Совершенствование системы учета кассовых операций ООО «Стройтехсервис»

Выплаты должны быть проведены, как правило, в трехдневный срок, после истечения, которого в ведомости против фамилий лиц, не получивших деньги, кассир отмечает штампом или подписью от руки «Депонировано». Эти суммы записывают в специальный реестр невыданной заработной платы, на основании чего они относятся на субсчет 76.4 «Расчеты по депонированным суммам» для последующей выплаты.

Затем подводится итог выданных по ведомости сумм (цифрами  и прописью), на которые выписывают расходный кассовый ордер.

На титульном  листе платежной ведомости делают надпись о фактически выплаченной сумме, а также о сумме, оставшейся неполученной и подлежащей депонированию.

Не использованные в течение 3-5 дней суммы, полученные в банке на оплату труда, а также другие суммы сверх установленного лимита подлежат сдаче в банк на расчетный счет. Сдача денежной наличности в банк оформляется объявлением на взнос наличных денег. На принятую по объявлению сумму выдают квитанцию, которая является оправдательным документом для списания денег по кассе.

Сдача денег  в банк на расчетный или другой счет оформляется объявлением, в котором указывают дату, название организации, за что сдаются деньги (выручка от реализации, не выданная в срок оплата труда и др.) и сумму (цифрами и прописью). На принятую сумму банк выдает квитанцию, которая является основанием для списания денег по кассе.

До передачи кассиру приходные, расходные кассовые ордера регистрируются в бухгалтерии  в Журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов (типовая форма № КО-3), с помощью которого обеспечивается оперативный контроль наличных денежных потоков и использования денежных средств по целевому назначению.

На практике применяются различные варианты ведения данного журнала.

В первом случае регистрация приходных и расходных  кассовых документов осуществляется в одном журнале с сохранением отдельных серий номеров для приходных и расходных документов. Такой вариант применятся в организациях с небольшим числом кассовых документов (операций).

Организации с  большим наличным денежным оборотом и числом кассовых операций более приемлем второй вариант, когда на приходные и расходные кассовые документы заводятся отдельные журналы регистрации. При этом указанные журналы должны быть заранее пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписью главного бухгалтера. Журналы могут использоваться несколько лет, но порядковые номера для кассовых ордеров устанавливают с начала каждого года.

При получении  приходных, расходных кассовых ордеров  и (или) других заменяющих их документов кассир проверяет правильность их оформления, наличие и подлинность подписей руководителя и главного бухгалтера или лиц, на то уполномоченных, а также наличие приложений, перечисленных в документе. Документы, не соответствующие указанным выше требованиям, кассир возвращает в бухгалтерию для дооформления.

Учет наличных денег в кассе, а также их прием  и выдачу кассир осуществляет в Кассовой книге (типовая форма № КО-4). До выдачи кассиру Кассовую книгу пронумеровывают, прошнуровывают и скрепляют сургучной печатью (организация ведет только одну кассовую книгу). Количество листов в Кассовой книге заверяют руководитель и главный бухгалтер своими подписями. Листы книги кассир заполняет ежедневно в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры книги отрывные служат отчетом кассира, а первые экземпляры остаются в кассовой книге [11].

Получение или  выдача денег сразу после каждой операции записывается кассиром в Кассовую книгу. По каждой операции записывают номер документа, от кого получены или кому выданы деньги и в какой сумме. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги за день, выводит остаток денег в кассе на следующий день и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) вместе с приходными и расходными кассовыми документами. При небольшом количестве операций отчет и кассовые документы можно сдавать в бухгалтерию один раз в 3-5 дней.

Выдача наличных денег из кассы, не подтвержденная расходными кассовыми ордерами, расписками получателей в платежной ведомости на выдачу оплаты труда, пособий по временной нетрудоспособности и т. п. не допускается. Эта сумма считается недостачей кассира и взыскивается с него в установленном порядке. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми документами, считаются излишком кассы и зачисляются в прочие доходы организации (счет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы»).

При автоматизированной технологии учета кассир может непосредственно на своем рабочем месте составлять одновременно Кассовую книгу и Отчет кассира. При этом полученные документы должны иметь все реквизиты, предусмотренные для указанных регистров ручного способа их составления.

