Негізгі құралдардың есебін ұйымдастыру және жетілдіру

Аудит көптеген пәндермен байланысты, мысалы бухгалтерлік есеппен:

1. бухгалтерлік есеп аудиттің ақпараттық базасының негізі болып табылады;
2. зерттеу объектілерінің маңыздысы болып табылады. Бухгалтерлік есеп шаруашылық қызмет жағдайын жаппай, үздіксіз бір-бірімен байланысты етіп толтырылған құжаттардың негізінде әртүрлі өлшем бірліктермен көрсетіліп отырады. Әрбір болған жағдай құжаттармен қамтамасыз етіліп бухгалтерлік есепте көрсетіледі. 

 Негізгі құралдарға аудит жүргізу бірнеше этаптардан тұрады. Кәсіпорынға келген аудитор келесі жағдайларды анықтауы керек:

1. есеп саясаты бойынша негізгі құралдардың есебінің қалай қойылғандығын;
2. негізгі құралдарға өткізілген инвентаризация уақытын және қорытындысын анықтау;
3. негізгі құралдардың соңғы бағалау материалдарын және есепте қалай көрсетілгендігін талдау;
4. негізгі құралдарды арендаға беру немсе алу шарттарының барын тексереді;
5. материалды жауапты тұлғалар бойынша бухгалтерияға негізгі құралдардың картотека инвентаризациясы бойынша анықталады.

 Осылайша жинақталған хабар  немесе ақпарат жұмыстың басында  негізгі құралдардың есебі туралы  жалпы мағлұмат алуға  және  ұқыпты тексеретін сұрақтарды  алуға мүмкіндік береді. Бас кітапта  көрсетілген негізгі құралдардың  есебі тозуы, аяқталмаған құрылыс бойынша синтетикалық шоттардың қалдығы аналитикалық есептің және бухгалтерлік баланстың мәліметтерімен сәйкес келуін анықтау керек. Мынадай көрсеткіштер барлық позициялар бойынша сәйкес болуы керек: ай басындағы, аяғындағы, ай ішіндегі айналым. Егер айырмашылықтар табылса, олардың себептерін анықтау тиіс,  кәсіпорынға нұсқаулар беруі тиіс.

Негізгі құралдардың сақталуының есебі мен қалдығының аудитінің бастапқы міндеттері болып мыналар табылады:

• негізгі құралдардың барын және сақталу жағдайын қамтамасыз ету;
• активтердің негізгі құралдар құрамында дұрыс көрсетілуін;
• олардың түрлері бойынша дұрыс топталуын;
• негізгі құралдарды есепте дұрыс бағалануын;
• негізгі құралдардың кірістелуі мен есептен шығуын.

Содан кейін басшының бұйрығымен негізгі құралдардың сақталуына жауап беретін материалды жауапты тұлғаның бары мен оның қол хатын тексереді. Аудитор негізгі құралдардың түсуіне толтырылған алғашқы құжаттар арқылы және техникалық  паспорттар арқылы келесі жағдайларды атау керек:

• негізгі құралдардың түрлерін дұрыстау;
• негізгі құралдардың тиістілігіне байланысты бөлінуінің дұрыстығын

Өте ұқыпты аудитор негізгі құралдардың бағалануын және оның дұрыстығын тексеруі керек. Ол үшін қаржы тұрақтылығын, қорытындылардың дұрыс көрсетілуін, мүлікке салынған салық бойынша бюджетпен есеп айырысудың дұрыстығын, негізгі құралдарға толтырылған бухгалтерлік және статистикалық есептің дұрыстығын анықтау керек. Негізгі құралдар түскенде алғашқы құжаттар арқылы алдымен олардың бағалануының дұрыс танылғаны есептелінеді. Егер төлемсіз алынған объект болса, оның бағасын тәуелсіз эксперт анықтайды. Егер қолдануда болған немесе сатып алынған негізгі құрал болса, онда олар жеткізуге  және құруға кеткен шығындар сатып алу бағасы бойынша есепке алынуы тиіс. Осыған байланысты аудитор мынадай жағдайларды тексеруі керек:

1. негізгі құралдардың іске тіркелгенін және олардың қорытындысын дайындауға комиссия құрылған ба?
2. бағасы көрсетілмеген негізгі құралдарды есепке алған жағдайда сатып алу, сату шарттарының дайындалған- дығын;
3. негізгі құралдарды қабылдау шығару актілерін, алғашқы құндарының дұрыс көрсетілгендігін;
4. аренданың шарттарына объектілердің бағасы дұрыс көрсетілді ме?

Әрбір кәсіпорын өз қызметін жүргізу үшін иелігінде еңбек құралдарын иемдену керек, олар бухгалтерлік есепте бөлек есеп объектісі ретінде бөлінген, яғни негізгі құралдар болып.

