Аудит расчетов по оплате труда

 

Рабочий документ использован (не использован) при составлении

аудиторского отчета (ненужное зачеркнуть)

 Аудитор ____________ Рабочий документ принят __________ (Ф.И.О.)

"__" __________ 2010 г.

Проверке не представлено Штатное  расписание на 2008 год, являющееся одним  из основных первичных учетных документов для учета труда и его оплаты, Правила внутреннего трудового  распорядка, трудовые договоры.

Примечание: в ходе проверки 06.12.2009 по факсу были представлены следующие  документы: «Штатное расписание на период с 01 июля 2009 по 31 декабря 2009» от 01.01.2008 № 1 и «Штатное расписание на период с 01 сентября 2009 по 31 декабря 2009» от 01.09.2008 № 2.

При этом многие реквизиты унифицированной  формы № Т-3 «Штатное расписание»  неправомерно удалены – оставлены  только графы для указания должностей, количестве штатных единиц и тарифной ставке (окладе).

В соответствии с п.2 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском  учете» первичные учетные документы  принимаются к учету, если они  составлены по форме, содержащейся в  альбомах унифицированных форм первичной  учетной документации. Для учета  труда и его оплаты Постановление  Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 утверждены такие формы. В случае, если из унифицированной  формы исключены многие предусмотренные  формой реквизиты, то документ не будет  являться таковым.

Кроме того, проверке не представлены локальные акты (приказы) об утверждении  указанных выше 2-х штатных расписаний и о внесении в штатное расписание от 01.07.2009 № 1 каких-либо изменений.

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной  документации по учету труда и  его оплаты, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2007 № 1, изменения  и дополнения в штатное расписание вносятся на основании приказа руководителя организации или лица, уполномоченного  им для выполнения таких действий.

Следовательно, штатное расписание на 2009 год следует оформить по унифицированной  форме, в случае отсутствия локальных  актов об утверждении и внесении изменений в штатное расписание их необходимо оформить.

Во многих приказах о приеме водителей  на работу оговорены оклады, размеры  которых отсутствуют в штатном расписании.

Например, согласно приказу от 04.09.2009 № 83к Поповцев А.В. принят на работу по совместительству водителем 3 класса с окладом 1000 рублей. При этом в  «Штатном расписании на период с 01 сентября 2009 года по 31 декабря 2009 года» для  водителей 3 класса предусмотрен не оклад, а тарифная ставка в размере 16,48 рублей. С такими замечаниями оформлены  приказы: от 01.09.2009 № 82к о приеме на работу водителя Саранцева О.Н. и  Рожкова О.А.; от 01.09.2009 № 80к о приеме на работу водителя Игнатенко Н.Н.

Следовательно, все приказы о  приеме на работу работников (соответственно и трудовые договоры) и штатное  расписание необходимо привести в соответствие друг с другом.

Проверке не представлены также  первичные учетные документы  по учету труда и его оплате за период с апреля по июнь 2009 года, в том числе: расчетные ведомости  по заработной плате, расчеты среднего заработка для оплаты отпусков и  пособий по временной нетрудоспособности, листки нетрудоспособности, табеля учета  рабочего времени, приказы по кадрам и по оплате труда. Регистры бухгалтерского учета за указанный период также  отсутствуют.

В июле 2009 года некоторым работникам организации неправомерно выплачивались  премии «месячные» и «разовые», так  как отсутствуют приказы о  выплате этих премий и представления  руководителей структурных подразделений  на премирование работников с указанием  в этих документах мотивов премирования.

В августе и сентябре 2009 года приказы  о выплате премий работникам оформлены, но в них отсутствуют мотивы премирования, а указано только наименование премии – «Премия разовая». Следовательно, на все случаи выплаты премий необходимо оформить приказы с указанием  в них мотивов премирования (за выполнение каких конкретно показателей  выплачивается премия).

