Кадровый аудит как инструмент профилактики кризисной ситуации на предприятии

4. Федеральный закон от 26.12.2008 N 294-ФЗ (ред. от 03.05.2012) "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля".

Закон дает представление о правах и обязанностях работодателя при проведении в организации различных инспекционных проверок. Например, в законе говорится о документах, которые работодатель вправе потребовать от проверяющего при его появлении в организации, о праве представителя компании лично присутствовать во время проверки, о том, каким образом организация может обжаловать неудовлетворительные результаты инспекции.

 

Нормативные методические документы

Как мы уже сказали, ко второй группе нормативных актов, необходимых в работе кадровой службы, относятся материалы методического характера по организации управленческого труда и по работе с кадровыми документами. И вновь упомянем самые важные из них.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот государственный стандарт определяет перечень реквизитов, которые должны присутствовать на документе, издаваемом в организации, порядок их расположения, требования к фирменным бланкам.

Например, стандарт диктует правила расположения Государственного герба, эмблемы организации и ее товарного знака. Устанавливает, в каком случае в заголовке документа пишется сокращенное наименование организации, а в каком нет, и из каких элементов состоит регистрационный номер приказа. Стандарт распространяется на все организационно-распорядительные документы компании: постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма. Со всеми перечисленными документами работают сотрудники кадровой службы.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Этот нормативный акт дает исчерпывающий список внутренних документов, в зависимости от юридической значимости регулирует порядок и сроки их хранения. Как долго следует хранить, допустим, штатное расписание, положение о премировании, табель учета рабочего времени, должностные инструкции и другие документы, кадровый работник узнает именно из этого ведомственного документа.

  Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Формы приказов о приеме на работу, об увольнении, о переводе, о направлении в служебную командировку, о поощрении, а также формы личной карточки работников и некоторых других документов входят в состав альбома, утвержденного названным постановлением. В документе также даются рекомендации по заполнению предлагаемых форм.

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» и постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Эти документы понадобятся кадровику при работе с трудовыми книжками сотрудников. Рекомендации, которые содержатся в этих документах, помогут сотруднику кадровой службы правильно, без ошибок заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить вместо испорченного или утраченного документа дубликат.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров и Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления 5. Эти документы также можно включить в перечень необходимых инструментов кадровика. С их помощью можно рассчитать численность сотрудников кадровой службы, а также определить количество времени, необходимого каждому из них для выполнения своих трудовых обязанностей.

Мы видим, что правовая база кадровика достаточно обширна. Поэтому необходимо, чтобы служба внутреннего кадрового аудита своевременно отслеживала все изменения в нормативно правовых актах, регулирующих деятельность кадровика, и вносила необходимые изменения.

Рассмотрев, что такое антикризисное управление персоналом, что в него входит, и с помощью каких инструментов его возможно осуществлять, мы выбрали, на наш взгляд наиболее подходящий инструмент – кадровый аудит. Для проведения частичного кадрового аудита на примере предприятия мы подробно рассмотрели, что входит в процедуру проведения кадрового аудита, и какими нормативно-правовыми актами оно регулируется. Теперь, полностью раскрыв теоретическую часть задания, мы можем перейти к практике достижения поставленной цели, которая будет выполнена на примере ОАО «НИИП им. В.В.Тихомирова».

  

2. Проведение частичного кадрового аудита предприятия

 ( на пример ООО «Караван»)

2.1. Характеристика предприятия

 

На данный момент на предприятии а именно на филиале ООО Империя пиццы работают 42 человека.

Организационная структура управления - совокупность способов, посредством которых процесс труда сначала разделяется на отдельные рабочие задачи, а затем достигается координация действий по решению задач (Генри Минцберг, «Структура в кулаке»). По сути дела, организационная структура определяет распределение ответственности и полномочий внутри организации. Как правило, она отображается в виде органиграммы (англ. organigram) — графической схемы, элементами которой являются иерархически упорядоченные организационные единицы (подразделения, должностные позиции).

Организационная структура управления ООО «Караван» представляет собой линейную структуру управления.

