Аудит обязательств перед поставщиками и подрядчиками

Платежные поручения  представляет собой поручение отправителя  денег обслуживающему банку-получателю о переводе его денег в пользу бенефициара в сумме, указанной в поручении.

Расчетный чек – письменное поручение банку перечислить  со счета чекодателя на счет получателя, указанную в нем сумму.

Вексель – платежный  документ, строго установленной формы, содержащий одностороннее безусловное денежное обязательство. Различают простой и переводной векселя. Простой – это вексель, содержащий ничем не обусловленные обязательства векселедателя уплатить по требованию или в определенное время в будущем, обозначенную в векселе сумму денег векселедержателю. Переводной вексель – содержащий ничем не обусловленное предложение векселедателя уплатить векселедержателю третьим лицом или по его приказу в определенное время в будущем, либо при предъявлении обозначенного в векселя сумму денег.

Для обеспечения своевременных  расчетов, применяют зачеты взаимных требований и обязательств, при которых  взаимные требования и обязательства  должников и займодателей друг к  другу погашаются в равных суммах, и только разница между суммами оплачивается путем перечисления со счетов в банке.

Для отражения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками предназначен счет 671 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», на котором обобщается информация о расчетах с поставщиками и подрядчиками за:

полученные товарно-материальные запасы и внеоборотные активы, выполненные  работы и потребленные услуги, включая  расходы по доставке или переработке  товарно-материальных запасов;

полученные товарно-материальные запасы и внеоборотные активы, работы и услуги, по которым расчетные документы не поступили (неотфактурованные поставки);

излишки товарно-материальных запасов и внеоборотных активов, выявленные при приемке.

По кредиту счета 671 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  отражается:

-стоимость приобретенных товарно-материальных запасов, внеоборотных активов и др., а также стоимость услуг по их доставке и переработке на стороне – в корреспонденции с соответствующими счетами учета товарно-материальных запасов, внеоборотных активов и др.;

-стоимость принятых работ и потребленных услуг – в корреспонденции со счетами 811 «Расходы по реализации товаров (работ, услуг)». 821 «Общие и административные расходы»;

- сумма налога на  добавленную стоимость по приобретенным  товарам (работам, услугам) –  в корреспонденции со счетом 331 «Налог на добавленную стоимость к возмещению»;

-сумма обнаруженных  недостач сверх норм естественной  убыли против отфактурованного  количества при приемке на  склад поступивших акцептованных  (оплаченных) товарно-материальных  запасов внеоборотных активов, а также несоответствие цен, обусловленных договором, и арифметические ошибки – в корреспонденции со счетом 334 «Прочие».

По дебету счета 671 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  отражаются суммы оплаченных счетов и суммы зачетов по предварительно выданным авансам в корреспонденции с соответствующими счетами учета денежных средств (431,432,441,451) и 351 «Авансы, выданные под поставку товарно-материальных запасов»,352 «Авансы, выданные под выполнение работ и оказание услуг».

Учет расчетов с поставщиками ведут в журнале специальной формы или платежному требованию поручению, что позволяет контролировать расчеты по каждому документу.

Поступившие счета-фактуры  вначале должны регистрироваться в  «Журнале учета поступающих грузов». По мере поступления ценностей на склады или приемки выполненных работ и оказанных услуг в журнале отмечают номера приходных документов и проставляют  дату поступления запасов на склады или запросов, связанных с розыском не поступивших грузов. Периодически данные журнала сверяют с данными учетных регистров, которые ведут по счету 671. По журналу контролируют суммы материальных ценностей, находящихся в пути. Записи в журнале производятся отделом снабжения по мере поступления материальных ценностей на склад предприятия на основании товарно-транспортных документов, приходных ордеров, актов о приемке материалов. В графе «Примечания» записывают данные об оплате счета, отказе от акцепта или сумме частичного акцепта и др. В журнал записывают только акцептованные счета-фактуры.

Акцептованные счета  с указанием регистрационного номера по журналу учета поступающих  грузов передают в бухгалтерию. Здесь  их данные записывают в журнал по учету  расчетов с поставщиками и подрядчиками, который бухгалтерия заполняет  в три этапа.

