Разработка проекта по внедрению технологий электронного документооборота на предприятиях строительной отрасли

     Разработка проекта  по внедрению технологий электронного документооборота на предприятиях строительной отрасли

Содержание

ВВЕДЕНИЕ 3

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЙ  СТРОИТЕЛЬНОЙ ОТРАСЛИ 6

   1.1. Анализ  строительной отрасли: стратегические  возможности и оценка привлекательности 6

1.2. Исследование  современного состояния и использования  систем документационного обеспечения  предприятий строительной отрасли  на региональном уровне 19

1.3. Организация  документационного обеспечения  управления в строительных организациях 27

2 КОМПЛЕКСНЫЙ  АНАЛИЗ ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЗАО ФСК «ЧАЙКА» 34

2.1 Общая характеристика  деятельности предприятия 34

2.2 Анализ внешней  среды предприятия 35

2.3 Анализ финансово-хозяйственной  деятельности предприятия 43

2.4 Оценка системы  управления предприятия 64

2.5 Оценка возможностей  внедрения информационной системы документационного обеспечений управления 69

Глава 3 РАЗРАБОТКА ПРОГРАММЫ МОДЕРНИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЗАО ФСК «ЧАЙКА» НА ОСНОВЕ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ………………………………... 74

3.1 Программа  внедрения технологий электронного  документооборота на предприятиях  строительной отрасли 74

3.2 Проект организации  внедрения электронного документооборота  в деятельность ЗАО ФСК «Чайка» 80

3.3 Оценка  эффективности предлагаемых мероприятий……………………………

ЗАКЛЮЧЕНИ Е 94

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 98

 ПРИЛОЖЕНИЕ А Бухгалтерская отчетность ЗАО ФСК «Чайка» за

2008-2010 гг………………………………………………………………………

ПРИЛОЖЕНИЕ  Б Основные показатели результатов финансово-

хозяйственной деятельности ЗАО ФСК «Чайка»  за 2008 – 2010 годы»…......

ПРИЛОЖЕНИЕ  В Сравнительная характеристика бумажного и

 электронного  документов……………………………………………………..

… 

 

      ВВЕДЕНИЕ

 

     Актуальность  темы исследования. В условиях стремительного прогресса рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

     Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном  обществе информация стала полноценным  ресурсом производства, важным элементом  социальной и политической жизни  общества. Качество информации определяет качество управления. В современных  условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное  внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.

     Выбранная нами тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами  влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда  управленческих работников. От того, насколько  профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные  исследования, 85% рабочего времени сотрудников  организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов. По данным ISO, управление и работа с документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую работу с документами и данными: координацию процессов создания, изменения, распространения. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров – и самой информации.

     В последней четверти ХХ века огромное увеличение объемов информации и  внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного  обслуживания. Соответственно, стали  меняться и требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. От качества работы такой  службы существенно зависят уровень  и качество самого управления. Вследствие вышеизложенного, возникает необходимость  рационализации отработанных методов  поиска, обработки и хранения информации (документов) с разработкой совершенно новых приемов, режимов и методик  оценки, анализа и оптимизации  как внутренних, так и внешних  документационных потоков предприятия, используя современные компьютерные технологии.

     Целью данной дипломной работы является внедрение эффективного электронного документооборота на конкретном предприятии с использованием современных компьютерных средств, а также автоматизация движения документов в соответствии с рациональной организацией труда.

     Задачами  дипломной работы являются:

     - анализ строительной отрасли  и перспективы ее развития,

     - изучение современного состояния  и использования систем документационного  обеспечения предприятий строительной  отрасли на региональном уровне,

     - изучение организации документального  обеспечения управления на строительных предприятиях,

     - проведение анализа финансово – хозяйственного положения предприятия,

     - проведение оценки системы управления предприятием,

     - проведение оценки возможности внедрения электронного документооброта на предприятии,

     - разработка программы внедрения технологий электронного документооборота на предприятиях строительной отрасли

     - выполнение оценки экономической эффективности внедрения корпоративной системы электронного управления документацией (корпоративного электронного документооборота) в рамках исследуемого предприятия.

