Облік і аудит наявності, руху основних засобів та аналіз їх технічного стану

На етапі класифікація – треба визнати до яких класифікаційних груп належить кожний об’єкт , визнаний об’єктом основних засобів.

Основні засоби доцільно класифікувати за їх функціональним призначенням, галузями, речовим, натуральним характером і видами, за використання і належністю.

За функціональним використанням розрізняють основні засоби виробничі та невиробничі. До виробничих основних засобів відносяться ті засоби праці, що безпосередньо беруть участь у виробничому процесі тривалий час, створюють умови для його нормального здійсненню (будівлі, машини, обладнання тощо, що діють у сфері матеріального виробництва) і служать для збереження і переміщення предметів праці, а їхня вартість переноситься на готову продукцію поступово, частинами, по мірі використання.

Невиробничі основні засоби – це основні засоби, що не беруть безпосередньої участі у виробничому процесі і не переносять свою вартість на продукт, призначені в основному для обслуговування комунальних і культурно-побутових потреб робітників (будівлі, обладнання для побутових потреб робітників, що використовуються у невиробничій сфері), але знаходяться у введенні (на балансі) промислових підприємств.

Мабуть, багатьох бухгалтерів цікавить питання щодо критеріїв віднесення основних засобів, придбаних (отриманих) підприємством, до виробничих або невиробничих. Отже, спочатку звернімося до пп. 8.1.4. Закону, яким визначено, що під терміном “невиробничі фонди” слід розуміти капітальні активи, які не використовуються у господарській діяльності платника податку.

Водночас господарська операція у розумінні Закону про прибуток – це діяльність платника податку, спрямована на отримання доходу у грошовій, матеріальній або нематеріальній формах, у разі якщо безпосередня участь такої особи в організації такої діяльності є регулярною, постійною та суттєвою.

Таким чином, нічого конкретного щодо класифікації виробничих і невиробничих основних засобів у Законі про прибуток не сказано. Тому, бухгалтеру слід вирішувати це питання самостійно. Пропонуємо застосовувати метод виключення для визначення того, до яких саме основних засобів належать ті чи інші об’єкти. Цей метод полягає у тому, що слід визначити, без яких основних засобів здійснення виробничого процесу на підприємстві є неможливим, а без яких – можливим. При цьому обов’язково потрібно враховувати специфіку підприємства.

Наприклад, підприємство придбало побутовий холодильник. До якого основного фонду він належить – виробничого чи невиробничого? У цьому випадку потрібно знати, де буде стояти холодильник і з якою метою його придбано. Якщо підприємство є торговим і має роздрібні точки, що реалізують продовольчі товари або медикаменти, то холодильник буде виробничим основним фондом, навіть не зважаючи на те, що він є побутовим. А от якщо холодильник встановлено в офісі й у ньому зберігаються мінеральна вода та обіди працівників, то, звісно, такий холодильник слід вважати невиробничим основним фондом.

Але не завжди все є таким очевидним. Як вчинити бухгалтеру на великому підприємстві, де основних засобів – десятки або навіть сотні одиниць? Для того щоб правильно кваліфікувати придбаний основний засіб, бухгалтеру потрібно налагодити взаємозв’язок з усіма підрозділами таким чином, щоб ще на стадії придбання було чітко відомо, для якого підрозділу придбавається основний фонд та з якою метою.

Нагадаймо, що у разі якщо основний засіб придбано для виробничих потреб, але бухгалтеру складно пояснити це контролюючим органом, то допоможе звичайний директорський наказ. У наказі можна роз’яснити призначення основного фонду і мотивувати це певними виробничими процесами. Наприклад, якщо той же самий холодильник встановити у виробничому цеху, то постане запитання: “Для чого він там?”. Може спасти на думку, що його використовують працівники для охолодження води улітку, а насправді у холодильнику охолоджують сталеві плівки для подальшої обробки. Тому наказ директора позбавить бухгалтера обов’язку бігати підрозділами і з’ясовувати, що і для чого використовується.

У бухгалтерському обліку для зручності невиробничі основні засоби доцільно обліковувати на спеціальних субрахунках таким чином: субрахунок 104 “Машини і обладнання (виробничі)”, 1041 “Машини і обладнання (невиробничі)”. Таким чином, при складанні Акта приймання-передачі основного засобу (форма № 03-1) відразу ж зазначається субрахунок у бухгалтерському обліку і тоді вже напевне невиробничі основні засоби не потраплять до виробничих.

