Разработка проекта по внедрению технологий электронного документооборота на предприятиях строительной отрасли

     Во-вторых, служба делопроизводства (инспектор  по делопроизводству) должна по возможности  быть самостоятельной и подчиняться  непосредственно первому руководителю или одному из его заместителей. Преимущество создания единой службы делопроизводства состоят в концентрации всех служб и делопроизводственных работников в едином месте под  одним руководством; в обеспечении  решения вопросов: кадровых, хозяйственных, технических и т.д.; в обеспечении  рационализации делопроизводства; в  создании своей нормативной базы; в обучении персонала. Численность  персонала в службе делопроизводства определяется эмпирически в зависимости  от многих субъективных и объективных  факторов.

     Таким образом, служба документационного  обеспечения управления (ДОУ) – это  организационное обособленное структурное  подразделение учреждения, выполняющее  работу с документами. Основная задача службы ДОУ – своевременная обработка  и передача на разные уровни управленческой информации, необходимой для осуществления  функций.

     Принятый  в 2007 году ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" значительно повышает как статус службы ДОУ, так и ее руководителя. Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования. Положения стандарта являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в нее документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам. В нем описываются требования к организации ДОУ и работы с документами организации.

     В учреждениях не имеющих службы ДОУ, ее функцию выполняет секретарь-руководитель или другое выделенное для этого  должностное лицо.

     Выделяют  три категории работников службы ДОУ:

• руководители: начальник управления делами, начальник канцелярии, заведующий архивом, заведующий машинописным бюро, заведующий стенографическим бюро, заведующий общим отделом, заведующий секретариатом, начальник отдела писем, начальник инспекции, начальник протокольной части;
• специалисты: архивист, помощник министра, референт, методист, редактор, инспектор, секретарь министра;
• технические исполнители: корректор, экспедитор, делопроизводитель, машинистка 1,2 категории, стенографист 1,2 категории, секретарь – машинистка, секретарь – стенографистка.

     Рассмотрим  функции структурных частей службы ДОУ. 

     Таблица 1.5 - Функции структурных частей службы ДОУ 

     Как уже было отмечено, состав, количество работников ДОУ определяется размерами  организации. В строительной организации  могут быть организованы как все  указанные подразделения, так и  один человек: секретарь-референт, выполняющий  все вышеперечисленные функции. Но исполнение правил и норм документооборота обязательно для всех типов, размеров и форм собственности строительных предприятий.

     Служба/службы ДОУ выполняют ряд операций (см. рис.1.13).

     Рисунок 1.3 Схема функций / операций службы ДОУ 

     Организация труда службы ДОУ включает в себя решение вопросов:

     1. Четкое организационное построение  СДОУ, выбор наиболее рациональной  формы работы с документами  – все учреждения делятся на 4 категории в зависимости от  объема документооборота (количество  документов обрабатываемых учреждением  за год) в учреждении 1, 2, 3 категории,  работа с документами осуществляет  канцелярия, а в учреждениях 4 категории – секретариатом. Это  централизует работу СДОУ под  единым руководством. Централизация  позволяет обеспечить оперативное  выполнение документационных работ,  создает четкие взаимодействия  между структурным подразделением, входящим в СДОУ, повышает качество  обработки документов.

     2. Правильное разграничение функции  между отдельными исполнительными  и подразделениями по их квалификации. Решение этого вопроса осуществляется  путем разработки внедрения нормативных  документов, инструкция по документированию  управленческой деятельности; должностные  инструкции, государственные стандарты.

     3. Нормирование труда работников  СДОУ. Разработаны методические  рекомендации по нормированию  труда инженерно-технических работников  и служащих, типовые нормы времени  на работы с документами, в  том числе и выполнение машинописных  работ. Нормирование труда призвано  обеспечить нормальную загрузку  работников в течении дня, недели, месяца, года при нормальном напряжении  на каждом рабочем месте, определить  критерии, оценки работы каждого  сотрудника.

