Кадровый аудит как инструмент профилактики кризисной ситуации на предприятии

По результатам аудита можно оценить:

• эффективность работы кадровой службы на предприятии
• состояние ведения кадрового делопроизводства
• коэффициент кадровой обеспеченности и потребность в персонале;
• качественную структуру управленческого персонала;
• потребность в обучении;
• стили управления;
• социально-психологический климат;
• инновационный потенциал;
• основные источники сопротивления изменениям;
• распределенность персонала в рамках организации.

Методика проведения кадрового аудита на предприятии.

Комплексный кадровый аудит компании отвечает на три основных вопроса:

1. «кто управляет персоналом?»,
2. «что представляет собой объект управления?»
3. « как он реализуется?»

Другими словами, аудит позволяет оценить:

• «качество» персонала, управленческую компетентность руководителей, а также профессиональные навыки специалистов кадровой службы;
• эффективность корпоративной культуры предприятия, факторы, влияющие на функциональность групп и коллективов;
• технологии управления персоналом, реализуемые в компании.

Для проведения аудита предварительно исследуются документы, и проводится опрос ключевых должностных лиц компании. Процедура сбора и анализа информации включает следующие основные направления: 
1. Общая характеристика кадрового состава.

Аудиторы изучают пакет документов, содержащий информацию о персонале компании за последние 3 года: численность, половозрастной и образовательный состав, динамика изменений (количество принятых и уволенных сотрудников, уровень текучести кадров, с разбивкой по подразделениям), характеристики управленческого звена и кадрового резерва.

  2. Стратегия управления персоналом и кадровая политика.

Анализируются документы, отражающие принципы кадровой политики и принятую на предприятии программу развития системы управления персоналом. Фиксируются стратегии поиска и отбора сотрудников, методы мотивации, адаптации и обучения в том виде, как эти направления отражены в официальных документах. Сравниваются уровни системы для их оптимизации (отдельно определяются функции работы с персоналом, которые инициируются руководством организации, кадровой службой, вышестоящими структурами). Выявляются приоритетные направления кадровой политики, анализируется структура системы управления персоналом, распределения зон ответственности

и полномочий между ее субъектами.

  Многие аудиторы работают только с документами, в то время как возможна ситуация, когда они не действуют, хотя и грамотно составлены. Бывает и наоборот: бумаги, фиксирующей кадровую политику, нет, а работа с персоналом в компании ведется хорошо, о чем свидетельствуют сами сотрудники. Поэтому важно работу с документами дополнить работой с персоналом. 
3. Подсистема организационных изменений и регламентация деятельности персонала.

Выяснение того, кто в компании несет ответственность за организационную структуру и изменения в ней, установление принципов разработки соответствующих документов. Анализируется штатное расписание, положение о структурных подразделениях, должностных инструкциях, а также порядок внесения изменений, них.

4. Порядок обработки персональных данных работников и гарантия их защиты.

Выясняется, существует ли документированный порядок доступа к этой информации, кто несет ответственность за ее хранение и обработку и т. п. 
5. Оформление, сопровождение и расторжение трудовых отношений. Анализируется порядок оформления сотрудника на работу, перевода на другую должность (в другой филиал или подразделение), а также процедура расторжения трудовых отношений. Кроме того, аудиторы изучают формирование прочих приказов по личному составу, приказов об отпусках. 
6.Обеспечение надежности профессиональной деятельности и сохранение здоровья персонала.

 Изучается организация работы с кадрами, направленной на поддержание высокого уровня надежности, эффективности профессиональной деятельности, безопасности, сохранение работоспособности и здоровья сотрудников. Уровень развития данной подсистемы анализируется по соответствующим организационным документам.

7. Подсистема социального обеспечения персонала.

Рассматривается реализация на предприятии социальной политики (добровольное медицинское страхование и страхование от несчастных случаев, медицинское обслуживание, общественное питание и отдых сотрудников, работа с пенсионными фондами, спортивно-оздоровительная и культурно-массовая работа и т. п.).

8. Учет рабочего времени. Выяснение того, какое должностное лицо или подразделение отвечает за учет рабочего времени сотрудников, в том числе сверхурочных работ (а также за порядок привлечения к ним), график сменности и т.п.

9. Содержание и выполнение основных функций управления персоналом. Аудиторы оценивают планирование и контроль проведения мероприятий по работе с кадрами, поиск и отбор сотрудников, порядок их адаптации, аттестации, а также уровень квалификации, ее повышение и поддержание. Анализируется процедура формирования кадрового резерва и его развития, корпоративная культура предприятия. На данном этапе исследуется то, как реализуются на практике перечисленные функции (в отличие от второго этапа, на котором анализируется их организация в компании).4

По результатам проведения кадрового аудита составляется отчет, который может включать в себя следующие блоки:

1) Характеристика системы управления персоналом:

1. Общая характеристика кадрового состава предприятия.
2. Структура и численность менеджерского, исполнительного и обеспечивающего персонала.
3. Текучесть кадров и основные причины.

2) Ключевые процедуры по управлению персоналом:

1. Оценка результатов работы.
2. Стимулирование и мотивация сотрудников.
3. Подбор и прием на работу.
4. Аттестация персонала  и разработка индивидуальных программ развития.
5. Организация и проведение обучения для повышения и поддержания квалификации.
6. Формирование и поддержание корпоративной культуры.

