Усовершенствование методов организации производства продукции (на примере ОАО "Точмаш")

Фінансовий директор і керівництво підприємства повинні ставитися до автоматизації, як до проекту, тобто визначити всі стадії, характеристики, тимчасові рамки й бюджет. Основними етапами роботи над проектом по автоматизації є:

1. Проведення обстеження з метою опису бизнес-процесів організації.
2. Розробка технічного завдання на систему автоматизації.
3. Розробка технічного проекту системи.
4. Розробка системи (іноді називається настроюванням).
5. Різні стадії й етапи впровадження, досвідченої й промислової експлуатації.
6. Виконання доробок відповідно до потреб організації, що змінилися.

З огляду на можливості підприємства ВАТ «Точмаш», доцільно вибрати схему  реалізації проекту із залученням експертів  по продукту від  компанії-виробника  програмного комплексу. Тобто проектом будуть займатися спеціалісти відділу АСУ разом із консультантом кампанії «Інформаційні технології».

Для того щоб визначити необхідний ступінь участі сторонніх фахівців та потреби у власних ресурсах, потрібно:

• чітко визначити мету і задачі проекту;
• детально виявити існуючі зв'язки проекту;
• визначити необхідні людські ресурси проекту;
• оцінити ступінь готовності підприємства до впровадження системи, насамперед, з погляду наявності персоналу, підготовленого в області знання програмного продукту і досвіду керування проектами.

Мета і задачі проекту визначають рівень досвіду і знань фахівців, яких необхідно залучити до виконання проекту. Зазначений досвід необхідний у наступних областях:

• знання програмного продукту;
• керування проектом упровадження.

Зв'язки проекту дуже важливі. Причина цього в тому, що проект упровадження - це, насамперед, проект по внесенню змін у поточну діяльність компанії. Процес внесення змін торкається багатьох підрозділів підприємства, їхніх співробітників. Серед співробітників можуть бути як люди, що підтримують ці зміни, так і активні їхні супротивники. Крім того, можуть бути порушені й інтереси різних контрагентів підприємства.

Необхідно установити зв'язок усіх діючих суб'єктів (у першу чергу, підрозділи підприємства й окремі персоналії), яких тим чи іншим способом торкається реалізація проекту, а також визначити їх зацікавленість (позитивну чи негативну) у реалізації проекту. Необхідно оцінити, які суб'єкти можуть зробити негативний вплив на проект, з ним зв'язані (і, відповідно, ужити заходів до його зниження), і від яких і яку допомогу можна одержати.

З урахуванням виявлених  мети і зв'язків проекту визначаються необхідні людські ресурси.

Серед людських ресурсів проекту необхідно  особливо виділити команду впровадження. У команду впровадження повинні  входити як фахівці відділу АСУ, так і фахівці від підрозділів, що торкає проект впровадження (відділів маркетингу, кадрів, бухгалтерії та інші). Ці фахівці повинні добре знати роботу підприємства у своїй області, добре уявляти собі всю бізнес-діяльність підприємства, уміти грамотно сформулювати задачі для проекту впровадження. Оптимальна кількість членів команди впровадження, що приймають принципові рішення по проекті (конфігурація програмного продукту, бізнес-логіка і т.п.) – не більш 12-15.

Наведемо ролі членів команди впровадження:

1. Керівник проекту.

  Основні функції:

• Координація робіт проекту.
• Узгодження процедур взаємодії між підрозділами компанії.
• Прийняття рішень по тактичних питаннях, що виникає на проекті.
• Контроль за ходом проекту.
• Ухвалення остаточного рішення в спірних ситуаціях.
• Контроль і своєчасне приймання результатів робіт, виконуваних співробітниками.
• Внесення необхідних змін у систему документообігу й обліку, необхідних і погоджених при впровадженні, контроль за ходом упровадження внутрішніх змін.
• Ухвалення рішення про припинення і поновлення робіт.

2. Адміністратори системи.