Основы линейных структур составляет так называемый "шахтный" принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации (маркетинг, производство, исследования и разработки, финансы, персонал и т. д.). По каждой подсистеме формируется иерархия служб, пронизывающая всю организацию сверху донизу. Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Соответственно строится и система мотивации и поощрения работников. При этом конечный результат (эффективность и качество работы организации в целом) становится как бы второстепенным, так как считается, что все службы в той или иной мере работают на его получение.

Преимущества линейной структуры:

• четкая система взаимных связей функций и подразделений;
• четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;
• ясно выраженная ответственность;
• быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих.

Недостатки линейной структуры:

• отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования; в работе руководителей практически всех уровней оперативные проблемы ("текучка") доминирует над стратегическими;
• малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации;
• критерии эффективности и качества работы и организации в целом - разные;
• тенденция к формализации оценки эффективности и качества работы подразделений приводит обычно к возникновению атмосферы страха и разобщенности;
• взыскания штрафов
• работа по ночным сменам
• маленькая оплата труда

 

Организационную систему ОАО «НИИП» можно представить в виде схемы

(см. схема 1).

Схема 1. Организационная структура управления ОАО «НИИП» 

Исполнительный орган

Руководство текущей деятельностью ООО «Караван» осуществляется единоличным исполнительным органом – генеральным директором.

В состав Компании ООО "Караван" входят:

Управляющий - генеральный директор;

Администраторы.

Старший повар.

Повар горячего цеха (пицмейкер).

Повар холодного цеха.

Повар суши.

Администраторы.

Курьеры.

Старший рекламщик.

Рекламщики.

Уборщица.

Итак, мы подробно рассмотрели организационную структуру предприятия и его основные виды деятельности. Можно отметить, что рассмотренная организационная структура является структурой линейного типа и требует изменений для повышения эффективности работы предприятия. В дальнейшем в работе будет предложено и обосновано изменение организационной структуры ООО «Караван». 

2.2. Анализ кадрового состава ОАО «НИИП им. В.В.Тихомирова»

 

Для оценки кадрового потенциала предприятия необходимо провести анализ качественного и количественного состава персонала. Кадровый потенциал - это ресурсные возможности в области труда, штатного состава сотрудников, исходя из их возраста, физических возможностей, имеющихся знаний, профессиональных навыков и личностных качеств. Иными словами, кадровый потенциал - это совокупность профессиональных знаний, умений, навыков, организаторских способностей и личностных качеств штатного состава работников организации.

Оценка кадрового потенциала осуществляется на базе комплексного анализа трудовых процессов, штатного состава по следующим направлениям:

 Анализ количественного и качественного состава персонала:

1. Персонал организации всего, в т.ч. управленческий персонал и производственный персонал. В большинстве организаций используется аббревиатура ППП (промышленно-производственный персонал) - это совокупность руководителей, специалистов, служащих и производственного персонала, за исключением работников, занятых в непромышленных хозяйствах.

2. Списочная и среднесписочная  численность работников.

Списочная численность включает общее количество всех работников, согласно документации, числящихся в этой организации в т. ч. фактически работающие и  неработающие: находящиеся в отпуске, командировках, не вышедшие на работу по различным причинам и т. д. Помимо списочной используется понятие явочной численности - это все сотрудники, фактически явившиеся  на работу на определенную дату.

В дипломной работе анализируется состав сотрудников предприятия, и рассматриваются его изменения в течение рабочего года. 

Таблица 1.

Анализ возрастного состава персонала за 2010-11 гг.

Год	Количество сотрудников по возрастным группам
	до 20	20-29	30-39	40-49	50-59	более 60	Всего
1	2	3	4	5	6	7	8
2010год	17	478	183	259	518	592	2047
2011год	10	425	196	229	492	551	1903
Изменение (чел.)	(7)	(53)	13	(30)	(26)	(41)	(144)

 

 

 

Диаграмма 1 Возрастной состав персонала предприятия за 2010-11 гг.

 

 

По состоянию на 1 января 2011 года в институте трудилось 1903 сотрудника, что на 144 сотрудника меньше, чем на 1 января предыдущего года. В общее число сотрудников входят 9 докторов и 34 кандидата наук. На ту же дату предыдущего года докторскую степень имели также 9 сотрудников, а степень кандидата наук имело 36 человек, что на, 2 человека больше.