3) Характеристика службы по работе с персоналом:

1. Численность и квалификационный  уровень персонала.
2. Ответственность и полномочия сотрудников.
3. Соответствие кадровых документов нормативным требованиям

государственных органов.

4. Характеристика рыночной среды.
5. Анализ рынка труда.
6. Основные недостатки, «точки роста» и рекомендации по оптимизации системы управления персоналом.

4) Характеристика персонала:

1. Общая характеристика персонала аппарата управления предприятия.
2. Уровень квалификации менеджеров и состояние кадрового резерва.
3. Командная сплоченность
4. Отношение к работе и предприятию
5. Психологический климат
6. Инновационный потенциал (отношение к изменениям).
7. Стандарты деятельности и управления качеством.

5) Направления, где выявлены проблемы; рекомендации по оптимизации:

1. Структура, численность и уровень оплаты. 
2. Уровень квалификации. 
3. Корпоративная культура. 
4. Корпоративные стандарты. 
5. Частные рекомендации (персоналии).

Рассмотрев, на какие вопросы отвечает кадровый аудит, становится понятно, почему именно его я считаю одним из важнейших инструментов антикризисного управления персоналом на предприятии. Своевременное создание службы внутреннего аудита и проведение внутреннего кадрового аудита поможет сформировать именно ту кадровую политику, которая поможет выйти из кризисной ситуации именно вашему предприятию.

 

1.3. Правовое регулирование проведения кадрового аудита на предприятии.

 

Ведение кадрового делопроизводства и работа кадровой службы регулируется нормативно-правовыми актами, как внешними так и внутренними.

Рассмотрим нормативно-правовое регулирование кадрового аудита.

Нормативные и справочные документы в сфере ведения кадрового делопроизводства регламентирует единообразную практику применения трудового законодательства работодателями, и являются правовой основой ведения кадрового делопроизводства.

Для кадрового делопроизводства существует государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения ГОСТ Р 51141-98» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28) , который устанавливает определения, понятия и термины в области делопроизводства.

Соответственно, кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (формами), отражающими наличие и движение персонала.

По своему функциональному назначению кадровое делопроизводство осуществляет связь кадрового документооборота современной организации с требованиями действующего трудового законодательства.

Таким образом, ведение кадрового делопроизводства является непосредственной обязанностью любого работодателя (предприятия, организации, частного предпринимателя) вне зависимости от формы собственности, количества персонала и финансового оборота.

Правовое регулирование управления персоналом и проведение аттестации персонала регулируются внутренними нормативными актами. Служба внутреннего кадрового аудита отвечает за правильное составление внутренней нормативной документации в соответствии с нормативно-правовыми актами РФ.

 

Формирование правовой базы для кадровой службы.

Обязательные для исполнения документы: законодательные и подзаконные акты, содержащие нормы трудового права и нормы охраны труда (Трудовой кодекс РФ и законы РФ). Документы методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству (ГОСТы, Перечень типовых управленческих документов).

Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимы для профессиональной работы кадрового специалиста. Поэтому первый шаг в создании службы персонала - это формирование достаточной базы нормативных документов.

Документы, которыми постоянно должны пользоваться сотрудники кадровой службы, можно разделить на две группы.

В первую группу входят законодательные и подзаконные акты, содержащие нормы трудового права и нормы охраны труда. Эти документы обязательны для исполнения. Их требованиям должны подчиняться все - и работники, и работодатели. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.

Ко второй группе относятся документы методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Их основное отличие от документов, входящих в первую группу, в том, что они имеют рекомендательный характер. Документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом вы вправе самостоятельно решать, придерживаться этих рекомендаций или же действовать согласно корпоративным стандартам.

Рассмотрим более подробно наиболее важные документы, входящие в каждую из упомянутых групп.

Документы по трудовому праву и охране труда

В этом блоке изучим четыре наиболее важные нормативно-правовые акты.

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК) - это основной закон, которым должен руководствоваться в своей работе кадровый специалист. Нормы ТК регулируют порядок приема и увольнения сотрудников, организацию их рабочего времени и времени отдыха, условия выплаты заработной платы, предоставление работникам различных льгот и компенсаций. А также положения этого документа позволяют грамотно построить в организации систему охраны труда. А это очень важно. Ведь здоровые и безопасные условия работы это одно из главных условий, которое гарантирует работодатель, заключая трудовой договор с сотрудниками. Его соблюдению пристальное внимание уделяет инспекция труда. При выявлении нарушения правил охраны труда и техники безопасности трудовой инспектор привлекает виновных должностных лиц к административной ответственности.

2. Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 25.07.2011) "О персональных данных".

На основании этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников. Например, решается вопрос о том, каким образом будет обрабатываться и где будет храниться информация, полученная от сотрудника при его поступлении на работу. Определяется круг лиц, имеющих доступ к персональным данным работников. Разрабатывается обязательное для любой организации Положение о защите персональных данных.

3. Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 11.07.2011) "О коммерческой тайне". Закон устанавливает перечень сведений, которые могут составлять коммерческую тайну организации, список сотрудников, имеющих к ней доступ, процедуру ознакомления с секретными данными, а также ответственность за распространение конфиденциальной информации.