Пути улучшения учета и повышение эффективности использования товарно-материальных запасов в связи с переходом на МСФО

На ТОО «Гелиос» важную роль в обеспечении сохранности имущества имеет правильный подбор работников на должности с материальной ответственностью. На эти должности нельзя назначать лиц, имеющие судимость за растраты, уволенных ранее с работы за хищения и злоупотребления, не оправдавшие доверия на прежних работах.

В процессе аудита складского хозяйства особое место отводится проверке материально-ответственных лиц. Кладовщика принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером предприятия.

От занимаемой должности он может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем предприятия. Прежде чем приступить к исполнению служебных обязанностей, материально ответственные лица обязаны изучить правила приемки ценностей и документального оформления операций по их приемке и отпуску, а также ведению учета в местах хранения. Материально ответственные лица должны быть ознакомлены с должностными инструкциями, в которых определены обязанности и права работников, порядок приема и отпуска ценностей, их документального оформления, ведения количественного учета, сроки предоставления отчетов в бухгалтерию.

При злоупотреблениях, неучтенные излишки материальных ресурсов обычно хранятся отдельно, поэтому при обследовании склада можно их обнаружить. Для их выявления в процессе обследования используются данные складского учета. Когда на ТОО «Гелиос»  имеются неучтенные излишки, в складском учете расход отдельных видов ценностей за определенные периоды превышает их приход. Это перерасход перекрывают за счет последующего поступления и оприходования материальных ценностей аналогичных наименований и сортов.

Сохранность товарно-материальных запасов зависит от условий хранения, поэтому следующим этапом контроля является проверка состояния складского хозяйства. Проверяют соблюдение правил хранения с точки зрения противопожарной безопасности и условий сохранности от порчи.

К организации работы складского хозяйства предъявляются следующие требования:

• Склады предприятия должны быть специализированны, так как материалы различных физико-химических свойств требуют разных режимов хранения;
• В соответствии с установленными правилами помещение склада должно быть оборудовано ящиками, контейнерами, стеллажами, полками, шкафами, ячейками для хранения материалов по секциям, а внутри – по группам, типо- и сорторазмерам;
• Должен производится контроль за соответствием фактического наличия их установленным нормам запаса (лимиту).
• На материалы каждого вида должен быть выписан ярлык, где указывается наименование материала, его номенклатурный номер, марка, размер, единица измерения, цену и лимит наличия материалов. Ярлык прикрепляется к месту хранения данного материала.

Все склады ТОО «Гелиос» обеспечены необходимыми приборами, мерной тарой и другими аналогичными приспособлениями. Весоизмерительные приборы периодически проходят поверку в специализированных лабораториях.

Таблица № 12

№ п/п	Содержание вопроса	Содержание ответа	Выводы
1	Имеется ли приказ об установлении круга лиц, которым дано право затребовать материалы, разрешить их отпуск со склада?	Да	Риск хищения низок. Проверить образцы подписей этих лиц находятся на складе
2	Разработан ли на предприятии номенклатура-ценник?	В первичных документах по движению производственных запасов указаны номенклатурные номера	Выборочно проверить эти документы
3	Производится ли приемка продукции производственно-технического назначения по количеству и качеству?	Да	Проверить соответствует ли она требованиям Инструкции о порядке приемки продукции по количеству и качеству

Аудитор проверяет правильность составления сличительной ведомости бухгалтерией предприятия и соответствие записей, внесенных в нее работниками бухгалтерии, бухгалтерским данным.

Неотъемлемой частью контроля сохранности материальных ценностей на складах предприятия является проверка складского учета. На предприятиях основные нарушения в ведении складского учета состоят в наличии отрицательных переходов остатков («красное» сальдо) по видам материальных ценностей, отсутствии записей о поступлении материалов по отдельным приходным документам, расхождении между данными карточек складского учета и бухгалтерского учета, завышении количества списываемых документов, неправильном подсчете остатков и т.д.

«Красное» сальдо свидетельствует о неполном или несвоевременном оприходовании поступивших материальных ценностей, списании завышенного количества материалов в производстве против фактически отпущенного, оформлении бестоварных документов на расход материалов, неправильном подсчет переходящих остатков и т.д.

Отрицательные переходящие остатки того или иного материала после очередного поступления этого вида материала временно закрываются, а количество материальных ценностей на эту величину уменьшается. Отрицательные остатки показывают размер неучтенных материалов и являются резервом для хищения.

Отдельные приходные документы, особенно по неотфактурованным поставкам, могу не отражаться в карточках складского учета. Для их выявления необходимо внезапно проверить все первичные документы кладовщика.

Таблица № 13

Проверка обеспечения сохранности товарно-материальных запасов

Проверка состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материальных ценностей в сочетании с последующей документальной проверкой дает возможность сделать обоснованные выводы о целостности ресурсов.

Случаи злоупотреблений и хищений, связанных с товарно-материальными запасами, могут быть представлены в таблице № 14:

Таблица № 14

Виды злоупотреблений

№ п/п	Содержание вопроса	Выводы
Злоупотребления допускаемые в операциях с товарно-материальными ценностями
1	Сокрытие фактически поступивших ТМЦ с целью их присваивания или в целях незадокументирования реализации на сторону
2	Фиктивное оприходование поступивших ТМЦ с целью присваивания денежных средств, предназначенных для их приобретения
Сокрытие ТМЦ, поступивших по железной дороге и другими транспортными средствами, которое может осуществляться следующими способами:
3	Составление фиктивных актов на недостачи грузов	Эти нарушения могут быть выявлены в результате сверки документов на не поступившие грузы с ж/д и анализа арбитража об отказе исков.
4	Учет поступающих грузов в составе материалов в пути
5	Переадресовка поступающих грузов на другие станции с последующим их учетом в составе утраченных
6	Списание грузов с баланса на основании отказа арбитража в удовлетворении исков к поставщикам и транспортным кампаниям, а также по причине истечения срока исковой давности

 

Виды хищений на складе

Прямые - носят временный характер до накопления перекрывающих его излишков.

