Пути улучшения учета и повышение эффективности использования товарно-материальных запасов в связи с переходом на МСФО

Результаты инвентаризации по каждому виду материалов были зафиксированы в инвентаризационных описях, которые составляются отдельно по местам нахождения или хранения ценностей и должностным лицам, ответственным за их сохранность. В описи материальные ценности отражаются по наименованию, виду, сорту, группе, номенклатурному номеру, в единицах измерения, принятых в учете, а также по фактическому наличию и по данным бухгалтерского учета.

Аудиторами не были включены в инвентаризационную опись материальные ценности, которые, по заявлению материально ответственного лица, якобы не принадлежат данной организации, а находятся временно у нее на хранении. По таким материалам комиссия должна составить отдельную опись, а затем путем встречной проверки выяснить, кому данные ценности принадлежат и почему хранятся на складе другой организации. Особое внимание при проверке комиссия обращает на номера, марки и наименования материалов. Во избежании случаев замены нового оборудования на бывшее в употреблении или более дорогостоящего на менее дорогое.

По данным инвентаризации составлены описи, которые были подписаны члены инвентаризационной комиссии, а материально ответственное лицо, кроме того, по каждой описи дал расписку примерно следующего содержания: «Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссией не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении».

Оформленную опись аудитор передает в бухгалтерию для составления сличительной ведомости.

Сличительные ведомости составляют только по тем ценностям, по которым выявлены отклонения от учетных данных. Их подписывает главный бухгалтер и материально ответственное лицо. Если установлены недостачи или излишки, то материально ответственное лицо представляет письменное объяснение.

Недостачи материальных ценностей сверх установленных норм убыли относятся на виновных лиц, а излишки подлежат оприходованию. Взаимозачет излишков и недостач в результате пересортицы допускается в виде исключения за один и тот же проверяемый период у одного и того же материально ответственного лица по материальным ценностям одного и того же наименования.

Недостача материальных ценностей сверх норм убыли и потери ценностей, когда конкретные виновники недостачи и порчи не установлены или во взыскании отказано судом, могут быть списаны предприятием на финансовые результаты.

О результатах инвентаризации инвентаризационной комиссией был отчет о проделанной работе Остатки по инвентаризационным ведомостям не соответствуют данным бухгалтерского учета практически по всем позициям, т.е. зафиксированы излишки и недостатки больше чем по 2/3 позициям. Задача отдела внутреннего аудита привести в соответствие данные инвентаризации с данными бухгалтерского учета по состоянию на последнюю отчетную дату. Поскольку  фактические остатки зафиксированы по состоянию на 15 февраля, а уже закончился май, необходимо было по документам провести корректировку фактических остатков   на последнюю отчетную дату по приходным и расходным документам. В настоящее время работниками отдела внутреннего аудита приведены в соответствие   документальные  остатки по складу №46.

Результаты выборочной инвентаризации показали, что идет несоответствие уже зафиксированных остатков скорректированных на последнюю отчетную дату с фактическим наличием, поэтому придется делать сплошную инвентаризацию всех материальных ценностей и на основе уже этой инвентаризации делать корректирующие проводки.

С 1июня, в течении 2- х недель проводилась сплошная инвентаризация по складу 46 –подшипники, под ревизию попало 375 наименований подшипников в количестве 10141  шт.  Из них 23 наименования, в количестве 195  шт. в описи отсутствовали.

Была проверена вся документация, отражающая проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей за проверяемый период: инвентаризационные описи, акты инвентаризации, протоколы инвентаризационных комиссий. Инвентаризационные описи были заполнены без помарок и пометок, незаполненные строки в них были перечеркнуты.

Результаты инвентаризации должны отражаться на счетах бухгалтерского учета следующими записями:

 

 

Таблица № 15

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
1	На сумму взаимозачета излишков и недостач.	201-208 подраздела 20 «Материалы»	201-208
2	На сумму излишков материальных ценностей.	201-208 подраздела 20 «Материалы»	727 «Прочие доходы от неосновной  деятельности»
3	На сумму недостачи материальных ценностей независимо от причин ее возникновения.	334 «Прочая дебиторская задолженность», субсчет «Недостачи и потери  от порчи ценностей»	201-208 подраздела 20 «Материалы»
4	На сумму недостачи материальных ценностей в пределах норм естественной убыли.	126 «Незавершенное строительство», 821 «Общие и административные расходы» и др.	334 «Прочая дебиторская задолженность», субсчет «Недостачи и потери  от порчи ценностей»
5	На сумму недостач сверх норм убыли, потери от порчи ценностей, а также хищение ценностей при отсутствии конкретных виновников и в случае отказа судом во взыскании с материально ответственных лиц вследствие необоснованных исков.	821 «Общие и административные расходы»	334 «Прочая дебиторская задолженность», субсчет «Недостачи и потери  от порчи ценностей»

2.2.3. Проверка операций по движению товарно-материальных запасов на складе

В понятие «движение» входит поступление, внутренние перемещения и потребление или реализация товарно-материальных запасов на сторону.

Основная задача проверки операций по поступлению товарно-материальных запасов – проверка полноты и своевременности оприходования поступающих материальных ценностей.

Основные каналы поступления:

• От поставщиков на основе договора поставки.
• Приобретение за наличный расчет через подотчетных лиц.
• Из собственного производства.
• Безвозмездная передача.
• Приобретение от физических лиц  за наличный расчет.

Проверка операций по поступление товарно-материальных запасов включает:

1. Соблюдение порядка и отчетов по доверенностям.
2. Проверка закупки материалов через подотчетных лиц. Своевременность оприходования, достоверность оправдательных документов.
3. Оприходование от собственного производства. Правильность их оценки.
4. Материалы в пути:

• реальность их стоимости;

• проверка утрат грузов, по которым не были предъявлены претензии;
• поступившие, но не оприходованные.