Контроль за правильным ведением Кассовой книги  осуществляет главный бухгалтер организации во время приема отчета от кассира.

1.3 Синтетический  и аналитический учет наличных  денежных средств

В бухгалтерии  синтетический и аналитический  учет денежных средств в кассе  осуществляют на счете 50 «Касса». Этот счет активный и, следовательно, по дебету отражают остаток денег и денежных документов в кассе и их поступление, а по кредиту – расход (использование) [12].

Структура бухгалтерских  записей по учету наличных денежных средств приведена ниже.

Счет 50 «Касса»

Основными потоками (источниками) поступления наличных денежных средств в коммерческих организациях могут быть:

• суммы денежных средств, полученных со счетов в банках (расчетных, валютных, кредитных);
• выручка от продажи продукции (работ и услуг);
• выручка от продажи прочих активов (основных средств, нематериальных   активов,   материально-производственных   запасов, ценных бумаг и др.);
• вклады в уставный капитал организации;
• суммы возмещенного ущерба;
• суммы, не использованные подотчетными лицами, и др. [18, с.284]

Основными потоками использования в зависимости  от назначения расходуемых денежных средств могут быть:

• внесение на счета в банках;
• расчеты с поставщиками и разными лицами;
• оплата труда, выплаты премиального и социального характера;
• выдача под отчет на административные, хозяйственные и производственные расходы и др. [18, с. 285]

Для обобщения  информации о наличии и движении денежных средств и денежных документов в кассе организации к счету 50 «Касса» могут быть открыты  следующие субсчета:

50.1 «Касса организации»;

50.2 «Операционная касса»;

50.3 «Денежные документы»;

50.4 «Валютная касса» и др.

На субсчете 50.1 «Касса организации» учитываются наличные денежные средства в кассе организации в отечественной валюте (в руб.) вне зависимости от источников их поступления и направлений расходования (использования). По дебету субсчета 50.1 «Касса организации» отражается поступление наличных денежных средств в кассу организации.

В зависимости от потоков (источников) поступления наличных денег корреспондирующими счетами  могут быть: счет 51 «Расчетные счета» (получение со счетов в банках); счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (возврат подотчетных сумм); счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» и 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» (получение кредита, займа наличными деньгами); счет 55 «Специальные счета в банках» (получение со счетов в банках); счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (за проданную продукцию, работы и услуги); счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (возврат займа, уплата материального ущерба и т. п.) и др.

По кредиту субсчета 50.1 «Касса организации» отражается выплата денежных средств из кассы организации. При этом в зависимости от цели выдачи денег из кассы корреспондирующими счетами могут быть: счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (на оплату труда); счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (под отчет); счет 51 «Расчетные счета» (внесены деньги на расчетный счет); счет 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» (погашение задолженности по кредитам) и др.

Субсчет 50.2 «Операционная касса» используется организациями для учета наличия и движения денежных средств, находящихся в операционных кассах территориально обособленных структурных подразделений (товарных конторах, магазинах, эксплуатационных участках, речных переправах и т. п.). Эти подразделения осуществляют наличные денежные расчеты за выполнение работы и услуги с физическими и юридическими лицами по счетам, квитанциям и другим расчетным документам. Субсчет используется при необходимости и в этом случае предусматривается в рабочем плане счетов организации.

Субсчет 50.3 «Денежные документы» предназначен для учета оплаченных денежных документов, хранящихся в кассе организации: почтовые марки, марки государственных пошлинных сборов, вексельные марки, оплаченные проездные документы, оплаченные путевки (экскурсионные, туристические, в оздоровительные учреждения и пр.), извещения о денежных переводах, не поступивших в кассу или на счета в банках, и др.

Поступление денежных документов и их продажа (выдача) пользователям  или списание в расходы оформляется  аналогично наличным денежным средствам (приходными и расходными кассовыми ордерами).

