Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Одним из важных документов при расчетах с покупателями и заказчиками являются счет фактуры. Счета-фактуры выписывают бухгалтерия ЗАО ПДК «Апшеронск», при реализации готовой продукции, облагаемой НДС. Также счет-фактура выписывается при получении авансов. На основании счета-фактуры начисляется НДС, подлежащий уплате в бюджет.

Выписывается  счет-фактура в двух экземплярах. Первый передается покупателю, а второй остается у ЗАО ПДК «Апшеронск». Счет-фактура выписывается с использованием компьютера.

Счета-фактуры, полученные от поставщиков и выставленные покупателям, хранятся в журнале  учета счетов-фактур.

ЗАО ПДК «Апшеронск», как продавец учитывает счета-фактуры, выставленные покупателям в хронологическом порядке

При получении  аванса в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг) бухгалтерия ЗАО ПДК «Апшеронск» составляет счет-фактуру и регистрирует ее в книге продаж.

После отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) в счет уже полученных платежей в книге продаж делают корректировочную запись, которая уменьшает ранее начисленную сумму налога. Одновременно с этим ЗАО ПДК «Апшеронск» выписывает счет-фактуру (в двух экземплярах) на фактическую отгрузку и записывает в книгу продаж.

Организация обязана  выписать один экземпляр счета-фактуры  и зарегистрировать его в книге  продаж в случае получения:

• финансовой помощи;
• процентов по векселям;
• процентов по товарному кредиту в части, превышающей размер процента, рассчитанной в соответствии со ставкой рефинансирования ЦБ РФ;
• страховых выплат, полученных по договорам страхования, риска неисполнения договорных обязательств контрагентом.

Данные платежных  требований ежедневно записываются в ведомости учета реализации продукции (работ, услуг) №16.

В первом разделе  ведомости №16 «Движение готовых  изделий в ценностном выражению» содержатся данные по счету 43 «Готовая продукция» в двух оценках - фактической  и учетной. В этом разделе рассчитывается фактическая себестоимость отгруженной продукции; она сверяется с книгой учета остатков на складах готовой продукции. Учет движения отгруженной продукции ведется, во втором разделе ведомости №16. В этом разделе совмещается синтетический и аналитический учеты отгрузки и реализации продукции и расчетов с покупателями.

Раздел третий «Сводные данные по оплаченным, списанным  неоплаченным и несписанным суммам»  заполняется по окончании месяца общими суммами по предъявленным  счетам. Этот раздел служит для контроля оборотов по кредиту счетов 45 и 90 в журнале-ордере №11 и правильности расчета остатка по счету 45 «Товары отгруженные».

 

3.3 Синтетический  и аналитический учет расчетов  с покупателями и заказчиками

 

Синтетический учет расчетов с покупателями и заказчиками  в ЗАО ПДК «Апшеронск» ведется на счете 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", предназначенный для обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками.

Счет 62 "Расчеты  с покупателями и заказчиками" дебетуется в корреспонденции со счетами 90 "Продажи", 91 "Прочие доходы и расходы" на суммы, на которые предъявлены расчетные документы.

Счет 62 "Расчеты  с покупателями и заказчиками" кредитуется в корреспонденции  со счетами учета денежных средств, расчетов на суммы поступивших платежей (включая суммы полученных авансов) и т.п. При этом суммы полученных авансов и предварительной оплаты учитываются обособленно.

Как и предусмотрено  инструкцией по применению плана  счетов, аналитический учет по счету 62 "Расчеты с покупателями и  заказчиками" в ЗАО ПДК «Апшеронск» ведется по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счету, а также по каждому контрагенту (покупателю или заказчику).

При этом построение аналитического учета обеспечивает возможность получения необходимых  данных по:

- покупателям  и заказчикам по расчетным  документам, срок оплаты которых не наступил;

- покупателям  и заказчикам по не оплаченным  в срок расчетным документам;

- авансам полученным;

- векселям, срок  поступления денежных средств  по которым не наступил;

- векселям, дисконтированным (учтенным) в банках;

- векселям, по которым денежные средства не поступили в срок.

В соответствии с рабочим планов счетом ЗАО ПДК «Апшеронск» к счету 62 открываются следующие субсчета:

62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;

62.02 «Расчеты по авансам полученным»;

62.21 «Расчеты  с покупателями и заказчиками (в валюте).

