Разработка проекта по внедрению технологий электронного документооборота на предприятиях строительной отрасли

 

     Рисунок 1.9 - График и трендовые модели объемов инвестиций в основной капитал строительной отрасли по Орловской области 

     При анализе положения отрасли необходимо проанализировать показатель количества строительных организаций в регионе, динамику их развития, соотношение  частного и государственного сектора  в структуре предприятий строительства. На основании данных Орелстат за период с 2000 года по 2010 г. построим графики  количества предприятий строительной отрасли частной формы собственности и всего строительных организаций (рис. 1.10). Прогноз количества предприятий выполним на 5 периодов вперед, выбрав в качестве трендовых моделей – линейную (коэффициент аппроксимации R² = 0.5355) , логарифмическую (коэффициент аппроксимации R² = 0.3334), полиноминальную (коэффициент аппроксимации R² = 0.8052). Из выбранных графиков трендовых моделей наиболее адекватно отражающим динамику показателя является тот, у которого наибольший коэффициент аппроксимации – полиноминальная (на рисунке выделена синим цветом). Согласно данным трендовой модели можно ожидать положительной динамики в перспективе развития строительной отрасли, увеличения количества строительных организаций.

Рисунок 1.10 - Динамика и оценка развития количества строительных организаций в регионе 

     Наряду  с положительной динамикой количества организаций строительной отрасли  необходимо провести анализ и оценить  перспективы динамики объемов выполненных  работ по виду деятельности «Строительство». На основании данных Орелстат за период с 2000 года по 2010 г. построим графики  объемов работ, выполненных строительными организациями (рис. 1.11). Прогноз объема работ выполним на 2 периода вперед, выбрав в качестве трендовых моделей – линейную (коэффициент аппроксимации R² = 0.7837) , логарифмическую (коэффициент аппроксимации R² = 0.6598), степенную (степень – 2, коэффициент аппроксимации R² = 0.8089). Из выбранных графиков трендовых моделей наиболее адекватно отражающим динамику показателя является тот, у которого наибольший коэффициент аппроксимации – степенная (на рисунке выделена оранжевым цветом). Согласно данным трендовой модели можно ожидать положительной динамики в перспективе развития строительной отрасли, увеличения объемов работ строительных организаций.

     Рисунок 1.11 - Динамика и перспектива объемов работ, выполненная строительными предприятиями 

     Таким образом, резюмируя вышесказанное можно сделать вывод, что строительная отрасль как в целом по стране. Так и в Орловской области является перспективным направлением экономики. Существуют положительные прогнозы на динамику инвестиций в отрасль, объемах работ и количества строительных организаций с рассматриваемой отрасли.

     1.2 Исследование современного состояния и использования систем документационного обеспечения предприятий строительной отрасли на региональном уровне

 

     Длительный период автоматизацией учреждений в России занимались ИТ- отделы. Программы были реализованы в виде различного рода подсистем АСУ, основанных на базах данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем, заметим, что они охватывали лишь до 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении.

     Потребности по электронной обработке документов удовлетворялись применением функциональных пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированных пакетов программ Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Однако, эти средства оказались недостаточными для управления огромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как внутри одного предприятия, так и между ними. В целом такой подход характеризовался отсутствием комплексности в автоматизации делопроизводства и управления документооборотом.

     В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению  методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации  офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать  перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с  документами. [25,49]

     Системы электронного управления документами (ЭУД) делятся на шесть категорий. При этом сложно предложить идеальную  классификацию, так как некоторые  системы одновременно попадают в  несколько категорий и имеют  возможности, характерные для систем из разных категорий.  

     Таблица 1.2 - Категории технологий ЭУД 

     

[36,120]

     Все рассмотренные программы могут  быть использованы для внедрения  на предприятии строительной отрасли. Но их использование  потребует создания дополнительных управляющих модулей, обеспечивающих управление именно строительными  документами.

