Кадровый аудит как инструмент профилактики кризисной ситуации на предприятии

По данным таблицы №1 и диаграммы №1 видно, что состав сотрудников изменился незначительно, преобладающей группой остается возрастная группа старше 60 лет, следующая за ней по составу - группа сотрудников в возрасте от 50 до 59 лет. На третьем месте по количеству сотрудников находится группа молодежи (от 20 до 29), но стоит отметить, что и количественное изменение в этой группе стало наибольшим (уменьшение на 53 человека).

Для более детального анализа рассчитываются  относительные коэффициенты движения персонала.

Коэффициент постоянства кадров за определенный период рассчитывается по формуле:

Кпост. = ( Ссписочн.числ. - Чувол. ) / Чср.спис. * 100%

Где:

Кпост. - коэффициент постоянства кадров,

Ссписочн.числ. - списочная численность на начало периода, чел.,

Чувол. - число уволенных за период, чел.,

Чср.спис. - среднесписочная численность за этот период, чел.

Численность сотрудников на предприятии составляет (по данным кадровой службы):

2010 год  - 2047 человек

2011 год - 1903 человека

Рассчитывается среднесписочная численность за период = (2047 + 1903) / 2

Чср.спис.= 1975 человек

Ссписочн.числ. = 2047 человек

Чувол.= 144 человека

Коэффициент постоянства:

Кпост.= (2047 – 144) / 1 975*100%

Кпост. = 96,3%

Коэффициент постоянства кадров достаточно высок и не указывает на критическое положение с перемещением кадров, но в тоже время видно, что кадровый состав предприятия сформирован, в основном, возрастной группой людей либо уже находящихся на пенсии, либо в возрасте, близком к этому. Тревожными сигналами являются малочисленность средней возрастной группы работников и высокий процент увольнения молодых работников в возрасте от 20 до 29 лет. Следствием такого положения вещей может явиться изменение с течением времени количественных и качественных показателей кадрового потенциала и развитие дефицита квалифицированной и неквалифицированной рабочей силы.

 

Таблица 2

Анализ сотрудников по половозрастному признаку за 2010-11 гг.

Возраст	до 20 лет		20-29 лет		30-39 лет		40-49 лет		50-59 лет		более 60 лет
Год	всего	из них женщины	всего	из них женщины	всего	из них женщины	всего	из них женщины	всего	из них женщины	всего	из них женщины
2010 год	17	6	478	177	183	99	259	162	518	302	592	285
2011 год	10	6	425	151	196	103	229	144	492	295	551	256
Разница	7	0	53	26	(13)	(4)	30	18	26	7	41	29

 

Диаграмма 2  Анализ сотрудников по половозрастному признаку за 2010-11 гг.

 

 

Изменения половозрастного состава персонала приведены на диаграммах 3 и 4.

 

 

 

 

 

 

Диаграмма 3 Структура  персонала по полу за 2010 г.

Диаграмма 4 Структура  персонала по полу за 2011 г.

 

Из таблицы 2 и диаграмм 2,3,4 видно, что соотношение мужского и женского состава сотрудников предприятия изменилось незначительно.

В таблицах 4 и 5 и на диаграммах 5 и 6  проведен анализ возраста основного состава сотрудников.

 

Таблица 4

Анализ персонала предприятия по возрасту за 2010 г

Категория работника	Количество работников по возрастным группам (человек)						Средний возраст (лет)
	до 20 лет	20-29 лет	30-39 лет	40-49 лет	50-59 лет	более 60 лет
Руководители		18	39	58	83	182	52,2
Специалисты	14	382	97	114	251	256	47,8
Рабочие	3	78	47	87	184	154	51,8

 

Диаграмма 5. Распределение персонала предприятия по возрасту в 2010 г.

Таблица5

Анализ персонала предприятия по возрасту за 2011 г.

Категория работника	Количество работников по возрастным группам (человек)						Средний возраст (лет)
	до 20 лет	20-29 лет	30-39 лет	40-49 лет	50-59 лет	более 60 лет
Руководители		25	37	47	113	152	55,6
Специалисты	4	336	115	101	205	271	43,9
Рабочие	6	64	44	81	174	128	51,1

Диаграмма 6 Распределение персонала предприятия по возрасту в 2011 г.

 

Сравнительный анализ среднего возраста персонала по категориям (табл.6, диагр.7) показывает увеличение возраста категории «руководитель» на 3,4 года, по остальному персоналу – уменьшение среднего возраста.

Таблица 6

Анализ изменения среднего возраста персонала по категориям за 2010-11 гг.

Категория работника	Средний возраст (лет) 2010 год	Средний возраст (лет) 2011год	Изменение
Руководители	52,2	55,6	3,4
Специалисты	47,8	43,9	-3,9
Рабочие	51,8	51,1	-0,7

Диаграмма 7  Изменение среднего возраста персонала по категориям за 2010-11 гг.

Диаграмма 8 Процентное соотношение возрастных групп сотрудников в 2011 году

 

По результатам анализа можно отметить, что персонал предприятия представлен различными возрастными группами.

Средний возраст работников составляет 48,3 лет. В возрасте до 30 лет – 435 чел., или 22,9 %; от 30 до 50 – 425 чел., или 22,3%, старше 50 лет 1043 чел., или 54,8%. Достигших пенсионного возраста сотрудников на данное время насчитывается – 754 чел., или 39,6% (Диаграмма 8). Мы видим, что более 1/3 количественного состава работников предприятия являются люди, находящиеся на пенсии. Такие показатели могут стать причиной резкого снижения кадрового потенциала в ближайшем будущем.