Бухгалтерлік есеп стандарттарын есгізбестен бұрын Қазақстан Республикасында  егер олардың құны 40 айлық есептік көрсеткіштен жоғары немесе тең болса, қызмет ету мерзімі 1 жылдан артық уақыт болса, оларды негізгі құралдар деп атаған. Осыдан кейін 01.01.97  жылы іске қосылған №6 бухгалтерлік есеп стандартына сай негізгі құралдарға мынадай анықтама берген: бұл материалдық активтер ұзақ мерзім бойына өндірістік және өндірістік емес салада қызмет ететін активтер деп таныған. Негізгі құралдардың ең бір ерекшелігі олардың өндіріс процесіне бірнеше рет қатысуында, олар өзінің бастапқы күйін ұзақ мерзім бойына сайтайды.

Өндіріс факторларының әсерінен олар бірте бірте тозады және өзінің бастапқы құнын нормативтік кезең бойына өндірістердің шығындарына амортизация есептеу арқылы алып барып отырады. Негізгі құралдар кәсіпорынның материалдық техникалық базасын құрайды және оның өндірістік потенциалының негізгі элементі болып табылады. Сондықтанда кәсіпорынның шаруашылық қызметінің тиімділігін арттыру үшін олардың сақталуы мен рационалды пайдаланылуын қамтамасыз ету керек.

Негізінен негізгі құралдардың аудитінің бағдарламасына кіретін сұрақтар көлемі кең болып табылады. Оларға: баланста негізгі құралдардығ дұрыс көрсетілуін тексеру, негізгі құралдардың сақталуы мен барын тексеру, негізгі құралдардың түрлері мен дұрыстығын тексеру, негізгі құралдарды қайта бағалау және бағалаудың дұрыстығын тексеру, есепте негізгі құралдарды жөндеу бойынша операцияларды дұрыс көрсету, есепте негізгі құралдардың есептен шығуына байланысты операцияларды дұрыс көрсету, негізгі құралдарды сату және сатып алуға байланысты болған операцияларды тексеру, салық заңдылықтарын сақтау, негізгі құралдарды тиімді қолдану және техникалық жағдайына талдау жасау сияқты сұрақтары жатады. Осы және басқа да сұрақтарды аудитор қарастыруы керек және аудиторлық қорытынды берген кезде аналитикалық бөлімінде оларға баға беруі керек, егер де заңдылықтардан ауытқыулар болса, оларды жоюға байланысты шаралар қолдануы керек.

Негізгі құралдардың аудитін неден бастау керек?. Менің ойымша кәсіпорынға келгеннен кейін аудитор келесіні анықтауы керек: кәсіпорынның есеп саясатымен, соның ішінде негізгі құралдардың есебін ұйымдастыру бөлімімен, олардың өзгерісімен, өткен жылдармен салыстыру, түгендеу нәтижесімен, негізгі құралдарды қайта бағалаудың соңғы мәліметтерімен, негізгі құралдарды жалға алуға байланысты жасалған келісім шарттарымен, сонымен қатар бухгалтерияда негізгі құралдарға байланысты инвентарлық карточка жүргізіледі ме, олардың орналасқан жеріне байланысты инвентарлық тізім жүргізіледі ме, пайдаланудағы негізгі құралдарға жауапты тұлғалардан мәліметтерді алу және жұмыстан шығып кеткен жүмысшылардың тізімін және кәсіпорын қандай көлемде нормативтік құжаттармен қамтылғандығын, яғни онда негізгі құралдардың есебін жүргізу тәртібі көрсетіледі. Алынған бұндай  мәліметтер аудиторға тексеріс жүргізіліп отырған кәсіпорын туралы жалпы мағлұмат алуға көмектеседі.

Осыдан кейін  аудитор баланста көрсетілген негізгі құрал объектілерінің  дұрыс көрсетілуін тексеруі керек, ол үшін баланста көрсетілген негізгі құралдармен 121-125 шоттардағы мәліметтермен, баланс мәліметтерімен және басқа да аналитикалық есеп регистрларымен салыстырылу керек. Олар барлық позициялар бойынша: яғни бастапқы және соңғы қалдықтар, ай ішіндегі айналым. Егер де ауытқулар болған жағдайда, оларды жоюға байланысты шаралар қолдануы керек және түгендеу жүргізуі керек.

Егер де  кәсіпорында негізгі құралдар объектілері аз болса, онда түгендеуді толықтай жүргізу керек. Егер негізгі құрал объектілері көп болса, онда тек белгілі бір бөлігін ғана тексеру керек. Мысалы: көлік құралдары, компьютер, қымбат тұратын объектілер немесе т.б.