Действующее трудовое законодательство специально не регламентирует состав положений о премировании работников организаций. Тем не менее, в премиальном  положении должны быть определены: показатели (их перечень) и условия  премирования; размеры премиальных  выплат; круг премируемых работников; периодичность премирования; источники премирования с целью подтверждения экономической обоснованности премиальных выплат.[2]

Следующим этапом является проверка табелей учета рабочего времени. Согласно табелям учета рабочего времени у многих работников проставлены  отметки об ежемесячных переработках сверх нормальной продолжительности  рабочего времени.

Например, в табеле учета рабочего времени у следующих работников стоят отметки об отработанном сверх  норм времени:

- Баранов А.Н. в июле 2009 года  отработал 192 часа (по норме следовало  168 часов), в августе 2009 года он  отработал 200 часов (по норме  следовало 184 часа), в сентябре 2009 года он отработал 184 часа (по  норме следовало 168 часов). Итого  за 3 месяца Баранов А.Н. отработал  576 часов (192+200+184) при норме рабочего  времени 520 часов (168+184+168), переработка  за 3 месяца составила 56 часов  (576-520);

- Курбатов Б.В. в июле отработал  224 часа (28 дней без выходных) при  норме 168 часов, в августе 2009 года отработал 200 часов при  норме 184 часа, в сентябре 2009 года  отработал 184 часа при норме  168 часов. Итого за 3 месяца Курбатов  Б.В. отработал 608 (224+200+184) часов  при норме рабочего времени  520 часов (168+184+168), переработка за 3 месяца составила 88 (608-520) часов.

Согласно Трудовому кодексу  РФ продолжительность сверхурочной работы не должна превышать для каждого работника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

Согласно ст.100 ТК РФ режим рабочего времени устанавливается коллективным договором или правилами внутреннего  трудового распорядка организации, который должен рассматривать, в  частности, продолжительность ежедневной работы (смены), время начала и окончания  работы, чередование рабочих и  нерабочих дней.[2]

При установлении внутреннего трудового  распорядка необходимо руководствоваться  нормами трудового законодательства. В противном случае к организации  и к руководителю могут быть применены  меры административной ответственности  за нарушение трудового законодательства, предусмотренные статьей 5.27 КоАП РФ.

Расчет среднего заработка для  оплаты ежегодных основных отпусков и компенсаций за неиспользованный отпуск – его лицевая сторона, заполняемая работником кадровой службы, оформляется на бланках формы : №  Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» и № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового  договора с работником», а оборотная  сторона таких расчетов не заполнена  и не подписана работником бухгалтерии, производящим расчеты по оплате труда, либо совсем отсутствует. При этом расчет среднего заработка производится на отдельных листах не по унифицированной  форме, которые также не подписаны работником бухгалтерии, производившим эти расчеты. В некоторых случаях отсутствует даже такой расчет среднего заработка.

Например, в записке-расчете от 26.07.2009 № 67 при увольнении Багаева  В.Я. отсутствует расчет среднего заработка, в записке-расчете от 10.07.2009 № 62К  при увольнении Пановой О.А. отсутствует  расчет среднего заработка, в записке-расчете  от 20.07.2009 № 62К (обратите внимание, на разных документах проставлены одинаковые номера) на отпуск Колмогорцевой Г.Д. отсутствует расчет среднего заработка, отсутствует записка-расчет о предоставлении отпуска в июле 2009 года Крайневу Ю.Д.

В соответствии с п.2 ст.9 Федерального закона от 29.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском  учете» первичные учетные документы  принимаются к учету, если они  составлены по форме, содержащейся в  альбомах унифицированных форм первичной  учетной документации, с заполнением  всех предусмотренных формой реквизитов.[6]

На основании пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ организации  могут уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму произведенных  расходов, которые экономически обоснованы и подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством.[3]

Следовательно, в целях правомерного уменьшения налогооблагаемой прибыли  организации на суммы отпускных  и компенсаций за неиспользованные отпуска все первичные учетные  документы по оплате отпусков или  компенсации за неиспользованные отпуска  следует оформить в соответствии с требованиями законодательства –  по унифицированной форме с заполнением  всех необходимых реквизитов.

