Аудит расчетов по оплате труда

Коллективный договор и другие локальные нормативные акты регулируют трудовые отношения наравне с  трудовым соглашением (контрактом). К  локальным нормативным актам  относятся Положение о системе оплаты труда, Положение о премировании и другие, в которых фиксируются все условия оплаты труда, входящие в компетенцию организации.  

Договор гражданско-правового характера (ГПХ) заключается с физическими  лицами, которые могут быть зарегистрированы в качестве предпринимателей без  образования юридического лица. При  проверке необходимо выявить суть договора, с тем, чтобы отличить трудовой договор  от договора ГПХ, что важно при  начислении страховых взносов. Если трудовой договор заключается на выполнение обязанностей по конкретной должности и в рамках конкретной специальности, то предметом договоров  ГПХ являются определенный результат  труда, выполнение фиксированного задания, совершение некоторого действия, которые  должны быть четко отражены договором. При этом физическое лицо, заключившее  трудовой договор, подпадает под  действие трудового законодательства, предоставляющего ему те или иные социальные гарантии, а по договорам  ГПХ эти льготы не предоставляются.  

При проверке необходимо обратить внимание на наличие трудовых договоров, подписанных сторонами и заверенных печатью организации, а также первичных документов, которыми должны оформляться прием на работу (форма N Т-1), перевод работника из одного структурного подразделения в другое (форма N Т-5), предоставление работнику отпуска (форма N Т-6), увольнение с работы (форма N Т-8). На каждого работника заполняется Личная карточка (форма N Т-2).

В соответствии с Положением о бухгалтерском  учете и отчетности в РФ все  хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании документов, составленных по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В данное время действуют формы, утвержденные постановлением Госкомстата  России "Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", которые обязательны для применения юридическими лицами всех форм собственности. Организации при необходимости  могут вносить в данные формы, детализирующие и уточняющие изменения, а также дополняющие реквизиты, но основные реквизиты форм должны быть сохранены без изменений. Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается. Налоговые органы вправе налагать административные штрафы на должностных лиц за указанное  нарушение.[11]

При проверке документального  оформления договоров ГПХ аудитор  должен выборочно проверить наличие  договоров, заполненных с соблюдением  всех реквизитов, заверенных печатями и подписями сторон, а также  смет, доверенностей и актов выполненных  работ. Следует иметь в виду, что  если договор с предпринимателем на выполнение работ, требующих лицензии (договор перевозки, договор на оказание аудиторских услуг), заключен при  ее отсутствии, то он может быть признан  ничтожным.[2]

3. Методические основы проведения аудита оплаты труда
1. Аудит расчетов по оплате труда

Проверка  расчетов по начислению заработной платы

В процессе решения данной задачи аудитор определяет основные категории работающих, виды начисления и порядок их оформления. Подтверждение достоверности произведенных  начислений осуществляется выборочно. В объем выборки включаются различные  категории работающих или уволенных (руководители, специалисты, рабочие, служащие и др.), разные временные периоды (обычно один месяц квартала) и основные виды начислений (удельный вес в  структуре начисленной заработной платы должен превышать 5%). При этом изучаются первичные документы, которые являются основанием для  начисления заработной платы. Особое внимание обращается на правильность их заполнения, соответствие требованиям нормативных  документов по начислению и выплате  заработной платы.

При проверке первичных документов устанавливается наличие подписей должностных лиц, ответственных  за учет выполненных работ, правильность заполнения всех реквизитов, нет ли в документах подчисток, неоговоренных  исправлений. Первичными документами  по учету труда работников при повременной оплате труда являются табели.

Доплата за работу в ночное время осуществляется на основании табеля учета рабочего времени с итоговым количеством  за месяц и регулируется ст. 96 и 154 ТК РФ. Ночным считается время с 22 часов до 6 утра (продолжительность  работы (смены) в ночное время сокращается  на один час). Оплата такого времени  производится:

• рабочим повременщикам – не ниже 7/6 дневного часа при 7-часовом рабочем дне и не ниже 6/5 – при 6-часовом рабочем дне;
• рабочим сдельщикам – сверх сдельной заработной платы доплата за каждый час производится не ниже 1/6 или 1/5 тарифной ставки рабочего.

Доплата за работу в сверхурочное время также  подтверждается данными табеля. Согласно ст.152 ТК РФ сверхурочная работа оплачивается за первые два часа не менее чем в полуторном размере, а за последующие часы – не менее чем в двойном. Сверхурочные работы не должны превышать для каждого работника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год (ст. 99 ТК РФ). [2]

Оплата  работы в праздничные дни должна подтверждаться приказом на работу в  праздничные дни и табелем  учета рабочего времени. Работа в  выходной и нерабочий праздничный  день оплачивается не менее чем в  двойном размере (ст. 153 ТК РФ):[2]

• сдельщикам – не менее чем по двойным сдельным расценкам;
• работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым ставкам, в размере не менее двойной дневной или часовой ставки;
• работникам, получающим оклад (должностной оклад), - в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа в выходной и нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной часовой или дневной ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.

По  желанию работника, работавшего  в выходной или праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в  нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

 Согласно  ст. 114 ТК РФ штатным работникам  ежегодно предоставляются очередные  отпуска. Право на использование  отпуска за первый год работы  возникает у работника по истечении  шести месяцев его непрерывной  работы в данной организации.  По соглашению сторон оплачиваемый  отпуск работнику может быть  предоставлен и до истечения  шести месяцев. [2]

При проверке данного объекта аудита необходимо проконтролировать правильность исчисления отпускного пособия. Расчет оплаты за отпуск производится исходя из средней заработной платы и  количества дней предоставляемого отпуска. Для исчисления средней заработной платы расчетным периодом является двенадцать календарных месяца (с 1 по 1 число), предшествующих месяцу начала отпуска. При этом из расчетного периода  исключается время, а также начисленные  суммы, когда:

• работник получил пособие по временной нетрудоспособности;
• работник был в отпуске без сохранения средней заработной платы (по семейным обстоятельствам);
• работник не работал в связи с простоем не по вине работника, в том числе из-за приостановки деятельности организации;
• работник не участвовал в забастовке, но в связи с ней не имел возможности выполнять свою работу;
• по другим причинам, предусмотренным законодательством.

