Бухгалтерский учет, анализ и аудит дебиторской задолженности

При расчетах с поставщиками может применяться также и наличная форма расчетов. Но наличная форма расчетов применяется в исключительных случаях. В настоящее время такая форма расчетов применяется только с одной организацией ООО «А-Сервис» Это оплата услуг аренды комнаты, где находится сервер компании и архив документации. Расчеты ведутся на условии предоплаты.

При оплате наличными денежными средствами услуг поставщика бухгалтером оформляется расходный кассовый ордер. У получателя наличных денежных средств должна быть доверенность от ООО «А-Сервис» с печатью и подписью генерального директора.

Предоплата за услуги аренды наличными денежными средствами на сумму 13 500 руб.:

Дебет счета 60.2 «Авансы, выданные в рублях»

Кредит счета 50.1 «Касса организации в рублях»

Авансы, перечисленные  в счет будущих поставок товаров должны учитываться обособленно от сумм, уплаченных при исполнении обязательств по счетам. Сальдо  дебетовое  показывает  сумму  задолженности  поставщиков  перед  организацией  за  полученные  авансы, предоплату  за товары, оказание услуг, работ. Оборот  по  дебету - суммы  оплат, списаний  и  зачетов  за  отчетный  месяц.

Аналитический  учет  по  счету  60  ведется  по  каждому  договору или предъявленному  счету, расчеты  в  порядке  плановых  платежей отражаются  по  каждому  поставщику.

Бухгалтерский учет расчетов с покупателями и заказчиками ведется на синтетическом счете 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками". К счету открыты два субсчета:

62.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками в рублях»,

62.2 «Авансы, полученные в рублях».

Покупателями и заказчиками Общества являются только юридические лица, это обусловлено спецификой оказываемых услуг. На сегодняшний день ООО «Рускомпозит» ведет активную работу с 15 заказчиками, с которыми заключено 23 договора. Основными покупателями являются электросетевые компании по всей России. С каждой организацией заключается договор на 3 года, который регулирует отношения сторон. Срок договора может быть продлен по дополнительному соглашению. Услуги предоставляются на условии предоплаты. Размер предоплаты в типовом договоре составляет 50% от стоимости работ по каждому этапу договора. Договор состоит из нескольких этапов:

Этап..1. Определение контрольных пунктов в распределительных электрических сетях для измерения показателей качества электрической энергии.

Этап..2. Проведение контрольных измерений показателей качества электроэнергии.

Этап..3. Анализ схем и параметров электрических сетей, заявленных на сертификацию.

Этап..4. Анализ протоколов периодических испытаний электрической энергии в пунктах контроля и составление экспертного заключения.

Этап..5. Оценка соответствия качества электрической энергии установленным требованиям и подготовка решения о возможности выдачи сертификата соответствия.

Так как со многими покупателями и заказчиками ООО «Рускомпозит» работает более 10 лет, то генеральный директор идет на уступки и снижает размер предоплаты. Несколько заказчиков являются бюджетными организациями. Они зависят от государственного финансирования, и денежные средства не всегда вовремя поступают на их расчетные счета, поэтому, чтоб уложится в сроки календарного плана, который является обязательным приложением ко всем договорам, работа начинается без предоплаты.

При оказании услуг и выполнении работ на аналитических счетах счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» формируется дебиторская задолженность. На выполнение работ бухгалтерией выписываются следующие документы: акт оказания услуг, счет-фактура. Расчеты с покупателями ведутся только в безналичной форме. Выполненные работы и услуги отражаются проводкой:

Дебет счета 62.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками в рублях» Кредит счета 90.1 «Выручка»

Суммы  полученных  авансов  и  оплаты  учитываются  на  счете  62  обособленно. Необходимо строго отслеживать по какому договору и его этапу поступление предоплаты от покупателя или заказчика.

