Облік і аудит наявності, руху основних засобів та аналіз їх технічного стану

З метою підтримання основних засобів в належному стані на даному підприємстві виконуються ремонтні роботи. Облік ремонту і модернізації основних засобів в лісгоспі організовано так, щоб облік забезпечив виявлення усіх витрат на правильне їх до собівартості виконаних робіт.

3. Акт на списання основних засобів (форма №03-3), (додаток 3).

Форма застосовується для оформлення вибуття основних засобів (крім автотранспортних засобів) при повному або частковому їх списанні. Акт складається у двох примірниках комісією, призначеною керівником підприємства, будови, організації, затверджується керівником підприємства (організації) або особою, на те уповноваженою. Перший примірник акта передають до бухгалтерії, другий залишається у особи, відповідальної за зберігання основних засобів, та є підставою для здачі на склад запчастин, що залишилися в результаті їх списання, а також матеріалів, металобрухту тощо.

Витрати зі списання, а також вартість матеріальних цінностей, що надійшли від зношення та розбирання будинків, споруд, демонтажу обладнання тощо, відображають в акті у розділі “Розрахунок результатів списання об'єктів”.

Таблиця 2.4.

Процедура документообігу на Акт списання основних засобів

 ДП “Коростишівське лісове  господарство”

 

Наймену-вання господарсь-кої операції	Зміст роботи з документами	Строк виконання	Виконавець			Одержувач
1. Ліквідація об’єкту	1.1. Підготовка технічної документації	За три робочі дні до дати ліквідації	Структурний підрозділ, який списує об’єкт			Комісія, яка списує об’єкт
	1.2. Складання та підписання документу	В день ліквідації об’єкту	Приймальна комісія			Бухгалтер структурного підрозділу, бухгалтер по матеріалах
	1.3. Перевірка та підписання документу	Протягом одного робочого дня після ліквідації	Бухгалтер по матеріалах			Директор
	1.4. Затвердження документу	Протягом трьох робо-чих днів після лікві-дації, але не пізніше, ніж до закін-чення робочого місяця	Директор			Бухгалтер по матеріалах
	1.5. Відображення даних у регістрах  бухгалтерського обліку	Протягом робочого дня після надходження документації, але не пізніше другого робочого дня місяця, наступного за звітним	Бухгалтер по матеріалах
2. Безопла-тна передача	2.1. Складання документу в двох  примірниках	В день списання об’єкту	Комісія, яка передає об’єкт	Бухгалтер структурного підрозділу, бухгалтер по матеріалах
	2.2. Перевірка та підписання документу	Протягом одного робочого дня після надходження документу	Бухгалтер по матеріалах	Директор
	2.3. Перевірка та підписання документу	Протягом одного робочого дня після надходження документу	Бухгалтер по матеріалах		Директор
	2.4. Затвердження документу	Протягом двох робочих днів	Директор		Структурний підрозділ, який передає об’єкт
3. Продаж об’єкту	3.1. Складання документу в трьох примірниках	За три робочі дні до дати продажу	Структур-ний підрозділ який про-дає об’єкт		Бухгалтер структурного підрозділу, бухгалтер по матеріалах
	3.2. Перевірка та підписання документу	Протягом одного робочого дня після надходження документу	Бухгалтер по матеріалах		Директор
	3.3. Затвердження документу	Протягом двох робочих днів	Директор		Структурний підрозділ, який продає об’єкт
	3.4. Підписання документу	В день продажу об’єкта	Структур-ний підрозділ, який продає об’єкт		Комісія, яка входить в склад передачі об’єкту
	3.5. Відображення даних у регістрах  бухгалтерського обліку	Протягом першого робочого дня після надходження документації, але не пізніше другого робочого дня місяця, наступного за звітним	Бухгалтер по матеріалах

 

Об’єкт основних засобів вилучається з активів лісгоспу у разі його вибуття внаслідок продажу, безоплатної передачі або невідповідності критеріям визнання активом.

Ліквідація даних об’єктів може здійснюватись з наступних причин:

а) у зв’язку з вимушеною заміною;

б) з ініціативи керівника або власника.

До умов ліквідації об’єктів основних засобів у зв’язку з вимушеною заміною відносяться: руйнування, знесення, розкрадання, псування, форс-мажорні обставини.

При ліквідації основних засобів у зв’язку з вимушеною заміною особливу увагу необхідно звернути на оформлення документів, що підтверджують необхідність даної заміни.

4. Акт на списання автотранспортних засобів (форма №03-4).

Застосовується для оформлення списання автомобіля вантажного чи легкового, причепа чи напівпричепа при їх ліквідації. Акт складається у двох примірниках та підписується комісією, що призначається директором лісгоспу і затверджується керівником підприємства чи особою, на те уповноваженою. Перший примірник передається до бухгалтерії, другий залишається у особи, відповідальної за зберігання основних засобів, та є підставою для здачі на склад матеріальних цінностей та металобрухту, що залишився в результаті списання.

