Совершенствование системы учета кассовых операций ООО «Стройтехсервис»

Для учета кассовых операций в ООО «Стройтехсервис» применяются следующие типовые формы первичных документов и учетных регистров:

- Приходный  кассовый ордер формы № КО-1 (Приложение 1,2,3);

- Расходный  кассовый ордер формы № КО-2 (Приложение 4,5,6);

- Денежный чек;

- Кассовая книга  (Приложение 7 – вкладной лист кассовой книги, Приложение 8 – Отчет кассира);

- Реестр кассовых  документов за период.

Предприятие получает наличные деньги из банка через кассира  или другого доверенного лица по денежному чеку, выписанного на его имя.

Чеки находятся  в специальной чековой книжке. Корешок чека служит оправдательным документом для записи кассовых и банковских операций в учетных регистрах.

Чековые книжки относятся к бланкам строгой  отчетности, поэтому на предприятии  организован их учет.

Вся документация по учету кассовых операций на предприятии ведется автоматизированным способом. Поступление денег в кассу и выдача их из кассы оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами. Выдача из кассы денег на оплату труда оформляется платежными ведомостями или расходными кассовыми ордерами. По истечении срока выдачи денег по ведомостям (трех рабочих дней) против фамилии лиц, не получивших причитающихся им денег, кассир ставит отметку «Депонировано» и составляет регистр депонированных сумм. На сумму, выданную по ведомости, составляется расходный кассовый ордер.

Учет расчетов с депонентами ведут в книге  учета депонированной заработной платы, которая открывается на год. Депонированные суммы сдаются в банк. Депонированная заработная плата выдается сотрудникам  по расходному кассовому ордеру. Дата и номер расходного кассового ордера указываются в книге депонентов.

Для учета депонированной зарплаты используют счет 76.4 «Расчеты по депонированным суммам». Аналитический  учет ведется по каждому сотруднику.

Дт 70 Кт 76.4 –  депонирована не полученная работниками заработная плата;

Дт 51 Кт 50 – депонированная заработная плата внесена на расчетный  счет.

При выдаче депонированной заработной платы в учете делаются записи:

Дт 50 Кт 51 – получены денежные средства в банке на выдачу депонированной заработной платы;

Дт 76.4 Кт 50 –  депонированная заработная плата выдана сотрудникам.

Сдача денег  на расчетный счет в банке оформляется  бухгалтерией расходным кассовым ордером.

В банке кассир, сдающий деньги, заполняет «Объявление  на взнос наличными». Оно состоит из трех частей. Верхняя часть остается в банке, средняя часть (квитанция) передается кассиру. Нижняя часть объявления (ордер) тоже возвращается кассиру, но только после проведения банком соответствующей операции и вместе с банковской выпиской. На каждой из трех частей проставляются: дата, от кого приняты деньги, банк получателя и получатель, назначение взноса. В правом верхнем углу первой и второй части проставляется номер расчетного счета и суммами цифрами.

В третьей части, в ордере указывается код банка-получателя и сумма по кредиту.

ООО «Стройтехсервис» ежедневно получает из банка выписку  из расчетного и других открытых в  банке счетов (Приложение 9).

Она выдается после  осуществления операции по конкретному  счету. К выписке прикладываются оправдательные документы: платежные поручения, исполненные банком (со штампом банка), счета и т.п.

Движения наличных денег отражается в кассовой книге, которая формируется автоматически  при проведении кассовых документов. Нумерация листов кассовой книги  осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. Распечатанные Вкладные листы кассовой книги в течение года хранятся у бухгалтера-кассира отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года Вкладные листы брошюруются в хронологическом порядке.

