Усовершенствование организационной структуры управления предприятием ОАО „Донецкгормаш”

На примере с ОАО “Донецкгормаш” следует отметить, что данная организация имеет конкурентов на машиностроительном рынке. Даже, если цена на изделия одинакова, они имеют своих постоянных клиентов, т. к. привлекают внимание к себе узкой специализацией и доступностью, ведь потребителю удобнее покупать там, где он чаще бывает.

Рассмотрим факторы среды косвенного влияния. Среда косвенного влияния сложнее, чем среда прямого влияния. Руководство вынуждено принимать свои решение на прогнозах о существовании и влиянии среды, анализируя неполную информацию, в попытках определить возможные последствия для организации.

Изменения в технологической внешней среде могут поставить организацию в безнадежно проигрышное конкурентное положение. Технологические нововведения влияют на эффективность, с которой можно изготовлять и продавать продукцию, на то, как можно собирать, сохранять и распространять информацию, какие услуги и новые товары ожидают потребители от организации. Анализ технологической внешней среды может учитывать применение ЭВМ в проектировании и предоставлении товаров и услуг или достижения в технологии приготовления. Но не все организации находятся под воздействием быстрого развития научно-технического прогресса. ОАО “Донецкгормаш” принадлежит именно к таким организациям, целью деятельности которой является внедрение новой техники и передового опыта. Значительное количество технологий ориентируется на использовании компьютеров. Так, существуют системы автоматического включения и системы автоматической выдачи изделий (САС) или "автоматические составы" предусматривают использование подъемно - транспортных устройств, которыми руководит компьютер. Компьютер также следит за тем, где именно находится каждый товар. Эти системы не только исключают человеческий труд, но и позволяют экономить складские площади, ускорять складские операции и улучшать контроль за материально - техническими запасами. Но для ОАО “Донецкгормаш” данная система пока еще недосягаемая из-за своей высокой стоимости и, видимо, дешевле удерживать соответствующее количество кладовщиков, как это и есть на сегодняшний день. Поэтому все технологические новинки, которыми ограничивается ОАО “Донецкгормаш” - это пакеты программ для ведения бухгалтерского учета и учета кадров.

Руководство также должно уметь оценивать, как могут повлиять на структуру организации и ее деятельность общие изменения состояния экономики. Состояние экономики влияет на стоимость всех входных ресурсов и способность потребителей покупать определенные товары и услуги [81].

Внешние факторы способны влиять и на стиль руководства. Из-за того, что ОАО “Донецкгормаш” является достаточно большой организацией, можно говорить об изменении стиля руководства и методов управления за немалый период ее деятельности. Но ввиду того, что организация управления зависит в значительной степени от ситуации, которая складывается на рынке товаров и услуг, интересов потребителей, это требует высокой скорости и гибкости в реагировании на обстоятельства, чтобы  выигрывать в любых условиях.

Генеральный директор организации является одновременно и ее лидером, организация работает как сплоченная команда, несмотря на ее деление по отделам. Стиль руководства можно охарактеризовать как консультативно-демократический, т. к. директор выявляет определенное, но неполное доверие к подчиненным. Существует двустороннее общение и небольшая степень доверия между руководителем и подчиненным. Важные решения принимается директором, но много конкретных решений принимается и подчиненными [78].

Во второй день рабочей недели или по необходимости директор собирает весь управленческий персонал на получасовые совещания, где решаются оперативные вопросы, определяются задания на неделю, выражаются выговоры тем, кто не выполнил положенного на него задания и не организовал работу организации в целом или же нанес убытки организации.

В то же время руководитель составляет планы на полугодие и год, что создает ряд важных и часто существенных благоприятных факторов для организации. Ведь стратегическое планирование является единственным способом прогнозирования будущих проблем и возможностей. Стратегическое планирование также влияет на принятия решений. Знание того, чего организация желает достичь, помогает сориентироваться в направлениях деятельности. Принимая обоснованные и систематизированные плановые решения, руководитель снижает риск принятия неправильного решения через ошибочную или недостоверную информацию о возможностях организации или внешней среде.

