Усовершенствование методов организации производства продукции (на примере ОАО "Точмаш")

4. Джерела ефекту інформаційної системи «IT-підприємство®»

Усяка технічна система  є свого роду інструментом, що служить якому-небудь працівникові. Локальна система складського обліку служить комірнику, система автоматизації бухгалтерського обліку служить головному бухгалтеру. Комплексна автоматизована система служить вищому керівництву підприємства. Якщо керівнику на його робочому місці доступна вся інформація про реальний поточний стан підприємства, ця інформація структурована й відфільтрована для виявлення вузьких місць, то значить підконтрольна вся діяльність підприємства. Всім іншим (виробничникам, постачальникам, збуту, бухгалтерам) система повинна допомагати виконувати розпорядження керівництва або затверджені плани діяльності.

У самому загальному змісті, основна віддача виходить за рахунок реального контролю господарсько-фінансової діяльності підприємства з боку вищого керівництва. Деталізуючи це, можна привести наступні джерела (по службах підприємства).

Матеріально-технічне постачання й складський облік.

• Зниження рівня запасів - можливість планування потреби матеріалів й оперативний облік залишків на складах дозволяє вже через 2-3 місяця після запуску системи визначити ABC-групи, установити методики керування запасами, усунути необґрунтовані закупівлі й надалі оперативно контролювати рівень запасів. Через 5-6 місяців на підставі набраної статистики з'являється можливість контролювати неліквіди. Досягається зниження рівня запасів на 10-40%.
• Усунення неврахованих недостач - оперативне порівняння реальних складських залишків і даних бухгалтерського обліку дозволяє виявити невраховані недостачі, які виникли у своїй масі через втрату документів. Звичайно становить 3-5% від рівня запасів.
• Контроль цін закупівель матеріалів - порівняння цін закупівель тих самих матеріалів за певний період дозволяє виявити на деяких позиціях різницю в 2-3 рази.
• Планування потреб матеріалів й оперативне лімітування - перерахування лімітно-забірних карт для цехів при змінах планів виробництва й перехід до оперативних лімітів (планам завезення матеріалів) дозволяє знизити необґрунтовану видачу матеріалів у цехи на 10-15%.
• Аналіз використання лімітів - контроль фактичної видачі матеріалів у цехи й порівняння його з величиною ліміту дозволяє виявити й практично виключити необґрунтовані перевитрати матеріалів.
• Контроль видачі матеріалів зі складів у цехи - при визначенні величини страхових запасів матеріалів часто приводиться аргументація, що запас на 1-1,5 місяця недостатній. Аналіз ритмічності видачі матеріалів дозволяє виявити картину - у перших числах місяця цеху вибирають весь місячний ліміт. При встановленому нормативному запасі в 1-1,5 місяця на складі не залишається запасів, що приводить до термінових додаткових закупівель. Контроль ритмічності дозволяє потижнево або подекадно контролювати видачу матеріалів і не перевищувати зазначену величину складського запасу.
• Керування заявочною потребою допоміжних матеріалів і контроль бюджетів підрозділів - дозволяє різко знизити неконтрольоване списання допоміжних матеріалів на 20-30%.
• Керування закупівлями на базі ABC-класифікації запасів – дозволяє вибудувати  логістику  закупівель  по  різних методиках, мінімізувати складські запаси.

Виробництво.

• Скорочення на 10-30% часу проходження замовлення у виробництві за рахунок застосування планування й відповідно зниження на 10-30% втрат від простоїв устаткування за рахунок календарного планування завантаження виробничих потужностей, що приводить до зменшення переналагоджень, обґрунтованої серійності випуску й своєчасному завезення матеріалів у цехи.
• Зниження на 5-10% обсягу незавершеного виробництва в цехах за рахунок наскрізного й своєчасного оперативно-виробничого планування й обліку виробництва, використання стандартів.
• Зниження на 10-15% частки понаднормових робіт, ліквідація авралів за рахунок подетально-поопераційного календарного планування трудових і матеріальних ресурсів до рівня виробничих ділянок.
• Скорочення запасів готової продукції на складах на 10-15%  за рахунок позаказного планування й обліку виробництва.
• Підвищення на 10-15% коефіцієнтів готовності устаткування й відповідно зниження аварійності устаткування за рахунок керування технічним обслуговуванням і ремонтами.
• Планування й облік витрат по підрозділах, напрямкам і джерелам - дозволяє планомірно знизити собівартість продукції на 3-5% за рахунок скорочення цехових і загальногосподарських витрат.
• Оптимізація   рецептур   за   критерієм   мінімізації   собівартості вхідних компонентів   - дозволяє на 1-10% знизити суму матеріальних витрат за рахунок оптимального підбора компонентів.