Нарушение порядка оприходования и списания товарно-материальных запасов приводит к хищению продукции, а также излишков сырья, из которых затем изготавливают неучтенную продукцию или же реализуют их без отражения операций в учете с целью сокрытия доходов от налогообложения и присвоение полученных средств.

Аудиторы, проверяя состояние учета движения материальных ценностей на складе №46, особое  внимание уделяют достоверность записей и правильность составления ведомости учета движения материалов по первичным документам на прием и отпуск материалов.

Одним из важных направлений работы внутреннего аудита является анализ производственных запасов, определения обеспеченности предприятия предметами труда для осуществления его бесперебойной деятельности.

Для анализа запасов материальных ценностей используют карточки складского учета, оборотные (сальдовые) ведомости и инвентаризационные описи, а также первичные документы. Непосредственно по первичным документам отдел внутреннего аудита осуществляет предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Проверка документов на поступление и оприходование материалов

При осуществлении контроля за правильностью и своевременностью документального оформления хозяйственных операций, связанных с поступлением, перемещением и отпуском материальных ценностей, выясним, какая первичная документация применяется на ТОО «Гелиос» .На предприятии все хозяйственные операции связанные с движением товарно-материальных ценностей, оформляются формами, утвержденными Приказом Министра финансов Республики Казахстан от 19 марта 2004 года N 128 «Об утверждении типовых форм первичных документов». Для наглядности  составим формы первичных документов в виде таблицы (см. Таблицу № 17).

Таблица № 17

Табель (перечень) специализированных форм первичных учетных документов, применяемых на ТОО «Гелиос»

№ п/п	Номер формы	Наименование формы	Дата утверждения формы
1	ТМЗ-1	Доверенность	Приказ Министра финансов Республики Казахстан от 19 марта 2004 года N 128 «Об утверждении типовых форм первичных документов»
2	ТМЗ-4	Акт о приемке товарно-материальных запасов
3	ТМЗ-7	Ведомость учета остатков товарно-материальных запасов на складе
4	ТМЗ-5	Карточка складского учета
5	ТМЗ-3	Приходный ордер
6	ТМЗ-2	Журнал учета выданных доверенностей

 

Поступление материалов на проверяемом предприятии начинается с заключения договора, в которых определяют права, обязанности и ответственность сторон по поставкам продукции. Контроль, за выполнением условий договоров, своевременным поступлением и оприходованием материалов осуществляет отдел материально-технического снабжения. С этой целью в отделе ведут ведомости (машинограммы) оперативного учета выполнения договоров поставки. В ведомости отмечают выполнение условий договоров  о поставке материалов по ассортименту, их количеству, цене, срокам отгрузки и др.

Для оплаты отгруженных материалов поставщики предъявляют покупателям счет-фактуры, к которым прилагают документы, подтверждающие отгрузку. На  складе счет-фактура поставщиков записывают  в журнал учета поступающих грузов, по которому контролируют своевременность оприходования товарно-материальных запасов. После заполнения счет-фактуру передают кладовщику для приемки материалов. При поступлении товарно-материальных запасов от поставщиков кладовщик проверяет соответствие фактического их количества данным документов поставщика. Если расхождений не обнаружено, то на ТОО «Гелиос» выписывается приемный акт на все количество поступаемого груза. Затем приемные акты записываются в книгу сдачи документов и передаются в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет правильность оформления, количество и сумму приемного акта, сверяя его с копией счет-фактуры.

Хорошо зная принятый порядок оформления бухгалтерскими документами поступающих на предприятие производственных запасов, аудитор должен проверить полноту их оприходвания и правильность при этом бухгалтерских записей.

Обычно контроль за оприходованными ценностями осуществляется путем анализа расчетных документов, поступающих от поставщиков. К таким документам относят платежные требования, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные с разного рода приложениями (спецификациями, сертификатами, качественными удостоверениями и т.д.). Прибывшие на предприятие ценности должны своевременно приходоваться на соответствующий склад или, если они сразу же переданы в цех, оформляться как поступившие на склад и отпущенные затем в цех, о чем в документах делается специальная отметка. В этом случае работник склада  подтверждает наличие и передачу в цех материальных ценностей.

Одновременно по этим же документам аудитор проверяет правильность записей на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций по оприходованию материалов.

Материалы поступают от поставщиков, от ликвидации основных средств, от собственной выработки, от брака в производстве, от подотчетных лиц  и по другим каналам.

 При этом делаются следующие  бухгалтерские записи:

Таблица № 18

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
1	На стоимость материалов (без НДС) поступивших от поставщиков	201-208 подраздела 20 «Материалы»	671 «Счета к оплате»
2	От собственной выработки	201-208 подраздела 20 «Материалы»	900 «Основное производство», 910 «Полуфабрикаты собственного  производства», 920 «Вспомогательные производства»
3	От брака в производстве	201-208 подраздела 20 «Материалы»	938 субсчет брак в  производстве «Прочие»
4	От подотчетных лиц	201-208 подраздела 20 «Материалы»	333 «Задолженность работников  и других лиц»
5	На сумму НДС, включенные в налоговые счета-фактуры поставщиков, состоящих на учете по НДС	331 «НДС к возмещению»	671 «Счета к оплате»

Не принимаются к зачету по НДС (не относятся в дебет счета 331) суммы НДС по поступившим ценностям, если отсутствуют налоговые счета-фактуры, а также суммы НДС, уплаченные (подлежащие уплате) поставщиками, не состоящим на учета по НДС в РК. Эти суммы НДС подлежат отнесению на затраты.