Отчет по производственной (преддипломной ) практики в УП «Мартек»

Очередным этапом будет регистрация претендентов, обратившихся за получением тендерных документов. Такое обращение еще не дает гарантии того, что всеми этими претендентами будут поданы тендерные предложения. Для чего тогда регистрация? Все дело в том, что у компании появляются определенные обязательства по уведомлению претендентов, получивших тендерные документы, обо всех изменениях в организации и проведении тендера. Например, уведомить каждого из них в случае внесения изменений или дополнений в тендерные документы посредством издания приложения или продления окончательного срока подачи тендерных предложений, дать разъяснения по запросу любого из претендентов и пр.

В период срока, отведенного для подачи тендерных предложений, УП «Мартек» может провести встречу с претендентами для разъяснения тендерных документов.

Срок для подготовки и подачи тендерных предложений должен быть не менее 30 дней. В течение срока для подготовки и подачи тендерных предложений УП «Мартек» по своему усмотрению или по просьбе претендента (группы претендентов) может продлить его.

В случае необходимости срочной закупки срок для подготовки и подачи тендерных предложений изначально можно установить в 10 дней.

За этапом выдачи тендерных  документов наступает либо может идти параллельно этап приема тендерных предложений, который также сопровождается регистрацией. Тендерные предложения представляются в письменном виде и в запечатанном конверте. При регистрации конверт с тендерным предложением не вскрывается, и УП «Мартек» обеспечивает сохранение его в таком виде до процедуры вскрытия тендерных предложений.

Тендерные предложения, которые поступили по истечении срока, установленного для их подготовки и подачи, возвращаются подавшим их претендентам невскрытыми.

Тендерное предложение должно иметь срок действия, который может определяться самим претендентом либо компанией (УП «Мартек» указывает это в тендерных документах). Компания вправе предложить претенденту (либо всем претендентам) продлить срок действия тендерного предложения. Решение о продлении или непродлении этого срока остается за претендентом.

После того как истек окончательный срок подготовки и подачи тендерных предложений, УП «Мартек» проводит в максимально приближенные к нему сроки процедуру вскрытия тендерных предложений. Эта процедура проводится тендерной комиссией, на заседании которой имеют право присутствовать претенденты, подавшие тендерные предложения (их присутствие должно быть зафиксировано в протоколе заседания тендерной комиссии). На процедуре вскрытия тендерных предложений оглашаются и заносятся в протокол заседания тендерной комиссии наименование и адрес каждого претендента, подавшего тендерное предложение, а также цена его тендерного предложения. На этом участие претендентов в работе тендерной комиссии завершается.

Если же в срок, отведенный компанией «Мартек» для подготовки и подачи тендерных предложений, их поступило меньше трех, то проводить процедуру вскрытия тендерных предложений нет необходимости. Тендерная комиссия принимает решение о завершении процедуры открытого тендера без выбора победителя и заключения контракта закупки по причине отсутствия необходимого количества тендерных предложений (тендерных предложений должно быть не менее трех). Кроме того, тендерная комиссия решает, проводить повторную открытую процедуру тендера или перейти к процедуре переговоров.

После процедуры вскрытия тендерных предложений члены тендерной комиссии переходят к процедуре сопоставления тендерных предложений с требованиями тендерных документов. На этом этапе УП «Мартек» вправе отклонить тендерные предложения, которые не соответствуют требованиям тендерных документов (например, в части их оформления или отсутствия запрашиваемых документов и информации). При этом компания уведомляет об этом претендента, чье тендерное предложение отклонено.

Если количество тендерных предложений после такого отклонения осталось не менее трех, то члены тендерной комиссии приступают к их оценке и выбору наилучшего из них. В том случае, если тендерных предложений осталось менее трех, тендерная комиссия принимает решение о завершении процедуры открытого тендера без выбора победителя и заключения контракта закупки и необходимости проведения повторной открытой процедуры тендера или процедуры переговоров.

Оценка тендерных предложений проводится по критериям с учетом их удельного веса, указанным в тендерных документах. Методика оценки тендерных предложений определяется самим заказчиком, так как сегодня в республике такая методика не установлена законодательно.

Решение об определении наилучшего тендерного предложения оформляется протоколом заседания тендерной комиссии, который подлежит утверждению руководителем заказчика или уполномоченным им работником, если такое решение им было принято заранее.

После утверждения решения тендерной комиссии о выборе наилучшего тендерного предложения УП «Мартек» в течение суток уведомляет претендента, подавшего его, и приступает к заключению контракта закупки. Заключенный контракт подлежит утверждению руководителем.

УП «Мартек» также уведомляет о результатах тендера всех претендентов, за исключением, естественно, победителя.

Перед тем как контракт будет подписан, стороны ведут  переговоры, которые включают в себя обсуждение технического предложения, рабочего плана, штатного расписания и  любых предложений, сделанных агентством с целью усовершенствования технического задания.

Согласованный рабочий  план и окончательное техническое  задание будут затем включены в «Описание услуг» в качестве составной части контракта. Финансовые переговоры будут касаться отражения  согласованных технических изменений в стоимости услуг.

Контракт заключается  по завершении переговоров с добившейся успеха фирмой.

В контракте оговариваются:

- общие положения;

- начало, завершение, изменение и расторжение контракта;

- обязанности предприятия;

- обязанности клиента, выплаты предприятию, урегулирование споров.

Также оговариваются специальные условия контракта, если в них возникает необходимость. Кроме того, к контракту прилагается ряд документов, включающих в себя описание услуг, требования к отчетности, основной персонал и субконсультантов, разбивку цены контракта в иностранной валюте, разбивку цены контракта в местной валюте, услуги и оборудование, предоставляемое клиентом.