     4. Регламентация должностного и  количественного состава, состава  персонала СДОУ, повышение его  квалификационного и культуры  в работе. Численность работников  ДОУ рассчитывается по службе  в целом и по ее структурным  подразделениям. При формировании  СДОУ следует исходить из минимальной  численности работников по каждой  функции документационного обслуживания. Она должна определяться в  зависимости от объема документооборота  на основе типовых норм времени  на документационные работы.

     5. Рациональная организация рабочих  мест и обеспечение благоприятных  условий труда. Для этого могут  быть использованы методические  рекомендации по научной организации  труда инженерно-технических работников  и служащих. От организации рабочего  места, благоприятных условий  труда, зависит работоспособность  человека, производительность и  качество труда, его здоровье.

     Выделяют  три формы организации работы службы ДОУ с документами: централизованную, децентрализованную и смешанную. Централизованная форма применяется в учреждениях  с большим документооборотом. Она  предполагает выполнение всех операций с документами в одной структуре  подразделения (канцелярия, общий отдел). Децентрализованная форма работы с  документами предполагает, что все  операции выполняют в структурных  подразделениях учреждения, как правило, разобщенных территориально. Смешанная  форма используется в крупных  учреждениях со сложной структурой и большим объемом документооборота.

     При выборе формы организация работы с документами для конкретного  учреждения надо учитывать следующие  факторы:

• объем документооборота;
• характер работы учреждения, его территориального размещения;
• структуру учреждения и его подразделения;
• техническую оснащенность;
• квалификацию руководителей, специалистов и технических исполнителей.

       Наиболее важен при выборе  формы организации работы с  документами объем документооборота. Для его определения используют  категорийность, предложенную Государственной  системой документационного обеспечения  управления:

     1 категория: учреждения с объемом  документооборота свыше 100 тысяч  документов в год;

     2 категория: учреждения с документооборотом  от 25 тысяч до 100 тысяч в год;

     3 категория: учреждения с документооборотом  от 10 тысяч до 25 тысяч документов  в год;

     4 категория: учреждения с документооборотом  до 10 тысяч документов в год.

     Таким образом, документационное обеспечение управления – вид обеспечения управления предприятием, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии предприятия и управляющих воздействий по изменению ее состояния. Оно служит не только для обеспечения информацией руководства, но является способом ведения бизнеса и осуществления практического руководства предприятия.

     Проведенный анализ важнейших законодательных актов и нормативно-методических документов, касающихся вопросов документирования и работы с документами, показал, что важнейшие понятия, применяемые в делопроизводственном обслуживании, нашли свое отражение в законах Российской Федерации и стандартах. Основные принципы современного управления документами отражены в стандарте ISO 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами».

     Перечислим  стандарты, применяемые в настоящий  момент.

     ГОСТ  Р 538982010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».

     ГОСТ  Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому  делу. Управление документами. Общие  требования».

     Система стандартов по информации, библиотечному  и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (утвержден Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст). и.д.

     Основными задачами документационного обеспечения  управления являются: сокращение информационных потоков до оптимального минимума и  обеспечение упрощения и удешевления  процессов сбора, обработки и  передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов. Таким образом, для любой организации  жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений. 

      2 КОМПЛЕКСНЫЙ АНАЛИЗ ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЗАО ФСК «ЧАЙКА»

     2.1 Общая характеристика деятельности предприятия

     Закрытое  акционерное общество Финансово-строительная компания «Чайка», сокращенное фирменное  наименование: ЗАО ФСК «Чайка»  было зарегистрировано регистрационным  управлением Орловской области 31.01.2002 г., по адресу: г. Орел, ул. Московское шоссе, д. 56.

     Основным  видом деятельности организации  является строительство и ведение  строительно-монтажных работ, выполнение функций заказчика и подрядчика.

     Подразделения компании выполняют следующие функции: строительство объектов жилья, соцкультбыта, коммерческой недвижимости, многоэтажных паркингов «под ключ»: