Организация и эффективность использования материально-производственных запасов предприятия

 Запасы, как  полученные от других организаций (в том числе безвозмездно), так и изготовленные на предприятии, подлежат принятию на соответствующие склады, если иное не предусмотрено настоящими Методическими указаниями и другими нормативными документами.

Суммы, оплаченные за запасы, не вывезенные со складов поставщиков и находящиеся в пути, учитываются в бухгалтерском учете на счетах расчетов как дебиторская задолженность.

Выбор счета в определенной мере зависит от оценки материалов в учете [25]. Если материалы учитывают в процессе приобретения и списания по учетным ценам, то используют счета 10 "Материалы", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей", 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей". При учете материально производственные запасов по фактической себестоимости применяют только счет 10 "Материалы"; 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 75 "Расчеты с учредителями" и другими (в зависимости от источника поступления). По кредиту счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" отражается стоимость фактически поступивших и оприходованных материальных ценностей по учетным ценам в корреспонденции с дебетом счета 10 "Материалы". Сумма разницы между фактической стоимостью приобретения (заготовления) и стоимостью поступивших материалов по учетным ценам (плановая, договорная цена, себестоимость и другая) списывается на счет 16 "Отклонения в стоимости материальных ценностей". Аналитический учет на счете 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" ведется по наименованиям материалов, что, естественно, в некоторой мере усложняет их учет.

Суммы отклонений со счета 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей" по окончании месяца списывают в дебет тех счетов, на которые была списана учетная цена материалов.

Необходимо отметить, что в соответствии с п.25 приказа Минфина России от 28.06.2000 N 60н "О Методических рекомендациях, о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации самостоятельно принимает решения о порядке списания отклонений: либо пропорционально стоимости израсходованных в производстве материалов по учетным ценам с распределением между производственными счетами или только на основное производство, либо полностью по окончании отчетного периода.

Синтетический учет процесса приобретения и заготовления материально производственных запасов ведется в стоимостном выражении на дебете следующих активных инвентарных счетов.

10 "Материалы" (субсчета 1 "Сырье и материалы", 2 "Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали", 3 "Топливо", 4 "Тара и тарные материалы", 5 "Запасные части", 6 "Прочие материалы", 7 "Материалы, переданные в переработку на сторону", 8 "Строительные материалы");

41 "Товары" (субсчета 1 "Товары на складах", 2 "Товары в розничной торговле", 3 "Тара под товаром и порожняя", 4 "Покупные изделия").

Аналитический учет приобретаемых материально производственных запасов осуществляется в натурально-стоимостном выражении по материально ответственным лицам, местам хранения и эксплуатации, группам, партиям и наименованиям.

 

1.3. Документальное оформление поступления материально производственных запасов и отчетность материально ответственных лиц по ним

 

Все операции по движению (поступление, перемещение, расходование) запасов должны оформляться первичными учетными документами.

Формы первичных учетных документов утверждаются:

а) Государственным комитетом Российской Федерации по статистике по согласованию с Министерством финансов Российской Федерации - унифицированные формы первичной учетной документации;

б) соответствующими министерствами и иными органами федеральной исполнительной власти - отраслевые формы;

в) организациями - формы первичных документов для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены унифицированные и отраслевые формы. При разработке и утверждении указанных форм учитывается специфика деятельности этих организаций.

При организации бухгалтерского учета материалов в первую очередь необходимо определить:

- вариант оценки  материалов:

по учетной цене или по фактической себестоимости;

- вариант учета  процесса заготовления и приобретения  материалов, то есть выбрать бухгалтерский  счет, на котором они будут  учитываться. Первичные учетные документы должны включать в себя обязательные реквизиты, установленные Федеральным законом "О бухгалтерском учете" [1]:

- наименование  документа;

- дату составления  документа;

- наименование  организации, от имени которой  составлен документ;

- содержание  хозяйственной операции;

- измеритель  хозяйственной операции в натуральном  и денежном выражениях;

- наименование  должностных лиц, ответственных  за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи  указанных лиц и их расшифровки.

Кроме того, в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты в зависимости от характера операции, требований соответствующих нормативных актов и методических указаний по бухгалтерскому учету, а также технологии обработки учетной информации.

Первичные учетные документы могут быть многострочными (на несколько номенклатурных номеров) или однострочными (на один номенклатурный номер).

 Первичные  учетные документы должны быть  надлежащим образом оформлены, с  заполнением всех необходимых  реквизитов, и иметь соответствующие подписи.

Может составляться отдельный список наименований и устанавливаться особые правила оформления первичных учетных документов на выдачу особо дефицитных и (или) дорогостоящих запасов (запасов особого учета). Перечень таких запасов и особые правила оформления первичных учетных документов на их выдачу, и порядок контроля, за их расходованием (использованием) устанавливаются руководителем организации по представлению главного бухгалтера.

 Первичные  учетные документы должны быть  заранее пронумерованы либо номер  ставится при оформлении и  регистрации документа. В организации порядок нумерации должен обеспечивать наличие не повторяющихся номеров в течение одного отчетного года.

