Организация учета материалов

При получении материалов со складов местных поставщиков  экспедитор также должен иметь доверенность (форма М-2 или М-2а) (приложение Ж). Материальные ценности экспедитор доставляет на склад организации и сдает заведующему (кладовщику). Здесь их тщательно проверяют на соответствие количества, ассортимента и качества данных, указанных в сопроводительных документах. В необходимых случаях проводятся лабораторные анализы, испытания и другие проверки.

В СП ЗАО «Могилевский химкомбинат «Заря» используется доверенность формы М-2, в которой указывается: наименование организации, ее юридический адрес; по какое число действительна данная доверенность; наименование потребителя и его адрес; наименование плательщика и его адрес; номер счета в банке; дата выдачи, кому выдана; цель (например получение от ООО «БелЦвет ПВХ» г.Минск РБ материальных ценностей по счету); перечень материальных ценностей, подлежащих получению (номер п/п, материальные ценности, единицы измерения, количество); подпись лица, получившего доверенность, подписи руководителя и главного бухгалтера (приложение Ж).

Также в организации  ведется книга учета выданных доверенностей, в которой указывается: номер доверенности; дата выдачи; срок действия доверенности; должность и фамилия лица; которому выдана доверенность; поставщик; номер и дата наряда (заменяющего наряд документа) или извещения; расписка лица, получившего доверенность; номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения (приложение И).

При отсутствии расхождений поступившие материальные ценности приходуются на склад путем составления приходного ордера формы М-4 (М-4п).  В данной организации, в таком случае, составляется приходный ордер формы    М-4п (приложение К) /5, с.327/.

Например, в СП ЗАО «Могилевский химкомбинат «Заря» в структурное подразделение ТСЦ был принят зав. складом пигмент зеленый GREEN 835 (оксид железа) /РФ/, на основании товарно-транспортной накладной (приложение Л), на сумму 7430400руб., на что был составлен приходный ордер (приложение К).

При отсутствии каких-либо расхождений между документами  и доставленными ценностями приходный  ордер можно не выписывать, а оформлять приход проставлением штампа на сопроводительных документах поставщика (грузоотправителя), в оттиске которого содержатся основные данные приходного ордера. Здесь же материально ответственное лицо ставит подпись о оприходовании груза.

Когда поступают однородные грузы  от одного и того же поставщика несколько  раз в течение дня, их можно  приходовать общей массой в целом за день. Причем каждая отдельная приемка оформляется соответствующей квитанцией.

Иногда материальные ценности от поставщиков  поступают прямо в цех. Они  отражаются в учете как принятые на склад и переданные в цех.

Если количество или качество прибывших материалов не совпадает с данными сопроводительных документов, то принимает их комиссия по Акту о приемке материалов формы М-7 (М-7п). Он также составляется при приемке материалов, поступивших без документов (неотфактурованные поставки). Акт составляется в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации (по согласованию с поставщиком). Он утверждается руководителем организации или лицом, на то уполномоченным. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, а второй – отделу материально-технического снабжения (бухгалтерии) для предъявления претензии поставщику (виновнику) /5, с. 330/.

 Акт о приемке материалов формы М-7 (М-7п) является первичным документом при приходовании ценностей, и приходный ордер не оформляется.

При централизованной доставке материалов автомобильным транспортом поставщик  выписывает товарно-транспортную накладную  формы ТТН-1 в четырех экземплярах, один из которых служит основанием для оприходования материальных ценностей у грузополучателя (приложение Л).

На склады поступают также материалы  из цехов своей организации (неиспользованные материалы; отходы, полученные при ликвидации основных средств, от брака и т.п.). Они приходуются на склады по накладным-требованиям на отпуск (внутреннее перемещение) материалов формы М-11 (М-11п). СП ЗАО «Могилевский химкомбинат «Заря» использует накладные на внутреннее перемещение материалов формы М-13п (приложение М). Накладные-требования составляются в двух экземплярах материально ответственными лицами складов (цехов), которые сдают ценности. Один экземпляр остается у сдатчика (склада, цеха) и служит основанием для списания ценностей, а второй (по которому они приходуются) – у получателя (цеха, склада). Накладные-требования формы М-11 (М-11п) на возврат неиспользованных материалов выписываются в том случае, если ценности отпускались по ним, а не по лимитно-заборным картам, так как в последних предусматривается учет возврата материалов, ранее отпущенных в производство.