     Объектом исследования является ЗАО ФСК «Чайка», в рамках которой реализуется процесс внедрения электронного документооборота.

     Предметом данной дипломной работы являются процессы, работы, осуществляемые в ходе внедрения электронного документооборота.

     Теоретической и методологической основой выпускной квалификационной работы послужили труды отечественных и зарубежных ученых и практиков, нормативно-правовые и методические документы, монографии, периодические издания, учебники и учебные пособия. В работе использовались методы системного анализа, экспертных оценок, статистической обработки данных, сравнение, обобщение и аналогия.

     Информационной  базой выпускной квалификационной работы являются научные издания, учебная и методическая литература, а также первичные и сводные документы, годовые отчеты и производственно-финансовые планы за 2008-2010 гг. по исследуемому предприятию.

 

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЙ СТРОИТЕЛЬНОЙ ОТРАСЛИ

     1.1 Анализ строительной отрасли: стратегические возможности и оценка привлекательности

 

     Строительство – самостоятельная отрасль национальной экономики, предназначенная для  ввода в действие новых, а так же реконструкции, расширения, модернизации, технического перевооружения и капитального ремонта действующих объектов производственного и непроизводственного назначения.

     Строительство как отрасль материального производства обеспечивает создание основных фондов производственного или непроизводственного назначения. Под строительством понимается также сам процесс возведения зданий и сооружений - объектов строительства [8,12] .

     Возведение  объекта связано с выполнением  следующих работ:

     - проведение различных видов инженерных изысканий, а также технико-экономического обоснования на возведение объекта;

     - разработка проектно-сметной документации (архитектурное проектирование, конструкторское проектирование, проектирование организации строительства на различных стадиях возведения объекта);

     - работа предприятий строительной индустрии и промышленности строительных материалов и последующая комплектация объекта;

     - собственно возведение объекта (строительно-монтажные работы, монтаж оборудования, опытная эксплуатация).

     Широкомасштабность  и разнообразие строительного процесса предопределяет широкий круг его  участников. К основным участникам строительства относятся [8,18]:

     - заказчики - государственные, общественные, а в настоящее время частные организации или физические лица, на которых возлагаются обязанности планирования строительства, обеспечение его финансирования, контроль в период производства работ и приемка законченных зданий и сооружений;

     - проектные организации, разрабатывающие по договору с заказчиком проектную и сметную документацию на возводимые объекты (сюда же относятся организации, занимающиеся проведением инженерно-геологических, топографо-геодезических и других видов изысканий для строительства);

     - подрядные и субподрядные строительные организации, выполняющие комплекс работ по возведению зданий и сооружений. Это наиболее многочисленная группа строительных организаций. Непосредственно с заказчиком договор заключает организация - генеральный подрядчик, которая и отвечает за своевременное и качественное осуществление проекта и сдачу объекта в эксплуатацию. Для выполнения отдельных видов работ генподрядчик привлекает субподрядные организации (сантехнические, электромонтажные операции, монтаж оборудования, строительство дорог, сетей, механизация и др.). Генподрядчик несет ответственность за выполнение не только работ, осуществляемых собственными силами (как правило, общестроительных), но и за работу субподрядчиков; многие фирмы совмещают функции проектных и подрядных организаций;

     - поставщики - предприятия, выпускающие необходимую для строительства продукцию (сборные конструкции, строительные материалы и изделия). В широком смысле все отрасли народного хозяйства в большей или меньшей степени являются поставщиками продукции для строительства; специализируются в строительстве предприятия стройиндустрии;

     - транспортные организации, осуществляющие по договорам с подрядчиками внешние и внутрипостроечные перевозки материально-технических ресурсов всеми видами транспорта;

     - научно-исследовательские организации, выпускающие нормативные документы, методические рекомендации по рациональным способам проведения строительных работ на основании изучения и обобщения опыта возведения объектов, новейших достижений в различных областях науки и техники.