Аудит обязательств перед поставщиками и подрядчиками

* составлено автором по /11, с.235/

 

Изучив результаты тестирования, аудитор выясняет, на проверку каких участков направить свои усилия. Этими участками должны быть те, которые не подвергались контролю или мало контролировались бухгалтерией.

По окончании тестирования аудитор проводит анализ результатов  и принимает соответствующие решения. Если по результатам опроса аудитор выявил расхождения в ответах опрашиваемых, это может свидетельствовать о плохой постановке контроля и учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Результаты анализа  аудитор использует для составления программы проведения проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками.

 

3.2 Аудит обязательств  перед поставщиками и подрядчиками 

 

Первый этап может  включать правовую оценку договоров  с позиций действующего законодательства. Это объясняется различными вариантами отражения в учете операций в зависимости от условий договора, разницей в принятии на учет затрат и налога на добавленную стоимость в зависимости от юридического статуса контрагента и его права заниматься определенными видами деятельности.

Существует ряд правовых форм поступления на предприятие  товарно-материальных ценностей, работ, услуг, среди которых можно выделить основные: договор купли-продажи  и договор поставки; договор мены; договор дарения, договор подряда. Каждый из этих договоров обладает своими особенностями, преимуществами и недостатками, и поэтому роль правовой оценки заключаемых хозяйственных договоров и особенно анализа договоров с точки зрения налогообложения в ходе аудита очень велика.

На предприятии отсутствуют  договора на поставку ТМЦ. Закуп производится через наличный расчет. Материально ответственные лица отчитываются в авансовом отчете чеками. Что приводит к уменьшению суммы НДС в зачет и дает возможность для мошенничества. Редко расчет производится безналичным путем по предварительным счетам-фактурам поставщика.

Следующим этапом при  проведении аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками может быть инвентаризация (взаимная сверка) расчетов. Эту процедуру  целесообразно проводить посредством  запроса к контрагенту о состоянии расчетов на определенную дату, прилагая к запросу выписку – расшифровку задолженности, числящейся на аудируемом предприятии.

Запросы-подтверждения  используются, если на счетах числятся крупные суммы или предъявленные  поставщиками счета являются спорными.

Значительная часть  предприятий, как правило, пренебрегает проведением инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками, что  нарушает Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, в соответствии с которыми на предприятии ежегодно в сроки, установленные руководством организации, должна осуществляться инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами. В ходе инвентаризации устанавливаются сроки возникновения задолженности, реальность ее погашения, тождественность расчетов с различными организациями, правильность и обоснованность числящейся на балансе суммы дебиторской и кредиторской задолженности, а также предъявлены ли иски на взыскание в принудительном порядке дебиторской  задолженности.

Учитывая, что сами предприятия инвентаризацию расчетов, как правило, проводят некачественно или не проводят совсем, эту работу должен организовать аудитор. Для этого можно использовать следующий этап проверки – получение подтверждения от третьих лиц. Аудитор может запросить данные об остатках на счетах или данные о конкретных счетах-фактурах, если суммы в них значительны. Запросы-подтверждения или акты сверок могут быть оформлены на бланке предприятия. Предприятие, получившее запрос, проставляет сумму, которую оно подтверждает. Такой запрос отсылают поставщику в двух экземплярах, один из которых возвращается аудитору.

Результаты инвентаризации расчетов должны быть оформлены актом, В акте следует перечислить наименование проинвентаризованных счетов и указать  суммы выявленной дебиторской и кредиторской задолженности, безнадежных долгов, кредиторской задолженности, по которой истекли сроки исковой давности.

По указанным видам  задолженности к акту инвентаризации расчетов должна  быть приложена  справка, в которой приводятся наименования и адреса дебиторов и кредиторов, сумма задолженности, за что числится задолженность, с какого времени и на основании каких документов.

Проведение инвентаризации расчетов с кредиторами даст возможность  сосредоточить внимание на более  тщательной проверке расчетов, по которым установлены расхождения, неувязки, неясности.

Состояние кредиторской задолженности на начало и конец  отчетного периода в балансе  характеризуется остатками по следующим  статьям:

- счета и векселя  к оплате;

- авансы полученные;

- задолженность по налогам

- дивиденды к выплате;

- задолженность по  внутригрупповым операциям между  основным хозяйственным товариществом  и дочерними товариществами;

- задолженность должностным  лицам акционерного общества;

- прочая кредиторская  задолженность.

Расчеты с поставщиками и подрядчиками осуществляются, как правило, безналичным путем с применением форм: акцептной; аккредитивной; расчетов платежными поручениями в порядке плановых платежей; чеками; в порядке зачета взаимных требований; с использованием векселей.

Формы расчетов между плательщиком и получателем средств определяются договором или соглашением. Приступая к проверке,  аудитору немаловажно знать, какая система расчетов применяется на предприятии клиента.

Аудитор должен обратить особое внимание на наличие всех оправдательных документов, а в отдельных случаях запросить в банках копии недостающих документов. На практике бывают случаи, когда подлинные акцептные поручения, например, на перечисление денежных средств отделениями связи, на выплату почтовых переводов, уничтожают, а списанные суммы по учету относят на взаимные расчеты с другими предприятиями.

Результаты предварительной  оценки действующих договоров системы  расчетов с поставщиками и подрядчиками, результаты инвентаризации и анализ опроса служащих можно использовать в определении набора аудиторских процедур по проверке. Для этого аудитор может обобщить эти данные в таблице 19.