Если же контракт закупки не будет утвержден руководителем или победитель откажется от его заключения, то заказчик вправе предложить заключить контракт закупки претенденту, чье тендерное предложение следует за наилучшим, либо отклонить все тендерные предложения и завершить процедуру тендера без заключения контракта закупки.

Завершается открытая процедура тендера составлением справки о процедуре закупки, которая является своеобразным отчетом о проделанном в ходе процедуры закупки. Справка должна быть подписана лицом, уполномоченным на ее составление [7].

По окончании тендера, необходимо рассчитать его эффективность, было ли целесообразно его проводить.

Абсолютный  показатель  эффективности  определяет сокращение расхода финансовых средств на закупку в результате проведенного тендера и рассчитывается в рублях по следующей формуле:

 

Сабс. = Сср - Ск - З,                                             (4)

 

где  Сабс. - абсолютный показатель эффективности (тысяч рублей);

     Сср - среднерыночная  цена закупки (тысяч рублей);

     Ск -  цена  контракта  закупки  -  договора  между УП «Мартек» и претендентом, определенным в качестве поставщика (подрядчика) (тысяч рублей);

     З - затраты  на проведение тендера (тысяч  рублей).

     Сср -  среднерыночная  цена закупки  - определяется по следующей

формуле:

 

             n

         SUM Сi

            i=1

Сср = ------,                                              (5)

             n

 

где  Ci -  цена  тендерного  предложения  каждого претендента (тысяч рублей);

     n - количество претендентов.

 Относительный показатель  эффективности определяет относительное сокращение расхода финансовых средств на закупку в результате проведенного тендера  и  рассчитывается  в процентах по следующей формуле:

 

            Сабс.

Сотн. = ----- х 100,                                (6)

              Ск

 

где  Сотн. - относительный  показатель эффективности (процентов);

       Сабс. - абсолютный показатель эффективности (тысяч рублей);

        Ск -  цена  контракта закупки -  договора  между УП «Мартек» и претендентом, определенным в качестве поставщика (подрядчика) (тысяч рублей).

Рассчитаем абсолютный и относительный показатель эффективности  проведения тендера.

Для начала рассчитаем среднерыночную цену закупки. Данные по предложению каждого претендента приведены в таблице ниже, затраты на тендер составили 52 000 руб.:

Таблица 17 – Цены тендерных предложений

Претендент  №	Цена предложения
1	2 330 000
2	2 500 000
3	2 820 000
4	2 140 000
5	2 600 000
Итого:	12 390 000

Примечание – Источник: собственная  разработка

Соответственно, среднерыночная цена закупки будет равняться:

            12 390 000

Сср = -----------------= 2 478 000

                    5

Далее рассчитываем абсолютный показатель эффективности:

Сабс. = 2 478 000 – 2 140 000 – 52 000= 286 000 руб.

Теперь мы можем рассчитать относительный показатель эффективности  проведенного тендера:

                 286 000

Сотн. = ----------------- х 100= 13,36%.

               2 140 000

 

Из вышеприведенных  расчетов можно сделать вывод, что в результате проведенного тендера произведено сокращение расхода финансовых средств на закупку на 13,36%. Это весьма неплохой показатель, однако, чтобы результат был лучше, необходимо изменение двух переменных факторов: либо уменьшение затрат на проведение тендера, либо увеличение количество претендентов, и, соответственно, их предложений.

6.9. Прием заказов от покупателей может производиться следующими способами:

- через веб-сайт компании;

- с указанием необходимого количества в прайс-листе;

- по телефону менеджеру;

- при личной встрече  с менеджером.

Заказ на товар принимается  за 2-3 дня до планируемой поставки покупателю. Подтверждение заказа товара высылается покупателю по электронной  почте.

 

 

 

Рис. 8. Схема документооборота при приеме заказов от покупателей

Примечание. Источник: собственная  разработка

 

6.10. Компания «Мартек» в процессе осуществления коммерческой деятельности по продаже товаров учитывает в своей деятельности результаты маркетинговых исследований. Прежде всего, определяется своя собственная ниша на рынке, то есть находится надежный и желательно долгосрочно перспективный рынок сбыта своих товаров.

В рамках целевой группы компания выделяет самых выгодных и перспективных для себя клиентов, устанавливает и укрепляет с ними максимально тесные деловые отношения. После этого  решается ряд вопросов, связанных  с товарным ассортиментом, отпускными ценами, комплексом дополнительных и  сопутствующих услуг, способами  распространения своих товаров и возможностями стимулирования партнеров. При этом способами распространения  товаров является деятельность предприятия, которая связана с организацией товародвижения, погрузкой и доставкой товаров и т.д.

Текущая коммерческая деятельность по продаже товаров в компании безусловно имеет свою собственную специфику. Она определяется прежде всего тем обстоятельством, что компания продает своим клиентам товары оптом (партиями), и потребителями здесь являются оптовые покупатели (розничные магазины, оптовые посредники, точки и др.).

Основная  особенность договора на оптовую  куплю-продажу, в отличие от розничной  купли-продажи, заключается в том, что договор этого типа заключается  между хозяйствующими субъектами в  процессе ведения ими предпринимательской  деятельности. Продавцами и покупателями могут являться коммерческие предприятия  и организации разных организационно-правовых форм, включая предпринимателей без  образования юридического лица.

Договор  на оптовую куплю-продажу в компании «Мартек» чаще всего  заключается на достаточно большие  партии товаров. Движение товара от стороны-продавца к стороне-покупателю осуществляется с привлечением одного или нескольких перевозчиков (транспортно-экспедиторских компаний и организаций), поэтому довольно важное значение в договорах этого типа имеет детальное регулирование порядка, условий и сроков транспортировки самого товара, его тары (упаковки), определение ответственности по рискам повреждения, порчи или гибели товара и других существенных условий.