Аудитору  необходимо помнить, что если в расчетном  периоде или в том месяце, когда  работник уходит в отпуск, произошло  повышение тарифных ставок или окладов  по отрасли или на предприятии, то заработок работника должен корректироваться на коэффициент повышения. Эта корректировка  не производится, если тарифная ставка или оклад повышены у конкретного  работника.

Необходимо  отметить, что замена отпуска компенсацией за него не допускается. Лишь часть  отпуска, превышающая 28 календарных  дней, по письменному заявлению работника  может быть заменена денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ).[2]

Если  работник увольняется или переводится  на другое предприятие, не использовав  очередной отпуск, то ему начисляется  компенсация (ст. 127 ТК РФ). Для этого также рассчитывают среднедневной заработок и количество дней неиспользованного отпуска: за каждый месяц работы полагается как минимум 2 дня. [2]

Кроме того, по семейным обстоятельствам  и другим уважительным причинам работнику  по его письменному заявлению  может быть предоставлен отпуск без  сохранения заработной платы, продолжительность  которого определяется по соглашению между работником и работодателем  и регламентируется ст. 128 ТК РФ.[2]

Далее аудитор приступает к проверке пособий по временной нетрудоспособности. Эти пособия выплачивают рабочим  и служащим за счет отчислений на социальное страхование согласно «Положению о  порядке обеспечения пособиями  по государственному социальному страхованию». Основанием для выплаты пособий  являются больничные листки, выдаваемые лечебными учреждениями. Размер пособия  по временной нетрудоспособности зависит  от стажа работы сотрудника и среднего заработка: - при непрерывном стаже  работы до 5 лет – 60% заработка;

 - от 5 до 8 лет – 80% заработка;

 - более 8 лет – 100% заработка.

Независимо от стажа работы пособие  выдается в размере 100% вследствие трудового  увечья или профессионального заболевания; лицам, имеющим на своем иждивении  трех и более детей, не достигших 16 лет; по беременности и родам и  в других случаях.

В заключение аудитор проверяет  правильность составления бухгалтерских  записей. Как известно, синтетический  учет по начислению заработной платы  ведется по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Поэтому  при начислении заработной платы  и других выплат аудитору сначала  необходимо определить их источники, а  затем проверить бухгалтерские  записи. Выделяют несколько источников:

1. За счет отнесения зарплаты на себестоимость продукции или реализации товаров, работ, услуг:

Дт 20 «Основное производство» (оплата труда производственных рабочих),

Дт 23 «Вспомогательные производства» (оплата труда рабочим вспомогательных  производств),

Дт 25 «Общепроизводственные расходы» (оплата труда цехового персонала), Дт 26 «Общехозяйственные расходы» (оплата труда управленческого персонала),

Дт других счетов издержек (29, 44 и  др.)

Кт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

В некоторых организациях ввиду  сезонности производства отпуска работникам предоставляют в течение года неравномерно. Поэтому для более  правильного определения себестоимости  продукции суммы, выплачиваемые  работникам за отпуска, относят на издержки производства в течение года равномерными долями независимо от того, в каком  месяце эти суммы будут выплачиваться. Тем самым создается резерв для  оплаты отпусков. Кроме этого, организация  может создать резерв на выплату  вознаграждений за выслугу лет. Таким  образом, создание резерва отражается: Дт 20, 23, 25, 26 Кт 96 «Резервы предстоящих расходов». А затем начисленные суммы равномерно списывают на уменьшение созданного резерва: Дт 96 Кт 70.

2. Из собственных средств предприятия. Начисленные суммы премий, материальной помощи, пособий, выплаты социального характера, производимые за счет собственных средств предприятия отражают по Дт 91 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» и Кт 70. Начисление доходов от участия в капитале организации оформляют записью: Дт 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» и Кт 70.
3. За счет средств Фонда социального страхования отражают суммы начисленных пособий по социальному страхованию, пенсий и других аналогичных сумм: Дт 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» Кт 70.[18]

Аудит удержаний из заработной платы

Из начисленной работникам организации  заработной платы, оплаты труда по трудовым соглашениям, договорам подряда и совместительству производят различные удержания, которые можно разделить на две группы: обязательные и удержания по инициативе организации. Обязательными удержаниями являются налог на доходы физических лиц и удержания по исполнительным листам. По инициативе организации через бухгалтерию из заработной платы работников могут быть произведены следующие удержания: долг за работником; в погашение задолженности по подотчетным суммам; за порчу, недостачу или утерю материальных ценностей; за товары, купленные в кредит; подписная плата за периодические издания; перечисления в филиалы Сберегательного банка и т.п.

Проверка  правильности удержаний из заработной платы осуществляется аудитором выборочно. Причем размеры выборки определяются теми же методами, что и при проверке начислений. Затем по данным свода удержаний определяются виды удержаний из заработной платы, осуществляемые на конкретном экономическом субъекте.

 Основным видом удержания, которому при проверке уделяется главное внимание, является налог на доходы физических лиц, который регулируется главой 23 «Налог на доходы физических лиц» части II Налогового кодекса РФ.