Аудитор сонымен қатар  инвентарлық опистердің дұрыс толтырылуына назар аударуы керек. Кей жағдайда инвентаризация тек қана қағаз жүзінде ғана өткізіледі, яғни ағымдағы жылғы описке өткен жылдағы мәліметтерді көшіре қояды. Сонымен қатар инвентаризация процесі кезінде жетіспеушіліктер болған жоқ па немесе артық шыққан объектілер жоқ па, яғни өткізілуге тиісті. Өткізілуге немесе есептен шығарылуға тиісті негізгі құрал объектілеріне бөлек инвентарлық опистері толтырылады. Түгендеудің толықтылығын инвентарлық опистің мәліметтерімен аналитикалық есеп  көрсеткіштерінің мәліметтерімен сәйкес келуі анықталады. Осы инвентаризацияның материалдарын толықтай тексергеннен кейін инвентаризацияның сапасы жөнінде қорытынды беріледі және оны жетілдіру үшін жағдайлар жасалады.

Негізгі құралдардың бары мен сақталуын тексеруге кіріспестен бұрын аудитор ең алдымен оларға аналитикалық есеп жүргізіледі ме, яғни  инвентарлық карточкалардың бары мен дұрыстығын тексеруі керек, онда әрбір объектілердің техникалық және экономикалық сипаттамасы, олардың орналастырылған жері, бастапқы құны, қайта бағалау құндары көрсетіледі. Инвентарлық карточкаларда көрсетілген мәліметтер алғашқы құжаттардағы мәліметтермен сай болуы керек. Сондықтанда есеп мәліметтерін нақты мәліметтермен барын және жағдайын негізгі құралдардың салыстыруға болады. Негізгі құралдарды құжатпен жабдқтаудың маңызы зор. Оларға: негізгі құралдарды қабылдау-тапсыру актісі, реконструкциядан, жөндеуден өткен объектілерді қабылдау тапсыру актісі, көлік құралдарын  есептен шығару актісі (Ф № ОС-4), негізгі құралдардың инвентарлық карточкалары (Ф № ОС-6), негізгі құрал объектілерінің инвентарлық карточкалары (Ф № ОС10), негізгі құралдардың көзғалысының есебінің карточкалары (ОС12), арендаға алынған негізгі құралдардың есебі (Ф №ОС-12а), негізгі құралдардың инвентарлық тізімі (ОС 13).

Сонымен қатар аудитор алғашқы құжаттардың толтырылуының дұрыстығын тексереді, яғни барлық реквезиттер жазылды ма, материалды жауапты адамдардың қолдарының дұрыстығы, белгіленген тәртіптерге сай толтырылғандығын тексеруі керек. Егер де ауытқулар мен бұзушылықтар анықталса, онда оны аудитор өз қорытындысында көрсетуі керек. Қолдануға жіберілген негізгі құрал объектілері уақытылы актпен жабдықталды ма соны тексеруі керек. Кейбір кәсіпорындарда бұл актілер толтырылмайды немесе белгіленген талаптарға сай толтырылмайды.

Негізгі  құралдарды сатып алуға байланысты алғашқы құжаттардың негізінде аудитор мыналардың дұрыстығын анықтау керек: негізгі құралдардың түрлерін, яғни негізгі құралдардың түрін дұрыс анықтамаса, оларға тозудың дұрыс есептелмеуіне алып келеді, содан кейін соңында шығындарды өнімнің өзіндік құнына дұрыс алып барылмайды, мүліктің дұрыс меншік түріне жатқызылмауына байланысты, оларға арендалық төлемдер де дұрыс есептелмейді.

Тәжірибе де көр кездесетін маңызды жағдайлардың бірі бұл бухгалтерияның негізгі құрал объектілерінің өндірістік немесе өндірістік емес құралдарына дұрыс бөле алмауы. Бұл ең көп кездесетін қателердің бірі болып табылады. Бухгалтерлік  есепте баланста қалай көрсетілсе, соған байланысты бухгалтерлік проводкалар беріледі  және салық салынады. Сонымен қатар негізгі құралдардың бары мен сақталуын тексеру аудитордың ең маңызды тапсырмаларының бірі болып табылады. Аудитор негізгі құралдардың сақталуы мен барына байланысты бақылау жүргізілді ме соны тексеруі керек. Сондықтанда кәсіпорында  негізгі құралдардың  сақталуына байланысты кәсіпорын басшысының  бұйрығы бар ма, материалды жауапты адамдармен жазбаша түрде келісімі бар ма, осы негізгі құрал объектілерінің сақталуына байланысты жағдай жасалды ма, кәсіпорын басшысының бұйрығымен бекітілген үнемі жасайтын инвентаризациялық  комиссия  жасайды ма, жылдық есеп жасалмастан бұрын негізгі құралдарға инвентаризация   өткізілді ме, оның нәтижесі  дұрыс және уақытылы құжатпен жабдықталды ма және ауытқулар болған жағдайда оған байланысты шаралар қолданылды ма. Сонымен бірге аудитор таңдау әдісі арқылы  кәсіпорын балансында көрсетілген негізгі құралдардың  тізімін тексеруі керек. Одан кейін аудитор  негізгі құралдарды толық және дұрыс іске алынуын  тексеруі керек. Негізгі құралдар кәсіпорынға келесі жолдардан түседі: капиталдық салымдар негізінде, құрылыс салу арқылы, ақы үшін физикалық және заңды тұлғалардан  сатып алу арқылы, сонымен бірге аукциондарда сатып алу, негізгі құралдарды тауарлы материалдық запастарға ауыстыру арқылы, тегін заңды және жеке тұлғалардан алғанда, жарғылық капиталға жарна ретінде салғанда, ұзақ мерзімді арендаға алғанда түсуі мүмкін.      