При таком построении аналитического учета обеспечивается возможность получения необходимых  данных по: покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; покупателям  и заказчикам по неоплаченным в срок расчетным документам; авансам полученным.

Учет расчетов с покупателями и заказчиками  в рамках группы взаимосвязанных  организаций, о деятельности которой  составляется сводная бухгалтерская  отчетность, ведется на счете 62 "Расчеты  с покупателями и заказчиками" обособленно.

Синтетический и аналитический учет расчетов с  покупателями и заказчиками ведется  в специализированной программе  «1С: Предприятие»

Для анализа  счета 62 может быть составляется отчет, который выводит начальное и конечное сальдо по счету учета, а также обороты в корреспонденции со счетами. Дополнительно можно получить детализацию по субсчетам и субконто, а также вывести промежуточные итоги с определенной периодичностью (приложение 4).

 

3.4 Учет  расчетов по авансам полученным

 

ЗАО ПДК «Апшеронск», предоставляя свои услуги, включают в договор условие, что услуги будут выполнены только после получения предоплаты. Ведь полученный аванс является гарантией того, что покупатель выполнит свои обязательства по договору.

Статья 487 ГК РФ определяет предоплату как обязанность покупателя оплатить товар полностью или частично до его передачи продавцом, что должно быть закреплено в договоре купли-продажи или поставки товаров. Договор является юридической основой сделки, подтверждением ее правомерности и законности. Именно на стадии договора закрепляется порядок поставки и оплаты товара.

Нарушение условий  оплаты или поставки может повлечь  за собой недействительность всех условий  договора, то есть аннулирование сделки.

Предоплата, с одной стороны, служит некоторой гарантией выполнения покупателем обязательств по оплате товара, а с другой стороны, отличается от задатка по форме (задаток обязательно подтверждается письменным соглашением) и юридическим последствиям. В случае с задатком если обязанности не выполнены по вине покупателя, то задаток остается у продавца, по вине продавца - задаток возвращается покупателю в двойном размере на основании ст. 380 и 381 ГК РФ.

Предоплату  зачастую называют авансом или авансовым  платежом, под которым понимается осуществление платежа в счет оплаты товаров, работ, услуг до их получения или выполнения.

Авансы от покупателей  под предстоящую поставку товаров  могут поступать как в наличном, так и в безналичном порядке.

Согласно Указанию Банка России от 20 июня 2007 года № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» сумма расчетов наличными денежными средствами по одному договору между юридическими лицами не должна превышать 100 000 руб.

Как было отмечено, в ЗАО ПДК «Апшеронск» для учета авансов полученных к счету 62 открыт отдельный субсчет 02 "Расчеты по авансам полученным".

В учете получение  предоплаты от покупателя в счет последующей отгрузки товара отражается проводкой:

Дебет 51, 50 Кредит 62 субсчет 2 "Расчеты по авансам  полученным".

На дату поступления  аванса исчисляется НДС по расчетной  ставке, так как налоговая база определяется исходя из суммы полученной оплаты с учетом НДС (п. 4 ст. 164 НК РФ).

Налоговая ставка определяется как процентное отношение  налоговой ставки, предусмотренной  п. 2 или 3 ст. 164 НК РФ, к налоговой  базе, принятой за 100 и увеличенной на соответствующий размер налоговой ставки (то есть 10/110 или 18/118).

Отражать начисление НДС при получении аванса можно двумя способами - либо по Дебету счета 62, либо по Дебету счета 76.

Исчисление  НДС с суммы полученного аванса отражается в учете проводкой:

Дебет 62 субсчет 2 "Расчеты по авансам полученным" Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС" - начислен НДС с полученного аванса.

При передаче покупателю материальных ценностей (выполнении работ, оказании услуг), в счет которых был получен аванс, начисленную сумму НДС восстанавливают. В учете это отражается проводкой:

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 62 субсчет "Расчеты по авансам полученным" (76 субсчет "НДС с авансов") - восстановлена сумма НДС, ранее начисленная с полученного аванса.

Кроме того, сумму, ранее учтенную в качестве аванса, переносят непосредственно на счет 62:

Дебет 62 субсчет "Расчеты по авансам полученным" Кредит 62 - зачтен аванс, полученный от покупателей.