Замаскированные - фиктивные приходные или расходные накладные других мест хранения, с которыми существуют товарные отношения.

Распространенный вид злоупотреблений на складах - накопление излишков ТМЦ посредством неполного отпуска получателям. Как результат сговора получателем и дележа выручки с ним.

Выявляется:

1. Внезапной инвентаризацией.
2. Выборочной проверкой по важнейшим группам материалов.

При перемещении со склада на склад в производство:

• Недостача может перекрываться суммовыми ризницами, возникающими в результате сознательных ошибок таксировке документов. При этом в обоих экземплярах операций совпадают, но количество неодинаково (со склада списывается  больше, чем поступило в производство).
• Ошибка в таксировке в одном экземпляре исправляется учетным работником без сверки с первым экземпляром, что ведет к не выявлению хищения.

При отгрузке и реализации:

• Возможно сознательное создание недостачи с последующим отнесением взыскиваемых сумм на дебиторский счета. В дальнейшем эти суммы списываются на основание отказа арбитража в иске.

Злоупотребления выявляются:

• В процессе проверки посредством анализа документов, предоставляемых одновременно покупателю и арбитражу. Привлекаются эксперты для проверки подлинности подписей и печатей.

2.2.2. Проверка правильности проведения инвентаризации товарно-материальных запасов

На ТОО «Гелиос»  инвентаризация производственных запасов  проводится в соответствии  с «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (приказ от 13.06.95 №49 «об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»). Для проведения инвентаризации на ТОО «Гелиос»  создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

На ТОО «Гелиос» инвентаризация проводилась с 15 января по 1 июня 2004г.

Проверку наличия и сохранности материальных ценностей  на складе №46 отдел внутреннего аудита начинает с обследования складского хозяйства и проведения их инвентаризации.

До проведения инвентаризации аудитор:

1. Запрашивает документы о результатах инвентаризации за прошлые периоды. На ТОО «Гелиос» вся документация по инвентаризации за предыдущие периоды хранится в отделе внутреннего аудита.
2. Анализирует изменения в количестве и структуре запасов.
3. Обсуждает с администрацией вопросы организации и проведения контрольно-инвентаризационной работы.
4. Ознакомляется с номенклатурой и объемами товарно-материальных ценностей, а также обо всех местах их хранения.
5. Выявляет дорогостоящие объекты и методы их учета.
6. Анализирует систему внутреннего контроля, хранения и документирования движения ценностей.
7. Договаривается об участии в инвентаризации компетентных специалистов и инструктирует их.

Руководитель группы аудиторов до начала проверки должен знать обо всех местах хранения материальных ценностей и составить перечень подлежащих инвентаризации ценностей.

Перед началом работы руководитель издает приказ №29 от 14 февраля 2003г. в котором назначается инвентаризационная. Текст приказа вручается членам инвентаризационной комиссии, а председателю комиссии передается контрольный пломбир.

В состав инвентаризационной комиссии, помимо материально ответственных лиц, обычно включают представителей руководства предприятия, а также соответствующих специалистов и работников бухгалтерии. Присутствие материально ответственных лиц при проведении инвентаризации обязательно. При проведении инвентаризации склада №46, в инвентаризационную комиссию входили: начальник отдела внутреннего аудита, 2 специалиста отдела внутреннего аудита, ведущий инженер спей отдела и материально-ответственное лицо.

Ошибкой аудитора будет проведение инвентаризации в отсутствие материально ответственных лиц. Если в результате проверки будет выявлена недостача материалов, то материально ответственное лицо может в последствии оспорить результаты инвентаризации и не признать факт недостачи. Такой ошибки, как отсутствие материально ответственного лица, отделом внутреннего аудита допущено не было.

Когда материально ответственное лицо отсутствует по уважительной причине, аудитор должен опечатать склад и приступить к инвентаризации только после выхода материально ответственного лица на работу.

Перед началом инвентаризации материально ответственное лицо составляет отчет по приходу и отпуску материальных ценностей на дату инвентаризации в двух экземплярах. Первый экземпляр передается в бухгалтерию предприятия, второй экземпляр – аудитору. Кроме того, председатель комиссии должен получить расписку у материально ответственных лиц в том, что все документы, относящиеся к приходу и расходу производственных запасов, сданы в бухгалтерию и что никаких оприходованных или не списанных в расход материалов в их распоряжении нет.

Аналогичные расписки берутся с лиц, имеющих подотчетные суммы на приобретение материалов или доверенности на их получение. После этого комиссия приступает к проверке наличия материальных ценностей путем взвешивания, пересчета или перемеривания.

Аудитору не следует самому подсчитывает и взвешивает материальные ценности и допускать чтобы счетный работник или материально ответственное лицо в это время производит соответствующие записи. Он должен следить за правильностью проведения работы и сам контролировать результаты проверки. Чтобы избежать недоразумений запись результатов ведет как аудитор так и материально ответственное лицо, периодически производя сверку указанных записей.