Движение денежных средств

Кредитная карта позволяет  ее держателю осуществлять операции в размере предоставленной банком кредитной линии, т.е. заемных средств.

Чтобы стать держателем корпоративной банковской карты, организация должна представить в банк заявление на ее приобретение в соответствии с условиями использования. В заявлении обычно указывают тип карты, тип валюты, вносимой на специальный карточный счет, желаемый порядок получения выписок со счета, имя и паспортные данные будущего пользователя карты.

Для перечисления средств  с расчетного счета на специальный  карточный счет организация подает в свой обслуживающий банк платежное  поручение на перевод средств. Тогда  для учета средств, перечисленных на специальный карточный счет, необходимо открыть к счету «Специальные счета в банках» самостоятельный субсчет. Все записи на субсчете могут производиться только на основании выписок банка со специального карточного счета. По дебету этого субсчета будут показываться суммы, поступившие на карточный счет с расчетного счета держателя карты, а по кредиту - суммы, списанные в оплату расходов, произведенных по карте, и суммы комиссии, уплаченной банку за обслуживание. Сальдо по субсчету будет отражать остатки средств, не использованных по карте на конец месяца.

Сотрудник, которому выдали карту, получает возможность приобретать  материальные ценности или услуги с  оплатой через карту. При проведении операций с банковскими картами  необходимо составлять документы на бумажном носителе - слип, квитанцию электронного терминала или банкомата (или иные документы, предусмотренные банковскими правилами и договорами между участниками расчетов). Слип или квитанции должны содержать следующие обязательные основные реквизиты: наименование (идентификатор банкомата, организации, обменного пункта и пр.), дату совершения операции, сумму операции, валюту операции, реквизиты банковской карты, допустимые правилами безопасности, подпись держателя карты.

При отражении выдачи под отчет  работнику пластиковой карты на счетах бухгалтерского учета делается следующая запись:

- дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

- кредит 55.4 «Специальные счета в банках», субсчет «Корпоративные банковские карты».

-После представления и утверждения  авансового отчета подотчетного лица о произведенных расходах на счетах бухгалтерского учета делается запись:

- дебет 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» , 44 «Расходы на продажу» и др.

- кредит 71 « Расчеты с подотчетными лицами ».

Так же наряду с банковскими корпоративными пластиковыми  картами широко применяется, так называемые топливные пластиковые карты, это не банковские карты.

Топливные карты бывают двух видов:

- карты с магнитной полосой;

- смарт-карты, то есть  карточки со встроенной микросхемой.

Все топливные пластиковые  карты делятся также на:

- денежные;

- литровые, фиксирующие  объемы приобретенного топлива  в литрах, а не их стоимость  в рублях, что более выгодно,  поскольку при любых колебаниях  цен на рынке количество топлива,  принадлежащего владельцу топливной карты, остается неизменным.

Широко распространенные в настоящее время способы  приобретения бензина за наличный расчет и безналичный расчет (с использованием талонов, корпоративных карт и топливных  карт с магнитной полосой) постепенно вытесняются системой, основанной на применении топливных микропроцессорных пластиковых карт.

Топливная микропроцессорная  пластиковая карта (Oil Card) - это платежная  небанковская карта со встроенной микросхемой (микрочипом), выпускаемая топливной  компанией и (или) владельцем сети АЗС. Она предназначенная для учета отпущенного топлива поставщиком для покупателя, а также для учета объема и ассортимента топлива, полученного покупателем на АЗС. Данная карта, имеющая количественное выражение, не является платежным средством.

Использование топливных  пластиковых карт предполагает применение косвенной безналичной оплаты.

Косвенная безналичная  оплата - это форма оплаты за нефтепродукты  на АЗС магнитными и чиповыми картами, талонами и другими документами, являющимися эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов (Письмо ГМЭК от 28 ноября 1994 г. N АО-7-27 "О решении Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам").

Держатель карты - сотрудник (водитель) организации-покупателя, уполномоченный проводить операции с использованием карты от лица покупателя.

Покупатель - юридическое  лицо, заключившее с поставщиком  договор поставки топлива.

Субсчет Покупателя - литровый счет покупателя в процессинговом центре для учета объема и ассортимента топлива, а также количества условных единиц дополнительных услуг, которые могут быть получены по топливным картам.

Топливные пластиковые  карты с микропроцессором выпускаются  ОАО "ЛУКойл", "ЮКОС", Петербургской  топливной компанией ("ПТК"), Тюменской нефтяной компании ("ТНК"), "Сургутнефтегазом" и другими топливными компаниями, а также процессинговыми компаниями, небольшими сетями АЗС, которых по России немало.

В последнее время  топливные микропроцессорные карты  стали выпускать и банки (Автобанк и др.), поскольку стандартная платежная система (обычные многофункциональные банковские пластиковые карты) не подходит для работы на АЗС по следующей причине.

Держателями топливных  карт являются в основном юридические  лица, которые заинтересованы в получении самой обширной информации по отпуску топлива в целях установления жесткого контроля за своими водителями: по какой карте, когда, сколько, на какую сумму, по какой цене, на какой АЗС, какой марки бензин и т.д. Получить такую нестандартную информацию в рамках стандартной платежной системы невозможно. Этим и вызвана в условиях растущей конкуренции на рынке финансовых услуг необходимость появления собственно "топливных" карт, выпускаемых банками.