При проверке первичных документов аудитором обнаружен следующий недостаток: отсутствует подписи на многих документах работника кадровой службы (форма Т-2) и руководителя учреждения на приказах о предоставлении отпуска (форма Т-6). Росписи работников присутствуют на всех документах, все разные. [29]

В силу вышеуказанного можно сказать  о не серьезном отношении к  ведению первичной документации в ООО «РЕГИОН-строй».

Проверка правильности расчета среднего заработка для  оплаты ежегодных основных отпусков

В период с августа по сентябрь 2009 года расчет среднего заработка  для оплаты ежегодных основных отпусков или выплаты компенсации за неиспользованные отпуска производился то из расчета  заработка за 3-и предшествующих месяца, что не отвечает трудовому  законодательству, то из расчета заработка  за 12 предшествующих месяца, что является правомерным. При этом суммы заработной платы за фактически отработанное время  в расчетном периоде, отраженной в расчете среднего дневного заработка, отличаются от сумм заработной платы, указанных в расчетных ведомостях.

Согласно ст.139 ТК РФ, действовавшего до 06.10.2006 года (старая редакция), средний  дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации  за неиспользованный отпуск исчисляются  за последние три календарных  месяца.[2]

В указанной статье говорится о  том, что «В коллективном договоре могут  быть предусмотрены и иные периоды  для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение  работников». Коллективный договор в ООО « РЕГИОН-строй» не принят.

Следовательно, все расчеты среднего заработка для оплаты отпусков и  выплаты компенсации за неиспользованный отпуск необходимо проверить на предмет  установления ошибок при расчете. В  случае их обнаружения, произвести перерасчет среднего дневного заработка из расчета  зарплаты за три предшествующих месяца.

Результаты, полученные при перерасчете, необходимо оформить бухгалтерской справкой и отразить в бухгалтерском учете текущего периода.

Проверка правильности исчисления пособия по временной  нетрудоспособности

При выборочной проверке правильности исчисления пособий по временной  нетрудоспособности установлено следующее:

На оборотной стороне практически  всех листков нетрудоспособности не заполнены реквизиты о непрерывном  стаже работы. Отсутствие данной информации ставит под сомнение правильность исчисления размеров пособий и правомерность  их выплаты. В связи с этим аудиторам  не представляется возможным проверить  правильность начисления пособий.

В июле 2009 года Белкину А.В. пособие  по временной нетрудоспособности неправомерно оплачено из расчета среднего заработка  с учетом непрерывного стажа работы, так как в расчетном периоде  данный работник отработал менее 3-х  календарных месяцев. Согласно копии  трудовой книжки – его непрерывный  стаж работы в расчетном периоде  составляет 1 месяц 7 дней. Следовательно, в соответствии со ст. 3 Федерального закона от 22.12.2005 № 180-ФЗ пособие Белкину  А.В. следовало оплатить из расчета  МРОТ с учетом уральского коэффициента.

На первичных учетных документах – «Расчет среднего заработка  для оплаты пособия по временной  нетрудоспособности», оформленных  на отдельных листках, в нарушение  ст. 9 Федерального закона от 29.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» отсутствуют  обязательные реквизиты: должность, фамилия, инициалы и подпись лица, производившего данные расчеты.[6]

В сентябре 2009 года при расчете  пособия Бадьину Б.А. (листки нетрудоспособности от 07.09.2009 № 9148038 и от 15.09.2009 № 7532426) неверно  учтен заработок, начисленный ему  за фактически отработанное время в расчетном периоде. А именно, сумма заработной платы Бадьина Б.А., указанная в «Расчете среднего заработка», являющегося приложением к листку нетрудоспособности, занижена по сравнению с суммой заработной платы, отраженной в расчетной ведомости (таблица 7).

Таблица 7

Период	Сумма заработной платы		Отклонение
	по расчетной ведомости	по расчету среднего заработка  для оплаты пособия
1	2	3	4
Июль 2009 года	3 682,59	3 183,94	-498,65
Август 2009 года	5 285,48	5 114,34	-171,14
Итого	8 968,07	8 298,28	669,79

 

Первичные учетные документы по оплате труда за остальные 10 месяцев  расчетного периода, а также бухгалтерские  справки о перерасчете заработной платы данному работнику проверке не представлены.