставятся задачи на текущий  год, выполнение которых, в конечном счете, приведет к достижению долгосрочных целей.

Одним из методов, применяющихся при  планировании и выборе целей, является управление по целям (УПЦ). Рассмотрим систему управления по целям, адаптированную для малых компаний.

После выработки руководством долгосрочных и краткосрочных целей для  организации и для себя лично, эти цели формулируются для работников следующего уровня в нисходящем порядке  по иерархической цели. При этом важно, чтобы они не шли вразрез  с общефирменными целями, а разрабатывались  с учетом общей концепции развития фирмы.

УПЦ — это также "ориентированная  на результаты" философия управления.

Если обычно описание должностных  обязанностей работника состоит  из простого перечисления его функций, то подход, используемый в системе  УПЦ, ориентирует работника на достижение конкретных результатов.

Так, например, в должностных обязанностях распорядителя кредитов указывается  лишь, что он следит за кредитными операциями. И далее перечисляются его  функции. Там же, где используется метод УПЦ для распорядителя кредитов устанавливается 5 или 6 задач (рабочих заданий), которые отражают важные аспекты его деятельности.

Одной из задач может быть достижение такого роста продаж в кредит, который  позволит увеличить объем реализации на 15—20 процентов.

Например, согласно должностным обязанностям, специалист по кадровым вопросам должен отвечать за подбор сотрудников. Метод УПЦ определяет для него 5—6 задач, одна из которых может выглядеть таким образом: “принять на работу 5 новых сотрудников определенной категории к конкретной дате“.

Таким образом, метод УПЦ ориентирует на достижение конкретных результатов вместо простого выполнения функций назначит, дает возможность оценить руководителя по его реальному вкладу в общее дело, а не на основе личных качеств. В конечном счете, важны именно результаты.

Прежде чем начинать дело и связывать  с ним определенные планы на будущее, надо удостовериться, что на товар  или вид услуг есть спрос на рынке. Просмотреть те новые тенденции  в покупательском спросе, которые  уже в следующем году могут  потребовать пересмотра всей концепции  бизнеса.

От того, каким видится бизнес, во многом будет зависеть стратегия  сбыта, развития производства и обновления продукции, а также схема финансирования, величина штата.

Выработанные в подкрепление долгосрочные цели — это та базарна которой затем будет строиться программа УПЦ для фирмы. При этом крайне важно, чтобы каждый руководитель в организации на какой бы ступеньке иерархической лестницы он не находился, имел четкое представление о целях организации в целом и вышестоящего руководства в частности, а также о том, чего в этой связи ожидают лично от него. Но лучше, чтобы процесс постановки целей более высокого уровня происходил при его непосредственном участии. Тогда, внося посильную лепту в разработку долгосрочных планов, он будет чувствовать себя в большей степени ответственным за их выполнение.

Программа УПЦ. Данная программа управления предприятием в общем может использоваться в любой организации, но с разной долей успеха, Анализ неудачного опыта внедрения программы показывает, что в подобных случаях либо ее применение не распространялось на все без исключения аспекты деятельности предприятия, либо не были соблюдены основные требования к программе, а при ее составлении допущены ошибки.

Перечень основных требований к  программе УПЦ.

1. Перед  каждым руководителем ставится  от 5 до 10 вполне конкретных, отражающих "конечные цели" организации  задач которые могут быть каким-либо  образом измерены, что дает управляющему  возможность действовать в заданной  системе координат.

2. В соответствии  с ними, каждый управляющий в  письменном виде представляет  свои соображения относительно  целей вверенного ему подразделения.  После того, как вопрос в целом  согласован с вышестоящим руководством, переходят к следующему этапу:  выработке окончательной формулировки  цели.

3. Процесс  выработки цели предусматривает  четкую и краткую формулировку, определение способа измерения  и оценки работы, а также путей  достижения запланированных результатов. 

4. Результаты  фиксируются через регулярные  промежутки времени (не реже 1 раза в квартал)и сопоставляются с намеченными ориентирами (установленными контрольными показателями).

5. Если цели  не были достигнуты, необходимо  установить причины и решить, какие меры следует принять  для того, чтобы исправить положение. 

6.Цели каждого  руководителя должны быть взаимоувязаны  с целями управляющих низшего  и высшего уровня.

Выработка целей. Важнейшим элементом  программы УПЦ является постановка целей для отдельного руководителя. При этом задачи, поставленные перед  средним звеном управления, должны соотноситься с целями для управляющих  высшего ранга и т.д. То есть важно, чтобы каждый руководитель в организации, от наивысшего до самого низшего уровня, имел перед собой четкие ориентиры которые бы обеспечивали поддержку целей руководителей, находящихся на более высоком уровне.

Объем же работ для каждого конкретного  руководителя должен определяться/исходя из вклада/который ему надлежит сделать в достижение успеха более крупного подразделения, частью которого он является.

Например, работа управляющего по определенному  региону сбыта должна оцениваться  по вкладу, который он и его торговые агенты вносят в работу всего отдела сбыта фирмы. В этом случае каждый руководитель поймет, что от него ждут и почему, как его будут оценивать  и по каким параметрам. Наконец, отдельные  задачи для любого из руководителей  должны соответствовать долгосрочной цели развития фирмы в целом и  способствовать ее достижению.