Витрати зі списання, а також вартість матеріальних цінностей, що надійшли від розбирання автотранспортних засобів, відображають у розділі “Розрахунок результатів списання автомобіля (причепа, напівпричепа)”.

5. Інвентарна картка обліку основних засобів (форма №03-6), (додаток 4).

Застосовується для обліку всіх видів основних засобів, а також для групового обліку однотипних об'єктів основних засобів, що надійшли в експлуатацію в одному календарному місяці, та таких, що мають одне і те ж виробничо-господарське призначення, технічну характеристику та вартість.

Інвентарна картка ведеться в бухгалтерії на кожний об'єкт чи групу об'єктів. У випадку групового обліку картка заповнюється шляхом позиційних записів окремих об'єктів основних засобів.

Форма заповнюється в одному примірнику на основі “Акта (накладної) приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів” (форма №03-1), технічної та іншої документації.

Підставою для відміток про вибуття об'єктів основних засобів при передачі їх іншому підприємству (організації), а також про переміщення всередині підприємства є “Акт (накладна) приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів” (форма №03-1); при списанні об'єкта основних засобів внаслідок старіння чи зношення – “Акт на списання основних засобів” (форма №03-3). Записи про закінчені роботи з добудови, дообладнання, реконструкції та модернізації, ремонту об'єкта ведуться у картці на підставі “Акта приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів” (форма №03-2).

У розділі “Коротка індивідуальна характеристика об'єкта” записуються тільки основні якісні та кількісні показники основного об'єкта, а також найважливіші прибудови, пристосування та приладдя, що відносяться до нього, обмежуючись двома-трьома найважливішими для цього об'єкта якісними показниками, виключаючи дублювання даних, що є на підприємстві (організації), технічної документації на цей об'єкт.

Коротку індивідуальну характеристику у випадку групового обліку основних засобів дають не щодо кожного об'єкта окремо, а в цілому щодо усієї групи об'єктів, що враховуються в інвентарній картці.

При значній зміні якісних та кількісних показників у характеристиці об"єкта в результаті реконструкції (модернізації), добудови та дообладнання попередню інвентарну картку у разі неможливості відобразити в ній всі показники, що характеризують реконструйований (модернізований, дообладнаний (добудований) об'єкт в цілому, замінюють новою. Стару інвентарну картку зберігають як довідковий документ.

6. Опис інвентарних карток з обліку основних засобів (форма №03-7).

Застосовується для реєстрації інвентарних карток обліку основних засобів. Опис складається в одному примірнику бухгалтерією в цілях контролю за зберіганням інвентарних карток. Записи ведуться в розрізі класифікаційних груп (видів) основних засобів.

7. Картка обліку руху основних засобів (форма №03-8).

Застосовується для обліку руху основних засобів за класифікаційними групами при ручній обробці облікової документації.

Заповнюється на основі даних інвентарних карток відповідних груп (видів) основних засобів та звіряється з даними синтетичного обліку основних засобів.

На основі підсумкових даних цих карток заповнюються звітні форми з руху основних засобів.

8. Інвентарний список основних засобів (форма №03-9), (додаток 5).

Застосовується для пооб'єктного обліку основних засобів за місцем їх знаходження (експлуатації) за матеріально відповідальними особами.

Дані пооб'єктного обліку основних засобів за місцями їх знаходження (експлуатації) повинні бути тотожні записам в інвентарних картках обліку основних засобів, що ведуться в бухгалтерії.

9. Розрахунок амортизації основних засобів  (форма №03-14).

Застосовується для визначення суми амортизації основних засобів, що належить до нарахування у звітному місяці.

 

 

 

 

 

2.3. Синтетичний та аналітичний облік основних засобів.

Яким би шляхом і за яких обставин не було куплено чи продано об’єкт, усі бухгалтерські проведення повинні чітко відображати всі події, які відбулися з цим об’єктом під час таких операцій. А події в кожному випадку різняться між собою. У процесі придбання – чи то купівлі готового об’єкта з негайною оплатою або в кредит, чи то будівництво таких об’єктів власними силами або підрядним способом з поетапним введенням в експлуатацію і, відповідно, поступовою оплатою за кожний етап – найперше, що відбувається, - формування вартості майбутнього об’єкта, яка складається з елементів понесених на його придбання витрат. Процес придбання об’єкта основних засобів практично ніколи не завершується його надходженням від постачальника, тому що у ході підготовки придбаного активу до експлуатації, до цієї суми додаються інші, понесені у зв’язку з такою підготовкою, витрати.