Правильне віднесення основних засобів до виробничих або невиробничих є дуже важливим і для обліку податкового кредиту з ПДВ, адже пп. 7.4.1 Закону про ПДВ чітко передбачене формування податкового кредиту із сум ПДВ, що є складовою вартості товарів (робіт, послуг), які належать до валових витрат. Із 31.03.2005 р. є чинною нова редакція пп. 7.4.1 Закону про ПДВ, відповідно до якої право на податковий кредит виникає у разі, якщо основні засоби планується використовувати для оподаткування операцій у межах господарської діяльності платника податку. При оприбуткуванні основних засобів, які у податковому обліку належить до виробничих основних засобів, сума ПДВ належить до податкового кредиту. А от у разі оприбуткування невиробничого основного фонду сума ПДВ не належить до складу податкового кредиту з ПДВ, а збільшує вартість такого основного фонду як у бухгалтерському, так і у податковому обліку.

За використанням основні засоби поділяються на діючі (ті, що використовуються у господарстві), не діючі (ті, що не використовуються у цей період часу у зв’язку з тимчасовою консервацією окремих цехів), і запасні (різне обладнання, що перебуває в резерві і призначене для зміни об’єктів, що вибули або ремонтуються).

Істотне значення для обліку основних засобів має їх розподіл за ознакою належності на власні і орендовані.

Власні цілком належать підприємству, а орендовані є власністю інших підприємств і відповідно до договору оренди використовуються на даному підприємстві.

Основні виробничі фонди в залежності від ступеня їхнього впливу на предмет праці розділяють на активні і пасивні.

До активних відносяться такі основні засоби, що у процесі виробництва безпосередньо впливають на предмет праці, видозмінюючи його, прямо впливаючи на величину виробничої потужності й обсяг продукції. У цілому по підприємствах промисловості (без врахування галузевої специфіки) активна частина включає силові машини й устаткування, робочі машини й устаткування, вимірювальні і регулюючі прилади і пристрої, інструменти.

Всі інші основні засоби відносяться до пасивних, тому що вони  безпосередньо не впливають на предмет праці, а створюють необхідні умови для нормального протікання виробничого процесу.

За принципом матеріально-натурального складу і виробничого призначення підрозділяються на:

1) будинки – архітектурно-будівельні  об’єкти, призначені для створення  необхідних умов праці (виробничі  корпуси цехів, гаражі, складські  приміщення, виробничі лабораторії);

2) спорудження – інженерно-будівельні  об’єкти, призначені для виконання  тих чи інших технічних функцій, необхідних для процесу виробництва  і не зв’язаних зі зміною  предметів праці (насосні станції, тунелі, мости й очисні спорудження, резерви і т.д.);

3) передаточні пристрої – пристрої, за допомогою яких передаються  енергія різних видів, а також  рідкі і газоподібної речовини (нафтопроводи, газопровід і т.п.);

4) машини й устаткування в  т.ч.:

– силові машини й устаткування, призначені для вироблення і перетворення енергії (генератори, двигуни);

– робочі машини й устаткування. Які використовуються безпосередньо для впливу на предмет праці чи для його переміщення в процесі створення продукції чи надання послуг, тобто для особистої участі в технологічних процесах (верстати, преси, підйомно-транспортні механізми й ін.);

– вимірювальні і регулюючі прилади і пристрої, лабораторне устаткування і т.п.;

– обчислювальна техніка;

– інші машини й устаткування;

5) транспортні засоби, призначені  для транспортування вантажів і людей у межах підприємства і поза ним;

6) інструменти усіх видів і  пристосування що прикріплюються  до машин для обробки виробу (затиски, тиски і т.д.);

7) виробничий інвентар, який використовують  для проведення виробничих операцій (робочі столи), збереження рідких і сипучих тіл, охорона праці і т.д.;

8) господарський інвентар.

При класифікації основних засобів необхідно керуватися тим, що об’єкт основних засобів – це закінчений пристрій з усіма пристосуваннями і приладдям до нього або окремий конструктивно відокремлений предмет, що призначений для виконання певних самостійних функцій, чи відокремлений комплекс конструктивно з’єднаних предметів одного або різного призначення, що мають для їх обслуговування загальні пристосування, приладдя, керування та єдиний фундамент, внаслідок чого кожен предмет може виконувати свої функції.

