Отчет по производственной (преддипломной ) практики в УП «Мартек»

• входной контроль качества материальных ресурсов и их размещение на складе;

• доведение материальных ресурсов до производственных подразделений;

• поддержание на нормативном уровне запасов материальных ресурсов на складах.

На основании этих данных можно построить схему взаимосвязей отдела закупок с другими подразделениями компании.

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 4. Схема взаимосвязей с другими подразделениями оптовой торговой организации при осуществлении закупочной деятельности

Примечание. Источник: собственная разработка

 

5.3. В компании «Мартек» процессом организации и планированием закупочной деятельности занимается заместитель директора по закупкам и маркетингу. Непосредственно его действия заключаются в планировании очередной партии заказа и прогнозировании потребности в продукции исходя из спроса потребителей.

Планирование закупок и снабжение  в УП «Мартек» можно условно разделить на два процесса: текущее планирование и оперативное. Текущее планирование включает в себя определение потребностей потребителей на планируемый квартал текущего года исходя из имеющейся информации за прошедшие периоды. Данным процессом на предприятии занимается специалист по ВЭД. За месяц до начала планируемого периода, основываясь на опыте прошлых периодов, а также на личных знаниях о тенденциях спроса на данном рынке, заместитель директора по закупкам и маркетингу определяет размер партии закупаемой продукции. Данный размер партии продукции впоследствии должен будет удовлетворить спрос потребителей в планируемом квартале. Затем заместитель директора по закупкам и маркетингу осуществляет заказ у поставщиков. Продукция доставляется на склад транспортно-экспедиционной компанией.

Поставка продукции  происходит каждые 14 дней с небольшим  расхождением в два-три дня.

Исходя из вышеизложенного  можно сказать, что на предприятии действует система управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами.

На первом этапе оперативного планирования и процесса закупки заместитель директора по закупкам и маркетингу определяет потребность в необходимой продукции. Специалист по ВЭД собирает все заявки на заказ продукции от покупателей и подсчитывает общее количество конкретных видов продукции, которое понадобится, для того чтобы удовлетворить спрос потребителей. Затем он сопоставляет получившееся количество со складскими остатками, тем самым выявляя количество продукции, которая потребуется для того чтобы удовлетворить спрос потребителей до следующего момента поставки.

Таким образом, можно  сделать вывод, что планирование и прогнозирование осуществляется традиционными методами, без привлечения дополнительных специализированных сотрудников и средств автоматизации.

Схема планирования в компании «Мартек» выглядит следующим образом:

 

 

 

Рис. 5. Схема планирования закупок товаров

Примечание. Источник: собственная  разработка

 

Результаты можно представить в виде таблицы:

Таблица 12- Основные этапы планирования закупок

Наименование подразделения	Наименование разрабатываемого документа (плана)	Планируемые показатели	Сроки составления плана
1	2	3	4
Отдел продаж	Сбор информации по заказам  продукции от покупателей	млн.руб.	06.12.-22.12
Отдел закупок (специалист по ВЭД)	Текущее планирование на квартал	млн.руб.	25.12
Отдел закупок (зам.директора по закупкам и маркетингу)	Определение необходимых  объемов закупок, заказ товара	млн.руб.	25.12-31.12

Примечание - Источник: собственная разработка

 

5.4.Составим товарный баланс на примере нескольких основных видов закупаемых товаров:

 

Таблица 13 – Товарный баланс УП «Мартек» (млн.руб.)

Товары	Запасы товаров на начало года	Поступление товаров	Внереализа-ционные расходы  и потери	Запасы товаров на конец года	Розничная реализация товаров
Пишущие принадлежности	209,2	2640,1	1,8	226,8	2620,7
Глобусы	11,6	968,2	1,1	112,6	866,1
Наклейки	0	2351,2	0,5	209,2	2141,5
Бумага офисная	36,8	1892,3	0,9	216,4	1711,8

Примечание - Источник: собственная разработка

 

На основе товарного  баланса можно определить необходимый  объем закупки товаров. Планируемый  рост на следующий год составляет 40%. Страховой запас на продукцию составляет 10%. Соответственно, объем закупок на следующий год должен составить:

Пишущие принадлежности=2620,7+40%+10%-226,8=3809,08 млн.руб.

Глобусы=866,1+40%+10%-112,6=1221,19 млн.руб.

Наклейки=2141,5+40%+10%-209,2=3088,71 млн.руб.

Бумага офисная=1711,8+40%+10%-216,4=2419,77 млн.руб.

5.5. Основными источники информации о поставщиках, используемыми УП «Мартек» являются:

- каталоги и прайс-листы;

- торговые журналы;

- Интернет-сайты;

- рекламные материалы: фирменных каталогов, объявлений в СМИ;

- местные источники;

- банки и финансовые институты официальных органов;

- выставки и ярмарки (Экспо-центр, ВВЦ, отраслевые и фирменные выставки и др.);

- торги и аукционы;

- торговые представительства;

- переписка и личные контакты с возможными поставщиками;

- конкуренты потенциального поставщика;

- торговые ассоциации, например, Торгово-промышленная палата.

5.6. Заказ производителям представляется в виде перечня и количества необходимой продукции, а также суммы заказа. Товар должен заказываться кратно упаковкам.