В целях облегчения контроля организации  за приобретением топлива целесообразно в приложении к приказу по учетной политике определить порядок и сроки представления авансового отчета держателя топливной карты, а именно:

- авансовый отчет держателя  топливной карты должен представляться, как и Отчет (реестр) прессингового центра о движении топлива, ежемесячно;

- авансовый отчет держателя  топливной карты должен представляться  в те же сроки, что и Отчет  (реестр) прессингового центра о  движении топлива, например до 5 числа месяца, следующего за  отчетным.

Операции по приобретению бензина  у процессингового центра на условиях 100%-ной предоплаты в рассматриваемой ситуации отражаются следующими записями.

- перечислена 100%-ная предоплата  процессинговому центру за топливо  в объеме и ассортименте согласно  заявке организации, прайс-листу  и счету дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные» кредит 51 «Расчетный счет»;

- перечислена 100%-ная предоплата  за пластиковые карты согласно  счету процессингового центра  дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные» кредит 51 «Расчетный счет»;

- отражено получение топливных  пластиковых карт, имеющих количественное  выражение, в составе денежных  документов по стоимости их  приобретения согласно прайс-листу  процессингового центра - при передаче  топливных карт на основании  акта приема-передачи топливных карт дебет 50-3 «Денежные документы» кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

- учтена сумма НДС, предъявленная  процессинговым центром, по приобретенным  топливным картам дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

- отражено уменьшение задолженности  перед процессинговым центром  за счет ранее перечисленной  100%-ной предоплаты за пластиковые  карты - на основании акта приема-передачи  пластиковых карт дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные»;

- принята к вычету сумма НДС,  относящаяся к приобретенным  пластиковым картам (на основании  счета-фактуры процессингового центра) дебет 68 «Расчет по налогам и сборам» кредит 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»;

- отражена выдача под отчет  топливной карты ее держателю  (водителю автомобиля) - на основании  записи в журнале учета приема  и выдачи топливных карт дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредит 50-3 «Денежные документы»;

- учтена стоимость бензина, заправленного  в топливный бак, согласно Отчету (реестру) процессингового центра  о движении топлива по отдельно  взятой карте и авансовому  отчету водителя автомобиля дебет 10-3-2 «Топливо, приобретаемое с использованием топливных карт, в баках» кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

- учтена сумма НДС со стоимости  бензина, заправленного в топливный  бак дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» кредит 71«Расчеты с подотчетными лицами»;

- отражено уменьшение задолженности  перед процессинговым центром  за счет ранее перечисленной  100%-ной предоплаты за топливо  - после заправки автомобильного  бака держателем топливной карты  дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные»;

- принята к вычету из налоговых  обязательств перед бюджетом  сумма НДС по выбранному держателем  топливной карты покупателя и  оплаченному ранее бензину (на основании счета-фактуры процессингового центра по мере выборки бензина на АЗС) дебет 68 «Расчет по налогам и сборам» кредит 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»;

- признана в составе затрат  основного производства (общехозяйственных расходов) стоимость фактически израсходованного на служебные и коммерческие поездки бензина - на основании путевых листов и Отчета (реестра) процессингового центра дебет 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» кредит 10-3 «Материалы топливо».

 На практике в целях упрощения  оформления первичных документов  некоторые организации при осуществлении  таких операций не используют  счет 71 "Расчеты с подотчетными  лицами".

Во избежание проблем с налоговыми органами, а также в целях обеспечения контроля за использованием водителями автомобилей бензина рекомендуем проводить расчеты через подотчетных лиц.

Вся информация о движении денежных средств (переводов) предприятий (преимущественно выручка от продажи  товаров организаций, осуществляющих торговую деятельность) в рублях и иностранных валютах, внесенных в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный или иной счет организации, но еще не зачисленные по назначению, отражаются на счете 57 «Переводы в пути».

Основанием для принятия на учет по счету 57 «Переводы в пути»  сумм (например, при сдаче выручки от продажи) являются квитанции кредитной организации, сберегательной кассы, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторами и т.п.

Движение денежных средств (переводов) в иностранной валюте учитывают на счете 57 обособленно. Суммы наличных денежных средств, сданных кредитным организациям, сберегательным банкам или почтовым отделениям, списывают в дебет счета 57 с кредита счета 50 «Касса». С кредита счета 57 денежные средства списывают в дебет счета 51 «Расчетный счет» (согласно выписке банка) или других счетов в зависимости от их использования (50, 52, 62, 73) [24].

 

2.5. Инвентаризация денежных средств

 

 

Ежегодно предприятие  ООО «Экспо-Мед» проводит инвентаризацию имущества, расчетов, а также денежных средств. Инвентаризация денежных средств включает в себя, прежде всего, инвентаризацию кассы, а также инвентаризацию расчетного счета, валютного счета и прочих счетов. Она должна  осуществляться в соответствии с графиком проведения  инвентаризаций, однако в ООО «Экспо-Мед»  такой  график  отсутствует. Особенностью  инвентаризации  денежных  средств  является  то,  что  она должна  быть внезапной, в  графике должна быть указана лишь периодичность проведения  проверок  денежной  наличности.

Инвентаризация кассы в организации производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40 и Письмом Банка России от 4 октября 1993 г. № 18. Основные документы, которые изучаются при инвентаризации кассы, являются: кассовая книга, отчеты кассира, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации доверенностей, журнал (книга) регистрации депонированных сумм, журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей, оправдательные документы к кассовым документам.