Сәйкес алғашқы  құжаттардың негізінде негізгі құрал объектілерін уақытылы және толықтай кірістелуі керек. Негізгі құралдарды қолдануға алу кезінде әдейі кәсіпорын басшысының бұйрығымен бекітілген комиссия тексеріп алады. Тәртіпке сай әрбір кәсіпорында үнемі қызмет істейтін комиссия жұмыс істейді. Оның құрамына бас механик, құрылыс бойынша маман, техникалық бөлімнің маманы, цех басшысы. Осы негізгі құрал объектілеріне қабылдау тапсыру актісі толтырылады. Осы құжатта объектілердің толықтай сипаттамасы, шыққан жылы және салынған жылы, қолданысқа берілген күні, техникалық талаптарға сәйкестігі, бастапқы құны және тозу сомасы, комиссияның қорытындысы, қабылданған және тапсырған адамдардың қолдары, аты жөні. Осы құжат т.б. қосымша құжаттармен бірге, техникалық құжаты, паспорты, ведомствасымен қоса кәсіпорын басшысына қол қоюға беріледі, содан кейін бухгалтерияға тапсырылады. Бухгалтерия осы түскен объектіні материалды жауапты адамның мойнына тіркейді, әрбір негізгі құрал объектісіне инвентарлық карточка ашады, оған номер береді,  содан кейін бухгалтерия негізгі құралды кірістеуге байланысты проводкалар береді. Түскен объектілердің барлығының да паспорты болуы керек, өйткені онда техникалық сипаттамасы беріледі. Негізгі құрал есебін жүргізу үшін типтік шоттар жоспарындағы 12-ші бөлімшенің шоттары қолданылады. Көбіне негізгі құрал объектілері капиталдық салымдар негізінде түседі. Негізгі құралдар құрылыс салу арқылы, сатып алу және өңдеу арқылы алынғанда капиталдық салымдар болып табылады. Аудитор  капиталдық құрылысқа жұмсалған шығындардың дұрыстығын және капиталдық салымдардың өзіндік құнын анықтау керек. Осы капиталдық салымдардың өзіндік құнын анықтау мен бақылау үшін 126 «аяқталмаған құрылыс» шоты қолданылады. Осы шотта барлық шығындар есептеледі: ғимараттар мен құрылғыларды қайта құру, монтаждау және сметамен қарастырылған басқа да шығындар. Сонымен қатар осы негізгі құрал объектілерін сатып алуға кеткен барлық шығындар бастапқы құнына кіргізіледі. Содан кейін аудитор олардың бухгалтерлік есепте кірістелуіне байланысты берілген бухгалтерлік проводканы тексереді.  Негізгі құрал объектілері аукционда сатып алынғанда: Дт121-125 Кт 421-424, 431,432, 441, 451,452

Негізгі құралдардың түсуі кезінде аудитор олардың алғашқы құнына назар аударуы керек, өйткені оған ай сайын амортизация есептеледі және ол өнімнің өзіндік құнына қосылады. Негізгі құралдар құрылыс салу арқылы алынса 126 шот қаралады, өйткені барлық жұмсалған шығындар осы шотта жинақталады. Құрылыс бітіп, акт жасалғанда: Дт 122-125 Кт 126

Егер де негізгі құрал объектілері жеке тұлғалардан сатып  алынса, онда бұл жағдайда келісім шарт жаслады, яғни сатушының паспортының мәліметтері көрсетіледі. Осы негізгі құрал үшін физикалық тұлғаға төленген ақыдан табыс салығы ұсталып, бюджетке аударылады. Кәсіпорын өзінің жасаған келісімінің сомасын және табыс салығының құнын салық инспекциясына беруі керек және сатушының аты жөні көрсетіледі. Егер де физикалық тұлға кәсіпкер болса, одан табыс салығы ұсталмайды.