Материальные ценности, которые  находятся в стадии технической  приемки, лабораторного испытания, приходными документами не оформляются (то же, если потребители отказался от оплаты). Они принимаются на ответственное хранение и учитываются материально ответственными лицами в специальной книге с подразделением на «Материалы, ожидающие приемки» и «Материалы, находящиеся на временном ответственном хранении», а внутри этих групп – по отдельным партиям поступивших ценностей. Эти товарно-материальные ценности должны храниться на складах обособленно и до выяснения результатов приемки не расходоваться.

Прибывшие ценности приходуются в  соответствующих единицах измерения  – весовых, объемных, линейных и др. Если они поступают в одной единице измерения, например в квадратных метрах (рубероид), а отпускаются в другой (в рулонах), то их целесообразно учитывать одновременно в двух единицах измерения.

Для обобщения информации о наличии  и движении принадлежащих организации сырья, материалов, топлива, запасных частей и других ценностей предназначен активный синтетический счет 10 «Материалы», который имеет 12 субсчетов.

Причем указанные ценности на этом счете могут учитываться либо по фактической себестоимости их приобретения (заготовления), которая складывается из стоимости по покупным ценам и расходов по их заготовке и доставке в организацию, либо по учетным ценам. Организации, которые учитывают ценности на счете 10 «Материалы» по учетным ценам, используют активный синтетический счет 16 «Отклонение в стоимости материалов» совместно с активным синтетическим счетом 15 «Заготовление и приобретение материалов». В СП ЗАО «Могилевский химкомбинат «Заря» ценности учитывают по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) с отражением по счету 10 «Материалы».

Учет расчетов с поставщиками и  подрядчиками ведется на активно-пассивном  счете 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками».

При ведении учета  по полной журнально-ордерной форме  расчеты с поставщиками и подрядчиками отражаются в журнале-ордере № 6, который ведется по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в корреспонденции с дебетом счетов: 07 «Оборудование к установке и строительные материалы», 08 «Вложения во долгосрочные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материалов», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные затраты», 26 «Общехозяйственные затраты», 76 (субсчет 3 «Расчеты по претензиям») и др. В журнале-ордере № 6 одновременно ведется синтетический и аналитический учет.

После всех записей в  журнале-ордере № 6 подсчитывают итоги  по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в корреспонденции с дебетуемыми счетами (07,10,15,76 и др.). При этом выводят остаток по незаконченным расчетам на конец месяца. Выведенное сальдо по счету 60 должно равняться остатку по этому счету в Главной книге, а в аналитическом учете – суммам по платежным документам, против которых отсутствуют отметки об оплате или списании, записанным в журнале-ордере № 6.

Материальные ценности собственной выработки отражаются в журнале-ордере № 10 или 10/1, а приобретенные  через подотчетных лиц – в журнале-ордере № 7 /6/.

В последнее время  в практику управления широко внедряются персональные компьютеры различных  моделей. Важной особенностью этой техники  является возможность использования  традиционных форм учета, упрощения обработки, выявления и исправления ошибок в процессе работы, снижение затрат на ведение учета. В этом случае журнал-ордер № 6 может успешно вестись на указанных компьютерах в традиционной его форме. Однако в практике работы организаций при компьютеризации имеют место и другие формы журнала-ордера № 6.

Покупатели товаров, работ, услуг обязаны вести журнал учета получаемых от поставщиков первичных учетных, платежных и расчетных документов, в которых указаны реквизиты по НДС, и книгу покупок.