 

Таблица 19

Программа аудиторской проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками

 

 

 

Содержание	Источник информации	Приемы,проверки
Наличие подтверждающих документов на приобретение ТМЗ	Договоры, письма, счета- Фактуры и приходные документы	Прослеживание подтверждение
Проверка своевременности предъявляемых  претензий по качеству и количеству товаров	Акты о расхождении количества и качества полученных ТМЗ	Прослеживание подтверждение
Проверка правильности изъятия  поставщиками НДС	Счета-фактуры, инструкции по НДС	Пересчет
Соответствие занесения данных счетов поставщиков в учетные  регистры	Счета-фактуры, регистры бухучета	Прослеживание
Проверка реальности кредиторской задолженности	Регистры бухучета, ответы на запросы  поставщикам	Подтверждение
Проверка полноты оприходования  материальных ценностей материально-ответственными лицами	Счета, приходные акты, накладные, данные складского учета	Выборочная проверка, сопоставление
Проверка правильности  составленных корреспонденций  счетов	Регистры бухучета, счета, платежные  поручения	прослеживание

* составлено автором по /11, с. 236/

 

Рекомендации по выполнению аудиторских процедур.

Процедура 1. Наличие подтверждающих документов на приобретение ТМЦ, работ, услуг.

В качестве источников информации используются: договоры на поставку товарно-материальных ценностей; договоры  подряда; договоры на оказание услуг; письма-запросы на поставку товарно-материальных ценностей; счета и счета-фактуры поставщиков; акты выполненных работ; приходные документы (приходные накладные, приемные акты, приходные ордера).

Используемые методы сбора аудиторских доказательств: проверка документов, подготовленных на предприятии; проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц; получение письменного подтверждения от третьих лиц; устный опрос.

Техника исполнения состоит  в следующем. Аудитор выборочно  просматривают приходные документы (приходные накладные), выписывая наименования поставщиков товарно-материальных ценностей. Далее, просматривая папку с договорами и текущими документами, аудитор должен выявить наличие договоров на поставку с соответствующим поставщиком либо письмо заявку на поставку ТМЦ. Затем необходимо проверить наличие счетов фактур от поставщиков по каждой конкретно сделке. Полученные данные  целесообразно занести в таблицу 20.

 

Таблица 20

 Наличие оправдательных  документов на приобретение ТМЦ 

Наименование поставщика	№ счета- фактуры, дата	Материальные  ценности, услуги	Числится по счету, тенге	Фактически оприходовано тенге	Откло- нения (+/-)
ТОО «Инициатива»	с/ф 31 от 05.09.02	Поверка и регулировка приборов	3750	3750
ЧП Коростелева	с/ф 110 от 31.10.03	Материалы	90025	90025
ТОО Лотос-Секюритиз	с/ф61 от 30.06.04	Услуги по хранению ценных бумаг	5342-76	5342-76

* составлено автором по /12, с.567/

 

Данные таблицы характеризуют  несоответствие записей в регистрах  бухгалтерского учета с документами  поставщика. На указанные отклонения должен быть акт, данные которого отражены на счете 334 «Прочие» подраздела 33 «Прочая  кредиторская задолженность». К данному счету открываются субсчета, на которых отражаются суммы претензий, предъявленных  к поставщикам, подрядчикам, транспортным организациям и иным юридическим лицам за обнаруженные несоответствия, недостачи ТМЗ сверх норм естественной убыли, штрафы,  пени, неустойки.

На данном предприятии  нет предъявленных претензий  к поставщикам.

Важным моментом является проверка расчетов по неотфактурованным  поставкам. Если аудитор выявил отсутствие счетов-фактур на полученные товарно-материальные ценности, необходимо установить посредством устного опроса: были затребованы счета-фактуры от поставщиков или нет. Если запросы были, нужно просмотреть ответы на них. При отсутствии запросов аудитор может сам провести сверку с таким поставщиком. Данные, полученные в ходе опроса, проведения сверок и прослеживания произведенных клиентом запросов, могут быть сведены в таблицу 21.

 

Таблица 21

 Неотфактурованные  поставки

№ п/п	Наименование поставщика	Дата и номер приходного документа, по которому нет счета-фактуры	Причины отсутствия счетов-фактур
1	2	3	4
1	ОАО Испат-Кармет	351 от 30.12.02	с/ф 90258306 предъявлена 05.01.03

* составлено автором по /12, с.568/

 

В гр.4 таблицы могут  быть сделаны следующие записи:

а) если счета-фактуры были затребованы, но не поступили:

- «счета-фактуры не  предъявлены по причинам, указанным  в ответе на запрос от «___»  __________ ____ года»;

- «счета-фактуры не  предъявлены, так как у поставщика  не значится задолженности»;

б) если счета-фактуры  не были затребованы, может стоять запись: «не затребованы».

Процедура 2. Проверка своевременности предъявляемых претензий по качеству и количеству товарно-материальных ценностей и по качеству выполненных работ и оказанных услуг. При оприходовании товарно-материальных ценностей, выполненных работ и оказанных услуг могут быть выявлены расхождения по качеству и количеству с характеристиками и количеством, указанными в документах поставщика. В таких случаях составляют акт о выявленной недостаче. На сумму недостачи продукции предприятие-получатель предъявляет отправителю (поставщику) претензию. На неудовлетворенные претензии должен быть предъявлен иск поставщику, железной дороге или пароходству. Зачастую арбитражный суд отказывает в удовлетворении этих исков из-за несвоевременности их предъявления, отсутствия соответствующих доказательств.

Источники информации:

Сопроводительные документы  или сличительные ведомости фактического наличия продукции с данными, указанными в документах поставщика;

Квитанции станции (пристани, порта) назначения о проверке веса груза, если она проводилась;

Акт о выявленной недостаче  продукции;

Другие документы, свидетельствующие  о причинах возникновения недостачи (анализ на влажность продукции, имеющей  соответствующие допуски на влажность  и т.д.)

      Методы  сбора аудиторских доказательств: