Бухгалтерский учет, анализ и аудит дебиторской задолженности

Состояние расчетно-платежной дисциплины в организации оказывает существенное влияние на ее платежеспособность и финансовую устойчивость.

Наличие дебиторской задолженности в балансе и отнесение ее к наиболее ликвидным активам не гарантируют получения денежных средств со стороны дебиторов организации. Кроме того, часть долгов дебиторов может быть списана в связи с истечением сроков исковой давности или стать безнадежной к взысканию по форс-мажорным и другим обстоятельствам. Статьи дебиторской задолженности участвуют в расчете различных коэффициентов платежеспособности и финансовой устойчивости, которые приведены в таблице 4.

Таблица 4

Коэффициенты платежеспособности и финансовой устойчивости

Анализ вышеуказанных коэффициентов осуществляется ежеквартально, проводится сравнительная оценка, характеризующая финансовое состояние организации.

Предлагаемая группировка показателей дебиторской задолженности и их оценка позволят при составлении годовой отчетности представить и проанализировать в пояснительной записке состояние расчетно-платежной дисциплины в организации.[11]

1.3.Аудит дебиторской задолженности

Одним из важнейших моментов, которые характеризуют финансовое состояние предприятия, является состояние расчетов с дебиторами. Аудит расчетов с дебиторами - лишь часть проверки финансово-хозяйственной деятельности организации. Его целью является установление соответствия применяемой в организации методики учета, нормативным актам, действующим на территории Российской Федерации.

Цель аудита дебиторской задолженности - подтвердить полноту, право, существование и стоимостную оценку сальдовых остатков по счетам расчетов с дебиторами на конец отчетного периода.

Основными задачами аудита расчетов с дебиторами являются: проверка достоверности и законности учетных данных о состоянии расчетов,  соблюдение  расчетно–финансовой дисциплины и ее влияние на платежеспособность предприятия, установление реальности задолженности. [12]

В процессе аудиторской проверки следует руководствоваться соответствующими нормативными документами:

-                     Гражданский кодекс Российской Федерации  (с изменениями и дополнениями от 2 февраля 2008 г.);

-                     Федеральный закон от 21.11.96 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями и дополнениями);

-                     Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29.07.98 г. № 34н (в ред. от 27.11.06 г.);

-                     План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденный Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 года № 94н;

-                     Приказ Минфина России от 22.07.03 г. № 67н (в ред. от 31.12.04г., 18.09.06г.) "О формах бухгалтерской отчетности организаций";

-                     Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина России от 13.06.95 г. № 49.[13]

Аудиту подвергаются расчеты с банками, бюджетом, поставщиками и покупателями, подотчетными лицами, персоналом, другими дебиторами и кредиторами. При этом выявляются ошибки, нарушения и степень их влияния на достоверность бухгалтерской отчетности.

Чтобы наметить направления проверки, аудитору необходимо получить предварительное представление о состоянии расчетов на предприятии. Для этого следует установить наличие на предприятии необходимой нормативной базы, состав применяемых первичных документов, порядок их заполнения, состояние аналитического учета и технологии обработки первичных документов по учету расчетных операций. Для подтверждения первоначальной оценки систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета операций с покупателями и заказчиками аудитор на основе полученной информации заполняет заранее разработанные тесты. Тесты позволяют установить, насколько контроль расчетных операций отвечает современным требованиям, а их учет - выполняет поставленные перед ним задачи (Приложение 1).[14]

Перед аудитором стоят задачи:

-                     проверка правильности документального оформления операций по расчетам с дебиторами;

-                     оценка состояния синтетического и аналитического учета расчетов с дебиторами;

-                     оценка полноты и правильности отражения расчетов с дебиторами в учетных регистрах и отчетности;

-                     проверка соблюдения законодательства по операциям дебиторской задолженности.

Источниками информации для проведения аудита расчетов с дебиторами являются положение об учетной политике; договоры поставки продукции (работ, услуг); акты сверки расчетов с контрагентами; протоколы о зачете взаимных требований; акты инвентаризации расчетов; регистры синтетического и аналитического учета расчетов по счетам; первичные документы по учету расчетов (накладные, счета-фактуры, копии платежных поручений, авансовые отчеты и  др.); книга покупок и книга продаж; Главная книга; бухгалтерская отчетность.[15]

При проверке расчетов с дебиторами используются приемы фактического и документального контроля, аналитические процедуры, логический анализ, устные опросы должностных лиц по отдельным вопросам данного раздела аудиторской программы.