На первом этапе записи в журнал делают при поступлении акцептованных счетов-фактур и других расчетных документов. При этом записывают регистрационный номер и номер платежного требования (счета-фактуры), наименование поставщика, сумму акцепта счета-фактуры. Затем счет-фактуру поставщика передают отделу снабжения или таможенной службе для получения груза у местных поставщиков или на железнодорожной станции, складах временного хранения – при поступлении ценностей от прочих поставщиков.

На втором этапе запись в журнал производят на основании поступивших в бухгалтерию со склада приходных документов (приходных ордеров, товарно-транспортных накладных, актов о приемке материалов). В журнале указывают номера этих документов, стоимость поступивших ценностей по учетным или договорным ценам и их фактическую стоимость согласно платежному требованию-поручению (счету-фактуре) в разрезе корреспондирующих счетов по учету товарно-материальных ценностей или затрат на производство.

Приходные документы  должны быть тщательно проверены и, соответствовать количеству материальных ценностей в платежном требовании-поручении (счете-фактуре). Если при приемке грузов выявляют недостачу или порчу ценностей, по вине поставщика или транспортной организации, то на основании акта о приемке материалов и расчета суммы претензии списывают с кредита счета 671 в дебет счета 334 «Прочие». Если недостачу материальных ценностей устанавливают до акцепта расчетно-платежных документов, то на ее сумму уменьшают акцепт соответствующего расчетно-платежного документа.

В журнале отражают также  операции по учету расчетов с поставщиками по выполненным работам и оказанным  услугам (ремонт основных средств, перевозки  грузов, предоставление воды, тепла, электроэнергии). При записи в журнал данных счета-фактуры, предъявленного за  работы и услуги, указывают, за что он предъявлен, а записи по дебету соответствующих счетов – потребителей работ и услуг производят на основании разметки корреспондирующих счетов (субсчетов, статей затрат), сделанной бухгалтерией на счетах-фактурах поставщиков.

На третьем этапе  в журнале отражают оплату счетов-фактур. Отметки об оплате делают на основании  выписок по расчетному и другим счетам в банке. При этом указывается  дата оплаты счета и с какого счета  произведена оплата (431,441,451,421).

В конце месяца в журнале подсчитывают итоги и выводят остатки по неоплаченным счетам. Заключение журнала производят по четырем строкам: итого за месяц, сторно материалов в пути на начало месяца, материалы в пути на конец месяца, всего по журналу.

Рассмотрим корреспонденции счетов по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками:

- Акцептованы счета-фактуры  поставщиков за полученные товарно-материальные  ценности:

Дебет счетов подразделов 20 «Материалы» (счета 201-208), 22 «Товары» (счета 222-223) – на договорную стоимость товарно-материальных запасов (без НДС);

Дебет счета 331 «Налог на добавленную стоимость к возмещению» - на сумму НДС, включенного в счет-фактуру;

Кредит счета 671 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

- Зачтены суммы НДС  по счетам-фактурам, ценности по которым получены и оприходованы на склад:

Дебет счета 633 «Налог на добавленную стоимость»;

Кредит счета 331 «Налог на добавленную стоимость к возмещению».

- Акцептованы счета-фактуры  поставщиков за выполненные работы  и оказанные услуги:

Кредит счета 671 «Расчеты с поставщиками  и подрядчиками»;

     Дебет счетов (без операций по НДС):

126 «Незавершенное строительство» - на стоимость работ и услуг,  выполненных поставщиками и подрядчиками  для своего капитального строительства,  на стоимость молодняка и взрослых животных, приобретенных для формирования стада;

334 «Прочие» - на суммы  претензий, предъявленных поставщикам  и подрядчикам;

811 «Расходы по реализации  товаров (работ, услуг),821 «Общие  и административные расходы», 901 «Материалы», 921 «Материалы», 931 «Материалы», 934 «Ремонт основных средств», 936 «Коммунальные услуги» - на суммы работ и услуг, принятых предприятием;

- Произведена оплата  и зачет взаимных задолженностей  счетов-фактур поставщиков и подрядчиков,  акцептованных покупателем:

Дебет счета 671 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

Кредит счетов:

