Организация учета материалов

Основные производственные запасы – это предметы труда, составляющие основу изготавливаемой продукции:

- сырье (продукция добывающей промышленности и сельского хозяйства);

- основные материалы (продукция обрабатывающей промышленности);

- покупные полуфабрикаты (материалы, прошедшие определенную обработку, но еще не ставшие готовой продукцией);

- комплектующие изделия (материальные ценности, предназначенные для комплектации изготавливаемого объекта).

Вспомогательные производственные запасы – это предметы труда, придающие  объекту определенные свойства и  качества (лаки, краски и т. п.) или  используемые для содержания средств  труда (смазочно-обтирочный материал).

Классификация по техническим свойствам используется в технологии производства и организации аналитического учета:

- сырья и материалов;

- покупных полуфабрикатов и комплектующих изделий, конструкций и деталей;

- топлива;

- тары и тарных материалов;

- запасных частей;

- прочих материалов;

- строительных материалов;

- материалов, переданных в переработку на сторону.

В условиях перехода к  рыночной экономике важное значение приобретает улучшение качественных показателей использования производственных запасов (снижение удельных затрат материалов в себестоимости продукции, всемерная экономия и т.д.). Эту задачу можно решить путем применения более прогрессивных конструкционных материалов, металлических порошков и пластмасс, замены дорогостоящих материалов более дешевыми, синтетическими без снижения качества продукции, сокращения отходов и потерь в производстве, комплексного использования природных и материальных ресурсов, максимального устранения потерь и непроизводительных расходов, широкого вовлечения в хозяйственный оборот вторичных ресурсов и попутных продуктов.

Улучшению ресурсосбережения  способствует упорядоченное первичной  документации, широкое внедрение  типовых унифицированных форм учета, повышение уровня механизации и  автоматизации учетно-вычислительных работ, обеспечения строгого порядка приемки, хранения и расходования сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий, топлива и др., ограничение числа должностных лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов. Для обеспечения сохранности производственных запасов, правильной приемки, хранения и отпуска ценностей важное значение имеет наличие в организации достаточного количества складских помещений, оснащенных весовыми и измерительными приборами, мерной тарой и другими приспособлениями. Необходимо также внедрять эффективные формы предварительного и текущего контроля за соблюдением норм запасов и их расходованием, уделять больше внимания повышению достоверности оперативного учета движения полуфабрикатов, комплектующих изделий, деталей и узлов в производстве /2, с.113/.

Данные бухгалтерского учета должны содержать информацию для изыскания резервов снижения себестоимости продукции в части рационального использования материалов, снижения норм их расхода, обеспечения надлежащего хранения и сохранности.

В связи с этим перед  учетом производственных запасов стоят  следующие задачи:

1) правильное и своевременное документальное оформление всех операций по заготовке, поступлению и отпуску производственных запасов; выявление и отражение затрат, связанных с их заготовлением; расчет и списание отклонений фактической себестоимости ценностей от их учетной стоимости (ТЗР) по направлениям затрат;

2) выбор наиболее приемлемой  оценки производственных запасов в текущем учете;

3) контроль за сохранностью  производственных запасов в местах  их хранения и на всех стадиях  движения;

4) постоянный контроль за соблюдением установленных норм запасов материальных ценностей;

5) систематический контроль  за использованием товарно-материальных  ценностей в производстве на базе обоснованных норм их расходования;

6) контроль за технологическими отходами и потерями и их использованием;

7) своевременное получение  точной информации о величине  экономии или перерасхода производственных  запасов по сравнению с установленными  лимитами (нормами);

8) своевременное осуществление  расчетов с поставщиками товарно-материальных  ценностей, контроль за ценностями, находящимися в пути, неотфактурованными поставками.

Для выполнения этих задач  необходимо обеспечить: надлежащую организацию  материально-технического снабжения  в организации; соответствующее  состояние складского и весоизмерительного хозяйства; наличие прогрессивных норм расхода сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий, деталей, топлива и других ценностей на единицу продукции. В целях повышения роли учета и контроля в этом деле надо в каждой организации иметь научно разработанную номенклатуру-ценник, установить четкий документооборот, своевременно проводить контрольные проверки и инвентаризации ценностей, не допускать значительных отклонений от норм запасов материальных ценностей, механизировать и автоматизировать учетно-вычислительные работы, своевременно заключать договоры о материальной ответственности с работниками складов и кладовых. Все службы организации следует обеспечить списком должностных лиц, имеющих право подписывать документы на получение и отпуск со складов товарно-материальных ценностей, а также выдавать разрешения (пропуска) на их вызов с организации.

В организациях применяется  большое количество разнообразных  товарно-материальных ценностей, используемых в процессе производства по-разному. Одни из них полностью потребляются в производственном процессе (сырье, материалы, комплектующие изделия, полуфабрикаты и т. п.), другие – изменяют только свою форму (смазочные материалы, лаки, краски), третьи – входят в изделия без каких-либо внешних изменений (запасные части), четвертые – только способствуют изготовлению изделий, не включаясь в их массу или химический состав (специальная оснастка), поэтому для формирования качественной информации по ним используется классификация методов по различным признакам, перечень которых зависит от особенностей деятельности организации.

По функциональной роли и назначению в процессе производства материальные ресурсы подразделяются на:

- сырье и материалы;

- покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия;

- топливо;

- тара и тарные материалы;

- запасные части;

- прочие материалы;

- материалы, переданные в переработку на сторону;

- временные сооружения;

- инвентарь и хозяйственные принадлежности, инструменты;

- специальная оснастка и специальная одежда на складе;

- специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации;

- лом и отходы, содержащие драгоценные металлы /10/.