Поступление предоплаты отражается проводкой:

Дебет счета 51 «Расчетные счета»

Кредит счета 62.2 «Авансы, полученные в рублях»

Компании, перечислившие аванс, имеют право на вычет НДС с данной суммы (п. 12 ст. 171 НК РФ). Для этого у покупателя должна быть на руках счет-фактура на аванс от продавца и договор, предусматривающий перечисление предоплаты (п. 9 ст. 172 НК РФ). Поэтому бухгалтер в  течение 5 дней выставляет покупателю счет-фактуру на аванс. Из  полученных  сумм  аванса бухгалтер организации  начисляет  НДС, который  подлежит  уплате  в  бюджет:

Дебет счета  62  «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Кредит счета  68.2 «Расчеты по налогу на добавленную стоимость»

С некоторыми  заказчиками заключено сразу несколько договоров. И бывают такие ситуации, когда предоплата поступила по одному договору, а работы по нему остановились. Например, в связи с неблагоприятными погодными условиями. Этап 2 предусматривает установку приборов в контрольных точках электрической сети, но приборы не выдерживают низких температур и работы приходится приостанавливать на зимний период в некоторых северных районах. Одновременно начинается работа по другому договору. Таким образом, по одному заказчику одновременно возникает дебиторская и кредиторская задолженность. Чтоб этого избежать, бухгалтер на основании письма заказчика о переносе сумм аванса с одного договора на другой, делает в программе «1С: Предприятие» корректировку задолженности.

Прекращение обязательств с покупателями и заказчиками (помимо надлежащего исполнения) как и при расчете с поставщиками и подрядчиками, осуществляется в соответствии с Гражданским Кодексом РФ по основаниям: при зачете взаимных требований, новации, прощении долга, ликвидации юридического лица.

ООО «Рускомпозит»  ежеквартально проводит  сверки  расчетов со своими контрагентами (около 40) , которые  оформляются  актами  сверок. Акт  сверки  составляется  для  сверки  расчетов  с  покупателями  или  поставщиками  на  определенную  дату. Он включает  в  себя  данные, которые  подтверждают  факты  получения и оплаты  услуг. Акт  сверки составляется по каждому договору контрагента, подписывается  сторонами  и  скрепляется  печатями (Приложение 3) . Акт  сверки  необходим  для  подтверждения  правильности  расчетов  между  организациями.

Расчеты с подотчетными лицами в Обществе ведутся на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" субсчет 1 "Расчеты с подотчетными лицами в рублях" отдельно по каждому сотруднику. Так же открыт субсчет 11 "Расчеты с подотчетными лицами в валюте". Данный субсчет не используется в работе.

В последний рабочий день декабря на предприятии издается приказ о подотчетных лицах, где указываются ФИО подотчетных лиц, их должности и максимальный размер подотчетной суммы. В связи со спецификой работы ООО «Рускомпозит», у большинства сотрудников работа связана с командировками в другие города.

На каждую командировку отдел кадров издает приказ. Ежеквартально финансовый директор составляет бюджет на командировочные расходы, поэтому работник составляет заявку на получение аванса на имя финансового директора ООО «Рускомпозит». Размер аванса определятся условиями командировки (пункт назначения, вид транспорта, продолжительность командировки). После этого заявка передается в бухгалтерию.  До получения аванса бухгалтерия проверяет наличие задолженности у подотчетного лица по предыдущему авансу. Если задолженности нет, бухгалтерия составляет расходный кассовый ордер, по которому и выдаются деньги главным бухгалтером (на предприятии отсутствует штатная единица кассира):

Дебет счета 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»

Кредит счета 50.1 «Касса в организации в рублях»

Предварительно главный бухгалтер по чеку берет наличные в банке:

Дебет счета 50.1 «Касса в организации в рублях»

Кредит счета 51 «Расчетные счета»

Так как генеральный директор не всегда бывает на рабочем месте, и нет возможности подписать чеки для получения наличных в банке, то бухгалтер берет на командировочные расходы большую сумму, чем указана в заявке (на непредвиденные траты). Лимит остатка в кассе ООО «Рускомпозит» установлен банком нулевым, поэтому вся оставшаяся сумма выдается под отчет другому сотруднику:

Дебет счета 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»

Кредит счета 50.1 «Касса в организации в рублях»

Таким образом, возникает задолженность сотрудников перед ООО «Рускомпозит», т.е. дебиторская задолженность.

Также в подотчет получают денежные средства на основании приказа о подотчетных лицах секретарь на почтовые расходы и уборщица на хозяйственные нужды.

Об израсходованных суммах подотчетное лицо обязано в трехдневный срок после возвращения из командировки или окончания срока, на который выдавались денежные средства, составить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. К авансовому отчету прикладываются оправдательные документы (товарные чеки, проездные билеты, квитанции), командировочное удостоверение. Целесообразность расходов подтверждает руководитель отдела. Расходы проверяются бухгалтерией и утверждаются руководителем предприятия. Бухгалтер проверяет все первичные документы на правильность оформления и правильность заполнения авансового отчета.

Принятые бухгалтерией расходы по авансовому отчету оформляются с помощью следующих проводок:

Закупленные моющие средства уборщицей:

Дебет счета 10.6 «Прочие материалы»

Кредит счета 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»

Хотя они должны списываться сразу в затраты, так как у компании нет склада и закупаются они в пределах разовой потребности: 

Дебет 26 Кредит 71.

Командировочные расходы:

Дебет счета 20 «Основное производство»

Кредит счета 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»

Почтовые расходы:

Дебет счета 20 «Общехозяйственные расходы»

Кредит счета 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»

Неизрасходованную сумму аванса подотчетное лицо может сдать в кассу или оставить для последующих расходов (это прописано в приказе о подотчетных лицах).

В 2007 г. Общество предоставило одному из сотрудников беспроцентный займ на покупку жилья в размере 400 000 руб. сроком на 5 лет. Начало погашения займа с июня 2009 г. Займ оформлен договором, заверенная копия которого находится в банке, где обслуживается расчетный счет организации.

Займ оформляется следующими проводками:

-Выдача беспроцентного займа из кассы организации

Дебет счета 73.1 «Расчеты по предоставленным займам»

Кредит счета 50.1 «Касса организации»

На счете 73.1 образовалась дебиторская задолженность.

-Возврат займа сотрудником

Дебет счета 50.1 «Касса организации»

Кредит счета 73.1 «Расчеты по предоставленным займам»

В этот же день наличные денежные средства сдаются в банк, и с сотрудника удерживается НДФЛ с суммы материальной выгоды от беспроцентного займа. Что касается НДФЛ, то при заключении беспроцентного договора займа у работника возникает налогооблагаемый доход в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах за пользование заемными средствами, полученными от организации. Удержание НДФЛ по ставке 35% (в договоре займа не прописано целевое назначение – покупка жилья) оформляется проводкой:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит счета 68.1 «Налог на доходы физических лиц»

Так как полный расчет по займу будет только в 2011 году, то на конец 2009 года на счете 73 отражена дебиторская задолженность, которая найдет свое отражение и в бухгалтерском балансе.

В 2006-2007 годах бухгалтерский учет в ООО «Рускомпозит» велся не квалифицированным бухгалтером. Не все первичные документы были отражены в бухгалтерском учете, многие документы оформлены с нарушением, некоторые документы вообще отсутствуют. В 2008 году был назначен новый генеральный директор, который принял на работу нового главного бухгалтера. В этом же году был заключен договор с аудиторской компанией о полном восстановлении бухгалтерского учета. После восстановления была проведена сверка расчетов с бюджетом в ИФНС по месту регистрации организации. В результате сверки по всем налогам оказались переплаты. По ЕСН и НДФЛ переплаты были незначительные, и генеральный директор принял решение о зачете данных переплат в пользу бюджета, чтоб не навлекать на организацию проверки по данным налогам. Таким образом, на счетах 68 и 69 образовалась дебиторская задолженность, которая до сих пор не погашена по нескольким налогам. Самая большая переплата выявлена по НДС. Ежеквартально главный бухгалтер направляет письмо в ИФНС о зачете переплаты по НДС (образовавшуюся в 2006-2008 годах) в счет оплаты НДС текущего года.

Из всего выше сказанного можно сделать вывод о том, что дебиторская задолженность ведет к прямому отвлечению денежных средств из оборота, поэтому предприятию необходимо научиться управлять долгами дебиторов, чтобы не утратить полученной прибыли и уменьшить риск финансовых потерь.

Можно использовать ряд способов предотвращения неоправданного роста дебиторской задолженности и снижения потерь:

                  избегать дебиторов с высоким риском неоплаты,     например, испытывающих финансовые трудности;

                  периодически пересматривать предельный объем выполнения работ и услуг без оплаты, исходя из финансового положения покупателей и своего собственного;