Специалисты в большинстве находятся в возрасте от 20 до 29 лет, что оценивается положительно, но именно в этой возрастной группе наблюдается наибольший отток сотрудников с предприятия, что говорит о недостаточной заинтересованности молодых людей работой на данном предприятии. Для развития умений и навыков хорошего специалиста для работы на предприятии необходимо не менее пяти лет непрерывной работы в данной области.

Управлением предприятия (руководители) занимаются, в основном, люди пенсионного или близкого к пенсионному возрасту, это говорит о потребности предприятия в достаточно большом резерве руководящих кадров. Но по данным предоставленным кадровой службой, известно, что резерв руководящих кадров института сократился за исследуемый период с 144 человек до 134 сотрудников, что составило около 7% к началу года. При общем числе руководителей 380 человек на начало периода и 374 человека в конце, это довольное негативное сокращение резерва.

Рабочие предприятия также, в основном, находятся в возрастной группе после 50 лет. Так как деятельность предприятия – опытное производство, без достаточного состава рабочего персонала его функции не смогут выполняться в необходимых объемах.

Приведем данные анализа сотрудников по наличию образования. На 1 января 2011 года высшее профессиональное образование имели 1085 чел., что составляет 57% от общей численности работающих, среднее образование  - 818 чел., или 43%.

По данным таблиц видно, что средний возраст увеличивается, отток сотрудников возрастает, а молодых рабочих практически нет. Такое положение дел может серьезно сказаться на трудовом потенциале предприятия в дальнейшем времени, если не принять определенные меры по восстановлению и увеличения кадрового потенциала предприятия.

Норма управляемости

Нормы управляемости - максимальное число работников, подчиненных одному линейному руководителю, при условии, что суммарная трудоемкость выполняемых им функций не должна превышать норматива (8 час. в день, 40 час. в неделю и т. д.). Нормы управляемости имеют важное значение при построении организационной структуры аппарата управления, т. к. с их помощью можно рассчитать численность руководителей низшего, среднего и высшего звеньев управления. Норма управляемости зависит от особенностей управленческого труда, которые связаны с тем, что современному руководителю приходится выполнять как функции менеджера по руководству определенным подразделением организации, так и функции специалиста (инженера, финансиста, экономиста и т. п.); характеристик функций управления (их сложности, актуальности, совместимости, степени творчества и т. п.). На норму управляемости влияют:

- уровень управления;

- специфика объекта управления;

- объем необходимой информации;

 - уровень компьютеризации управленческих работ;

- разнообразие функций управления;

- личные качества руководителя и подчиненных ему работников и др.

Общими рекомендациями при использовании норм управляемости могут быть следующие:

1. для руководящих должностей в подразделениях со значительным удельным весом работ творческого нестандартного характера, высокой квалификации или частыми отклонениями от заранее намеченной технологии процесса норма управляемости должна лежать в пределах 5—7 человек;
2. для руководящих должностей в подразделениях с достаточно устоявшимся характером работ, в значительной мере определяемым стандартными организационно-управленческими процедурами, норма управляемости должна находиться в пределах 10—12 человек;
3. норма управляемости не должна превышать 15—17 человек на среднем уровне управления и до 40 человек на нижнем уровне (для мастеров), иначе коллектив становится неуправляемым.

В ходе исследования было проведено сравнение структуры управляемости ОАО «НИИП» с нормами управляемости. Приведенные в таблице 7данные базируются на действующем штатном расписании «ОАО НИИП».

Таблица 7

Сравнение структуры управляемости ОАО «НИИП» с нормативными значениями управляемости.

Отделы	Нормативные значения	Фактические значения	Отклонение
Плановый экономический отдел (ПЭО)	10-12 человек	9 человек	Недобор 1 – З  человека
Заместители Ген. Директора на по различным направлениям	5 – 7 человек	9 человек	Превышение на 2 человека
Цеха	15 – 17 человек	Не более 10	Недобор 5 – 7 человек
Структурные подразделения	15 – 17 человек	От 0 до 7 человек	Недобор от 15 до 10 человек

Из данных таблицы видно, что структура имеет сильные расхождения с нормами управляемости. Это говорит о неэффективной организации системы управления на предприятии. Такие данные могут служить поводом для изменения организационной структуры управления на предприятии.

 

 

2.3 Анализ кадровой документации  на примере ОАО «НИИП»

 

При проведении частичного анализа кадрового потенциала ОАО «НИИП им.В.В. Тихомирова», выяснилось, что на предприятии имеются определенные проблемы (утечка молодых кадров, «старение» коллектива, существенное отклонение фактической численности персонала от нормативных значений и др.). Таким образом, необходима разработка эффективных мер по восстановлению и увеличению кадрового потенциала предприятия. Выявленные проблемы говорят о том, что кадровая политика предприятия не действует или действует недостаточно хорошо, следовательно, есть недочеты в работе кадровой службы предприятия. Тем не менее, работа кадровой службы предприятия заключается не только в работе с персоналом, но и в ведении кадрового делопроизводства. Для получения полной картины работы кадровой службы мы обратимся к еще одному элементу кадрового аудита, а именно к аудиту кадрового делопроизводства.

Кадровый аудит включает в себя этап анализа кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству и грамотности составления документов.