301 «Счета к получению» - на суммы товаров, работ, услуг,  поставленных покупателем транзитом  с участием в расчетах; на суммы  задолженностей, зачтенных в порядке  бартерных операций;

351 «Авансы, выданные под поставку товарно-материальных запасов, 352 «Авансы, выданные под выполнение работ и оказание услуг» - на сумму зачтенных ранее оплаченных авансов;

421 «Денежные средства  в аккредитивах»; 422 «Денежные средства  в чековых книжках»; 423 «Наличность на специальных счетах в банке»; 431 «Наличность на валютном счете внутри страны», 432 «Наличность на валютном счете за рубежом», 441 «Наличность на расчетном счете», 451 «Наличность в кассе в национальной валюте» - оплачены с соответствующих счетов счета поставщиков и подрядчиков.

В журнале по учету  расчетов с поставщиками содержатся сводно-контрольные данные, которые  расшифровывают остаток по счету 671 на конец месяца. Построение аналитического учета должно обеспечить получение  сведений об остатках по расчетам с поставщиками и подрядчиками в следующей группировке, необходимой для оперативного контроля расчетов: поставщики по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; поставщики по неотфактурованным поставкам; поставщики по неоплаченным в срок расчетным документам.

В аналитических данных показывают задолженность по векселям: срок оплаты, которых не наступил; по просроченным оплатой векселям, материалы  в пути.

Под отчетностью понимают систему итоговых показателей, комплексно характеризирующих результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия за истекший период. Составление отчетности является завершающим этапом учетной работы. Целью финансовой отчетности является предоставление пользователям полезной, значимой и достоверной информации о реальном финансовом положении юридического лица, результатах деятельности и изменениях в его финансовом положении за отчетный период. Финансовая отчетность содержит информацию, полезную для принятия инвестиционных решений и решений по предоставлению кредитов, оценки будущих денежных потоков предприятия, оценки ресурсов, обязательств предприятия в связи с вверенными ему ресурсами, оценки работы руководящих органов.

Данные отчетности используются внешними пользователями для оценки эффективности деятельности предприятия, а также для экономического анализа его хозяйственной деятельности. Наряду с этим, отчетность необходима для оперативного руководства хозяйственной деятельностью и  служит исходной базой для последующего планирования и прогнозирования.

Разным пользователям финансовой информацией о деятельности предприятия необходимы следующие данные:

- инвесторы – требуют  информацию о том, насколько  адекватен получаемый ими доход  степени риска сделанных инвестиций; должны ли они продавать, покупать  или продолжать держать свою долю в активах предприятия; будет ли способно предприятие удовлетворить их ожидания в отношении выплачиваемых дивидендов;

- кредиторы – требуют  информацию о возможностях погашения  займов и выплаты процентов;

- поставщики – требуют  информацию о способности предприятия своевременно погасить кредиторскую задолженность.

Финансовая отчетность – это взаимосвязанная система  итоговых показателей текущего учета, комплексно характеризирующих финансово-хозяйственную  деятельность предприятия за истекший период и состояние активов, собственного капитала, обязательств, движение денег и изменения в собственном капитале организации.

Информация, содержащаяся в финансовой отчетности, служит как  внутренним интересам организации, так и интересам всех заинтересованных внешних пользователей такой информации – настоящих и потенциальных займодателей, инвесторов, поставщиков. Такая информация необходима для определения финансовой устойчивости и платежеспособности организаций в целях принятия решений по предоставлению займов и выявления ее возможности своевременной оплаты за отгруженные им товарно-материальные запасы.

Финансовая отчетность составляется на основании учетных  регистров, записи в которых произведены  по данным правильно составленных и  тщательно проверенных оправдательных документов обо всех без исключения происходящих на предприятии движениях товарно-материальных запасов и других активов, изменений собственного капитала и обязательств, а также хозяйственных операциях по образованию доходов и расходов.

Отсутствие или неправильное оформление первичных документов влечет за собой непризнание учетных записей, вследствие чего финансовая отчетность признается недостоверной.

Финансовые отчеты отражают результаты сделок и других событий, группируя их в классы в соответствии с их экономическим содержанием (элементы финансовых отчетов).