     Рассмотрим  специализированное ПО для строительной отрасли. Документооборот, поток документов в компании можно условно разделить на специализированное – узкопрофильное ( например, Документы Смет, Архитектурные чертежи и пр.) и общего назначения (Приказы, Отчеты и т.п.).(рис.1.12)

     

     Рисунок 1.2  Схема перечня документов строительного  предприятия 

     Для строительных предприятий в сфере документооборота играют большую роль технические документы и их движение. Проведем  анализ имеющегося программного обеспечения, предлагаемого для строительных организаций РФ. 

     Таблица 1.3 – Специализованные программы  для строительной отрасли 

       

     Необходимо  отметить, что программа «АЛТИУС – Управление строительством» может использована на предприятии различного профиля (строительных, монтажных, проектных, пусконаладочных и других) любой численности и работающих с любым количеством объектов: от небольших «бригад» до крупных холдингов и корпораций.

     Однако, широкого распространения данная компания в регионе не получила. Причин было названо несколько. Чаще всего объясняют представители строительных компаний свой отказ от приобретения программы тем, что собственники или управляющие менеджеры не желают прилагать усилия для осуществления внедрения ПО и создания новой системы работы. Необязательность управленческого учёта также вносит свою немалую лепту. Орловские представители строительной отрасли подчеркнули, что, тем не менее, перспективы внедрения программы «АЛТИУС – Управление строительством» существуют.

     Во  Мценске отмечают, что программа  «АЛТИУС – Управление строительством»  нужна региону, но ряд психологических  барьеров, отношение к автоматизации  мешает активному распространению  программы в строительных компаниях. При этом категорических отказов  от покупки программы со стороны  строительных предприятий практически  нет. Как правило нет объективных причин, затрудняющих внедрение программного комплекса.

     В числе прочих, причинами, по которым  автоматизация строительных компаний практически не происходит, были названы:

     - отсутствие сформированной потребности в специализированных программных решениях у руководителей строительных организаций;

     - ряд психологических барьеров руководителей строительных компаний (они предполагают, что внедрение и эксплуатация специализированной системы повлекут за собой пересмотр, коррекцию и/или перестройку бизнес-процессов организации).

     Как уже было отмечено, второй составляющей документопотока является общая  документация предприятия. программное  обеспечение для решения задач  документооборота решаются более широко и представлено направление спектром программных продуктов. 

     Таблица 1.4 – Программы автоматизированного  документооборота 

       

     Как видим из данных характеристик ПО, ни одно из предложенных не позволяет  вести полный цикл управления потоком  документов на строительном предприятии. Специализированное По позволяет решить проблемы бухгалтерского учета, а системы  СЭД – только документопотока.

     Следует отметить, что выбор системы документооборота — это не просто технологическая или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. Для коммерческой компании выбор определяется целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компания придет в будущем. Для государственного учреждения необходимо перенести акцент на полноту учета задач, решаемых организацией, особенности этих задач, связанные со спецификой ее деятельности.

     Таким образом, при выборе системы документооборота учитывается множество факторов, которые на первый взгляд могут не иметь отношения к предмету. Потребуется детальный анализ работы организации и понимание задач, решаемых системами документооборота.

     1.3 Организация документационного  обеспечения управления в строительных организациях

 

     В настоящее время делопроизводство организации представляет собой  отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию  работы с официальными документами. В практической деятельности основной задачей делопроизводства является документационное обеспечение управления организации. Признание делопроизводства отраслью деятельности в организации, наряду с планированием, экономикой, финансами, кадрами, снабжением и др., существенно влияет и на решение  его проблем в организационной, правовой, технической, кадровой, финансовой и др. сферах.

     Существует  несколько условий, которые позволяют  оперативно и качественно составлять и обрабатывать документы.

     Во-первых, для осуществления функции управления организацией и решения задач  в организации создается самостоятельное  структурное подразделение (служба делопроизводства и т.д.) или назначается  освобожденный от других видов работ  специальный служащий (инспектор  по делопроизводству). Выбор варианта (подразделение или должностное  лицо) зависит от множества факторов, в том числе от масштаба организации  и места в системе управления, количества работников, объемов обрабатываемой информации и документации, территориального расположения и др.