 Первичные  учетные документы могут составляться  на бумажных и машинных носителях информации.

Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных документов на машинных носителях должны обладать системой защиты и храниться в организации в течение срока, установленного для хранения соответствующих первичных учетных документов.

Характеристика счетов, которые применяются для учета материально производственных запасов, и корреспонденции этих счетов даны в  Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденном приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н.

Фактическими затратами на приобретение материально производственных запасов могут быть (п.6 ПБУ 5/98):

- суммы, уплачиваемые  поставщику в соответствии с  договором.

Они определяются исходя, из условий договора и подтверждаются первичными документами, которые представляет поставщик или грузоотправитель (товарные накладные, товарно-транспортные накладные, железнодорожные квитанции или накладные и другие документы);

- суммы, уплачиваемые  организациям за информационные  и консультационные услуги, связанные с приобретением материально производственных запасов.

Эти суммы должны быть подтверждены актами приемки выполненных работ (оказанных услуг), из которых можно проанализировать характер затрат и их принадлежность к приобретенным материально производственных запасов;

- таможенные  пошлины и иные платежи;

- не возмещаемые  налоги, уплачиваемые в связи  с приобретением материально производственных запасов;

- вознаграждения, уплачиваемые посредническим организациям, с помощью которых приобретены материально производственных запасов. Для подтверждения таких расходов организация-покупатель должна иметь отчеты посредников о выполненных поручениях, из которых следует их целевое назначение;

- затраты по  заготовке и доставке материально производственных запасов до места их использования, включая расходы по страхованию.

Данные затраты включают, в частности, затраты по заготовке и доставке материально производственных запасов, затраты по содержанию заготовительно-складского аппарата организации, затраты на услуги транспорта по доставке материально-производственных запасов до места их использования, если они не включены в цену на запасы, установленную договором;

- затраты по  оплате процентов по кредитам поставщиков (коммерческий кредит), проценты по заемным средствам, если они связаны с приобретением материально производственных запасов и произведены до даты их оприходование на складах организации;

- суммовые разницы, образующиеся при установлении цены на запасы в условных денежных единицах (иностранной валюте) и расчетах за них в рублях;

- иные затраты, непосредственно связанные с  приобретением запасов.

Не включаются в фактические затраты на приобретение материально производственных запасов общехозяйственные и аналогичные расходы, кроме случаев, когда эти расходы непосредственно связаны с приобретением запасов.

Анализ, структуры перечисленных расходов показывает, что они могут быть сформированы в разное время и не, совпадать с моментом поступления материалов на склад и с передачей их в производство. Между тем документы на поступление и выбытие материалов должны оформляться своевременно по мере совершения операций и находить отражение в учете, причем в денежном измерителе. Таким образом, только при небольшой номенклатуре и значимости материалы могут отражаться в текущем учете по фактической себестоимости.

Операции по движению материальных ценностей не зависимо, от формы собственности должны оформляется, унифицировано первичные документы по учету материалов [2]. Документами по учету материально производственных запасов является: доверенность. Применяется для оформления права должностного лица выступить в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей от поставщика. Доверенность составляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю. Срок действия доверенности, как правило, не может превышать 15 дней. В исключительных случаях она может выдаваться на календарный месяц.

Приходный ордер, используется для учета материалов от поставщиков или из переработки. Приходный ордер составляется  в одном экземпляре, материально ответственное лицо в день поступления материалов на склад. Он выписывается на фактически принятое количество ценностей. Бланки приходных ордеров вручаются материально ответственным лицам заранее в пронумерованном виде.

Акт о приемки материалов, применяется для оформления приемки материальных ценностей в тех случаях, когда имеются количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика, а также при приемки запасов поступивших без документов (неотфактурованные поставки). Акт является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. Он составляется в двух экземплярах членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика. Утверждается акт руководством организации или другими уполномоченными лицами. Один экземпляр передается в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей. Другой передается в отдел снабжения для направления претензионного письма поставщику.

Лимитно-заборная карта, нужна для учета отпуска со склада сырья, материалов, покупных полуфабрикатов в производственные подразделения организации в пределах утвержденного лимита. Лимит отпуска определяется на основе существенных нормативов расчетным путем. Лимитно-заборная карты выполняются в двух экземплярах сроком на один месяц, а при небольших объемах на квартал. Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению (в производство), другой экземпляр передается на склад.

Отпуск материалов в производство осуществляется складом только при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает  в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток. После использования лимитно-заборной карты сдаются в бухгалтерию.

Требование накладная, применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации при продаже запасов. Накладная составляется в двух экземплярах материально ответственными лицами склада. Первый экземпляр предназначен для списания ценностей, второй для оприходования ценностей принимающей стороной. Сверхлимитный отпуск материалов со склада может, производится только с разрешения руководителя или главного инженера и оформляется требованием накладной.

Накладная на отпуск материалов на сторону, используется для учета отпуска материальных ценностей сторонними организациями на основании договоров или других документов. Накладная выполняется в двух экземплярах: первый передаётся на склад в качестве основания для отпуска материалов, второй получателю.