В соответствии с Типовым  планом счетов бухгалтерского учета  для каждой из указанных групп  на счете 10 «Материалы» предназначен отдельный субсчет.

На субсчете 10-1 «Сырье и материалы» учитывается наличие и движение сырья и основных материалов, которые входят в состав вырабатываемой продукции, образуя ее основу, или являются необходимыми компонентами при ее изготовлении; вспомогательных материалов, которые участвуют в производстве продукции или потребляются для хозяйственных нужд, технических целей, содействия производственному процессу.

На субсчете 10-2 «Покупные  полуфабрикаты и комплектующие изделия» отражается наличие и движение покупных полуфабрикатов, готовых комплектующих изделий, приобретаемых для комплектования выпускаемой продукции, которые требуют затрат труда по их обработке или сборке.

На субсчете 10-3 «Топливо»  учитывается наличие и движение нефтепродуктов (нефть, дизельное топливо, керосин, бензин и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства, выработки энергии и отопления зданий, твердого (уголь, торф, дрова и др.) и газообразного топлива.

На субсчете 10-4 «Тара  и тарные материалы» учитывается наличие и движение всех видов тары (кроме используемой организацией как хозяйственный инвентарь), а также материалов и деталей, предназначенных для изготовления тары и ее ремонта (детали для сборки ящиков, бочковая клепка, железо обручное и др.).

На субсчете 10-5 «Запасные  части» учитываются готовые детали, узлы, используемые для замены изношенных при проведении ремонтов, а также  шины транспортных средств в запасе и обороте.

На субсчете 10-6 «Прочие  материалы» учитывается наличие  и движение отходов производства; материальных ценностей, полученных от выбытия основных средств, которые не могут быть использованы как материалы, топливо или запасные части в данной организации (металлолом, утильсырье); изношенных шин и утильной резины и т.п.

На субсчете 10-7 «Материалы, переданные в переработку на сторону» учитывается стоимость собственных материалов, приобретенных или созданных организацией для своего производства, но требующих доработки (первичной переработки), и в этих целях переданных организацией другому субъекту хозяйствования на условиях возврата этих материалов.

На субсчете 10-8 «Временные сооружения» учитывается наличие и движение временных сооружений в эксплуатации по фактической себестоимости, которые включаются в состав средств в обороте. Стоимость их погашается ежемесячно исходя из сроков эксплуатации в зависимости от длительности проведения работ, для которых они были необходимы. При этом принимается во внимание возвратная часть, то есть стоимость материалов, полученных от разборки указанных временных объектов.

На субсчете 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности, инструменты» учитывается наличие и движение инвентаря, инструментов, хозяйственных принадлежностей и других средств труда, которые включаются в состав средств в обороте.

На субсчете 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» учитывается поступление, наличие и движение специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной  одежды, находящихся на складах организации  или в иных местах хранения.

На субсчете 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в  эксплуатации» учитывается наличие  и движение специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды в эксплуатации (при производстве продукции, выполнении работ, оказании услуг, для управленческих нужд организации).

На субсчете 10-12 «Лом и  отходы, содержащие драгоценные металлы» учитываются наличие и движение лома и отходов, содержащих драгоценные  металлы.

В целях рациональной организации учета и контроля за использованием материалов в производстве и в связи с их широким ассортиментом организации помимо приведенной выше укрупненной экономической классификации материальных ценностей используют более детальную их группировку по техническим признакам и свойствам. Например, сырье и материалы подразделяются на: черные металлы, цветные металлы, химикаты и резинотехнические изделия, лесные материалы, кабельные изделия, конструкции и детали и т.д. Внутри групп и подгрупп ценности показываются в разрезе отдельных видов, марок, сортов. С этой целью в организациях разрабатываются номенклатуры (перечни) потребляемых в производстве материалов по их однородным признакам. При этом каждому наименованию и сорту материалов присваивается условное цифровое обозначение – номенклатурный номер (шифр), который затем проставляется во всех документах по наличию и движению товарно-материальных ценностей.

Для сокращения номенклатуры материалов и упрощения учета  в необходимых случаях однородные, близкие по своим свойствам и незначительно отличающиеся по цене материалы могут объединяться в единый номенклатурный номер. Номенклатурные номера строятся по-разному. Они могут состоять из шести знаков, имеющих следующую структуру: первые два знака образуют номер балансового счета, третий – номер группы, четвертый – номер подгруппы, два последних – порядковый номер материала в подгруппе. Структура номенклатурных номеров, имеющих девять знаков, следующая: первые два знака образуют номер балансового счета, третий – номер субсчета, четвертый – номер группы производственных запасов, пятый и шестой – номер подгруппы в каждой группе, три последних – порядковый номер материала в подгруппе.

При этом система шифровки может быть порядковая, серийная, поразрядная  и комбинированная. Число знаков в цифре должно быть минимальным, но достаточным для того, чтобы охватить важнейшие признаки всего перечня применяемых материалов. Некоторое количество шифров следует резервировать для материалов, которые могут поступить впервые. Присвоение номенклатурного номера на вновь поступившие материалы производится бухгалтерией или отделом материально-технического снабжения.

Номенклатура материалов, в которой указаны цены за единицу  учитываемых материалов, называется номенклатурой-ценником. Он представляет собой систематизированный перечень материалов, применяемых в организации, и используется в качестве справочника почти всеми отделами организации (отдел материально-технического снабжения, бухгалтерия, плановый, финансовый и т.д.). Отсюда наименования материалов (сорт, размер) в номенклатуре-ценнике должны быть технически грамотными и тождественны указываемым в ГОСТе или ТУ /3, с.356/.