В ходе проверки расчетов с дебиторами  аудитор проверяет:

                   наличие договоров с покупателями и поставщиками, соответствие их оформления и содержания требованиям ГК РФ;

                   своевременность, правильность и обоснованность отражения на расчетах с дебиторами сумм задолженностей покупателей, заказчиков, поставщиков, подрядчиков;

                   своевременность, правильность и обоснованность  отражения на расчетах с дебиторами сумм по претензиям;

                   обоснованность  и правильность отражения в учете перемены лиц в обязательствах по дебиторской задолженности;

                   своевременность и обоснованность списания задолженности;

                   правильность формирования резерва по сомнительным долгам;

                   своевременность и полнота проведения инвентаризации расчетов с дебиторами;

                   ведение аналитического учета расчетов с дебиторами;

                   полнота раскрытия информации о расчетах с дебиторами в бухгалтерской отчетности.[16]

Проверку состояния расчетов рекомендуется начинать с инвентаризации расчетов. Инвентаризация расчетов заключается в выявлении по соответствующим документам остатков и тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах. Учитывая, что сами предприятия в большинстве случаев проводят инвентаризацию расчетов с низким качеством (либо вообще не проводят), аудитор должен установить сроки возникновения задолженности по счетам дебиторов и кредиторов, ее реальность и лиц, виновных в пропуске сроков исковой давности (согласно Гражданскому кодексу РФ срок исковой давности установлен 3 года). Проверка расчетов должна проводиться не менее одного раза в год.[17]

В случае необходимости аудитор может провести сверку расчетов с дебиторами и кредиторами с составлением актов сверок. Для этой работы можно привлечь и сотрудников бухгалтерии проверяемого предприятия. При проверке дебиторскую задолженность следует оформить следующим образом (Таблица 5):

Таблица 5

Дебиторская задолженность предприятия

Аудитор должен выявить просроченную задолженность с истекшим сроком исковой давности, наличие и характер нарушений, причины возникновения дебиторской задолженности. Если по счетам расчетов  задолженность значительна и за отчетный период не наблюдается движения, то это свидетельствует о нарушении на предприятии финансовой и расчетной дисциплины. При этом анализируется обоснованность претензий и проверяется правильность размера ущерба, причиненного нарушениями хозяйственных договоров. Дается оценка эффективности мероприятий по погашению задолженности.

Необходимо выяснить, правильно ли отражены по статьям баланса соответствующие остатки задолженности. Для этого по данным регистров аналитического учета к счетам, предназначенным для отражения расчетов, сличают остатки по каждому виду расчетов на начало проверяемого периода с остатками по соответствующим статьям баланса, а затем проверяют каждый вид расчетов.

При этом устанавливают:

 причины и виновников образования задолженности, давность ее возникновения и реальность получения;

 не пропущены ли сроки исковой давности;

 какие меры принимались для погашения задолженности;

 проводились ли встречные проверки;

 составлялись ли акты выверки взаиморасчетов;

 наличие графиков погашения задолженности и писем, в которых дебиторы признают свою задолженность;

 велась ли претензионно-исковая работа;

 проводился ли контроль исполнения договорных обязательств.

Далее аудитор проверяет своевременность, правильность и обоснованность  отражения на расчетах с дебиторами сумм по претензиям  (счет 76.2).

Кроме определения реальной задолженности необходимо определить срок просроченных платежей на счетах дебиторов и сопоставить этот срок с показателями прошлых лет. Суммы задолженности, не подтвержденные документами, относятся к нереальной задолженности. К нереальной задолженности относятся также суммы задолженности с истекшими сроками давности, выявляемые при анализе задолженности по срокам возникновения.

По фактам обнаружения нереальной задолженности аудитор устанавливает причины, виновных лиц и влияние на достоверность соответствующих статей баланса.

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, а также другие долги, нереальные для взыскания, списываются по решению руководителя предприятия за счет средств резерва сомнительных долгов, либо на результаты хозяйственной деятельности. Для списания задолженности издается приказ (Приложение 2).[18]