Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Необходимая детализация дебиторской задолженности ЗАО ПДК «Апшеронск» приведена в пояснениях к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках (форма № 0710005) в подразделе 5.1 «Наличие и движение дебиторской задолженности» (приложение 6). В указанных строках будет отражено дебетовое сальдо счетов по учету расчетов:

- 60 "Расчеты  с поставщиками и подрядчиками" в части авансов, перечисленных в счет предстоящей поставки материальных ценностей, выполнения работ, оказания услуг;

- 62 "Расчеты  с покупателями и заказчиками"  в части стоимости товаров,  работ или услуг, отгруженных,  но не оплаченных покупателями и заказчиками;

- 68 "Расчеты  по налогам и сборам" в части  налогов, излишне перечисленных  в бюджет или взысканных налоговым  органом;

- 69 "Расчеты  по социальному страхованию и  обеспечению" в части взносов  на обязательное социальное страхование,  излишне перечисленных или взысканных во внебюджетные фонды;

- 70 "Расчеты  с персоналом по оплате труда"  в части излишне выплаченной  заработной платы;

- 71 "Расчеты  с подотчетными лицами" в части  подотчетных сумм, выданных работникам  фирмы;

- 73 "Расчеты  с персоналом по прочим операциям" в части суммы займов, предоставленных сотрудникам фирмы, и их задолженности по возмещению материального ущерба;

- 75 "Расчеты  с учредителями" в части задолженности  учредителей по взносам в уставный  капитал фирмы;

- 76 "Расчеты  с разными дебиторами и кредиторами" в части начисленных и признанных должниками санкций за нарушение условий хозяйственных договоров, дивидендов, причитающихся к получению с других организаций, начисленных доходов от совместной деятельности, задолженностей сторонних лиц по другим операциям.

По дебиторской  задолженности, связанной с расчетами  за поставленные товары, работы или  услуги, которая не погашена или  с высокой степенью вероятности  не будет погашена в сроки, установленные  договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями, компания должна создать специальный резерв. Его отражают по кредиту счета 63 "Резервы по сомнительным долгам" в корреспонденции со счетом 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 2 "Прочие расходы". Если такой резерв создан, то в балансе указывают дебиторскую задолженность за вычетом суммы резерва (то есть дебетовое сальдо по счетам 62 и 76 за вычетом кредитового сальдо по счету 63).

4 АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ  ОБРАБОТКА ИНФОРМАЦИИ ПО УЧЕТУ  РАСЧЕТОВ С ПОКУПАТЕЛЯМИ И  ЗАКАЗЧИКАМИ

Одним из важнейших условий стабильного финансового положения ЗАО ПДК «Апшеронск» в современных условиях является четкая организация расчетов с партнерами. Отсутствие должного внимания к задолженности покупателей и заказчиков может спровоцировать нехватку средств для погашения своей задолженности перед поставщиками, бюджетом, сотрудниками. Как показал анализ деятельности предприятия, проведенный в п. 2.1, у предприятия имеется большой размер дебиторской задолженности. Кроме того, в течение происходит постоянный рост этой задолженности. Так, к концу 2011 года дебиторская задолженность ЗАО ПДК «Апшеронск» составила 1 922 492 рублей, при этом она возросла в 7 раз.

В связи с  этим, первоочередной мерой по стабилизации финансового состояния предприятия, является снижение доли дебиторской задолженности предприятия, так как, являясь частью оборотных средств, а именно частью фондов обращения, дебиторская задолженность, а особенно неоправданная «зависшая», резко сокращает оборачиваемость оборотных средств и тем самым уменьшает доход предприятия. Кроме того, дальнейший рост дебиторской задолженности ЗАО ПДК «Апшеронск» не только ухудшит его финансовое состояние, но в итоге приведет к банкротству.

Для снижения дебиторской  задолженности предприятию необходимо в кратчайшие сроки оптимизировать условия проводимых сделок. При заключении договоров на продажу продукции преимущественной должна стать предоплата, а по договорам закупок - отсрочка платежа.

Мероприятие направлено на преодоление тенденции, которая  сложилась сейчас. Она характеризуется тем, что контрагенты неоправданно долго пользуются средствами компании. Ускорение оборачиваемости оборотных средств неотъемлемо от снижения дебиторской задолженности.