  Відповідають за:

• Матеріально-технічне забезпечення процесу впровадження.
• Працездатність комп'ютерів, принтерів, мережі й іншого необхідного устаткування.
• Установку програмного забезпечення на робочих місцях.

3. Технічні фахівці.

Основні функції – доповнення і зміна функціональності програмного продукту засобами розробки:

• технічне проектування;
• кодування;
• тестування;
• документування.

4. Учасники команди впровадження.

  Основні функції:

• забезпечення рішень, прийнятих керівниками проекту;
• збір, аналіз і систематизація інформації, що вимагається;
• підготовка даних, необхідних для здійснення впровадження;
• уведення первинної інформації, необхідної для введення системи в експлуатацію;
• навчання користувачів і забезпечення користувачів інструкціями й інформацією на етапі експлуатації.

5. Консультанти проекту.

Основні функції:

• підготовка команди впровадження; 
• розробка і внесення рекомендацій щодо адаптації системи;
• навчання спеціалістів і забезпечення  інструкціями й інформацією на етапі впровадження; 
• координація робіт проекту (разом з керівником проекту);
• узгодження процедур взаємодії між підрозділами кампанії(разом з керівником проекту);
• інформаційне та методичне забезпечення проекту.

Тобто команда проекту  складається з 15 фахівців, серед  яких троє консультантів від кампанії розробника програмно-методичного  комплексу. Послуги консультантів  необхідні протягом 30 днів. Витрати  – 6000 грн. Ці витрати не включають  плату консультанту, бо ця послуга є безкоштовною згідно цінової політики компанії „Інформаційні технології”. Працівників підприємства, задіяних у проекті доцільно преміювати  по закінченні робіт на етапі впровадження в загальному обсязі 12000 грн. Ці витрати вносяться до кошторису по статті «Забезпечення роботи команди впровадження».

Будь-які зміни на підприємстві відбиваються на його працівниках. Втілення нової технології потребує придбання  обладнання, його монтажу, підготовки користувачів. Такі заходи потребують додаткових зусиль з боку управлінського персоналу підприємства, наділення його додатковими задачами .

Першим кроком проекту  є формування вищезазначеної команди  впровадження у складі керівника  проекту, трьох адміністраторів  системи, чотирьох технічних фахівців,  чотирьох учасників команди впровадження та трьох консультантів.

Адміністратори системи  мають пройти повний курс підготовки на базі компанії «Інформаційні технології». Курс складається з 5 лекцій та 2 практичних занять на теми: «Інтеграція системи «IT-підприємство®» в роботу підприємства» – 6 годин, «Забезпечення функціонування системи «IT-підприємство®» – 8 годин; «Права доступу, ролі користувачів системи «IT-підприємство®». Контроль руху інформації.» – 8 год.; «Можливі проблеми в роботі системи «IT-підприємство®». – 6 год.; «Використання додаткових  можливостей системи» – 6 год.; «Настройка та використання типового робочого місця» – 8 год.; «Адміністрування системи» – 8 год. Загальна тривалість курсу – 50 годин, вартість – 5000 грн. Для трьох адміністраторів цього проекту вартість складатиме 15 тис. грн.

Вже на базі ВАТ «Точмаш» всі інші члени команди впровадження проходять прискорений курс підготовки під керівництвом консультантів  проекту від компанії «Інформаційні  технології» за допомогою  адміністраторів системи. Прискорений курс включає ті ж самі напрямки, що й повний, але тривалість його – 20 годин. Підготовка команди впровадження входить до обов`язків консультантів проекту і тому не включається до кошторису.

Контракт на придбання  необхідного обладнання  та програмного забезпечення від імені підприємства буде укладати директор. Правові аспекти укладання договору буде контролювати юрист. Керівник відділу АСУ, що відповідає за технічний рівень забезпечення інформаційної системи підприємства, повинен взяти під свій контроль реалізацію цього заходу, узгоджуючи виникаючі проблеми з керівництвом проекту впровадження системи .

Монтаж, наладка обладнання та програмного забезпечення здійснюється силами команди впровадження.