Синтетический учет наличных денежных средств осуществляется на счете 50 «Касса». Счет 50 активный, имеет  дебетовый остаток, который равен  сумме наличных денежных средств, находящихся  в кассе организации. Этот счет имеет  следующие субсчета:

50.1 Касса организации (в рублях);

50.2 Операционная  касса;

50.3 Денежные  документы (в рублях);

Счет 50.1 имеет  следующие субконто (объекты аналитического учета):

• Выдача под авансовый отчет;
• Выплата зарплаты;
• Оплата поставщику;
• Отчисления на социальные нужды;
• Платежи в бюджет;
• Получение наличных из банка;
• Поступления от покупателей;
• Прочие выплаты;
• Прочие поступления;
• Сдача наличных в банк.

Все кассовые операции отражаются в журнале-ордере (и Ведомости) по счету 50 Касса в разрезе корреспондирующих  счетов (Приложение 10). По дебету отражаются операции, связанные с поступлением денег, а по кредиту – с расходованием наличных денег.

На основании  первичных документов в учете  делаются следующие проводки:

Дт 50 Кт 62 – поступили  в кассу платежи от покупателей  и заказчиков;

Дт 50 Кт 51 – получены средства с расчетного счета;

Дт 70 Кт 50 – выплачена  из кассы заработная плата работникам;

Дт 71 Кт 50 – выдана денежная сумма подотчетному лицу;

Дт 50 Кт 71 – возвращены в кассу неизрасходованные подотчетные  суммы и пр.

Инвентаризация кассы проводится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Ежемесячно, на первое число каждого месяца в  ООО «Стройтехсервис» проводится ревизия  кассы с полным пересчетом денежной наличности. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом директора назначена комиссия, которая составляет акт (форма № ИНВ-15). При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в акте указывают их сумму и обстоятельства возникновения. Излишки денег приходуют в кассу и зачисляют в доход организации. В учете при этом делается запись: Дт 50.1 «Касса организации» Кт 91 «Прочие доходы и расходы».

Недостача денег  в кассе подлежит взысканию с  кассира, что отражается бухгалтерской записью:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 50.1 «Касса организации»

Дт 73.2 «Расчеты с персоналом по возмещению ущерба»  Кт 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей».

3. Совершенствование  системы учета кассовых операций ООО «Стройтехсервис»

3.1 Организация внутреннего  контроля

В качестве рекомендаций по совершенствованию учета денежных средств ООО «Стройтехсервис» можно предложить следующую программу организации внутреннего контроля над наличием и движением денежных средств организации.

Цели внутреннего  контроля денежных поступлений состоят  в обеспечении:

• приема в полном объеме всех поступлений независимо от их источника;
• правильной классификации всех поступлений и отражения их в учетных регистрах;
• своевременной сдачи в банк всех денежных поступлений для занесения их на расчетный счет;
• недопущения убытков, которые могут возникнуть как в результате злоупотребления, так и непреднамеренно.

Все поступления  от реализации за наличный расчет следует  контролировать и незамедлительно  сдавать в банк.

Все поступления  должны точно классифицироваться и  отражаться в учетных регистрах.

Должно быть организовано разделение между кассиром, отделом сбыта, бухгалтерией и прочими  функциональными подразделениями  для предотвращения возможности  возникновения тайного сговора между ними.

Процедуры внутреннего  контроля при реализации за наличный расчет:

1. все поступления  от реализации за наличный  расчет, следует подвергать контролю, дабы обеспечить их незамедлительное  оприходование и передачу в  банк. Для контроля за текущими поступлениями используются различные приемы.

 

 

Например за наличный расчет, путем:

• использования ККМ;
• сверки контрольной кассовой ленты и на ее основе проверки наличия денег в кассе с учетом показаний счетчиков и суммы на начало дня;
• регулярной (с обеспечением мер безопасности) выемки выручки из кассовых аппаратов;
• ведения кассовой книги и ее ежедневной проверки;
• использования кассовых автоматов;

2. персонал, отвечающий  за поступление выручки от  реализации за наличный расчет  должен уметь обращаться с кассовыми аппаратами и пользоваться доверием руководства организации.