 

 

3  СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ ОАО “ДОНЕЦКГОРМАШ”

 

3.1 Распределение прав, обязанностей  и ответственности в ОАО “Донецкгормаш”

 

Теперь рассмотрим, как структура организации обусловливает уровни ответственности, степень делегирования полномочий, права и обязанности персонала, которые  влияют на скорость принятия решений.

Известно, что организация - это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения его целей. Существует два основных аспекта организационного процесса. Одним из них является деление организации на подразделы соответственно целям и стратегиям, а другой, более фундаментальный - взаимоотношения полномочий, которые связывают высшее управление с более низкими уровнями работников и обеспечивают возможность распределения и координации задач.

При построении структуры системы управления необходимо придерживаться определенных принципов, т.к. структура является основой системы управления. Она устанавливает те определенные связки между подразделами, без которых не может функционировать управление. Один из принципов построения структуры - это определение линий власти. Концепция власти утверждает, что можно требовать выполнения чего-либо от другого человека. Рассмотрим это на примере ОАО “Донецкгормаш”. Власть принадлежит генеральному директору и реализуется через его полномочия. Заместитель генерального директора ОАО “Донецкгормаш” подчиняется генеральному директору. Директор ОАО “Донецкгормаш” является началом линии власти в действиях организации. В свою очередь он имеет право:

- организовывать роботу ОАО “Донецкгормаш” на основе коллегиальности и единоначалия в обсуждении и решении всех вопросов по руководству ОАО “Донецкгормаш” с установлением конкретной ответственности должностных лиц за состояние дел на порученном участке работы;

- предоставлять предложения руководству ОАО “Донецкгормаш” относительно его структуры, отбора, размещению руководителей структурных подразделений и специалистов;

- осуществлять отбор и размещение рабочих в ОАО “Донецкгормаш”;

- поощрять работников  ОАО “Донецкгормаш” налаживать на них взыскание в соответствии с действующим законодательством;

- заключать договора с  поставщиками товаров и товарно-материальных  ценностей производственной сферы  и вести с ними расчеты;

- утверждать должностные  инструкции и положения о структурных  подразделениях ОАО “Донецкгормаш”;

- проводить собрания трудового  коллектива по вопросам, которые  касаются деятельности ОАО “Донецкгормаш”;

- решать вопросы по обеспечению ОАО “Донецкгормаш” эксплуатационными материалами, оборудованием и другим для осуществления нормативно - производственного процесса;

- планировать деятельность  и определять стратегию и основные  направления развития ОАО “Донецкгормаш” соответственно конъюнктуре рынка продукции, товаров в экономической ситуации.

Следовательно, определено, что директор может нанимать работников и по собственному усмотрению наделять их властью. Но это власть другого уровня. Они подчиняются директору и реализуют свои полномочия, которые не выходят за пределы его полномочий.

Так, генеральный директор осуществляет отбор и размещение руководителей структурных подразделений и специалистов, утверждает их должностные инструкции. Таким образом, строится иерархия власти. Структура системы управления приобретает иерархическую форму. В каждой должностной инструкции определены функции, обязанности, права и ответственность работника, которые занимают определенную должность.

Каждый подчиненный должен реализовать поставленные перед ним задания и периодически отчитываться об их выполнении. Каждая должность в иерархии управления закреплена конкретными правами. Пересечение областей власти и полномочий не должно быть. Если работник не уверен в том, кто является его начальником, он будет озадаченным, его труд будет непродуктивен, он будет путаться в данных ему указаниях. Это приводит также к снижению ответственности, потому, что всегда можно объяснить невыполнение работы противоречием указаний, несогласованностью сроков и т.д. Поэтому в данной организации наблюдаем три четких уровня ответственности: коммерческий директор ответственный перед директором, перед коммерческим директором ответственные начальники структурных подразделений, а перед начальниками структурных подразделений несут ответственность их подчиненные по отделам.