Возможности и  сроки вывода предприятия из кризисной  ситуации, как и стабильного эффективного развития в дальнейшем, в значительной мере зависят также от наличия условий для организации разработки и внедрения инновации на предприятии. Отечественный и зарубежный опыт свидетельствует о том, что наибольшего успеха добиваются предприятия, на которых созданы группы перспективного развития, уделяется должное внимание всем этапам разработки и внедрения нововведений, отработана система ресурсного и организационно-правового обеспечения сотрудников предприятия и сторонних специалистов, участвующих в выполнении этих работ.

Поэтому на сегодня  важнейшими проблемами, решения которых  должно способствовать улучшению финансового  состояния ЗАО ПДК «Апшеронск», являются:

- тщательный  анализ дебиторской задолженности, который должен быть направлен на выявление факторов, влияющих на рост дебиторской задолженности и определение резервов направленных на ликвидацию неоправданной, «зависающей» задолженности и снижение её роста;

- постоянный  мониторинг расчетов с покупателями и заказчиками с целью комплексного непрерывного наблюдения, анализа и представления информации о количественных и качественных параметрах дебиторской задолженности, обеспечивающую возможность оперативной подготовки достоверных прогнозов, а также придания дебиторской задолженности желаемых параметров (посредством своевременных управленческих решений).

Мониторинг  расчетов с покупателями и заказчиками  основан на следующих функциях:

- познавательная, или информационная, функция позволяет  получить документированные знания  о состоянии задолженности дебиторов и произошедших в нем изменениях путем сбора, накопления, систематизации и обработки информации в рамках хозяйственного учета;

- контрольная  функция дает возможность проводить  в ходе мониторинга комплексный  контроль за соблюдением действующего  законодательства, работой конкретного подразделения или службы организации, а также совместной работой всех отделов. МРДТ призван обеспечить правильную оценку ситуации. В рамках реализации этой функции в организации должна быть разработана и внедрена система раннего обнаружения отклонений в ходе хозяйственных процессов и выполнения управленческих решений, а также созданы методики проведения мероприятий, направленных на корректировку неблагоприятных явлений;

- аналитическая  функция, с помощью которой  можно выявить влияние отдельных хозяйственных операций на финансовое состояние организации, провести глубокую и всестороннюю оценку результатов деятельности и предупредить финансовые риски. За осуществление этой функции отвечает анализ дебиторской задолженности.

Объектом этого мониторинга является вся совокупность реализуемых ЗАО ПДК «Апшеронск» взаимоотношений с покупателями и заказчиками. Данный объект можно отнести к категории сложных в силу большой подверженности влиянию внешних факторов и неоднородности этой группы дебиторов.

Поэтому для  реализации задач мониторинга важная роль отводится системе управления дебиторской задолженностью. Управление дебиторской задолженностью ЗАО ПДК «Апшеронск» должно стать частью общей политики предприятия по выбору условий реализации продукции на определенный период времени, оптимизации общего размера дебиторской задолженности и по обеспечению ее своевременной инкассации для достижения заданного уровня финансовой устойчивости организации.

Руководство ЗАО  ПДК «Апшеронск» и административные работники, оказывая влияние на процесс управления дебиторской задолженностью организации, должны иметь полную информацию о ходе всех хозяйственных процессов. Основную информационную нагрузку выполняют три функции управления расчетами: учет, анализ и контроль. Задача максимального использования экономической информации для принятия оптимальных управленческих решений не может быть решена только в рамках учета, поскольку такая информация характеризует расчеты с дебиторами с количественной стороны, не позволяя принимать эффективные тактические и стратегические решения. В этих условиях следует положительно расценивать процесс взаимодействия учета, анализа и контроля, который находит свое отражение в формировании учетно-аналитической информации управленческой деятельности ЗАО ПДК «Апшеронск». Процесс и результаты такого взаимодействия как раз и реализуются в рамках механизма мониторинга.

Учет является источником преимущественно количественной информации для анализа и контроля. Взаимодействие учета и контроля позволяет выявить отклонения от плановых параметров дебиторской задолженности; взаимодействие анализа и учета способно вскрыть причины этих отклонений. На основе этого можно заключить, что анализ и контроль предоставляют не столько количественную информацию, сколько качественную.

Таким образом, мониторинг представляет собой более  высокую организационную систему  по отношению к учету, анализу  и контролю, которые носят дискретный характер, в то время как мониторинг предполагает непрерывность, возможность  прогнозирования, нацеленность на предупреждение негативных изменений на основе оперативного отслеживания состояния объекта, что становится возможным только в результате взаимодействия учета, анализа и контроля во времени.

Мониторинг  является частью системы управления, способствующей принятию эффективных и своевременных управленческих решений в ЗАО ПДК «Апшеронск».