Слід зазначити, що втілення нової системи  на цьому етапі не вплине на кількісний і якісний склад робітників економічних відділів та цехів основного та допоміжного виробництва.

Додаткової підготовки потребують робітники, що безпосередньо  будуть працювати в системі «IT-підприємство®». Для них потрібно організувати навчання, яке включає 4 заняття по 4 години тренінгу на робочих місцях. Треба відзначити, що зручний та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс програмного комплексу  «IT-підприємство®» зумовлює такі відносно низькі часо- та людинозатрати на ознайомлення та навчання персоналу підприємства роботі з системою.

Пропонується організувати навчання силами місцевого корпоративного партнера корпорації «Інформаційні  технології» фірми «Інформаційні  технології – Донбас». Фахівці цього  закладу працюватимуть по окремому замовленню, на базі ВАТ «Точмаш», із використанням методичних матеріалів кампанії «Інформаційні технології».  Загальна вартість експрес-курсу навчання роботі  з системою загальною довжиною в 300 годин складає 30 тис. грн. і включена до затрат проекту.

Заняття включатимуть навчання за такими напрямками:

• знайомство з особливостями нової системи;
• принципи роботи нової системи;

Загальні витрати на підготовку персоналу складуть 45 тис. грн.

Також передбачається самопідготовка працівників із використанням відповідних навчальних посібників у електронному вигляді, що приведе до підвищення кваліфікації фахівців. Підвищення кваліфікації працівників може сприяти зростанню заробітної плати, що може стати стимулом підвищення якості подальшої роботи. Всі ці зміни, я вважаю, відіграють роль у подальшому зростанні ефективності діяльності організації.

 

5. Розрахунок економічного ефекту від інноваційного заходу

 

Масштабний ІТ-проект  несе в  собі як вигоди, так і ризики. Тому ключовим моментом в оцінці ефективності є чітке визначення й опис цілей і задач проекту, тобто тих напрямків, ефективність підтримки яких згодом буде оцінюватися.

З економічної точки зору побудова інформаційної системи може дати два типи повернення від інвестицій:

1. Повернення, що безпосередньо виміряється в грошовому вираженні (hard dollar).

2. Непрямі переваги (soft dollars).

Під вигодою маються на увазі  деякі позитивні явища, що допомагають  компанії усталити своє положення. Можна  виділити чотири головних фактори, що сприяють досягненню цієї мети:

• підвищення функціональних характеристик і якості продукції, що випускається;
• поліпшення обслуговування клієнтів;
• зниження операційних витрат;
• поліпшення використання активів.

Для того щоб виділити основні категорії  резервів поліпшення роботи ВАТ «Точмаш», що можуть бути реально використані за допомогою інформаційної системи, необхідно виділити фактори неефективності (тобто проблеми, властиві підприємству), а саме:

• низький ступінь використання виробничих ресурсів;
• завищені матеріальні витрати;
• низька якість;
• низький рівень обслуговування клієнтів;
• неточності у визначенні собівартості і ціноутворенні;
• недостатній рівень організації збереження і логістики;
• проблеми обліку і керування фінансами.

Можна виявити конкретні  сфери впливу модулів информаційної системи. Для цього модулі потрібно розділити на пять категорій, відповідно до їх функціональності:

• стратегічне планування, фінанси та облік;
• маркетинг та дистрибуція;
• розробка нової продукції;
• планування та управління виробництвом і матеріальними потоками;
• оперативне управління операціями.

Консалтинговий підрозділ  компанії НВП «Інформаційні технології» проаналізував результати впровадження системы «IT-підприємство©». Під час досліду більшь ніж 50 компаній які завершили свої впровадження, були отримані такі результати:

• зниження рівня запасів (враховуючи матеріали, незакінчене виробництво, готова продукція) - в середньому на 13%, кращім результатом є - 18%. ВАТ «Точмаш» має рівень запасів в розмірі 620 тис.грн. Тому маємо близько 80,6 тис. грн. вивільнених коштів, які можна використовувати в обігу підприємства;