По податковому законодавству, починаючи з 2003 року основні засоби групуються за чотирма групами (раніше було три). В лісгоспі також дотримуються такої класифікації.

До групи І входять будівлі, споруди їх структурні компоненти, в тому числі житлові будинку та передавальні пристрої.

До групи ІІ належать автомобільний транспорт, меблі, інше конторське (офісне) обладнання, побутові електричні, оптичні, електромеханічні прилади і інструменти.

До групи ІІІ входять інші основні засоби, що не ввійшли до груп І та ІІ, включаючи прилади промислового призначення, сільськогосподарські машини та знаряддя, робочу то продуктивну худобу та багаторічні насадження.

До групи IV включаються придбані після 01.01.2003 р. електронно-обчислювальні машини, інші машини для автоматичної обробки інформації, їх програмне забезпечення, телефони (в тому числі стільникові), мікрофони та рації, вартість яких перевищує вартість малоцінних предметів, а також витрати на їх поліпшення.

Новий план рахунків і прийняті до застосування Положення (стандарти) бухгалтерського обліку передбачають, що однакові за технічними характеристиками, призначенням та способом використання об’єкти основних засобів можуть бути об’єднанні в групи, наприклад:

1. земельні ділянки;
2. капітальні витрати на поліпшення земель;
3. будинки, споруди та передавальні пристрої;
4. машини та обладнання;
5. транспортні засоби;
6. інструменти, прилади та інвентар;
7. робоча і продуктивна худоба;
8. багаторічні насадження;
9. інші основні засоби.

На етапі оцінки формується первісна вартість кожного об’єкта, тобто та вартість за якою його буде відображено в обліку.

Необхідною умовою правильного обліку основних засобів в лісгоспі є єдиний принцип їх грошової оцінки – по первісній, залишковій, відновлювальній і ліквідаційній вартості.

Первісна оцінка основних засобів – це собівартість їх придбання або створення, тобто – це сплачена сума грошових коштів або їхніх еквівалентів, або справедлива вартість іншої форми компенсації (інших активів або зобов’язань), наданої для отримання активу на момент його придбання або створення.

Собівартість об’єкта основних засобів включає купівельну ціну (у тому числі ввізне мито та безповоротні податки) та витрати, що безпосередньо пов’язані з приведенням цього об’єкта в робочий стан (стан, який дає можливість використовувати його за прямим призначенням).

Первісна вартість об’єкта в держлісгоспі складається з таких витрат:

• сума, що сплачується постачальником активів та підрядникам за виконання будівельно-монтажних робіт (без непрямих податків);
• реєстраційні збори, державне мито та аналогічні платежі, що здійснюються у зв’язку з придбанням об’єкту основних засобів;
• суми ввізного мита;
• суми непрямих податків у зв’язку з придбанням основних засобів;
• витрати зі страхування ризиків доставки основних засобів;
• витрати на встановлення, монтаж та налагодження даних активів;
• інші витрати, безпосередньо пов’язані з доведенням основних засобів до стану, в якому вони придатні для використання із запланованою метою.

Первісна вартість збільшується на суму витрат, пов’язаних з поліпшенням об’єкта (модернізація, модифікація, добудова, дообладнання, реконструкція тощо), що призводить до збільшення майбутніх економічних вигод, первісно очікуваних від використання об’єкта. Первісна вартість зменшується у зв’язку з ліквідацією даних об’єктів.

Під справедливою вартістю основного засобу розуміють вартість конкретного об’єкта даних активів, що може бути тримана в операціях обміну між проінформованими, зацікавленими та незалежними сторонами. Згідно з додатком до П(С)БО 19 “Об’єднання підприємств” справедлива вартість основних засобів в ДП “Коростишівський лісгосп” визначається:

– земля та будівлі – ринкова вартість;

– машини та обладнання – ринкова вартість. У разі відсутності даних про ринкову вартість – відновлена вартість (сучасна собівартість придбання) за вирахуванням суми зносу на дату оцінки;

– інші засоби – відновлювальна вартість (сучасна собівартість придбання) за вирахуванням зносу на дату оцінки.