Поступление материалов на склад организации в учете, без использования счетов 15 и 16, отражается по фактической стоимости (такой метод применяется в СП ЗАО «Могилевский химкомбинат «Заря») следующими записями (приложение Л):

Д-т сч.10 «Материалы» - 6192000р. - на стоимость без учета НДС;

Д-т сч.18 «НДС по приобретенным  товарам, работам, услугам» - 1238400 р. - на сумму НДС указанную в расчетно-платежных документах поставщика;

К-т сч.60 «Расчеты с  поставщиками и подрядчиками» - 7430400 р. - на поступившие от поставщиков материалы по покупным (контрактным) ценам с учетом НДС и расходам, связанным с доставкой ценностей сторонним транспортом;

К-т сч.71 «Расчеты с  подотчетными лицами» - 14514410 р. - приобретенных через подотчетных лиц (приложение Т);

К-т сч.20 «Основное производство» - возвращаемых неиспользованных материалов цехами основного производства;

К-т сч.23 «Вспомогательные производства» - сдаваемых цехами вспомогательных производств;

К-т сч.28 «Брак в  производстве» - сдаваемых материалов от неисправимого брака;

К-т сч.70 «Расчеты с  персоналом по оплате труда» - при начислении заработной платы на погрузку, разгрузку, доставку материальных ценностей;

К-т сч.69 «Расчеты по социальному  страхованию и обеспечению» - на произведенные отчисления в фонд социальной защиты;

К-т сч.75 «Расчеты с  учредителями» - внесенных учредителями в счет вкладов в уставный фонд;

К-т сч.91 «Прочие доходы и расходы» (субсчет 1) – 4090 р. - оприходованных излишков материальных ценностей, выявленных при инвентаризации, на безвозмездно полученные ценности (приложение Т);

К-т сч.10 «Материалы» - поступивших от других материально  ответственных лиц своей организации либо из переработки /7/.  

Вся информация, накопленная  за отчетный месяц, переносится в Главную книгу. Дебиторская и кредиторская задолженности в конце отчетного периода отражаются в бухгалтерском балансе (месяц, квартал, год).

2.2 Документальное оформление и учет отпуска и расхода (внутреннего перемещения, реализации) материалов

Материалы со складов  организации отпускаются в цехи для изготовления продукции (работ, услуг) и на различные хозяйственные нужды, а также на сторону для переработки или реализации как излишние или ненужные.

Под отпуском в производство понимается отпуск материалов для изготовления продукции, выполнения работ или  оказания услуг и др. Отпуск материалов в кладовые цехов рассматривается как внутреннее перемещение. При отсутствии кладовых цехов отпуск ценностей с центральных складов считается расходом на производство.

Расход материалов со склада оформляется лимитно-заборными  картами формы М-8 (М-8п) (приложение Н), актами требованиями на замену (дополнительный отпуск) материалов формы М-10 (М-10п), накладными-требованиями на отпуск (внутреннее перемещение) материалов формы М-11 (М-11п), комплектовочными ведомостями, раскройными картами, товарно-транспортными накладными (форма ТТН-1), товарными накладными (форма ТН-2) и др.

При использовании вычислительной техники возможно применение карточек складского учета в качестве единого  документа для учета расхода  материалов в производство (приложение П). По данным карточек выдается машинограмма (ведомость) расхода материалов за подписями цеха-получателя и материально ответственного лица склада, отпустившего ценности.

Лимитно-заборные карты  применяются для оформления отпуска  материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а акты-требования на замену (дополнительный отпуск) материалов – для учета отпуска ценностей сверх установленного лимита или при замене одного материала другим. Отпуск материалов на производство разового потребления внутри организации (сдача возвратных отходов, внутреннее перемещение ценностей), а также хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, оформляется накладной-требованием на отпуск (внутреннее перемещение) материалов /3, с.398/.

При отпуске комплектующих изделий через комплектовочные кладовые в качестве расходного документа используются комплектовочные ведомости. В заготовительных цехах используются раскройные карты, по которым производится и отпуск материалов в производство.

Отпуск материалов сторонним организациям автомобильным транспортом оформляют товарно-транспортной накладной (форма ТТН-1) (приложение Р), а без участия автомобильного транспорта (почтой или нарочным) – товарной накладной (форма ТН-2) (приложение С).

В зависимости от направления расхода материальных ценностей в учете на счетах делаются записи (приложение Т):