Основні засоби підприємств формують в результаті:

- капітальних інвестицій (спорудження, придбання, виготовлення);

- внесків засновників (учасників) до статутного капіталу підприємства;

- в порядку безоплатної передачі іншими юридичними особами.

Синтетичний облік основних засобів ведеться на рахунку 10 «Основні засоби», який призначений для обліку й узагальнення інформації про наявність і рух як власних основних засобів, так і одержаних за умов фінансового лізингу, а також орендованих цілісних майнових комплексів, які належать до складу основних засобів.

По дебету рахунка 10 «Основні засоби» відображаються:

- надходження основних засобів (придбаних, створених, безоплатно отриманих), зарахованих на баланс підприємства;

- сума витрат, яка пов'язана  з поліпшенням об'єкта (модернізація, модифікація, добудова, дообладнання, реконструкція тощо), що приводить до збільшення майбутніх економічних вигод, первісне очікуваних від використання об'єкта;

- сума дооцінки вартості об'єкта основних засобів.

По кредиту рахунка 10 «Основні засоби» відображаються:

- вибуття основних засобів внаслідок реалізації, ліквідації, безоплатної - передачі іншим підприємствам;

- часткова ліквідація;

- сума уцінки вартості основних засобів.

Рахунок 10 «Основні засоби» ведеться за субрахунками:

101 «Земельні ділянки»,

102 «Капітальні витрати  на поліпшення земель»

103 «Будинки і споруди»,

104 «Машини й обладнання»,

105 «Транспортні засоби»,

106 «Інструменти, прилади  та інвентар»,

107 «Робоча і продуктивна  худоба»,

108 «Багаторічні насадження»,

109 «Інші основні засоби».

Аналітичний облік основних засобів ведеться по кожному об'єкту окремо.

Згідно з п. 8 П(С)БО 7 “Основні засоби ”, первісна вартість об’єкта основних засобів складається з таких витрат:

– суми, що сплачуються постачальникам активів та підрядникам за виконання будівельно - монтажних робіт (без непрямих податків);

– реєстраційні збори, державне мито та  аналогічні платежі, що здійснюються в зв’язку з придбанням (отриманням) прав на об’єкт основних засобів;

– суми ввізного мита;

– суми непрямих податків у зв’язку з придбанням (створенням) основних засобів (якщо вони не відшкодовуються підприємству);

– витрати зі страхування ризиків доставки основних засобів;

– витрати на встановлення, монтаж, налагодження основних засобів;

– інші витрати, безпосередньо пов’язані з доведенням основних засобів до стану, в якому вони придбанні для використання із запланованою метою.

В таблиці 2.5. наведено приклад придбання основних засобів ДП “Коростишівський лісгосп” на умовах попередньої оплати.

Таблиця 2.5.

Порядок проведення господарських операцій при придбанні основних засобів.

№ п/п	Зміст господарських операцій	Дебет	Кредит	Сума
1.	Сплачено постачальнику.	631	311	24000
2.	Нараховано податковий кредит з ПДВ.	644	631	4000
3.	Отримано об’єкт від постачальника.	15	631	20000
4.	Податковий кредит з ПДВ визнано в розрахунках з бюджетом. (Проведення одночасне з проведенням 3.)	641	644	4000
5.	Придбаний об’єкт вводиться в експлуатацію і зараховується до статті основних засобів за історичною (фактичною) собівартістю, що склалася на даний час на рахунку 15	10	15	20000

 

Також не потрібно забувати, що основне в бухгалтерському обліку послідовність операцій з нарахуванням податкового кредиту з ПДВ. Після сплати постачальнику авансу податковий кредит нараховується оборотами за дебетом рахунку 644, одразу після отримання (тобто настання другої події) – переносяться на рахунок 641 з кредиту рахунка 644. Таким чином, податковий кредит, нарахований у зв’язку зі сплатою авансу, утримується на рахунку 644 аж до моменту, коли настає час закрити розрахунки цим авансом. А доки цього не сталося (тобто до часу надходження активів), доти податковий кредит може скасовуватися так само, як аванс може повернутися підприємству від того, кому його було видано, адже оплата без отримання – це тільки оплата. Усе може статися після проведення попередньої оплати, наприклад зміна умов контракту, які на певному етапі вже можуть не задовольняти одну із сторін.

Тепер розглянемо важливість рахунку 15 “Капітальні інвестиції”, доти, доки придбаний актив (у вигляді розрізнених елементів витрат) враховується на рахунку 15, – цей актив не вважається об’єктом основних засобів. Так він стане називатися лише після списання всіх понесених на його придбання капітальних витрат на рахунок 10 “Основні засоби”, і відтоді ці витрати – вже не витрати, а первісна вартість об’єкта.