3. Проверка кассы  должна выполняться ежедневно,  при этом необходимо соблюдать  следующее равенство: Остаток  в кассе на начало дня + поступление  в течение дня, отраженное на  контрольной ленте кассовой машины = остаток на конец дня + суммы, сданные в течение дня кассиром в кассу организации.

4. Поступившие  в течение дня в кассу денежные  средства не должны использоваться  для совершения платежей за  товары или услуги, так как  при этом высока вероятность того, что эти выплаты не будут отражены в учете на момент совершения операций, что сделает невозможным выверку дневной выручки. Поэтому требование сдачи в банк всей выручки является обычным почти для каждой организации.

5. Инкассировать  выручку необходимо ежедневно. Хранение денег с использованием сейфов снижает риск, связанный с пребыванием денег в помещении организации в ночное время. Инкассация должна осуществляться специально уполномоченными на то лицами с соблюдением необходимых мер безопасности (например, варьирование времени инкассации, маршрутов следования и сопровождающего персонала).

6. Необходимо  обеспечить возможность обратной  сверки выписки банка с информацией  об оплате, произведенной кредитными  карточками, а также с данными  контрольных лент кассовых аппаратов путем проведения их ежедневного обобщения.

7. Кассиры должны  знать, что администрация может  проводить внезапные инвентаризации  денежных средств в кассе, однако  лучше не доводить до них  информацию о других мерах  контроля, которые предпринимает администрация для наблюдения за поступлением денежных средств.

8. Сверка выписок  банка об инкассации выручки,  представляемых кассирами, с суммами,  показываемыми отделом учета  реализации, должна проводиться  ежедневно. Все несоответствия необходимо оперативно анализировать. Для обеспечения перекрестной проверки денежные поступления можно проанализировать в разрезе прочих поступлений и поступлений по журналу реализации.

9. При реализации  за наличный расчет необходимо, чтобы фактически проданную продукцию можно было идентифицировать по ярлыку или номеру партии. Кроме того, должны быть известны цены на нее либо из этикеток, либо из постоянно обновляемого прейскуранта. Электронная технология упростит этот процесс.

10. В соответствии  с Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.98 №14-П (ред. от 31.10.2002 г.), организации независимо от организационно-правовой формы хранят свободные денежные средства в учреждениях банков на счетах на договорных условиях.

11. Контроль  за соблюдением порядка кассовой  дисциплины настолько важен, что  в РФ организована система  независимых проверок, осуществляемых  банками, в которых организацией  открыты счета.

Процедуры внутреннего  контроля при реализации за безналичный расчет должны быть задействованы организациями, покупателями продукции (работ, услуг) которых являются юридические лица.

1. Ежемесячно  должна производиться сверка  синтетического счета реализации  и аналитического счетов конкретных  дебиторов. Если предположить, что все поступления были разнесены по счетам, то порядок такой сверки будет следующим:

• подсчитывается сумма сальдо по всем аналитическим счетам дебиторов;
• выясняется, равен ли этот итог сальдо синтетического счета реализации; если да, то никакие дальнейшие действия не предпринимаются; если нет, то проверяются на несоответствие следующие пары показателей:
• общая сумма реализации, отраженная на синтетическом счете 62, и суммы реализации, отраженные на аналитических счетах по каждому дебитору;
• общая сумма поступлений за день, показанная в кассовой книге, и общая сумма денежных поступлений за день, отраженная в ведомости учета по кассе;
• исправляются ошибки и несоответствия на аналитических счетах, синтетическом счете и в Главной книге.

2. на расчетный  счет могут поступать выручка  от реализации основных средств,  отходов, выручка от реализации  инвестиций и т.п. Должны существовать соответствующие разрешения, а кроме того, накладная или заказ (это позволяет правильно идентифицировать поступления). Обо всех операциях по постоянным заказам, о получении авансов, указанных в выписках банков, должно быть известно заранее.