После того, как определены и взаимоувязаны  цели для каждого конкретного  подразделения и уровня управления, можно считать, что программа "готова к запуску". Если этого не сделать любой руководитель среднего звена вправе задать себе вопрос: "Как я могу что-либо планировать, если не знаю, чего хочет начальство? ".

Чтобы добиться успеха, управляющему достаточно поставить перед собой 5-8 задач. Они и явятся критерием оценки его/ее пригодности к данной работе. Разумеется, существуют и другие служебные обязанности, которые, возможно, не будут вписываться в рамки задач. И хотя они имеют второстепенное значение, все же не следует совсем сбрасывать со счета то, как управляющий будет их исполнять.

Если впервые "запускается" программа  УПЦ, управляющим придется пройти период соответствующей адаптации. Они  должны будут научиться ставить  перед собой такие цели и задачи, исполнение которых хотя и потребует  от них определенных усилий, но все же будет им по плечу. Кроме того, им предстоит позаботиться о "средствах" и выбрать наиболее эффективные пути выхода на конечный результат, что во многом будет зависеть от их умения предвидеть проблемы, с которыми, возможно, придется столкнуться и решать их по мере "поступления".

Процесс обучения состоит в том, что первоначально число задач, которые предлагается решить тому или  иному менеджеру, будет ограничено. Затем, по мере того, как они научатся справляться с ограниченным набором  задач в рамках одной-двух целей, число их может быть увеличено, а  область выбора конечных целей расширена,

Образец личного плана. Предлагаемый образец рабочего плана необходим  управляющим. В нем выделены основные этапы (промежуточные цели) на пути к достижению конечной цели. В случае выполнения каждого последующего этапа  к намеченной дате можно рассчитывать, что по завершении последнего, цель будет достигнута. В нем не только указываются цели, но и дается развернутый  план действий, направленных на их достижение. Поэтому, спрашивать с управляющего не только о том, какие шаги он собирается предпринять и какие осложнения предвидит, но и как он оценивает  поставленную цель. Демонстрируя, как  соотносятся его/ее цели облегчит управляющему понимание его/ее задач в рамках общих задач фирмы.

Выбор цели для конкретного руководителя. В рамках программы УПЦ каждый менеджер может предусмотреть от 4 до 10 целевых или рабочих заданий. Разработать, по крайней мере, одно рабочее задание для каждого  из основных направлений непосредственной деятельности; "Текущая работа", "Разрешение производственных конфликтов", "Рационализация труда", "Повышение  уровня квалификации ". Следуя предложенному  методу, можно лучше представить те возможности, которые откроются с постановкой целей и определением задач.

Намеченные цели и примерный  рабочий план¹⁴.

Цель (Изложить ее ясно и кратко):

__________________________________________________________

__________________________________________________________

Способы оценки (предложить какой-либо количественный показатель, на основе которого можно судить о достижении цели):

__________________________________________________________

__________________________________________________________

Основные возможные трудности:

__________________________________________________________

__________________________________________________________

Действия, направленные на достижение цели (назвать 3-4 наиболее важных с указанием срока исполнения каждого):

__________________________________________________________

__________________________________________________________

Цель вышестоящего руководителя (задача должна соотноситься с его целью. Указать ее):

__________________________________________________________

__________________________________________________________

 Указывая на наличие какой-либо  проблемы в рабочем плане, управляющий  должен предложить и соответствующие  пути ее решения. Например, начальник  отдела доставки фирмы задается  целью развозить все посылки  в день их получения. Чтобы  избежать возможных осложнений, он предлагает провести соответствующий  инструктаж сотрудников до начала  работы по новой схеме. 

Виды целей. Приступая к определению  задач, управляющим возможно трудно будет сориентироваться и выделить именно те области, в которых следует определять цели. Надо также разобраться в том, какие аспекты работы имеют первостепенное значение и какие важны. Кроме того, стоит ли отвлекаться на решение текущих проблем или сосредоточиться на достижении долгосрочных целей. Желательно объяснить, как поставить задачу таким образом, чтобы максимально был виден результат работы,

С этой точки зрения полезно "рассортировать "цели в зависимости от конкретных направлений деятельности. Обычно управляющий  должен ставить перед собой от 5 до 8 задач, поэтому, если он выберет хотя бы по одной-две задаче, на каждом из направлений, это положительно скажется на его работе в целом.

Принято различать 4 наиболее важных области управления:

1. Задачи текущей деятельности.

2. Задачи разрешения трудовых  конфликтов.

3. Задачи рационализации  труда. 

4. Задачи повышения профессионального  уровня сотрудников. 

Основной объем работы любого руководителя приходится на текущие дела, связанные  с управлением той или иной операционной деятельностью. Так начальника производства в первую очередь волнует  объем, качество и эффективность  производства. Начальник отдела сбыта  заинтересован прежде всего в разработке и осуществлении программы изучения рынка и увеличения объема продаж. Но в любом случае управляющий должен уметь так организовать работу, чтобы с минимальными затратами добиться улучшения качества товара или услуг, увеличения объема производства или продаж товаров.