Бюджетування й контролінг.

• Бюджет руху грошових коштів - дозволяє реально контролювати фінансові потоки підприємства, забезпечувати поточну платоспроможність.
• Бюджет доходів і витрат - дозволяє ефективно контролювати витрати й фінансові результати по центрах фінансової відповідальності (цехах, службах, напрямках) у реальному масштабі часу.
• Варіантне калькулювання нормативної й фактичної собівартості продукції - дозволяє оцінити рентабельність одиниці продукції й спрогнозувати економічний результат діяльності перед прийняттям рішення.
• Планування собівартості й визначення крапки беззбитковості підприємства - дозволяє прогнозувати рентабельність діяльності підприємства на період по методиках «що буде, якщо ...» і вибрати оптимальний план виробництва.
• Оптимізація   структури   реалізації   за   критерієм   максимізації прибутку - дозволяє сформувати максимально рентабельний сортамент товарної продукції з урахуванням обмежень виробництва, параметрів ринку, обмежень по договірним зобов'язанням по поставці й закупівлі й т.д.
• Фінансовий аналіз діяльності підприємства – дозволяє одержати об'єктивну точну картину фінансового стану підприємства, його прибутків і збитків, змін у структурі активів і пасивів, у розрахунках з дебіторами й кредиторами й т.д.

Ціноутворення.

• Постійне відстеження зміни цін на продукцію підприємства. Система дозволяє швидко проводити перерахування цін на продукцію на підставі інформації про ціни матеріалів - планових, фактичних на складах, фактичні списання у виробництво, перспективних цін з договорів на поставку матеріалів. Це дозволяє реально перейти до оперативного моніторингу прямих змінних витрат і цін на продукцію на кілька місяців уперед.
• Аналіз цін підприємств конкурентів - можливість швидко проаналізувати картотеку цін конкурентів на продукцію в сукупності з рівнем витрат підприємства на продукцію дозволяє з великою вірогідністю спрогнозувати рівень попиту на продукцію й установити ринково обґрунтовані ціни.

Керування розрахунками з організаціями.

• Контроль зведеної заборгованості в розрізі відповідальних й ініціаторів - присвоєння кожному «зовнішньому» документу відвантаження коду відповідального й коду ініціатора дозволяє керівникові швидко одержати зведену інформацію про заборгованості в розрізі конкретних осіб персоналу керування. Контроль цих показників керівництвом дозволяє реально знизити дебіторську заборгованість на десятки відсотків.
• Контроль заборгованості по строках виникнення - дозволяє мінімізувати платежі в бюджет за прострочену заборгованість, а також швидко встановити відповідальних за виниклу заборгованість.
• Контроль абсолютної й відносної дебіторської заборгованості - дозволяє оперативно контролювати розрахунки по договорах з відстрочкою платежів(договорам «під реалізацію»).

Керування збутом продукції.

• Наскрізне планування, облік і диспетчирування замовлень покупців - дозволяють жорстко формалізувати основний ланцюжок діяльності підприємства: прийом, оформлення, оплату, виробництво й відвантаження продукції покупцеві. Наскрізне планування й облік дозволяють значно скоротити час від прийому замовлення до його відвантаження й, як слідство, повною мірою виконати умови договору на поставку продукції. Як результат - зменшення штрафних санкцій по договорах, підвищення якості роботи з покупцями, мінімізація незавершеного виробництва й зменшення запасів готової продукції.
• Можливість використати гнучкі системи знижок до цін на продукцію - залучення додаткових покупців.
• Зведений аналіз структури й динаміки відвантаження - дозволяє прогнозувати ринкові тенденції й вчасно вживати заходів до зміни структури випуску.

3. Обґрунтування техніко- економічних показників

Затрати на реалізацію проекту впровадження  інформаційної системи управління підприємством включають такі статті:

• дооснащення  парку обчислювальної техніки підприємства;
• покупка ліцензій на відповідне програмне забезпечення;
• установка та настройка системи;
• підготовка кадрів, що будуть обслуговувати систему;
• підготовка кадрів, що будуть працювати з системою.