Таблица 14 – Заказ производителю

Товары	Коли-чество	Цена (доллары США)	Сумма (доллары США)	Количество в упаковке	Количество упаковок
1	2	3	4	5	6
Глобус физический d160	120	1,33	159,60	12	10

 

Окончание таблицы 14

1	2	3	4	5	6
Наклейка «Веселые мышата»	300	0,32	96	20	15
Маркер перманентный	800	0,13	104	10	80
Итого:	1220	-	359,6	42	105

Примечание - Источник: собственная разработка

 

5.7. Процесс выбора поставщика в компании «Мартек» включает в себя несколько этапов:

5.7.1. Поиск потенциальных поставщиков. При этом используются следующие методы:

- объявление конкурса;

- изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.;

- посещение выставок и ярмарок (Paperworld, Скрепка-ЭКСПО);

- переписка и личные контакты с возможными поставщиками.

В результате перечисленных мероприятий формируется список потенциальных поставщиков, который постоянно обновляется и дополняется. Для компании «Мартек» наиболее эффективным является посещение выставок и ярмарок, т.к. в данном случае происходит личный контакт с потенциальными поставщиками, есть возможность оценить качество продукции.

5.7.2. Анализ потенциальных поставщиков.

Составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется  на основании специальных критериев, позволяющих осуществить отбор  приемлемых поставщиков. Критериями является цена и качество поставляемой продукции, а также надежностью поставок, под которой понимают соблюдение поставщиком обязательств по срокам поставки, ассортименту, комплектности, качеству и количеству поставляемой продукции.

Также в отдельных  случаях дополнительно используются следующие критерии:

- удаленность поставщика от потребителя;

- сроки выполнения текущих и экстренных заказов;

- наличие резервных мощностей;

- организация управления качеством у поставщика;

- финансовое положение поставщика,  его кредитоспособность и др.

В результате анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договорных отношений.

Можно сделать оценку поставщиков по выбранным критериям, используя метод баллов по основным видам закупаемых товаров. Представим данные в таблице.

 

Таблица15- Балльная оценка поставщиков

Критерий	Значимость критерия	Оценка поставщиков  в баллах
		ОАО «Гамма»		Biella Polska		ООО «Канцбизнес»
		баллы	Общая оценка с учетом значимости критерия	баллы	Общая оценка с учетом значимости критерия	баллы	Общая оценка с учетом значимости критерия
1	2	3	4	5	6	7	8
Месторасположение	0,2	10	2	8	1,6	10	0,2
Условия поставки	0,1	6	0,6	7	0,7	5	0,5
Условия оплаты	0,1	7	0,7	8	0,8	6	0,6
Ассортиментный перечень	0,2	9	1,8	9	1,8	7	1,4
Цена	0,4	8	3,2	7	2,8	4	1,6
Итого	1	40	8,3	39	7,7	32	4,3

Примечание - Источник: собственная разработка

 

5.8. Внешнеторговый контракт купли-продажи, включает в себя следующие разделы:

- предмет контракта (описывается цель контракта и закупки товаров);

- порядок исполнения  сторонами взятых на себя обязательств (оговариваются условия заказа, поставки товара, необходимая документация, упаковка товара);

- порядок расчетов  и валюта платежа;

- форс-мажор (условия работы при наступлении обстоятельств непреодолимой силы);

- заключительные положения (описывается порядок разрешения спорос, срок действия контракта);

- юридические адреса  и реквизиты сторон.

Договор купли-продажи  с резидентом Республики Беларусь, включает в себя следующие разделы:

- предмет договора (описывается цель договора и закупки товаров);

- обязанности сторон (описываются обязательства покупателя и продавца);

- стоимость услуг и порядок оплаты;

- ответственность сторон (ответственность за неисполнение обязательств);

- прочие условия (срок действия договора);

- юридические адреса  и реквизиты сторон.

5.9. Учет исполнения  условий договоров поставки ведется с помощью специальных журналов (включая их электронные дубликаты). В них, на основании имеющихся сопроводительных документов, четко фиксируются данные о фактической отгрузке (или ее отсутствии), поступлении или непоступлении товаров, выявляются случаи всех нарушений поставщиками условий заключенных договоров.

Собранная и систематизированная  информация о выполнении условий  договора поставки дает возможность  предпринять своевременные и  эффективные меры воздействия на недобросовестного поставщика, включая  предъявление претензий.

5.10. Оценив выполнение договорных обязательств поставщиками, представим данные в виде таблицы:

Таблица 16- Выполнение договорных обязательств поставщиками

Полнота договорных обязательств / Наименование поставщика	ОАО «Гамма»	Biella Polska	ООО «Канцбизнес»	Fila s.p.o.	CWI Export	ЗАО «ПроБюро»	Suomex LLP
1	2	3	4	5	6	7	8
Цель приобретения товара	-	-	+	+	-	-	+
Цена	+	-	+	+	+	-	+
Количество	+	-	-	+	+	-	+
Качество	-	+	-	+	+	-	+
Упаковка	+	+	+	+	+	+	+
Сроки поставки товара	+	+	+	+	+	+	-
Порядок расчетов	-	+	+	+	+	+	-
Ответственность сторон	+	-	+	+	+	-	+
Срок действия договора	+	+	+	+	+	+	+
Юридические адреса сторон	+	+	+	+	+	+	+
% выполнения	70	60	80	100	90	50	80