ЗАО ПДК «Апшеронск» получило от ООО "Кубаньлес" предоплату в размере 62 000 руб. Аванс был получен в счет предстоящей поставки, облагаемых НДС по ставке 18%.

В бухгалтерском  учете ЗАО ПДК «Апшеронск»  сделаны такие проводки.

В день получения  аванса:

Дебет 51 Кредит 62 субсчет "Расчеты по авансам полученным" - 62 000 руб. - получен аванс на расчетный счет;

Дебет 62 субсчет "Расчеты по авансам полученным" Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС" – 9 458 руб. (62 000 руб. х 18% : 118%) - начислен НДС с полученного аванса.

После отгрузки товаров:

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 62 субсчет "Расчеты по авансам полученным" – 9 458 руб. - восстановлен НДС, начисленный  с аванса;

Дебет 62 Кредит 90 субсчет "Выручка" - 62 000 руб. - отражена выручка от продажи товаров;

Дебет 62 субсчет "Расчеты по авансам полученным" Кредит 62 - 62 000 руб. - зачтен аванс, ранее полученный от покупателя;

Дебет 90 субсчет "НДС" Кредит 68 субсчет "Расчеты  по НДС" – 9 458 руб. - начислен НДС к уплате в бюджет.

 

3.5 Учет  по претензиям

 

В процессе совершения сделок у сторон, исполняющих договор, могут возникнуть взаимные претензии друг к другу. Урегулирование споров между юридическими лицами возможно в два этапа. На первом этапе одна сторона предъявляет претензию другой стороне, нарушившей договорные обязательства. Если после этого стороны не смогли прийти к согласию, то на втором этапе пострадавшая сторона обращается с иском в арбитражный суд.

На субсчете 76-2 "Расчеты по претензиям" отражаются расчеты по претензиям, предъявленным  поставщикам, подрядчикам, транспортным и другим организациям, а также по предъявленным и признанным (или присужденным) штрафам, пеням и неустойкам.

По дебету счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" отражаются, в частности, расчеты по претензиям:

- к поставщикам, подрядчикам и транспортным организациям по выявленным при проверке их счетов (после акцепта последних) несоответствия цен и тарифов, обусловленных договорами, а также при выявлении арифметических ошибок - в корреспонденции со счетом 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" или со счетами учета производственных запасов, товаров и соответствующих затрат, когда завышение цен либо арифметические ошибки в предъявленных поставщиками и подрядчиками счетах обнаружились после того, как записи по счетам учета товарно-материальных ценностей или затрат были совершены (исходя из цен и подсчетов, отфактурованных поставщиками и подрядчиками);

- к поставщикам  материалов, товаров, как и к  организациям, перерабатывающим материалы  организации, за обнаруженные  несоответствия качества стандартам, техническим условиям, заказу - в корреспонденции со счетами 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками";

- к поставщикам,  транспортным и другим организациям  за недостачи груза в пути  сверх предусмотренных в договоре  величин - в корреспонденции со счетом 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками";

- за брак  и простои, возникшие по вине  поставщиков или подрядчиков,  в суммах, признанных плательщиками  или присужденных судом, - в корреспонденции  со счетами учета затрат на  производство;

- к кредитным организациям по суммам, ошибочно списанным (перечисленным) по счетам организации, - в корреспонденции со счетами учета денежных средств, кредитов.

Претензии к  покупателю могут предъявляться  в случае нарушения им условий  оплаты.

В претензии  ЗАО ПДК «Апшеронск» вправе потребовать от покупателя полной оплаты товара и уплаты процентов за просрочку платежа (ст. 395 и 486 Гражданского кодекса РФ).

Так, например в 2010 году ЗАО ПДК «Апшеронск» передало по договору купли-продажи продукцию собственного производства на сумму 15 000 руб. По условиям договора покупатель – ЗАО «Рассвет» должен был оплатить продукцию в течение 10 дней с момента ее получения.

В оговоренный  срок оплата не была произведена. Через  неделю после истечения срока  платежа ЗАО ПДК «Апшеронск» направил покупателю претензию, в которой потребовал оплатить товар и уплатить проценты за просрочку платежа в размере, предусмотренном в договоре (1% за каждый день просрочки).