В связи с  этим, для того, чтобы мониторинг расчетов с покупателями и заказчиками успешно мог применяться в практике ЗАО ПДК «Апшеронск», необходимо внедрить комплексную автоматизированную системы управления дебиторской задолженностью.

Для этого, в целях эффективного управления дебиторской задолженностью предлагается приобретение программы «Управление дебиторской задолженностью. Сетевая версия» в ООО Консалтинговая группа «Лекс» как инструмента по организации системной работы с платежами контрагентов, существенно снижающего риски возникновения долгов и предоставляющего возможность эффективного взыскания дебиторской задолженности. Система «Управление дебиторской задолженностью. Сетевая версия» является профессиональным помощником, который в режиме реального времени планирует, контролирует и управляет деятельностью по работе с контрагентами. Снижение дебиторской задолженности возможно только через организацию эффективного взаимодействия с клиентами, которая охватывает не столько юридическую подготовку, сколько контроль и взаимодействие.

Установка программы  «УДЗ. СВ» позволит обеспечить:

- контроль деятельности  специалистов в режиме on-line (надлежащее  исполнение своих обязательств, выдача заданий для каждого пользователя с выводом результатов и комментариев ответственных лиц);

- подробное  описание процесса управления  дебиторской задолженностью с  соответствующими формами документов;

- инвентаризацию  дебиторской задолженности в  режиме реального времени;

- экономия существенных  денежных средств на привлечении  внешних специалистов;

- возможность  принимать управленческие решения  на основании автоматически формируемых  программой аналитических отчетов; 

Функциональные  возможности системы «Управление  дебиторской задолженностью. Сетевая версия»:

• Одновременное объединение нескольких пользователей с различными функциональными обязанностями.
• Возможность контролировать и управлять работой сотрудников менеджменту компании (сквозная цепочка вертикальных взаимоотношений: руководитель – начальник юридического отдела - юрист - бухгалтер) посредством выдачи заданий для каждого пользователя и выводом результатов и комментариев ответственных лиц;
• Импорт данных из бухгалтерских программ, существенно сокращающий время на внесение информации о контрагенте;
• Поэтапная работа с задолженностью, сопровождаемая проверкой качества, сроков работ и истории взаимоотношений с контрагентами;
• Качественная правовая поддержка, позволяющая аргументировано доказывать и обосновывать свои действия: готовые образцы и примерные тексты, договоры и процессуальные документы, оптимизирующие процесс подготовки документов по взысканию задолженности;
• Автоматические напоминания, информирующие о наступлении сроков платежей, о заданиях поступающих от руководства и старших сотрудников;

Программный продукт  «Управление дебиторской задолженностью. Сетевая версия» подразумевает осуществление работы с программой одновременно несколькими пользователями с различными задачами (функциональными обязанностями и правами доступа к полному объёму информации). Для каждого из пользователей определен объём работ, который он должен осуществлять.

Весь процесс  по управлению дебиторской задолженностью можно разделить на следующие этапы, которые и содержит УДЗ.СВ:

1. Начало работы  с контрагентом (первый этап –  ввод справочной информации). Начинать  работу с контрагентами необходимо с того момента, как был заключен договор с условиями об отсрочке платежа, даже если нет первичной информации о том, что этот контрагент может ненадлежащим образом исполнить свои обязательства в сроки, определенные договором.

На этом этапе специалисту, ответственному за работу с контрагентами, необходимо владеть информацией относительно «параметров» задолженности (наименование контрагента, обязательство, из которого возникла задолженность, предмет договора, срок его исполнения), которые непосредственно используются при оформлении сопутствующих документов. Работа на данном этапе заключается в следующем. Пользователь – бухгалтер, помощник бухгалтера, иное лицо, работающее с бухгалтерскими программами и имеющее возможность заполнять первичные сведения относительно контрагентов, должен точно заполнить все параметры диалоговых окон «Параметры задолженности» и «Контрагенты». Уже на этом этапе пользователь имеет возможность получить подсказки высококвалифицированных специалистов Консалтинговой группы «Лекс»: - относительно действий, которые необходимо совершить пользователю по вводу информации; - на что в первую очередь необходимо обратить внимание; - какие данные имеют первостепенное значение; - какие действия, направленные на своевременное погашение дебиторской задолженности, необходимо осуществить уже на этом этапе (при этом пользователю будет предложена вся информация, необходима для совершения этого действия, в том числе, подробные комментарии специалиста и контактная информация по контрагенту).