Вообще, ответственность - это обязанность выполнять поставленные задачи и отвечать за их решение. Четкое распределение ответственности является важным принципом организации. Любая деятельность работника в организации характеризуется функциями (что он может делать), обязанностями (что должен делать) и ответственностью (за что должен отвечать). Функции и обязанности могут совпадать, но ответственность и обязанности иногда в практике управления не отвечают друг другу. Это бывает тогда, когда работу выполняет один, а отвечает за нее другой. Такое положение вещей нельзя принимать за норму. Таким образом, должностная инструкция – это организационно-правовой документ, который регламентирует деятельность должностного лица [77].

Директор несет персональную ответственность за:

- выполнение положенных на ОАО “Донецкгормаш” заданий и осуществления основных функций;

- состояние и деятельность ОАО “Донецкгормаш”;

- формирование и выполнение  финансовых планов;

- рациональное размещение  кадров;

-сохранение, учет и рациональное использование товарно-материальных ценностей;

- сохранение, учет продукции  и других ценностей;

- сдерживание порядка  ведения и достоверности бухгалтерского  учета и статистической отчетности, при правилах применения действующего  законодательства в хозяйственной деятельности;

- соблюдения трудовой, исполнительной  дисциплины, трудового законодательства;

- обеспечение безопасных  условий труда, соблюдение основных  положений Закона Украины "Об охране труда", требований правил противопожарной безопасности и нормативных актов по производственной санитарии;

- степень соответствия  других работников установленным  должностным инструкциям, которые утверждаются директором ОАО “Донецкгормаш”.

Проанализируем права, обязанности и ответственность каждого должностного лица. Распределение обязанностей означает определение масштаба полномочий и меры ответственности по каждой должности.

Обязанности и ответственность начальника ПЭО и группы по работе с акционерами и ценными бумагами почти одинаковые, их должностные инструкции отличаются только по определению функций и прав отмеченных:

- знать постановления должностных лиц.

Обязанности, приказы, указания, распоряжения и другие руководящие документы по производству и торговли, основы организации труда, экономики;

- знать постановления, приказы, методическо-нормативные акты и  инструкции по ведению бухгалтерского учета, учета денежных средств, материальных ценностей;

- знать и выполнять  требования инструкций по охране  труда в объеме работы, которая  выполняется; знать свои права и обязанности в основах законодательства об охране труда;

- сдерживание обязанностей  по охране труда, которые предусмотрены  правилами внутреннего трудового распорядка предприятия;

- немедленно сообщать  об опасности своему руководству  или другому должностному лицу по положению.

Ответственность:

- за качество и своевременность  выполнения возложенных на данное  лицо должностной инструкцией обязанностей;

- за нарушение правил  безопасности.

Права главного бухгалтера:

- докладывать начальнику финансово-экономического отдела обо всех выявленных недостатках в границах своей компетенции;

- вносить предложения  относительно совершенствования  работы, связанной с обязанностями, предусмотренными данной должностной инструкцией.

Следовательно, согласно должностным инструкциям, ответственность и обязанности взаимосвязаны, потому что ответственность предусматривается за качество и своевременность выполнения положенных на лицо данной должностной инструкцией обязанностей и за нарушение правил безопасности, является общим требованием для каждого должностного лица.

В обязанности начальника отдела маркетинга и сбыта входит:

- знание правил работы  розничной торговой сети;

- контроль нормативов  товарных запасов;

- своевременное осуществление  проверки работы торговых сетей.

Начальник отдела маркетинга и сбыта отвечает:

- за качественное составление  заказов на произведенную продукцию;

- выполнение розничного  плана товарооборота;

- выполнение нормативных  запасов товаров.

Права данной личности достаточно ограниченные - в объеме должностной инструкции вносить предложения, направленные на улучшение работы.

Начальник отдела труда и персонала должен:

- знать постановления, распоряжения, приказы, методические, нормативные и другие руководящие материалы относительно работы с кадрами, учета личного состава;

- понимать перспективу  развития отрасли и предприятия, знать основные технологические процессы производства продукции предприятия;

- знать порядок разработки  планов комплектования предприятия  кадрами;

- знать положение о  порядке назначения и выплаты государственной помощи, порядке оформления принятия, переводе и освобождении работников, ведении и сохранении их трудовых книжек и личных дел, оформление пенсий работникам предприятия и их семьям;