На цей час є доцільним  поставити систему на 200 робочих  місць. Ця кількість є оптимальною  для підприємства на даному етапі, з  огляду на потреби та можливості підприємства. Тобто з системою будуть працювати всі керівники, більшість спеціалістів економічних відділів, керівників середньої ланки та працюючих на робочих місцях-точках відповідальності. Ця схема дозволяє автоматизувати інформаційний обмін між відділами та в самих відділах. Компанія-розробник системи пропонує два варіанти ліцензування системи – на основі локальних або конкурентних ліцензій. Перший варіант зумовлює придбання кількості ліцензій по схемі «одне робоче місце – одна ліцензія». Придбання ж конкурентних ліцензій можливе із розрахунків на кількість одночасно працюючих з системою, тобто дає можливість зекономити до 25% капіталовкладень (що зумовлене специфікою роботи промислового підприємства з відповідним типом виробництва). Отже кількість 200  номінально працюючих користувачів з 150 максимально одночасно працюючими є оптимальною с точки зору цінової політики компанії НВП «Інформаційні технології», розробника системи  «IT-підприємство®». Тобто придбання відразу 150 конкурентних ліцензій  буде коштувати підприємству 74520 грн. Ще одним шляхом зменшення величини капіталовкладень є варіант розстрочки на придбання ліцензій по схемі 50%+25%+25% без процентів протягом трьох місяців. Обране число робочих місць зумовлює дооснащення парку ЕОМ ВАТ «Точмаш» на 150 комп’ютерів з встановленою операційною системою. Робота системи «IT-підприємство®» дозволяє використання операційної системи Linux, що є безкоштовною і розповсюджується по принципу open source. Це дозволяє зекономити ще близько 500 гривень на кожному робочому місті, що в масштабах нашого проекту складає близько 20 тис. грн. Слід відзначити, що модернізація парку обчислювальної техніки входить до довгострокової програми розвитку підприємства і тому включаючи затрати на придбання комп’ютерів до кошторису нашого проекту, ми знижуємо показники його ефективності, але слідуємо загальному курсу розвитку підприємства.  Також необхідно придбати 4 високошвидкісних сканера, що дозволить вирішити проблему переводу документів в безпаперову форму  в рамках модуля електронного документообігу системи і сервер, на якому буде зберігатися вся інформаційна база. Проект передбачає встановлення недорогого файлу  – сервера бази даних вартістю 5000 грн., та придбання для нього серверної ліцензії програми «IT-підприємство®» вартістю 6480 грн.  На сервері буде зберігатися архів документів, інша службова інформація та оброблятимуться, систематизуватимуться і розповсюджуватимуться клієнтські запити. Також доцільно виділити в рамках проекту кошти на модернізацію комп’ютерної мережі підприємства. Ці кошти можна включити до статті затрат «Затрати на встановлення та підготовку апаратного забезпечення»  Сам програмний продукт система «IT-підприємство®» та ліцензії на його використання замовляються у офіційного дистриб’ютора НВП «Інформаційні технології – Донбас». Установка та настройка системи з адаптацією її під конкретні вимоги підприємства виконуватиметься  спільно фірмою-інтегратором із використанням власних сил.

Таблиця 3.1

Прямі витрати на впровадження системи  електронного документообігу

У таблиці  3.1. наведено приблизні розрахунки затрат на проект, з огляду на обрану схему впровадження. Обслуговують систему адміністратори, підготовка яких проводиться на базі фірми- дистриб’ютора. Термін підготовки – 5 днів. Вартість підготовки – 15000 грн. Спеціалісти заводу, що будуть працювати з системою, проходять прискорений курс на робочих місцях. Цей курс може проводитися спеціалістами фірми – дистриб’ютора, і коштуватиме 30 тис.грн.

Загальні прямі витрати на проект складають 394 000 грн. Тепер нам необхідно визначити джерела ефекту від впровадження системи та розрахувати термін, за який проект окупиться, та стане джерелом економії.

Етап впровадження має термін 30 днів, але на цьому роботи не закінчуються. Система постійно адаптується силами адміністраторів та інших фахівців відділу АСУ.

4. Кадрове забезпечення інноваційної розробки

Усі вище перераховані поліпшення в керуванні підприємством будуть мати місце тільки лише за умови, що вище керівництво підприємства буде зацікавлене й реально брати участь у процесі впровадження комплексної автоматизованої системи. Якщо ж впровадження системи віддається «на відкуп» нижньому персоналу, то використовуються тільки ті частини системи, які вигідні персоналу й ігнорується все те, що вигідно підприємству.