Денежные документы учитываются  на субсчете 50.3 в сумме фактических затрат на их приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам. Оплаченные денежные документы (путевки в санатории, дома отдыха и т. п., проездные документы и др.) приходуются на субсчет 50.3 с кредита счетов по учету денежных средств (50.1, 51, 52) или расходов (76 и др.).

Использование (выдача) денежных документов отражается по кредиту субсчета 50-3 и дебету корреспондирующих счетов: 50.1 «Касса организации» - на сумму оплаты персоналом путевок и др.; 26 «Общехозяйственные расходы» - на сумму использованных почтовых марок; 50 «Касса»; 51 «Расчетные счета» - на стоимость проданных путевок; 91.2 «Прочие расходы» — на стоимость путевок, оплаченных организацией, или 69 «Расчеты по социальным страховкам и социальному обеспечению» - на стоимость путевок за счет средств социального страхования.

Субсчет 50.4 «Валютная касса» используют организации, производящие кассовые операции с иностранной валютой для обособления учета наличия и движения каждой наличной валюты. Валютные операции возникают при осуществлении внешнеэкономической деятельности и направлении работников в загранкомандировки. Покупка и выдача наличной иностранной валюты и дорожных чеков осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации о валютном регулировании и валютном контроле, нормативными актами Центрального банка России о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов.

Для проведения операций в  иностранной валюте, как правило, открывают отдельную Кассовую книгу. Аналитический учет операций ведется по видам валют.

Для синтетического и аналитического учета кассовых операций может быть использован журнал-ордер № 1, открываемый на месяц.

В журнале-ордере № 1 учитывают  операции по расходу денежных средств  из кассы (кредит счета 50), а в отдельном  его разделе – операции по поступлению средств и их наличию в кассе (дебет счета 50), при этом остаток средств в кассе приводят в ведомости только на начало и конец месяца. Для оперативных целей используют данные отчетов кассира об остатках средств.

Операции по кредиту счета 50 в журнале-ордере № 1 отражают в корреспонденции с соответствующими дебетуемыми счетами: 51 «Расчетные счета» - на суммы, сданные на счет в учреждение банка; 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на суммы, выданные под отчет; 70 «Расчеты по оплате труда» - на суммы выданной оплаты труда и др.

Операции по дебету счета 50 отражаются в отдельном разделе журнала-ордера № 1 в корреспонденции с соответствующими кредитуемыми счетами: 51 «Расчетный счет» - на суммы денежных средств, полученных в кассу со счетов в учреждениях банков; 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на суммы сданных в кассу неиспользованных средств, ранее полученных под отчет на командировочные и другие расходы, и др.

Форма раздела  оборотов по дебету счета 50 «Касса»  по построению аналогична журналу-ордеру № 1 в части оборотов по кредиту счета 50 с включением в нее остатков по кассе на начало и конец месяца.

Кроме наличных денег, в кассе могут храниться  также проездные билеты и другие денежные документы, которые отражаются в журнале-ордере отдельно.

Остаток на конец  месяца по счету 50 «Касса» выводят следующим образом: к сальдо на начало месяца прибавляют итог дебетового оборота за месяц и вычитают итог кредитового оборота за месяц, отраженные в журнале-ордере № 1. Полученное сальдо сверяют с остатком кассы, числящимся по последнему отчету кассира, и отражают в ведомости дебетовых оборотов (во второй части журнала-ордера) как сальдо на конец месяца.

Если в организации  имеются ларьки, магазины и т. п., то учет поступающей торговой выручки  ведут в специальной ведомости  поступления торговой выручки (форма № 27). Поступление торговой выручки записывают в течение месяца по каждому магазину, ларьку и т. п. на основании кассовых отчетов продавцов магазинов, палаток, ларьков и т. п., а также отчетов материально ответственных лиц, продающих продукцию на рынке, ярмарках и в других местах, и поступивших квитанций отделений связи (в случае, если выручка от продажи продавцами была отправлена через указанные учреждения). Итоговую сумму фактически поступившей выручки наличными деньгами от всех материально ответственных лиц переносят из ведомости № 27 в ведомость дебетовых оборотов журнала-ордера № 1 по дебету счета 50 «Касса» и кредиту соответствующих корреспондирующих счетов.